Организация управления строительной фирмой (на примере отдела снабжения)

p> Таким образом, автоматизированная система составления смет должна обеспечивать решение следующих основных задач: получение и корректировка готовых смет; выпуск смет собственными силами; составление и ведение нормативно-сметной базы данных по выполняемым работам; выпуск актов выполненных работ с пересчетом цен в текущие.

Для решения этой задачи НТЦ "Гектор" разработал программу "Сметчик- строитель", которая успешно эксплуатируется во многих строительных организациях.

Программа использует индексный и ресурсный методы формирования смет с возможностью определения стоимости работ и материалов в текущих ценах.
Основное отличие данной программы от распространенных систем автоматизированного выпуска смет АВС-РС, АВеРС, СВС, РИК и т.п.- связь с задачами поставок и списания материалов, календарным планированием, учетом фактического выполнения работ, взаиморасчетами с заказчиками и субподрядчиками. В программе реализована возможность непосредственной загрузки смет, рассчитанных в проектных организациях в системах АВС-РС,
АРС, АВеРС, что значительно облегчает строителям последующую корректировку смет, выпуск актов выполненных работ, индексацию стоимости работ и т.д.
Программа проста в эксплуатации и позволяет пользователю формировать собственную нормативную базу, учитывающую специфику выполняемых работ.

Программа позволяет:

• создавать, хранить и корректировать нормативную базу сметных расценок, используемых в данной организации; при поставке системы обеспечивается предварительная загрузка нужными заказчику разделами нормативной базы - московской, московской областной, российской; в процессе составления смет эта база может пополняться;

• формировать, рассчитывать, корректировать сметы одноуровневой структуры (локальные сметы); возможна разбивка смет на разделы;

• формировать объектные сметы на основании составленных локальных смет;

• формировать акты выполненных работ за месяц на основании составленных смет или без них (расчет по факту); выводить остатки сметной стоимости;

• формировать ведомости потребности или списания материалов;

• учитывать стоимость материалов по договорным ценам (сверх или вместо сметной расценки);

• использовать при расчете смет или актов выполненных работ индексы (коэффициенты) стоимости работ по отношению к ценам 1984 г.; коэффициенты могут применяться как к работам, так и к разделам сметы и акта; коэффициенты пересчета сметной стоимости для Москвы, выпускаемые Моспроектом-1, могут автоматически загружаться в программу с дискет; возможна индексация в цены

1991 г.

• распечатывать стандартные формы выходных документов - несколько видов смет и актов выполненных работ ;

• настраиваться на различные способы расчета дополнительных начислений (накладные расходы, плановые накопления и др. по желанию пользователя, причем накладные расходы и плановые накопления могут считаться по каждой работе от заработной платы);

• загружать и обрабатывать сметы, составленные с помощью других программ расчета смет.

2.2 Положения управления строительной организацией.

Существенным как по содержанию, так и по трудоемкости разделом строительного проектирования является так называемое организационно- технологическое проектирование, т.е. проектирование самого процесса создания будущего объекта. Собственно выпуск организационно-технологической документации ведется в два этапа.

На первом этапе создается проект организации строительства (ПОС). В этот момент у проектировщиков-технологов еще нет полной информации об объекте, строительной площадке, предполагаемом генеральном подрядчике и т.д. Основу принимаемого решения составляют укрупненные нормативы, дающие средние цифры на единицу площади, единицу объема здания. По этим данным ведется оценка потребности в конструкциях, изделиях, материалах и др. В состав ПОС входят:

• календарный план строительства;

• строительный генеральный план с расположением постоянных и временных зданий, подъездных путей, инженерных сетей, складских площадок и т.д.;

• организационно-технологические схемы с указанием технологической последовательности работ;

• ведомость объемов строительных , монтажных и специальных работ;

• ведомость потребности в строительных конструкциях, материалах, изделиях с распределением по календарным периодам строительства;

• график потребности в строительных машинах, механизмах, кадрах строителей;

• пояснительная записка.

На втором этапе создается проект производства работ (ППР), уточняющий
ПОС по основным позициям на базе конкретных данных о строительной площадке и подрядчике.

Разработка ПОС - это обычно прерогатива проектных организаций, а ППР создается в генподрядных трестах и управлениях, трестах "Оргтехстрой", проектно-конструкторских и технологических институтах[6]. ППР - это основной документ, определяющий технологию, сроки выполнения и порядок обеспечения ресурсами строительно -монтажных работ и содержащий решения по организации производственных процессов по возведению частей зданий (сооружений) с учетом конкретных условий производства работ. В ППР с учетом конкретной специфики возведения объекта решается целый комплекс расчетных, графических и организационных задач. Типизация этих задач в полном объеме вряд ли возможна и соответственно невозможно автоматизировать разработку всех разделов ППР, хотя комплекс наиболее трудоемких типовых задач выделить можно.

