реферат, рефераты скачать
 

Информационное обеспечение в процессе управления


Информационное обеспечение в процессе управления

Московский Государственный Автомобильно-Дорожный Институт (Технический

Университет)

Кафедра экономики дорожного хозяйства.

Реферат: «Информационное обеспечение в процессе управления».

Преподаватель:

Виноградова В.Ю.

Студент:

Гончарова В.А.

МОСКВА 1998г.

План.

Научный метод управления……………………стр. 2

Управленческий цикл…………………….…….стр. 3

Схема информационной системы……………..стр. 5

Управленческая информация и закономерности

ее движения………………………………………...стр. 7

Особенности обмена письменной

информацией………………………………...……стр. 10

Собрание и совещание как форма обмена управленческой

информацией…………………..стр. 12

Организация деловых бесед…………………..стр. 15

Теория информации…………………...………стр. 19

Организация коммуникативных процессов….стр. 22

Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без

информации. В процессе нормального функционирования организации, управления

ею в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого

рабочего или служащего, до директора. В данном реферате рассматриваются

различные виды информации, пути ее передачи и многое другое.

1. Научный метод управления.

Гипотеза

Не верна

Гипотеза

верна

Теория и направление управления.

Исследуются два трансформационных процесса:

. материальные процессы;

. информационные процессы, в которых управление рассматривается как

информационное воздействие.

Эти два процесса отражают две стороны управления:

o содержимое;

o форма или метод изучения процесса.

Содержательной стороной процесса занимаются прикладные науки, а формой

процесса управления занимаются управленческие науки — менеджмент.

Информационные процессы являются не самоцелью, они призваны в конечном

итоге управлять материальными потоками, взаимодействием материальных и

информационных потоков.

2. Управленческий цикл.

Управленческий цикл содержит в себе четыре функции, — это планирование,

организация, мотивация, контроль. Данные функции охватывают все виды

управленческой деятельности по. созданию материальных ценностей,

финансированию, маркетингу и т. д.

Планирование. Эта функция представляет собой по существу процесс

подготовки решений. Этапы планирования:

а) постановка целей;

б) определение исходных предпосылок;

в) выявление альтернатив;

г) выбор наилучшей альтернативы;

д) ввод и исполнение плана.

Организация. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности

менеджера и исполнителей. Это прежде всего оценка менеджером своих

возможностей, изучение подчиненных, определение потенциальных возможностей

каждого работника, расстановка сил и т. д. Вся эта организаторская

деятельность протекает на фоне проявление вполне конкретных структур

предприятия.

Мотивация. После проведения подготовительных мероприятий менеджер должен

обеспечить успешное выполнение работы В этих целях используются: а)

стимулирование, т. е. побуждение работников к активной деятельности с

помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование); б)

собственно мотивирование, т. е. создание у работников внутренних

(психологических) побуждений к труду. Главным здесь являются:

заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание

чувства удовлетворения от трудовой деятельности. Менеджер, чтоб успешно

осуществить эту функцию управления должен быть компетентен в различных

аспектах коммуникации он обязан развивать у себя соответствующие умения и

навыки.

Контроль. Эта функция, как говорил Г. Файоль, «состоит в подтверждении

того, что все идет в соответствии с принятым планом, существующими

директивными документами и принятыми принципами управления». Другими

словами, контроль — это процесс проверки и сопоставления фактических

результатов с заданиями.

Круговорот управленческого цикла. Как известно, менеджер постоянно занят

осуществлением управленческих функций. Если он хочет обеспечить будущее

своему предприятию (организации), ему надо по серьезному включаться во все

детали управления. И начинать нужно с планирования. Каждый профессионал

планирует свою работу

— управляющий с карандашом в руках и с обычной канцелярской резинкой

проводит многие часы над бюджетом;

— продавец тщательно обдумывает свой процесс общения с покупателями;

— плотник прежде чем сделать надрез на куске дерева, производит разметку.

Он следует мудрому совету: «Сем раз отмерь, один раз отрежь».

Если работа спланирована, то она должна быть организована, а работники

подготовлены для целенаправленной деятельности. Они должны иметь четкую

линию поведения и понимать, что их ждет впереди. Работники тянутся к

детальному осознанию своей работы, они открываются для делового контроля

своих производственных операций. Отсюда, необходимость в контроле. Он

включает: а) простой и понятный план деятельности; б) эффективные и

ненавязчивые методы контроля; в) обратную связь, т. е. надежную информацию

о прогрессе в работе; г) корректирующие действия.

