Шпaргалки по документальному обеспечению управления

Шпaргалки по документальному обеспечению управления

1. Делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования и

организации работы с документами при осуществлении управленческих действий.

Документирование – процесс создан6ия и оформления документа.

Параллельно с термином делопроизводство используется термин

документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с

внедрением в управление компьютерных систем и их организационным,

программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии,

употребляемой в компьютерных программах и литературе.

ДОУ – работа с готовыми документами, созданными учреждениями и полученными

извне:

. Прием документов

. Распределение

. Регистрация

. Исполнение

. Контроль исполнения

. Формирование дел

. Подготовка документальных материалов к архивному хранению и

использованию.

ДОУ в организациях осуществляется спецслужбой, действующей на правах

самостоятельного структурного подразделения, она подчиняется руководителю

организации.

В министерствах и ведомствах документационным обеспечением занимаются

управления делами. В состав управления делами как правило входят

секретариат(приемная, секретариат министра, зам.министра, протокольное

бюро), инспекция при министре, канцелярия, бюро учета и регистрации,

экспедиция, копировально-машинальное бюро, отдел писем и жалоб, отдел

совершенствования работы с документами и внедрение технических средств,

центральный архив. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных

подразделениях работу с документами выполняет секретарь руки(инспектор) или

другое специально назначенное должностное лицо. Основной задачей службы ДОУ

является установление единого порядка документирования и работы с

документами в отрасли или в отдельной организации и на основе их

использование современной вычислительной техники и автоматизации.

2. документы и их роль.

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости

и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они

могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое

значение. Документы могут служить источником информации для написания

истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с

лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным челом

способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном

виде.

Любое управленческое решение всегда основывается на информации по

рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна

понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен

следующий термин.

Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не

зависимых от формы их представления.

3. основные способы документирования.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой

древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных

табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом

документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным,

типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка,

фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале(бумаге, кино и

фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном

языке(машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на

искусственном языке с использованием соответствующего носителя(магнитные

ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом

документации является компьютерная печать. Однако ряд документов например

заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации

занимается научная дисциплина – документоведение.

4.основные функции документа.

Это целевое назначение, которое присуще этому документу.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие:

А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с

определенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между

организациями и др. общественными органами.

Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества

в частности в уровень научного и технического развития общества.

Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку

специально создан для этой цели.

Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых

норм и правоотношения в обществе.

Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии

общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его

поступление на хранение вы архив.

5. классификация документов.

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам,

различиям.

- по наименованию, т.е. по названию документа.

- по месту составления документы делятся на внутренние (созданные в данной

организации и отражающие вопросы внутри нее) и внешние (поступающие в

организацию или направляемые в др. организацию, др. лицам).

- по количеству вопросов, включенных в текст, документы бывают: простые, в

которых содержится и предлагается решение только одного вопроса; сложные, в

которых содержится несколько вопросов.

- по форме документы могут быть индивидуальные (создаваемые в произвольной

форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные

документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста

вписывается при составлении).

- по средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные,

изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом);

графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы,

запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые

фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.

- по срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного(свыше 10лет),

временного(до 10лет).

- по происхождению: служебные(затрагивающие интересы предприятия, отдела,

группы работников), личные(касающиеся конкретного лица и являющиеся

именными).

- по назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

Подлинники – документ, отредактированный соответствующим образом,

оформленный и подписанный.

Копия – полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.

Дубликат – вторично воспроизведенный документ, целиком, повторяющий

подлинник, обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинника.

Выписка – часть копии документа, нужная для работы.

- по юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными

работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или

реквизиты, которых не существует в действительности.

Значения:

А) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве

Б) повышение оперативности работы документа.

6. виды документов.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 большие

группы:

- документы по общим административным вопросам, т.е. вопросам общего

руководства предприятия и его производственной деятельности. Эти документы

могут составлять работники всех подразделений предприятия. В эту группу

входят:

1. организационно-распорядительная документация (ОРД), в составе которой в

свою очередь различают документы:

1. организационные (устав, положение, инструкция, штатное расписание)

2. распорядительные (приказ по общим вопросам, распоряжение, решение,

указание и т.п.)

