Системы управления документами, их функции

Системы управления документами, их функции

Содержание

Введение

Часть I. Системы управления документами, их функции

Основные функции СУД

Архитектура СУД

3 Хранилище документов

4 Система управления документооборотом

5 Коммуникационная среда

1. Интеграционные компоненты

2. Системные компоненты

Заключение

Список литературы

Введение

Система управления документами (СУД)[1] — система, обеспечивающая работу с

документами.

Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит

много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД,

обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить,

искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.

Главная функция этой системы — поиск и индексирование документов, что

позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние.

Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Часть I. Системы управления документами, их функции

Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного

Управления Документами:

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс

создания, управления доступом и распространения больших объемов документов

в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками

документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД,

включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-,

видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются

создание документов, управление доступом, преобразование и

безопасность".[2]

Основными функциями СУД являются:

. прием, регистрация и учет документов;

. упорядочение и классификация документов;

. обработка документов;

. дописывание комментариев к документам;

. поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;

. создание личных библиотек документов;

. изменение конфигурации документов;

. контроль версий документов при их модификации;

. предоставление возможности удаленного доступа к документам;

. управление информацией в базе данных;

. обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только

определенным пользователям;

. пересылка и рассылка документов;

. администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью

редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов,

видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление

информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их

характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема,

тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в

сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через

глобальные сети.

СУД можно разбить на пять подсистем[3], решающие самостоятельные задачи

(см. таблицу).

|Задача |Подсистемы СУД |

|Документы нужно надежно хранить |Централизованное хранилище |

|и быстро находить |электронных документов |

|Документы нужно обрабатывать |Система управления |

|в соответствии с действующими |документооборотом |

|процедурами | |

|Участники процессов должны иметь |Коммуникационная среда |

|эффективные средства взаимодействия | |

|СУД должна быть связана с другими |Интеграционные компоненты |

|компонентами информационной системы | |

|Все это должно на чем-то работать |Системные компоненты |

Хранилище документов

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить

документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При

этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном

экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а

электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.

Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного

или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень

короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.

Система управления документооборотом

Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является

отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы

уникален.

Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется.

Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых

рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих

процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими

изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур

специальные программные средства.

С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно

представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки

документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть

исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда

направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление

следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его

в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится

документ.

Коммуникационная среда

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного

документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это

электронная почта.

По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих

в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на

рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило,

содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из

централизованного хранилища.

В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями,

позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными

организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о

наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а

также проводить аудио- и видеоконференции.

Интеграционные компоненты

СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как

правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть

интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с

"ручной" обработкой информации.

Системные компоненты

Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД,

являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки

оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и

специализированное серверное программное обеспечение.

Заключение

Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может

является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии

подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления

знаниями, обычно на корпоративном уровне.

Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными

составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в

конкретном бизнес-процессе.

Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций

(фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы

могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В

России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к

условиям нашей действительности.

Список литературы

1. Как управлять документами в современной организации, Виктор Таранов,

2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml.

2. Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике, 2004г.,

http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.

3. Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003г.,

http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.

4. Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс.

1997г., № 4, с. 79-82.

5. IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,

(2000. февр.).

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. М.В. ЛОМОНОСОВА

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

кафедра экономической информатики экономического

факультета МГУ

Реферат

на тему: “СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, ИХ ФУНКЦИИ”.

Выполнил:

студент 315 гр. Бровкин Александр

Проверил:

доц., канд. тех. наук Когаловский М.Р.

Москва

2004

-----------------------

[1] Document Management System (DMS)

[2] IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,

(2000. февр.).

[3] “Как управлять документами в современной организации”, Виктор Таранов,

2003г.

http://www.directum.ru/514280.shtml