Довольно часто коррекция обеспечивается без каких-либо усилий:

подчиненному достаточно услышать от руководителя какую-либо побудительную

фразу или даже слово: «Так держать!» «Будь внимательней!» «Хорошо!» и т. д.

Все это воздействует на эмоциональную сферу работника. Реакция работника

здесь мгновенная. Значительно труднее осуществлять коррекцию, если

приходится обращаться к организационным факторам. Скажем, работник уяснил

суть своей деятельности, включился в работу, но успеха не последовало.

Проблема может состоять в том, что работы оказалось больше, чем ожидалось.

Здесь требуется известная перегруппировка усилий, а может быть и

соответствующая помощь. Иногда возникает необходимость введения изменений в

планирование.

Как видно все четыре функции управления (планирование, организация,

мотивация и контроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно

связаны и взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь.

Ключевые проблемы:

а) деятельность менеджера заключена в четырех основных функциях

(планирование/организация, мотивация, контроль). Любые иные виды

деятельности работают на эти ключевые функции, отличающие менеджера от

других лиц бизнеса;

б) поскольку менеджер достигает целей организации с помощью своих

подчиненных, то функция мотивации сегодня является самой существенной;

в) цели организации могут быть достигнуты только при условии хорошо

налаженной обратной связи, т. е. при осуществлении надежного контроля.

Однако контроль — это не опека. Эффективный контроль — это совет, помощь,

современная подсказка, поощрение, одобрение и т. д. Контроль не несет в

себе возмездия за упущения;

г) все основные функции менеджмента цементируются действиями, менеджера

по принятию решения. Эффективные решения, подчеркивает американский

теоретик менеджмента К. Киллен — «залог существования коммерческого

предприятия». Они являются существенным элементом каждой из рассмотренных

выше четырех функций управления

3. Схема информационной системы.

В АСУ можно выделить две основных подсистемы:

o Функциональную, выполняющую функции, связанные с управлением

производства;

o Обеспечивающую, выполняющую собственные процессы (математическое и

программное обеспечение).

Схема АСУ олицетворяет кибернетическую систему.

Трехуровневая система управления.

4. Управленческая информация и закономерности ее движения.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о

положенной процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые

служат основой принятия управленческих решений.

Информация может быть классифицирована по раду позиций, в частности:

1. по назначению (одноцелевая связана с решением одной конкретной

проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких самых

разнообразных проблем);

2. по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться

практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему

свидетели наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая информация

используется в момент получения; она также может храниться

некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);

3. по степени готовности для использования (первичная информация

представляет собой совокупность полученных непосредственно из

источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и

ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших

через процесс предварительной «очистки» и систематизации,

позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их

дальнейшего применения; конечная информация дает возможность

принимать обоснованные управленческие решения);

4. по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя

дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность

непосредственно принимать любые решения; первая на практике может

использоваться только в совокупности с другой информацией);

5. по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и

вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен

принципиальной невозможностью получить от существующего источника

надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого

сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в

условиях иерархии управленческой структуры; заведомым

распространением изначально ложных сведений).

Специфической формой такого рода управленческой информации являются

слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося

объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии

или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от

одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор,

пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство.

Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но

и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в

диапазоне от 0 до 80—90%.

Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят из

источников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим

обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или

иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время

необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники

конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою

сторону.

Информация может быть также классифицирована по объему, источникам,

возрасту, способам передачи и распространения (о последних в данной теме мы

будем говорить специально).

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный

менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний,

собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и

чтения различных документов и т. п. И это — жизненная необходимость,

поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-

экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В

таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью,

поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся ее утаивать, чтобы

впоследствии на ней спекулировать — ведь нехватка информации дезориентирует

любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же ее дезориентирует и

избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь отделить нужную

информацию от ненужной, полезную от бесполезной.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких

этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или

целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным,

произвольным или основывающимся на определенных критериях и т. п.

На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в

ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например,

письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п., и

соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи — устный,

письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных

знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, не стоит

ограничиваться одним каналом — сообщения по возможности лучше дублировать,

не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе

поток бумаг может "захлестнуть".

На третьем этапе происходит передача информации, а на верхнем ее

получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и

осмысление.

Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом на нее

отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним

обратную связь. Таким образом, обратная связь — есть сигнал, направляемый

получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения

сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания)

содержащейся в нем информации..

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому

планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую

ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству),

устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно,

если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами

сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают

уточнение, перефраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы

могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно

наблюдать

Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность

обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех,

искажающих ее смысл.

