ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

Селезнев Юлиан Иванович,

при использовании этого материала

желательна ссылка на автора

или, по крайней мере, информирование

по тел. (7-095) 131-4237 или

E-mail: seleznev001@land.ru

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

Акт управления - это выбор и реализация оптимального решения из

разнообразия возможных вариантов. Решая управленческую задачу руководитель

(управляющий) находится в психологически напряженной ситуации

неопределенности (поиска варианта действия), которая разрешается по мере

накопления информации по существу исследуемого вопроса.

Логическая цепь целенаправленного действия последовательно включает

поиск, отбор, осмысление и систематизацию исходной информации и выработку

алгоритма поведения, обеспечивающего достижение поставленной цели.

Руководителя, осуществляющего оперативное руководство аппаратом управления,

нерационально отвлекать от прямых обязанностей на техническую работу по

сбору и обработке информации – эту работу должны выполнять эксперты

(авторитетные знатоки соответствующих отраслей знаний) в порядке

составления экспертизы исследуемой проблемы и выработки на ее основе

рекомендаций о путях и способах решения поставленной задачи.

Эксперт, рекомендуя направление и характер действий, становится

участником акта управления и несет персональную ответственность за его

результат наряду с руководителем аппарата. Такой уровень ответственности

дает ему право иметь независимое мнение по вопросам, находящимся в раках

его компетенции, и отстаивать это мнение на всех ступенях управленческой

иерархии. Поэтому в системе взаимодействия «руководитель – эксперт»

исторически сложилась довольно парадоксальная ситуация: неактивный

(подчиненный) член системы производит и передает информацию к действию, а

активный (руководитель) потребляет ее и действует в соответствии с ней.

В этой системе распоряжение управляющего на проведение экспертизы

является, по существу, просьбой к компетентному специалисту разобраться в

конфликтной ситуации, найти и рекомендовать рациональный путь к ее

разрешению. Такие взаимоотношения обязывают, и эксперт, сознавая, что успех

дела непосредственно зависит от инициативы и активности управляющего, не

может допустить, чтобы из-под его пера вышел внешне солидный, но

бессодержательный труд, заключенная в котором информация не стоит

затраченного на ее чтение времени.

Проведение экспертизы подобно научному исследованию – и там и тут

нужны глубокие знания в области изучаемой проблемы и смежных с ней

вопросов, трезвость суждений и здравый смысл, чтобы суметь определить, как

далеко надо обратиться в прошлое для получения объективной картины

настоящего и вероятного будущего, в какой момент прекратить исследование и

чем завершить разработку темы. Однако имеется и существенная разница.

Научное исследование, в общем-то, не ограничено во времени – основное и

единственное требование к нему: полезность с позиции расширения границ

человеческих знаний. Экспертиза же всегда нужна к строго определенному

сроку и просрочка превращает затраченный труд в бросовую работу – решение

уже принято, и надобность в подготовленной информации отпала.

Методики проведения экспертизы и научных исследований также примерно

одинаковы – ознакомление с проблемой, формирование рабочей гипотезы и на ее

основе логических выводов с последующим изложением своих мыслей на бумаге в

ясной и доступной пониманию форме. Это возможно тогда, когда исследователь

обладает способностью и волей концентрировать внимание в течение

длительного времени на основных аспектах изучаемого явления, что не так

просто, как кажется на первый взгляд.

Дело в том, что, как утверждают психологи, человеческий мозг по своей

природе не способен последовательно мыслить. Мысль скачкообразно мечется в

хаосе накопленных мозгом противоречивых представлений в поисках

рациональных обобщений, но этот внешне сумбурный процесс имеет четкую

направленность в сторону непрерывного совершенствования и происходит без

видимых усилий для его носителя. Когда обнаруживается оптимальный ответ на

поставленный вопрос, не имеющий явных возражений, в мозгу возникает очаг

сосредоточенного осмысления зафиксированного варианта, который превалирует

до тех пор, пока не появится твердое убеждение, что найденное решение

единственно верное. Если заставить себя постоянно думать об изучаемом

предмете, то можно обнаружить, что объект исследования стал вдруг

осмысленным и приобрел определенную динамичную форму, проливающую свет на

тенденции его развития в перспективе.

