Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

за связь с официальными представительствами в Москве фирм-производителей

электронной техники по вопросам консультаций и поставки запасных и

комплектующих частей. Нижестоящее подразделение включает в себя четырех

посменно работающих мастеров-ремонтников-наладчиков, приемщика в мастерской

и одновременно телефониста справочного телефона и водителя-экспедитора,

обслуживающего клиентов в плане доставки крупногабаритной техники на дом.

Все сотрудники имеют допуски к работе с электротехникой и

соответствующие сертификаты, выдаваемые крупными производителями после

обучения в собственных центрах.

Фирма постоянно расширяет круг и количество своих клиентов за счет

качественного обслуживания и предоставления специализированных консультаций

по эксплуатации сложной аппаратуры. Тем самым она наращивает собственный

оборотный капитал и медленно идет к расширению своей деятельности и

открытию новых ремонтных мастерских, а в перспективе и сервисных центров.

В сфере мотивации деятельности сотрудников можно выделить момент

принципа формирования заработной платы в зависимости от количества

выполненных мастером заказов и премирование по результатам деятельности за

перевыполнение плана. Размер оплаты труда по мнению руководства фирмы

находится в средних пределах по отношению к фирмам конкурентам.

Дж. Пирсом и Р. Робинсоном был выделен набор ключевых внутренних

факторов, исходя из которых строятся действия управляющего.[1]

К фактору кадров относят управленческий персонал; мораль и

квалификацию сотрудников; стоимость трудовых отношений в сравнении с

отраслевой и стоимостью трудовых отношений у конкурентов; кадровая

политика; использование стимулов для мотивирования выполнения работы;

возможность контролировать перепады в найме рабочей силы; текучесть кадров

и прогулы; особенная квалификация сотрудников; опыт.

Фактор организации общего управления состоит из следующих элементов:

организационная структура; престиж и имидж фирмы; организация системы

коммуникаций; общая для организации система контроля; организационный

климат, культура; использование систематизированных процедур и техники в

процессе принятия решений; квалификация, способности, интересы высшего

руководства; система стратегического планирования.

Финансовый фактор включает в себя: возможность получения краткосрочных

и долгосрочных капиталов; отношение к налогам; возможность использования

альтернативных финансовых стратегий; гибкость структуры капитала; контроль

за издержками и возможность их снижения; действенная система эккаутинга для

учета издержек, бюджета и планирования прибыли.

Эти факторы хоть и действуют в пределах организации, но не всегда

находятся под прямым контролем управляющей системы.

Аналитическая часть

1 Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

В настоящей главе я представлю анализ структуры затрат рабочего

времени менеджера. Такой анализ будет проводиться на основе карты

самофотографии рабочего времени менеджера.

Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель.

Рассматривается деятельность менеджера отдела, который находится в середине

вертикальной цепи подчинения. Это означает, что данный сотрудник подчинен

вышестоящему руководителю и сам имеет в своем подчинении сотрудников

собственного отдела.

Карты самофотографии рабочего времени за первую и вторую недели

наблюдений для 10-ти часового рабочего дня менеджера, представлены в

таблицах 1 и 2 соответственно. Причем, для заполнения карт самофотографии

рабочего времени использовались шифры элементов затрат рабочего времени,

взятые из классификатора рабочего времени, представленного в таблице 3.

Обработка карт самофотографии рабочего времени показывает, что за весь

период наблюдения данный специалист выполнял работы в следующем объеме:

Изучение рабочих документов, литературы – 1200 мин.;

Подготовка нормативных документов, справок – 300 мин.;

Подготовка материалов, отчетов – 420 мин;

Консультации по работе – 720 мин;

Участие в совещаниях по теме – 300 мин;

Встреча с коллегами из других подразделений – 840 мин;

Разговоры по телефону – 720 мин;

Повышение квалификации – 180 мин;

Служебные командировки (поездки в пределах города) – 360 мин;

Выполнение общественной работы – 180 мин;

Регламентированные перерывы – 600 мин;

Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками – 60 мин;

Нерегламентированные перерывы – 120 мин.