С задачами формирования организационно-технологической документации тесно смыкаются задачи инженерной подготовки производства, материально- технического обеспечения, планирования и управления строительным производством и подрядной строительной организацией.

Специалисты сметно-договорных, производственных отделов , групп
ППР, отделов подготовки производства, отделов снабжения и комплектации, бухгалтерии подрядных и субподрядных строительных организаций взаимодействуют друг с другом в процессе работы, оперируя общими данными, что определяет интенсивность информационных потоков на всех этапах решения производственных и управленческих задач. При этом основной задачей комплексной компьютеризации является организация этих потоков, их стыковка, взаимоувязка, исключение дублирования информации, обеспечение ее непротиворечивости.

Программное обеспечение задач организационно-технологического проектирования и управления строительным производством - это разработки отечественных производителей. В таблице 1 приведен список наиболее известных фирм-разработчиков ПО, специализирующихся в области строительства, и основные направления, охватываемые их программными продуктами.

Переменчивая экономическая и политическая среда делает современный российский бизнес похожим на сплав по горной реке. Неожиданно изменяются
"правила игры", появляются новые препятствия - "пороги", преодоление которых требует, безусловно, высокой мобильности, оперативности работы. Но именно в горной реке рулевой должен обладать планом действий, ведь только быстро меняющаяся ситуация не оставляет шансов на выживание тому, кто просто следует за течением, не пытаясь управлять ситуацией. Каждый шанс в такой ситуации может оказаться единственным, каждая ошибка - роковой.
Движение в таких условиях становится рваным, зигзагообразным. Рулевой
(директор) планирует движение до ближайшего препятствия, до ближайшей преграды.

Именно поэтому, говоря о стратегическом, долгосрочном планировании, мы всегда используем технологию и терминологию прорыва. В быстро меняющихся условиях малейший недочет может обернуться катастрофой, а поэтому прорыв требует даже более тщательной подготовки и планирования, чем длительное неторопливое "путешествие в бизнес".

Сегодня выживает не тот, кто крепче стоит на ногах, а тот, кто быстрее движется, изменяется, ищет и находит новые пути достижения успеха, тот, кто не оставляет конкурентам не только места, но и времени для ответа. И если
Вы, "крепко стоя на ногах в своем бизнесе", не сделаете ход, то ход, а то и не один, сделает Ваш конкурент, чем навяжет Вам свои правила игры.

Суть стратегического планирования состоит в нахождении компромисса между потребностями предприятия, его финансовыми возможностями и возможностями технологий оценки ситуации во внутренней и внешней среде предприятия сегодня и в ближайшем будущем. При стратегическом планировании нужно принять решения по трем группам вопросов:

"Куда мы идем?" Компания, без ясного представления о том, каковы ее миссия и сфера деятельности, в чем ее цели и задачи, похожа на неуправляемый корабль.

"Где мы?" Нужно объективно проанализировать внешнюю среду, конкурентов, угрозы и возможности, возникающие вовне, а также собственные сильные и слабые стороны, добиваясь соответствия между целями организации и средствами их достижения.

"Как достичь цели?" Необходимо составить детальные планы действий и определить размещение ресурсов.

Мы опишем два основных шага на пути определения стратегических задач заказчика - это корпоративные семинары и внешнее консультирование. o Оптимизация системы управления предприятия . o Постановка системы управленческого учета и отчетности на предприятии

Глава 3. Анализ эффективности управления на предприятии ,( на примере снабжения).

При решении многих бизнес-задач прежде всего необходимо помочь руководству компании определить истинные причины проблем, препятствующих развитию компании и повышению эффективности его функционирования, выработать рекомендации и план мероприятий по совершенствованию деятельности компании.

Одна из основных задач диагностики - составление целостной картины предприятия, позволяющей расставить "по местам" проблемы, определить возможные риски потерь, неиспользуемые дополнительные ресурсы и приоритеты в работе с проблемами предприятия.

С другой стороны, диагностика может стать первым этапом комплексного проекта, в ходе которого клиент и консультанты определяют основные направления дальнейшей работы.

Проведение диагностики силами специалистов фирмы может быть неэффективно в силу неизбежной предвзятости при оценке собственной деятельности, кроме того, процесс может существенно затянуться из-за необходимости исполнения повседневных обязанностей.

При проведении диагностики консультанты независимых компаний тесно взаимодействуют с менеджерами и специалистами фирмы, активно используют накопленную специалистами фирмы информацию и их экспертные оценки, обсуждают возникающие проблемы.