3. справочно-информационные(служебные письма, справки, телеграммы,

телефонограммы, заявления, докладные, служебные записки, акты,

протоколы, договоры и т.п.).

1.2 по личному составу (по трудовым отношениям) приказы, по личному

составу, трудовые книжки, анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и

т.д.

- документы по функциям управления:

2.1 документация по финансово-расчетным, денежным и кредитным

операциям(платежные поручения, счета-фактуры, акты, ревизии, кассы и т.д.)

2.2 документация по поставке товаров и перевозке грузов(по снабжению и

сбыту) хозяйственные договора, коммерческие группы, претензионные письма и

т.д.

эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отдела

планирования, снабжения и сбыта и других функциональных подразделений.

7.унификация и стандартизация как основное направление в совершенствовании

документов.

Организация и управление характеризуется разнообразием и неповторимостью

рабочей ситуации и предпринимаемых действий по их разрешению, отсюда

большое разнообразие документов и необходимость их унификации и

стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия

документов, приведение к единству их форм структуры, языковых конструкций и

операции по обработке, учету и хранению документов.

Унификация документов – установление одинакового комплекса видов и

разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций,

разработка единых форм и правил составления, оформления и задания

трафаретных текстов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах

управления должны оформляться единообразно, это позволяет включать

документы в единую для страны систему. Делопроизводство способствует их

оперативной отработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с

документами.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму обязательную для

применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению

документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного

применения в делопроизводстве.

Стандартизация – форма юридического закрепления, приведенной унификации и

уровня ее обязательности.

В России деятельность стандартизации координируется государственными

органами стандартизации, при этом оформляется виде

межгосударственных(ГОСТ), государственных(ГОСТН), отраслевых(ОСТ),

республиканских(РСТ) стандартов и стандартов предприятий, организаций,

учреждений(СТП).

Стандартизация – это сложный процесс, в ее состав входят такие элементы,

как унификация, типизация и т.д.

Типизация, в документоведении этот метод используется для создания типовых

форм документов и типовых текстов, образцов или эталонов, на основе которых

создаются конкретные документы.

8.система документации. Основные системы документации, применяемые в РФ.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается совокупностью

документов определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих.

Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, применяемых

в определенной деятельности.

В литературе и практической деятельности, прежде всего, выделяют

функциональные и отраслевые системы документации.

Функциональные системы документации – это организационно-распорядительная,

плановая, отчетно-статистическая, финансирование материально-технического

снабжения и т.д.

Отраслевыми принято считать системы документации, отражающие деятельность

органов отраслевого управления (министр, ведомство отраслевых управлений).

В развитие электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных

систем управления потребовалось приведение документов к единообразию как по

форме, так и по последовательности расположения в них информации. С конца

60-х годов у нас в стране широко развернулась деятельность по разработке

унифицированных систем документации, т.е. систем документации, созданных по

единым требованиям и правилам. Создание унифицированных систем документации

– это одно из важнейших направлений автоматизации управленческих процессов.

Унифицированные системы деятельности(УСД) – это система документации,

созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию,

необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Определение, назначен6ие и состав системы документации устанавливаются

ГОСТами. С 1 июля 1998 года а РФ был введен в действие ГОСТ Р 6.30-97,

который внес существенные изменения в оформление управленческой

документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

В 2003 году этот ГОСТ был незначительно изменен и получил название ГОСТ Р

6.30-2003.

9.требования к построению формуляра-образца деловых документов.

Требования изложены в ГОСТе 6.10.5-87, согласно ему формуляр устанавливает

требования к построению унифицированных форм:

- формат бумаги для унифицированных форм документов. Применяют бумагу

формата А3(297*420), А4(210*297), А5(148*210), А6(105*148), А1-ватман.

- служебные поля. Для унифицированных форм документов формуляр-образец

устанавливает размеры служебных полей, поле верхнее левое не менее 20 мм,

поле нижнее правое не менее 10 мм

- расположение частей из зон. Зоны формуляра-образца устанавливают

унифицированную структуру документа и размещается в пределах основных

частей формуляра абзаца: заголовочная, содержательная и оформляющая.

