Деловые переговоры

Деловые переговоры

Деловые переговоры

Переговоры — это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для

достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо

противоположные интересы.

Переговоры предназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного

обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на

обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение

и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры

— это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных

выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры

могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между.

собой без труда, или с большим трудом, или вообще не прийти к, согласию.

Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять

специальную тактику и технику их ведения.

В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную

модель. Обобщенная схема их проведения имеет следующий вид

|I |Подготовка |

|этап |переговоров |

| | |

|II | |

|этап | |

| | |

|III | |

|этап | |

| | |

|IV | |

|этап | |

| |Проведение |

| |переговоров |

| |Решение проблемы |

| |(завершение |

| |переговоров) |

| |Анализ итогов деловых|

| |переговоров |

Подготовка деловых переговоров. Успех переговоров всецело зависит;от

того, насколько .хорошо вы к ним подготовились. До начала переговоров

необходимо иметь. разработанную их модель:

четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему.

Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает

проблему;

обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В

зависимости от трудности переговоров может быть несколько проектов;

наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно,

уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;

определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам,

которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

Реализация данной модели возможна в том случае, если в процессе

подготовки переговоров будут изучены следующие вопросы:

1) цель переговоров;

2) партнер по переговорам;

3) предмет переговоров;

4) ситуация и условия переговоров;

5) присутствующие, на переговорах;

6) организация переговоров.

Проведение переговоров. В практике менеджмента при проведении деловых

переговоров используются следующие основные методы:

|Вариационный метод |

|Метод интеграции |

|Метод уравновешивания |

|Компромиссный метод |

Вариационный Метод. При подготовке к сложным переговорам (например, если

уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны),

выясните следующие вопросы:

в чем заключается идеальное (независимо от условии реализации) решение

поставленной проблемы в комплексе?

от каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе,

партнера и его предположительнойреакции) можно отказаться?,

в чем следует .видеть оптимальное (высокая степеньвероятности реализации)

решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям,

трудностям, помехам?

какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать,

на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов

и их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение

предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального,

финансового, юридического характера и т.д.)?

какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный

срок?

какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и

с помощью каких аргументов?

Такие рассуждения, выходят за рамки чисто альтернативного рассмотрения

предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности,

творчества и реалистичных оценок.

Метод интеграции. Предназначен для того, чтобы убедить партнера в

необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных

взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития-кооперации;

Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в

деталях; пользоваться .им следует в тех случаях, когда, например, партнер

игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих

интересов с узковедомственных позиций.

Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции, не

упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте

нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с

конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру свою позицию и

подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за

результаты переговоров Вы от него ожидаете.

Несмотря на несовпадение Ваших ведомственных интересов с интересами

партнера, особо отметьте необходимость и отправные точки решения

обсуждаемой на переговорах проблемы.

Попытайтесь выявить в сфере интересов общие для всех аспекты'и

возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания

партнера.

Не предавайтесь иллюзиям и не считайте, что можно прийти к согласию по

каждому пункту переговоров; если бы так было на самом деле, то переговоры

вообще были бы не нужны.

Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывайте

приведенные ниже рекомендации.

Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов,

статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы

побудить партнера принять Ваше предложение.

Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е.

посмотреть на вещи его глазами.

Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера

аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим

преимущества.

Обдумайте-также возможные контраргументы партнера, соответственно

"настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе

аргументации.

Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах

контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения,

оговорки, опасения и т.д. г Прежде чем перейти к этому, выясните, что

послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное

понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание

рисковать, желание потянуть время и т.д.).

Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность

к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться

соглашения поэтапно.

При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры

после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых

соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются,

выдвигают новые Предложения).

Чтобы приблизиться к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить

возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных

интересов (прогноз степени риска) и Критически оценить допустимые пределы

уступки.

Может случиться,. что предложенное компромиссное решение превышает.Вашу

компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером Вы тут можете

пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на

принципиальное согласие компетентного руководителя).

Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для Обеих

сторон (например, в отличие от полного отказа одного из партнеров от своих

требований'или так называемого "гнилого" компромисса); партнеры по инерции

будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение,

соответствующая мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых,

аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех

вытекающих из переговоров возможностей.

Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда

необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для

партнеров неблагоприятные последствия.

Приведенные методы ведения переговоров носят общий характер. Существует ряд

приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их

применение.

1. Встреча и вхождение в контакт. Даже если к вам приехала не делегация,

а всего один партнер, его необходимо встретить на вокзале или в аэропорту и

проводить в гостиницу. В зависимости от, уровня руководителя прибывающей

делегации ее может встречать либо сам глава нашей делегации, либо кто-то из

участников намечающихся переговоров.

Стадия приветствия и вхождения в контакт — начало прямого, личного

делового контакта. Это общая, но важная стадия переговоров.

