Язык и стиль распорядительных документов: язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык и стиль инструктивно-методических документов. Реклама деловой речи. Правила оформления документов. Речевой этикет в документах

Институт Бизнеса и Политики

Нижегородский филиал

Факультет «Экономики и управления»

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Русский язык и культура речи»

На тему : «Язык и стиль распорядительных документов:

язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык

и стиль инструктивно-методических документов.

Реклама деловой речи. Правила оформления документов.

Речевой этикет в документах. »

Выполнил:

Студент 3 курса

Заочного отделения

№ з/книжки 3097

Катрова О.В.

Проверил:

Пещерова И.А.

Н.Новгород

2003 г.

Содержание

Введение.

- 3

Основная часть:

1. Язык и стиль коммерческой коресспонденции. - 4

2. Язык и стиль инструктивно-методических документов. -

3. Реклама деловой речи.

- 6

4. Правила оформления документов.

- 6

5. Речевой этикет в документах.

- 9

Заключение.

- 11

Список использованной литературы.

- 12

Введение.

«Это я почтальон Печкин, принес посылку. Только я вам её

не отдам, потому что у вас документов нету.»

из книги Э. Успенского

«Трое из Простоквашино».

В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой

сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает

слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее

определение термина «документ».

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость

с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во

времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Деловой стиль- это совокупность языковых средств, функция которых –

обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений,

возникающих между органами государства, между организациями или внутри них,

между организациями и частными лицами в процессе их производственной,

хозяйственной и юридической деятельности.

Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и

требований принятого стандарта: Единой государственной системы

делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной

излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой -

выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.Различают две

категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не

однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют

документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое

содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную

форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся

в них информации.

Основная часть.

1.Язык и стиль коммерческой коресспонденции.

Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяет выделить в

рассматриваемом стиле две разновидности, одной из которых является обиходно-

деловой стиль, к которому относится коммерческая корреспонденция: частные

деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и

др.). Она характеризуется известной стандартизацией, облегчающей её

составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на

устранение неоправданной информационной избыточности.

2. Язык и стиль инструктивно-методических документов.

Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров,

государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов,

инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Документы – это

письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на

различия в содеожании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в

целом характеризуется рядом общих черт,(обладает следующими обязательными

качествами):

1) Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-

фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися

ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во

внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);

2) Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик,

квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители);

название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности

(граждане, служащие);

3) Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в

общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона,

реализация…);

4) Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например,

служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не

посылается);

5) Преобладание имен существительных;

6) Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);

7) Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования

(считать, принять, должен, обязан);

8) Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих

личных форм глагола;

9) Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении

предписания или долженствования, а также форм глагола со значением

констатации (комиссия осмотрела);

10) Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу,

по линии, в части);

11) Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций:

простые предложения (как правило, повествовательные, личные,

распространенные, полные), с однородными членами, обособленными

оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в

предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;

12) Использование прямого порядка слов в предложениях;

13) Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм

формулировок, экономное использование языковых средств;

14) Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы

(удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление

присущих этому стилю клише;

15) Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований

(юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и

фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревеатур;

16) Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов

(на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных

устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на

случай, если…, на том основании что… и т.п.);

17) Повествовательный характер изложения (нейтральный тон), использование

номинативных предложений с перечислением;

18) Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его

конструирования (точность, исключающая двоякое понимание);

19) Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое

подчинение одних фактов другим;

20) Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

21) Слабая индивидуализация стиля;

22) Достоверность и объективность;

23) Безупречность в юридическом отношении. Т.е.должна быть стандартность

языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

24) Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе

устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний,

в построении фразы и всего текста.

По возможности точно и полно объяснить факты окружающей нас

действительности, показать причинно следственые связи между явлениями,

выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стиль

характеризуется логической последовательностью изложения,упорядоченной

системой связей между частями высказывания, стремление авторов к точности,

сжатости, однозначности выражения при сохранении насыщенности содержания.

Характерной чертой стиля научных работ является их насыщенность терминами,

в частности интернациональнами. Не следует, однако, переоценивать степень

этой насыщенности: в среднем терминологическая лексика обычно составляет 15-

25 процентов общей лексики, использованной в работе.

Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в

текстах деловой речи выступает её письменный характер, требующий полноты

изложения дела в тексте документа. Заметим,что с этим же фактором связано

частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных

словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1) разработка

+2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5) промышленных

стоков.

Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом плане

необходимыми становятся схемы сложноподчиненного роедложения с союзной

связью, с придаточными причины, следствия, условия.

В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости

изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько

количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределы одной

фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей «представить

все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с

выводом из них в одном целом».

3. Реклама деловой речи.

В рекламе широко применяется промышленная графика, плакат, оформительское

исскуство, малые формы архитектуры. Современными средствами рекламы деловой

речи являются:

1) печать (газеты, журналы, афишы, проспекты и др.);

2) телевидение;

3) радио;

4) витрины;

5) вывески;

6) световые объявления;

7) товарные и фирменные знаки.