По результатам диагностики представляется отчет о сложившейся ситуации на предприятии по следующим блокам вопросов: o Эффективность системы управления o Эффективность существующей организационной структуры o Управленческий потенциал компании o Системы маркетинга и сбыта компании o Экономическая эффективность деятельности компании o Систематизация и обобщение результатов анализа отдельных блоков работ и предложения по повышению эффективности деятельности компании в целом . o Выработка общей схемы развития. Потенциалы роста компании. o Прогнозная оценка устранения основных потерь организации в стоимостном выражении. o Утверждение целей, методов и бюджета проводимых изменений. o Разработка Плана первоочередных мероприятий по совершенствованию деятельности компании.

Методы работы:

o Анализ документов; o Интервью; o Анкетирование; o Метод экспертных оценок (включая модификации Дельфи и номинальной группы); o Элементы SWOT-анализа; o Построение матрицы проекций; o Метод графического схемного описания процессов.

Анализ стратегической позиции компании: o Оценка действующей стратегии по экономическим и финансовым

(количественным) показателям. o Оценка действующей стратегии по качественным показателям

(законченность, внутренняя согласованность, обоснованность, соответствие ситуации в отрасли). o Оценка сильных и слабых сторон компании, возможностей и угроз для нее. o Изучение мнений ключевых менеджеров об альтернативах развития компании. o Определение основных элементов будущей стратегии компании.

Анализ системы маркетинга и сбыта: o Система ценообразования; o Система поиска и взаимодействия с покупателями o Система продвижения и маркетинга o Система дистрибуции

Анализ эффективности системы управления: o Организационная структура предприятия, o Системы и процедуры управления; o Система распределения полномочий и ответственности между основными подразделениями; o Эффективность взаимодействия ключевых лиц управления;

Система принятия решений. Качество принимаемых решений (скорость, адекватность, полнота, оперативность исходной информации и т.д.).

Анализ экономической эффективности: o Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия, определение тенденций и закономерностей в развитии компании; o Ключевые показатели эффективности коммерческой деятельности на основе бухгалтерской отчетности и финансовых документов. o Предварительное определение критических точек: минимально допустимого объема продаж, минимальных цен для достижения безубыточности предприятия и др. o Анализ потенциальных источников сокращения затрат, структуры постоянных расходов; o Экспресс-оценка основных потерь организации в стоимостном выражении на основе данных по АФХД.

Анализ эффективности системы планирования:

Анализ системы планирования: o Взаимодействие планов: продаж - производства - прибыли - финансов - инвестиций; o Оценка эффективности существующего механизмов формирования бюджета и контроля исполнения бюджета, адекватность системы сбора и обработки данных и первичных форм;

В зависимости от сложившейся ситуации количество блоков исследования может быть различным. По желанию клиента может быть проведен углубленный анализ по любому из представленных блоков вопросов.

Служба маркетинга может быть организована в четырех основных вариантах структур - функциональная структура, структура , ориентированная на товары, на рынки и региональная структура. Выбор той или иной структуры опосредован особенностями производственной и сбытовой деятельности предприятия, ассортиментом выпускаемой продукции, расположением обслуживаемых клиентов предприятия и т.п. Однако, на практике наибольший интерес представляет взаимодействие службы маркетинга с другими службами предприятия и ее роль и место в структуре управления предприятием.

Создание на предприятии службы маркетинга потребует соответствующего изменения организационной структуры управленческих служб и установления новых функциональных связей между подразделениями предприятия. Возможный вариант структур управленческих служб предприятия, ориентирующего свою деятельность на маркетинг, представлен на рис[7].

Организационно служба маркетинга должна быть подчинена непосредственно директору предприятия, что обеспечивает независимость ее положения по отношению к другим подразделениям и объективную оценку возможностей предприятия при разработке его маркетинговой политики. В своей деятельности служба маркетинга должна взаимодействовать с подразделениями предприятия, участвующими в достижении его производственно-коммерческих целей.

[pic]

Рис. 1. Взаимодействие службы маркетинга с подразделениями предприятия

При взаимодействии с отделом главного конструктора и главного технолога служба маркетинга предоставляет следующие данные:

- количественные и качественные требования потенциальных и существующих потребителей новой продукции;

- план мероприятий по коммерческой реализации и техническому обслуживанию продукции;

- стоимостные ограничения на цену изделия, определяемые рынком и производителями аналогичной продукции.

Конструкторские и технологические отделы взаимодействуют со службой маркетинга по всем вопросам, связанным с оценкой продуктивности новых решений по разработке и производствуперспективной продукции, и обеспечивают службу маркетинга сведениями:

- о реальном состоянии и возможностях предприятия в области конструирования новой техники и технологии;

- об уровне квалификации специалистов;

- о конструкторских, ресурсных и прочих ограничениях;

- о прочих факторах, влияющих на эффективность работы службы маркетинга.