Процедура приветствия занимает очень короткое время. Самая

распространенная в европейских странах форма приветствия — рукопожатие, при

этом первым руку подает хозяин.

Разговор, предваряющий начало переговоров, должен носить характер

необременительной беседы. На данном этапе происходит обмен визитными

карточками, которые вручаются не во время приветствия, а за столом

переговоров.

2. Привлечение внимания участников переговоров (начало деловой части

переговоров). Когда ваш партнер уверен, что наша информация будет ему

полезна, он станет с удовольствием Вас слушать. Поэтому Вы должны пробудить

у оппонента заинтересованность. ,

3. Передача информации. Это действие состоит в том, чтобы на основе

вызванного интереса убедить партнера по переговорам в том, что он поступит

мудро, Согласившись с нашими идеями и предложениями, так как их реализация

принесет ощутимую выгоду ему и его организации.

4. Детальное обоснование предложений (аргументация). Партнер может

интересоваться нашими идеями и предложениями, он может понять и их

целесообразность, но он все еще ведет себя осторожно и не видит возможности

применения наших идей и предложений в своей организации. Вызвав интерес и

убедив оппонента в целесообразности задуманного .предприятия, мы должны

выяснить и разграничить его желания. Поэтому следующий шаг в процедуре

проведения деловых переговоров состоит в том, чтобы выявить интересы и

устранить сомнения (нейтрализация, опровержение замечаний),

Заключает деловую часть переговоров преобразование интересов партнера в

окончательное решение (решение принимается на основе компромисса).

Завершение переговоров. Если ход переговоров был позитивным, то на

завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные

положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно

важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто

согласие сторон. Это позволит добиться .уверенности в том, что все

участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений

будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе

переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также

основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу

новых встреч.

При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный

контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание

не. на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих

соопределение обоснованности предложений, связанных с продолжением

переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые

контакты в будущем; Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем

.разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти

такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию

и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

Протокольные Мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров,

несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и

могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосыл ку для

их неудачи.

Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это

организация встреч и обслуживание перего-воров, ведение записи бесед,

обеспечение сувенирами, фор-ма одежды, культурная программа ит:п. Для

решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную

группу (2—3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями.

Анализ итогов деловых переговоров. Переговоры можно считать

завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты,

когда приняты необходимые меры для их реализации; сделаны определенные

выводы для подготовки следующих переговоров:

Анализ итогов переговоров преследует следующие цели:

сравнение целей переговоров с их результатами;

определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;

деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или

продолжения проводившихся.

Анализ итогов деловых переговоров должен проходить

по следующим трем направлениям:

1) анализ сразу по завершении переговоров. Такой анализ; помогает оценить

ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить

первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить

исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения);

2) анализ на. высшем уровне руководства организацией.'Такой анализ

результатов переговоров имеет следующие цели:

обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения

от ранее установленных директив;

оценка информации об уже принятых мерах и ответственности;

определение обоснованности предложений, связанных с продолжением

переговоров;

получение дополнительной информации о партнере по переговорам;

3) индивидуальный анализ деловых переговоров — это выяснение

ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации в

целом. Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения уроков из

переговоров.

В процессе индивидуальною анализа можно получить ответы на следующие

вопросы:

правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по

переговорам?

соответствовала ли подготовка к переговорам реальным условиям,

сложившейся ситуации и требованиям?

насколько правильно определены аргументы или предложения о компромиссе?

как повысить действенность аргументации в содержательном и методическом

плане?

что определило результат переговоров? как исключить в будущем негативные

нюансы в процедуре проведения переговоров?

кто и что должен делать, чтобы повысить эффективность переговоров?

Получение объективного и полного ответа на последний вопрос будет играть

решающее значение для будущности организации.

Условия эффективности переговоров. Предпосылки успешности деловых

переговоров затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов и

условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие

условия:

обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров;

они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений

(соответствующее право на ведение переговоров);

партнеры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в

отношении предмета переговоров;

уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы

другой стороны и идти на компромиссы;

партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.

Для обеспечения эффективности переговоров следует соблюдать определенные

правила.

Основное правило состоит в том, чтобы обе. стороны пришли к убеждению,

что они что-то выиграли в результате переговоров.

Самое главное на переговорах — это партнер. Его нужно 'убедить в принятии

предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю

аргументацию.

Переговоры — это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую

базу, поэтому важно найти общий знаменатель" для различных интересов

партнеров.

Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к

компромиссу.

Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь задать

правильно вопрос и уметь выслушать партнера.

Позитивные результаты переговоров следует рассматривать как естественное

их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на содержании

договора, в котором нашли отражение все интересы партнеров.

Переговоры считаются завершенными, если их результаты подверглись

тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.