- расположение реквизитов.

10. состав реквизитов ОРД.

01 – государственный герб РФ

02 – герб субъектов РФ

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на

участок

07 – код формы документа

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

12 – регистрационный номер

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 – место составления документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения

17 – резолюция

18 – заголовок текста

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – приложение

22 – подпись

23 – гриф согласования

24 – виза согласования документа

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

27 – отметка об исполнителе

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа

11. схемы расположения реквизитов по ГОСТу Р 6.30-97.

ГОСТ Р 6.30-2003( бывший ГОСТ Р 6.30-97 ) «Унифицирование системы

документации. Унифицирование организационно-распределительных документов

Требование к оформлению документов ».

Перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем

видам документов, входящих в унифицированную систему ОРД. Он определяет

максимальный состав реквизитов документов и каждому реквизиту отводит

строго определенное место на листе.

12. общая характеристика ОРД.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, используемых на

предприятиях и организациях, ОРД занимает центральное место. Можно сказать,

что организационная и управленческая деятельность главным образом

заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в ОРД.

ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

ОРД классифицируется на 3 группы:

- организационная документация (устав, положение, инструкция, штатное

расписание)

- распорядительная документация (приказ по общим вопросам, распоряжениям)

- справочно-информационная документация (служебные письма, телеграммы,

справки и т.д.).

Классификация ОРД позволяет обеспечить оперативный поиск документов,

контроль за исполнением документов, создает условия для унификации.

13. характеристика организационных документов.

Исходя из данной группы документов, не сложно определить их главное

назначение:

По средствам организационных документов осуществляется регламентация и

документационное оформление таких вопросов, как создание организации и

установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок

функционирования, взаимодействия структурных подразделений, установление

правил внутреннего трудового распорядка, их действие при исполнении

повседневных трудовых обязанностей.

14. документ «положение» (определение, реквизиты, правила составления).

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права и

обязанности организации, работы как на предприятии в целом, так и в его

структурных подразделениях. В положении отражены права и обязанности

отдельных должностных лиц.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 24, (28).

Положения могут быть индивидуальные и типовые.

Индивидуальные положения чаще всего разрабатываются на основе типового.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия и

инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения, согласовывает с юридическим

отделом. Если проект вызывает возражение, то их излагают на втором

экземпляре или на отдельном листе.

Проект положение предоставляют на утверждение руководителю предприятия,

подписывает его руководитель структурного подразделения и разработчик.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не

указана другая дата.

Положение является сложным документом, как правило, типовое положение

содержит в себе основные разделы:

- общие положения

- основные задачи

- функции

- права и обязанности

- руководство

- взаимоотношения, связи

- имущество, средство

- контроль, проверка, ревизия деятельности

- реорганизация и ликвидация деятельности

Оформляются положения на общем бланке предприятия.

15. документ «устав» (определение, реквизиты, правила составления).

Устав – юридический акт, который оформляет образование организаций и

предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, (23), 24, (28).

Устав – это сложные документы, структуру и содержание которых определяют

сами разработчики. Текст типового устава состоит из разделов:

- общие положения

- основные задачи

- функции

- права и обязанности

- руководство

- взаимоотношения, связи

- производственно-хозяйственная деятельность

- имущество, средство

- контроль, проверка, ревизия деятельности

- реорганизация и ликвидация предприятия.

Уставы государственных организаций, предприятий, учреждений утверждают выше

стоящие органы (министерство, ведомство).

Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские

администрации.

Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы и регистрации в

областных городских или районных администрациях.

Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих

организаций.

16. характеристика распорядительных документов.

Распорядительный документ играет очень важную роль в управлении

учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно. Во-первых, по

организационным вопросам.

- по вопросам планирования

- производства

- строительства

- материально-технического сбыта и снабжения

- финансов и кредита

- труда и з/п.

Распорядительные документы носят административный характер, они обращены к

нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным

лицам.

К распорядительным документам относятся:

- приказы

- распоряжения

- указания

- постановления и т.д.

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурным

подразделением, или отдельной специальной или рабочей группой.

Страницы: 1, 2, 3