4. Правила оформления документов.

Сколько существует документов, столько существует способов их

оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим на примере

делового письма. Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или

организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя.

Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому

к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее

бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Рассмотрим его структуру:

С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается

дата отправления с указанием месяца буквами, например: 10 мая 1999 г.

Принятые у нас сокращения 10.05.99 в международной переписке не

употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число – май

10, 1999.

Само письмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем

углу адреса, написанного на конверте.

Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять же с левой стороны пишут

вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:

· «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;

· «Дорогой доктор + фамилия»;

· «Господа»;

· «Уважаемые господа»;

· «Уважаемый г–н + фамилия».

После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный

знак, как принято в нашей практике.

В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим

достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на ты даже

в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени

близости с корреспондентом обращение может начинаться словами: «Уважаемый

Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмо в ФРГ,

необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».

А в Австрию и Швейцарию, например, достаточно написать «Дорогой г–н

доктор».

Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для

этого достаточно поставить Re: (английское in Reference to — относительно,

что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.». Например; «Re:

В ответ на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».

Если письмо касается только одной проблемы, то тему письма можно

обозначить и до обращения сразу после адреса. Если же переписка с партнером

ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было бы удобнее

сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить

письмо на соответствующее число блоков. Например:

Дорогой г–н Смит,

Re: О ваших предложениях по проекту «Омега»;

Неоплаченные счета №№ 28765, 54б78;

О поставках картофеля в октябре 1998 г.

Однако более современным считается способ, при котором заголовок к

тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Например:

Дорогой г–н Смит,

О Ваших предложениях по проекту «Омега».

Дорогой г–н Смит,

О ваших предложениях по проекту «омега»,

Далее следует текст письма. В настоящее время все большую популярность

приобретает так называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не

начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем

страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма,

вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко

отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а

через 3-4 интервала.

Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как

правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly

yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш»

(«Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями:

«Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои

наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.

Этим комплиментам должны соответствовать, следующие

обращения:Уважаемый г–н (Dear Sir.) – С уважением, (Your faithfully.);

Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,) – Искренне Ваш, (Sincerely yours,);

Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr. Brown,) – С искренним уважением,

(Very truly yours).

При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается

принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном

письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная

форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их отношений,

стиля общения и пр.

Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней фамилии и

должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны

листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный

комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то

подпись ставится с левой стороны также под заключительной формулой

вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его

рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной

на машинке, – 2-2,5 см.

Чтобы не ставить партнера в трудное положение с определением вашего

пола, желательно написать своё имя полностью.

Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые

произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S. (постскриптум) и

дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится

подпись. Желательно, по возможности припиской в конце письма не

злоупотреблять.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они

обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после

слова «Приложение (Enclosurе)». Например:

Приложение: 1. Контракт (5 л.)

2. Страховой полис (6 л. ).

Указание на рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную

строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость

направить его по нескольким адресам. Например:

Копия: Г–ну С. Шатайло «Нацбанк».

6. Речевой этикет в документах.

Речевой этикет регламентирует словесные формулы приветствия,

знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения, просьбы,

приглашения, совета, предложения, утешения, сочувствия, соболезнования,

комплимента, одобрения; к речевому этикету относят также манеру

разговаривать (искусство вести беседу).

В культуре современного типа, в которой превыше всего ценится

возможность свободного выбора и полной реализации личности, «искусство

общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус, сколько

в умелом и разумном приспособлении его к конкретной ситуации. Наиболее

высоко оценивается не буквальное соблюдение правил, а умение в случае

необходимости нарушать их. Вместо обязательных предписаний и запретов

ритуализованного поведения — творческое обыгрывание существенно более

мобильных норм.

Строго говоря, речевым этикетом может быть признан только такой

этикет, который предполагает возможность выбора. Вежливость начинается там,

где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно, есть

целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегда предполагает

определенную избыточность, и с этим во многом связан его художественный,

эстетический характер.

Заключение.

Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей

современного русского литературного языка: набор языковых средств,

предназначение которых – обслуживание сферы официально деловых отношений.

Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по

единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов

различаются спецификой своего содержания, а соответственно и своей формой;

объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для

передачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурно

развивающемся деловом мире.

Список используемой литературы.

Русский язык и культура речи- под редакцией профессора

В.И.Максимова.М,2002 г.

Дифференциальные признаки официально-делового стиля на синтаксическом

уровне – И.С. Вольская. М, 1963 г.

Корреспонденция и делопроизводство – В.А.Бахарев, Г.Н. Корякин. М, 1970г.

Русский язык и культура речи – Н.Ю.Штрейкер. М, 2003г.

МЕНЮ

ИНТЕРЕСНОЕ