Экспертиза, как и всякая другая целенаправленная деятельность,

ограниченная во времени, должна начинаться с разработки общего плана

работы, чтобы обезопасить исследователя от непроизводительных трат времени

и умственной энергии. При этом надо учитывать, что на начальной стадии

исследования (определение источников информации, отбор и систематизация

фактуры, формирование рабочей гипотезы) расходуется непропорционально много

времени. В то же время очень распространенной является такая ошибка при

планировании умственного труда, как жесткое ограничение времени

непосредственно на исследование и щедрое его расходование на редактирование

и оформление итогового документа, которые ничего нового к материалу

исследования не добавляют. В результате, если на начальном этапе

запланированный объем работы окажется больше, чем можно фактически

сделать, то начнется цепная реакция временных несоответствий по всем

последующим этапам и качество материала может резко ухудшиться, так как

спешка всегда чревата серьезными ошибками, но особенно опасна в работе,

связанной с большим умственным напряжением. Кроме того, очень важно

правильно определить оптимальный срок завершения работы, для чего бывает

полезно разделить проблему на несколько относительно самостоятельных

разделов и каждый из них спланировать отдельно по всем этапам, включая

черновое изложение, тогда сумма найденных по разделам значений времени даст

наиболее вероятный срок завершения работы в целом. При этом необходимо

зарезервировать часть общего времени на непредвиденные обстоятельства,

которые обязательно возникнут, так как на стадии составления плана все

оценки имеющихся сведений и фактора времени носят ориентировочный характер.

В случае несовпадения расчетного оптимального времени с установленным по

заданию (директивным) сроком (запланированный объем работы не укладывается

в отведенный период) надо либо добиться пересмотра директивного срока, либо

оптимизировать план за счет уменьшения глубины проработки и сокращения

объема итогового материала, о чем обязательно нужно поставить в известность

руководителя, давшего поручение.

Примерное содержание основных разделов плана проведения экспертизы:

1. Общее ознакомление с проблемой (определение источников информации,

фиксирование и механическое запоминание разрозненных фактов);

2. Осмысление накопленного банка данных о проблеме (устранение

информационного шума, группировка и систематизация отобранной фактуры,

умозаключения и выводы);

3. Формирование рабочей гипотезы (корректное логическое построение

обобщений по аналогии со сходными явлениями);

4. Черновое изложение материала (фиксирование первоначальных впечатлений и

ассоциаций в произвольной форме);

5. Предварительный вариант экспертизы (обработка чернового изложения

материала с соблюдением всех требований, предъявляемых к итоговому

документу);

6. Редактирование и окончательное оформление итогового документа.

Деталировка основных разделов плана - частное дело специалиста в

зависимости от его индивидуальных особенностей, личных качеств и привычек.

Цель общего ознакомления с проблемой – правильно определить

источники информации и отобрать фактуру, на основе которой можно построить

умозрительную модель исследуемого объекта (рабочую гипотезу его

возникновения, функционирования и развития). Приступая к работе, исходят из

общепринятого в науке положения, что, при желании, можно найти массу

фактов, относящихся к данной проблеме и задача состоит в том, чтобы из

большого количества малозначащих сведений извлечь максимально возможную

пользу.

Фактами называют познанные свойства предмета изучения – объективную

реальность, скопировать которую невозможно. Став достоянием исследователя,

факт неминуемо и немедленно деформируется под влиянием его интересов и

личных особенностей. Такие искаженные факты называют сведениями и по

характеру отражаемой ими реальной действительности делят на:

1. Эмпирические (объективные), извлекаемые непосредственно из

эксперимента.

2. Научные (субъективные), получаемые путем осмысления объективных данных.

3. Ведомственные (конъюнктурные), представляемые различными учреждениями

вышестоящим инстанциям.

Наиболее распространенными и ценными источниками объективных данных

являются официальные (государственные) справочники и статистические

сборники. В этих документах влияние субъективного фактора сведено к

минимуму, так как их составляют высококвалифицированные специалисты и надо

только грамотно использовать это богатство. Такие сведения незачем

подвергать сомнению и перепроверять по первоисточникам.

Внешне предпочтительней, по сравнению с сухим содержанием официальных

данных, выглядят хорошо сформулированные научные сведения, однако

пользование ими требует известной осторожности. Объективная основа научных

данных, проходя через сознание субъекта (ученого), существенно искажается,

так как на них сказываются индивидуальные особенности составителя,

категоричность его суждений, вера в авторитеты, тяга к традициям

(устоявшимся понятиям), собственный интерес (преследуемая цель) и прочее.

