Пример должностной инструкции секретаря-референта

Пример должностной инструкции секретаря-референта

ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.03.96 № 3

секретаря-референта генерального директора

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов

01.03.96

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Секретарь-референт относится к категории специалистов

предприятия,

принимается и увольняется директором.

2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное

и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

1. Уставом предприятия;

2. Положением о функциональных службах предприятия;

1. приказами (указаниями) руководства предприятия;

2. нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним

специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа,

но

при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной

деятельности;

3. организации работы с документами, составления документации;

4. организации управленческого труда;

3. применения средств вычислительной и организационной техники;

4. перевода служебной документации на иностранный язык

коммерческого

партнера;

5. культуры труда и служебной этики;

6. охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

7. оказания первичной медицинской помощи.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства

в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

5. Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ

Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут

ствия инспектора по персоналу).

7. Ведение учета рабочего времени сотрудников.

8. Ведение учета командировочных удостоверений.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен;

1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан

сово-хозяйственную деятельность предприятия.

2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,

информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3. Контролировать качество подготовки, правильность составления,

согласования

и утверждения документов, представляемых на подпись руководству

предприятия.

4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,

принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их

выполнение.

5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их

до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов,

предо

ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком

мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам

теку

щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).

7. Вести прием посетителей.

8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель

ности предприятия:

8. оформление приказов по личному составу;

9. оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

— оформление трудовых книжек;

10. оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

11. оформление командировочных документов;

12. оформление листов нетрудоспособности;

13. ведение табеля учета рабочего времени;

14. выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных

работ.

10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.

11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на

уничтожение. •

12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-

хозяйственной деятельности предприятия.

13. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в

бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также

объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям

и специалистам предприятия.

Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с на

рушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ

6.38-96),

международных правил оформления документов (ISO).

Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей

компетенции.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-

ментационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию

форм

и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения

служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в

деятель

ности предприятия.

2. Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально".

3. Принимать решения в пределах своей компетенции.

Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по во

просам проверки исполнения документов, поручений и представления

необходимой

информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Кон

фиденциально" или "КТ".

0. Зам. директора

подпись

С. Р. Сегедин

Юрисконсульт

подпись О.С. Васильева

28.02.96