Таблица 1. Карта самофотографии рабочего

времени за первую неделю.

|Изучение документов, литературы |01 |

|Подготовка нормативных документов, справок |02 |

|Подготовка материалов к изданию (печати), |03 |

|отчетов | |

|Консультации по работе (в других |04 |

|подразделениях) | |

|Участие в совещаниях по теме |05 |

|Встреча с коллегами из других подразделений |06 |

|Разговоры по телефону |07 |

|Повышение квалификации |08 |

|Служебные командировки |09 |

|Выполнение общественной работы |10 |

|Регламентированные перерывы (обед, курение, |11 |

|отдых, физпаузы) | |

|Взаимодействие с подчиненными, клиентами и |12 |

|заказчиками | |

|Потери рабочего времени (нерегламентированные |13 |

|перерывы) | |

Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в

суммарных затратах рабочего времени менеджера равен:

Изучение рабочих документов, литературы – 20%;

Подготовка нормативных документов, справок – 5%;

Подготовка материалов, отчетов – 7%;

Консультации по работе – 12%;

Участие в совещаниях по теме – 5%;

Встреча с коллегами из других подразделений – 14%;

Разговоры по телефону – 12%;

Повышение квалификации – 3%;

Служебные командировки (поездки в пределах города) – 6%;

Выполнение общественной работы – 3%;

Регламентированные перерывы – 10%;

Прочие работы (взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками)

– 1%;

Нерегламентированные перерывы – 2%.

На основании полученных данных заполняем таблицу 4, в которой

представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в

которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени

выполняемым функциям. При этом графа 2 таблицы 5 заполняется на основании

экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для

данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных

данному специалисту.

Таблица 4. Структура фактических затрат

рабочего времени специалиста.

|Наименование работ |Всего за период|Удельный |

|(перечень элементов затрат) |наблюдения, мин|вес, % |

|Изучение рабочих документов |1200 |20 |

|Подготовка документов, справок |300 |5 |

|Подготовка материалов, отчетов |420 |7 |

|Консультации по работе |720 |12 |

|Участия в совещаниях |300 |5 |

|Встречи с коллегами из других |840 |14 |

|подразделений | | |

|Разговоры по телефону |720 |12 |

|Повышение квалификации |180 |3 |

|Служебные командировки |360 |6 |

|Выполнение общественных работ |180 |3 |

|Регламентированные перерывы |600 |10 |

|Взаимодействие с подчиненными, |60 |1 |

|клиентами и заказчиками | | |

|Нерегламентированные перерывы |120 |2 |

Таблица 5. Анализ соответствия фактических затрат

рабочего времени выполняемым функциям специалиста.

|Наименование работ |Плановые |Фактические |

|(перечень элементов затрат) |затраты |затраты |

| |рабочего |рабочего |

| |времени, мин |времени, мин |

|Изучение рабочих документов |600 |1200 |

|Подготовка документов, справок |720 |300 |

|Подготовка материалов, отчетов |420 |420 |

|Консультации по работе |720 |720 |

|Участие в совещаниях |180 |300 |

|Встречи с коллегами из других |600 |840 |

|подразделений | | |

|Разговоры по телефону |600 |720 |

|Повышение квалификации |600 |180 |

|Служебные командировки |300 |360 |

|Выполнение общественных работ |60 |180 |

|Регламентированные перерывы |600 |600 |

|Взаимодействие с подчиненными, |540 |60 |

|клиентами и заказчиками | | |

|Нерегламентированные перерывы |60 |120 |

Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера

компании ООО «Сириус» за каждую неделю наблюдений, представленного в

таблицах 6 и 7, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой

и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в

таблице 5.