Весьма активно влияние субъективного фактора сказывается на формальных

источниках – научных журналах, сборниках статей и монографиях. Эту

информацию надо сверять с источниками, на которые в солидных трудах

делаются ссылки.

Наибольшую осторожность надо проявлять при пользовании справками и

отчетами ведомственного характера, в которых иногда сознательно допускаются

искажения реальной действительности из конъюнктурных соображений. В них

зачастую превалирует стремление подстроиться к концепциям вышестоящих

инстанций или представить свою деятельность в выгодном свете путем

нивелирования недостатков и преувеличения достижений. Такие сведения

обязательно нужно сверять с государственной отчетностью.

Обязательно следует учитывать собственное негативное влияние на

отбираемую фактуру. Психологический механизм усвоения информации,

поступающей извне, имеет два уровня – низший (обыденное сознание), дающий

первое впечатление, и высший (теоретическое сознание), формирующий

продуманные умозаключения. Обыденное сознание выполняет роль фильтра

«доверие - недоверие» и передает на теоретическую обработку только часть

первоначально полученной информации, которую признала позитивной, а это не

обязательно «истина в первой инстанции». Эксперт получает задание в

пределах своей компетенции, а значит, начинает работу не с нуля, а имея

определенный задел и поэтому может отбирать сведения не отрывочно, а

системно – по всей совокупности типичных явлений, характерных для других

аналогичных исследуемому объектов. Под влиянием собственных склонностей и

интересов эксперт может негативно истолковать в действительности позитивных

данных и воспринять негативные сведения как позитивные. Кроме того,

необходимо учитывать, что отдельно взятый факт можно интерпретировать как

угодно «за» и «против», а тот же факт, исследуемый во взаимосвязи с

другими фактами подобного рода, интерпретируется практически однозначно,

что гарантирует от грубых ошибок и экономит время. Поэтому нельзя

поддаваться гипнозу первого впечатления от единичного факта (каким бы

привлекательным он не казался) и постараться подвергнуть его критическому

анализу во взаимосвязи с другими событиями, прежде чем принять

окончательную оценку.

Отобранная информация должна соответствовать теме, интересам и уровню

подготовки потребителя этих сведений. Близкие потребителю информации факты

имеют повышенную действенность, но их не следует приспосабливать для своих

целей. Они должны быть безусловно правдивыми и достоверными – это не

этическая норма, а объективная необходимость, так как подтасованные

сведения неизбежно приведут к необоснованным обобщениям и выводам, что

дискредитирует материал в целом.

Чтобы случайное и несущественное не затмило коренное и типичное, надо,

не размениваясь по мелочам, извлекать из фактов основной смысл, выделяя

главное и отбрасывая второстепенное. Такое препарирование фактуры с

дополнениями новыми сведениями продолжается на протяжении всей работы над

материалом и не исключено, что в итоговом документе часть фактов будет

заменена на более впечатляющие, но в основном отбор и группировка фактуры

завершаются на этапе ознакомления с проблемой, после чего ее фильтруют от

информационного шума (избыточных и бесполезных сведений) селективным

отбором.

Инструментом фильтрации является здравый смысл типа «может - не может

быть» в сложившейся ситуации, «нужно - не нужно» в рамках поставленной

задачи, «убедительно - неубедительно» для обоснования вывода и пр.

Поскольку исследование - это попытка прогнозировать перспективу, то

отбираются преимущественно такие факты, в которых наряду с констатацией

прошлого и настоящего прогнозируются возможное развитие процесса в будущем.

В целом, необходимо руководствоваться следующим правилом: к ценным

относятся только те сведения, которые способствуют решению поставленной

задачи. Бывает, что после фильтрации и группировки оказываются данные,

достаточно противоречивые, хотя и явно относящиеся к изучаемой проблеме.

Это означает, что поставленная задача объединяет под общим названием

несколько частных явлений. В этом случае требуется заново перегруппировать

фактуру таким образом, чтобы сложное явление четко распалось на

составляющие и систематизировать полученную информацию заново по каждой

составляющей отдельно.