К таким помехам прежде всего относятся стереотипы, то есть устойчивые

мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации.

Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и

ее получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо

удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не

ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в

любом случае отвечают

Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и

получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу

или к тому, о чем или о ком идет речь. Конечно, подобный подход «до добра»

не доводит, и его нужно решительно преодолевать, критически, но Сообщение

может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его

важности. Этот интерес доводя до сведения партнера выгоды, которые он может

иметь, отнесясь к информации должным образом, и потери, связанные с ее

игнорированием.

Препятствием обмену информацией могут служить и «технические

неполадки». К ним прежде всего относится разное понимание символов, с

помощью которых информация передается, вызванное различиями в образовании,

специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым

знанием языка.

Часто вербальная, то есть передаваемая с помощью слов информация

искажается невербальным «довеском», Которые также могут по тем или иным

причинам восприниматься неоднозначно (в Болгарии, как известно, отрицание

сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимается как

знак согласия).

Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием

физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти,

забывчивости, рассеянности партнеров, их лени или наоборот, импульсивности,

не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости,

выражающейся в перебивании партнера, забегании вперед, недослушивании до

конца, постоянном комментировании услышанного. Все это не дает возможности

одному из участников обмена информацией донести ее до другого в полном

объеме, а другому — соответствующим образом ее воспринять, что в конечном

итоге отражается на качестве управленческих решений.

В определенной степени процесс обмена информацией облегчает краткость,

ясность, недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они не передавались,

постоянный контроль за ее содержанием, способами передачи и приема,

использование параллельных и перекрестных информационных каналов,

дублирование устной информации письменной.

5. Особенность обмена письменной информацией.

Обмен письменной информацией осуществляется в рамках фирмы путем

издания и распространения различного рода документов — приказов,

инструкций, служебных записок и т. п. Положительными свойствами такой

информации являются: закрепленность на материальных официальная

лучшее усвоение людьми по сравнению с устной. В то же время, ее бывает

сложно уточнять и дополнять и в целом она обходится весьма дорого.

Поэтому к составлению документов необходимо подходить весьма

тщательно, и в первую очередь с точки зрения их цели. В качестве таковой

могут выступать: информирование сотрудников, оказание на них необходимого

управленческого воздействия, инструктаж в связи с осуществлением той или

иной работы, контроль за ее результатами, отчет о сделанном за определенный

период, сообщения о каких-либо событиях и т. п.

В соответствии с целью создания документы могут быть распорядительными

(приказ, указание); организационными (положение, устав, инструкция,

протокол); информационно-справочными (справка, докладная или объяснительная

записка, акт, служебное письмо, телеграмма, - телефонограмма, факсограмма,

командировочное удостоверение); личными (автобиография, заявление,

доверенность).

Другим требованием к документу является четкое определение его

содержания и объема. Объем документа обычно связан с характером и

интерпретацией содержащихся в нем сведений. Это могут быть отобранные и

классифицированные по тому или иному принципу факты; обоснованные суждения;

выводы и рекомендации, побуждающие людей (исполнителей и руководителей) к

необходимым действиям.

Вся имеющаяся информация в документ обычно не включается, ибо он не

должен быть слишком большим; при необходимости она отражается в приложении

или запрашивается дополнительно. Сами вопросы освещаются в тексте в порядке

убывания относительной важности, а малозначительные не включаются вовсе. В

то же время документ должен быть достаточно полным и содержать всю основную

информацию, необходимую для понимания сути проблемы. Спорных вопросов в

документах обычно стараются не затрагивать, или в крайнем случае давать их,

как и разъяснения в приложении

Еще одно требование к документу — определенность в отношении

получателя, то есть адресата. Необходимо хорошо представлять себе, какой

информацией он располагает по содержащимся в документе вопросам и каково

отношение к ним и к отправителю (согласие, доверие, поддержка,

непредвзятость, безразличие, сомнение, предубеждение, сопротивление и т.

п.). Все это позволит правильно отобрать информацию, включаемую в документ,

и соответствующим образом расставить акценты в ней, а также сформулировать

соразмерные возможностям получателя задачи.

Содержание документа излагается понятным, лаконичным языком,

исключающим двойственное толкование его смысла, по определенной схеме. В

заголовке и первых фразах раскрывается суть проблемы; далее формулируются

причины появления документа, делаются выводы и рекомендации (нужно иметь в

виду, что это — не одно и то же!). Наконец, в заключение приводятся

Страницы: 1, 2


ИНТЕРЕСНОЕ



© 2009 Все права защищены.