Таблица 6. Анализ затрат рабочего времени

специалиста за первую неделю наблюдений.

| |т) | | |

| | | | |или |

| | |мин |% к |мин |% к |мин |% к |

| | | |у | |лж. | |лж. |

| | | | | |й | |й |

| | | | | |ы | |ы |

|Изучение рабочих |01 |600 |20 |300 |50 |300 |50 |

|Подготовка |02 |150 |5 |150 |100 | | |

|Подготовка |03 |210 |7 |210 |100 | | |

|Консультации по |04 |360 |12 |360 |100 | | |

|Участие в совещаниях |05 |150 |5 |60 |40 |90 |60 |

|Встречи с коллегами |06 |420 |14 |120 |29 |300 |71 |

|Разговоры по телефону|07 |360 |12 |60 |17 |300 |83 |

|Повышение |08 |120 |4 |120 |100 | | |

|Служебные |09 |150 |5 |25 |17 |125 |83 |

|Выполнение |10 |90 |3 |60 |67 |30 |33 |

|Регламентированные |11 |300 |10 |300 |100 | | |

|Взаимодействие с |12 |30 |1 |30 |100 | | |

|Нерегламентированные |13 |60 |2 |30 |50 |30 |50 |

|Итого | |3 000| 100|1 825|61 |1 175|39 |

Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени

специалиста за вторую неделю наблюдений.

| |т) | | |

| | | | |или |

| | |мин |% к |мин |% к |мин |% к |

| | | |у | |лж. | |лж. |

| | | | | |й | |й |

| | | | | |ы | |ы |

|Изучение рабочих |01 |600 |20 |300 |50 |300 |50 |

|Подготовка |02 |150 |5 |150 |100 | | |

|Подготовка |03 |210 |7 |210 |100 | | |

|Консультации по |04 |360 |12 |360 |100 | | |

|Участие в совещаниях |05 |150 |5 |60 |40 |90 |60 |

|Встречи с коллегами |06 |420 |14 |120 |29 |300 |71 |

|Разговоры по телефону|07 |360 |12 |60 |17 |300 |83 |

|Повышение |08 |60 |2 |60 |100 | | |

|Служебные |09 |210 |7 |35 |17 |175 |83 |

|Выполнение |10 |90 |3 |60 |67 |30 |33 |

|Регламентированные |11 |300 |10 |300 |100 | | |

|Взаимодействие с |12 |30 |1 |30 |100 | | |

|Нерегламентированные |13 |60 |2 |30 |50 |30 |50 |

|Итого | |3 000| 100|1 775|59 |1 225|41 |

2 Анализ затрат рабочего времени

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат

необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы.

Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат,

используя шифры классификатора, приведенного в таблице 3:

[pic]

|где|[pic|Затраты времени в j-й день наблюдения по i-му виду |

| |] |работ, мин. |

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в

суммарных затратах:

[pic]

|где|[pic|Общее время наблюдений, мин. Находится по формуле: |

| |] | |

[pic]

|где|[pic|Количество часов, в течение которых в j-й день |

| |] |наблюдения не проводились, час |

В данном случае значение для всех [pic]. Тогда:

[pic]

Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 8. При этом

расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если

фактические затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если

фактические затраты больше плановых.

Таблица 8. Анализ соответствия затрат времени

поставленной цели.

|1 |2 |3 |4 |

|Изучить документацию |10 |20 |-10 |

|Подготовить документы , |12 |5 |7 |

|Подготовить отчет |7 |7 |0 |

|Проконсультироваться по |12 |12 |0 |

|Принять участие в |3 |5 |-2 |

|Встретиться с коллегами |10 |14 |-4 |

|Провести телефонные |10 |12 |-2 |

|Повысить квалификацию |10 |3 |7 |

|Осуществить служебные |5 |6 |-1 |

|Выполнить общественную |1 |3 |-2 |

|Использовать |10 |10 |0 |

|Взаимодействие с |9 |1 |8 |

|Выполнить |1 |2 |-1 |

На основании мнения экспертов, представленного в таблице 8, можно

оценить структуру затрат рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус».

Таким образом, данному менеджеру необходимо сократить затраты времени на:

Изучение документации – на 10% от общего фонда времени;

Встречи с коллегами – на 4% от общего фонда времени;

Участие в совещаниях – на 2% от общего фонда времени;

Выполнение общественной работы – на 2% от общего фонда времени;

Телефонные переговоры – на 2% от общего фонда времени;

Служебные командировки – на 1% от общего фонда времени;

Страницы: 1, 2, 3

МЕНЮ

Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

ИНТЕРЕСНОЕ