Вместе с тем, накопленная информация (фактура) не будет иметь никакой

ценности до тех пор, пока компетентный специалист не раскроет ее значения

для разрешения конкретной ситуации. Отфильтрованный материал группируется и

систематизируется (приводится к корректному логическому построению). Набор

первоначальных, еще отрывочных и аморфных на этом этапе умозаключений

(обобщений и выводов) критически осмысливается и на этой основе строится

умозрительная (гипотетическая, теоретическая) модель предположительной

системы связей и отношений внутри объекта исследования. Другими словами,

происходит формирование рабочей гипотезы, что является важнейшим элементом

исследования, так как вся дальнейшая работа сводится к доказательству,

уточнению или опровержению ее основных положений.

Гипотетическая модель явления считается корректной, если из нее, как

результат, вытекают все известные факты и предположения о наиболее

вероятном дальнейшем развитии событий. И наоборот, гипотеза несостоятельна,

если не доведена до уровня предсказания событий и оставляет право на

существование другим гипотезам, по-разному объясняющим одно и то же

явление. Наличие множества гипотез, как правило, является характерным

признак тупиковой ситуации в исследовании. Поэтому необходимо бесповоротно

выбраковать все варианты, у которых просматриваются слабые места, оставляя

для детального рассмотрения только то, что не удалось забраковать. Здесь

важно заставить себя не обольщаться собственной прозорливостью, что

приводит к профессиональной слепоте – выдаче желаемого за действительное.

Предвидение (предсказание) вероятного хода развития событий - это не

мистика, а результат детального изучения механизма функционирования

изучаемого объекта. Анализируя его прошлое и настоящее, можно с известной

степенью вероятности предположить (предсказать) направление изменений в

будущем. Существует ряд способов прогнозирования развития событий, но на

этапе формирования рабочей гипотезы преимущественно распространены два:

метод аналогии и метод причинных связей.

Метод аналогии непроизвольно и регулярно используется людьми в

повседневной жизни и составляет их так называемый жизненный опыт.

Обыденность этого метода делает его наиболее привлекательным – изучаемое

явление сопоставляется с другими внешне схожими, имевшими место при сходных

обстоятельствах. Зная, чем завершилась аналогичная ситуация в прошлом,

можно предположить вероятный ход событий в будущем. Но при кажущейся

простоте это способ малонадежен и пригоден только для укрупненного

анализа. Дело в том, что внешне схожие явления в действительности

существенно разнятся и, прежде чем сопоставлять имеющиеся сведения с

параметрами других известных явлений, необходимо тщательно сопоставить

различия и только после этого приступать к определению сходства.

Сложившееся по аналогии представление о вероятном развитии события

уточняется выявлением характерных для данного события устойчивых тенденций

с помощью графиков и диаграмм для установления кривой развития (восходящая,

нисходящая или цикличная). Анализ полученной траектории развития

прогнозируемого события проводят, исходят из предположения, что при

отсутствии данных, указывающих на обратное, существующая тенденция в

обозримом будущем не изменится. В целом при исследовании относительно

длительных событий, поддающихся количественной оценке с помощью графиков и

диаграмм, графический способ вполне гарантирует от грубых ошибок. Однако

следует помнить, что движущая сила любых интенсивных действий всегда имеет

тенденцию к затуханию активности и важно не упустить момента перелома,

чтобы наметившийся спад не пришелся на прогнозируемый период.

При анализе краткосрочных событий, когда графический способ применить

невозможно, вынужденно пользуются методом причинных связей – выявляют и

анализируют причины возникновения и функционирования данного явления и

сопоставляют их с причинами, исключающими его существование и на этой

основе строят предположение о возможной перспективе развития событий.

Несколько проще обстоит дело с экономическими проблемами, для которых

характерны циклические изменения. В этих случаях, даже не имея аналогий,

есть основания предположить, что цикличность развития сохранится на

будущее, если она подтверждается достоверными данными, охватывающими

период не менее двух полных циклов.

Психологически трудно начать изложение накопленного материала на

бумаге. Полной уверенности в том, что работа завершена, никогда не бывает,

но накопленный потенциал знаний и уходящее время заставляют приступить к

составлению итогового документа. Убедив себя в этой необходимости,

начинайте составлять черновой вариант и работайте над ним не

останавливаясь, пока пишется, не подвергая сомнению написанное и оставляя

пропуски для недостающих данных и примеров. Это обеспечит фиксацию

первоначальных ассоциаций в том виде, в каком они возникли по ходу общего

ознакомления с проблемой как основы для нестандартных (оригинальных)

обобщений. В этом, прежде всего, ценность изложенного экспромтом чернового

варианта, фиксирующего преимущественно свободные от стереотипов (штампов

Страницы: 1, 2