Взаимодействие службы маркетинга с отделом технического контроля осуществляется по вопросам повышения качества и надежности продукции.

С экономическими отделами и бухгалтерией служба маркетинга предприятия взаимодействует при:

- разработке планов внедрения передовой техники;

- организации производства;

- определении экономической эффективности новой продукции и технологии;

- анализе работы предприятия;

- разработке перспективных и текущих планов социально-экономического развития предприятия.

Взаимодействие службы маркетинга с отделом материально- технического снабжения осуществляется при подготовке договоров на приобретение необходимой для производства материально-технической продукции и управления ее запасами.

Взаимодействие с ОАСУП ( отдел автоматизированных систем управления производством) осуществляется по вопросам организации и ведения автоматизированных коммерческих баз данных, проведения расчетов, обеспечивающих процесс конъюнктурно-экономических исследований.

C юридическим отделом служба маркетинга взаимодействует по вопросам правового обеспечения производственно-коммерческой деятельности предприятия.

В соответствии с основными направлениями деятельности служба маркетинга ряд функций своих подразделений может выполнять во взаимодействии с внешними предприятиями и организациями (специализированные организации по маркетинговым исследованиям и т.д.).

В последнее время в строительстве нашли широкое применение программы автоматизации сметных расчетов, однако управление финансами в строительстве далеко не исчерпывается составлением и расчетом строительных смет и выпуском на их основе актов выполненных работ (процентовок).

Строительство является весьма специфической отраслью, и автоматизированные системы управления должны учитывать основные его особенности. Как правило, расчеты в строительстве происходят за возводимый объект. На одном объекте может быть несколько организаций-исполнителей работ, одна строительная организация может выполнять работы на нескольких объектах, по разным объектам данная организация может быть как генподрядной, т.е. отвечать за объект в целом и вести с заказчиком и с другими исполнителями все расчеты, так и субподрядной - выполнять определенный набор работ и получать оплату за них от генподрядной организации, в том числе и от своей вышестоящей. Заказы на возведение объектов определенным образом ранжируются (федеральные, муниципальные, ведомственные, контрактные) и сведения о их выполнении должны формироваться в соответствующих разрезах. По объектам могут быть получены авансы
(например, для оплаты материалов), полученные авансы необходимо учитывать в дальнейших взаиморасчетах между участниками строительства.

Планово-экономическим и финансовым подразделениям строительных организаций необходимо разбираться в этой довольно запутанной картине, проводить учет, анализ и на этой основе принимать рациональные решения по управлению финансовыми операциями. Представляется, что значительно облегчить эту работу могут автоматизированные системы, реализующие следующие основные функции.

В разрезе возводимого объекта необходимо обрабатывать все составленные сметы, расшифровывать сметную стоимость по отдельным работам, отслеживать выполненные в соответствии с оформленными актами объемы работ с их возможной расшифровкой по отдельным работам, составлять суммарные акты по выполненным объемам работ за месяц в разрезе генподряда и субподряда.
Должен формироваться план выполнения работ с учетом фактически произведенной оплаты. Показатели по объекту необходимо получать в разрезе субподрядных организаций, причем все акты по данному субподрядчику должны попадать в общий список актов по объекту и, наоборот, если данные по субподрядчику введены в общие акты по объекту, то должна быть возможность сформировать акты по этому субподрядчику. Необходимо сортировать виды выполняемых заказов и типы пообъектных договоров: генподрядных, прямых и субподрядных.

При работе с организациями следует выделять вышестоящих заказчиков, заказчиков просто, подрядчиков вышестоящих и подрядчиков на выполнение определенных комплексов работ.

Для планово-экономических и финансовых служб строительных организаций необходимо оперативно формировать акты выполненных работ за месяц на основании составленных смет или без них (расчет по факту) по собственным силам и по субподрядчикам в базовых и реальных ценах с учетом аванса, услуг, выпускать суммарные акты по всем выполненным за месяц работам; составлять реестр выполненных работ (генподряд, субподряд, собственные силы); определять фактически произведенную оплату по авансам и актам выполненных работ; формировать планы выполнения по объектам, по субподрядчикам и в целом по организации; составлять справки о стоимости выполненных работ по заказчику, расшифровывать выполненные на объекте работы и т.д.

На основании обработки полученных документов должны формироваться как плановые, так и фактические сводные показатели: объемы работ по объектам и исполнителям, фактическая оплата работ по организации за период, данные по взаиморасчетам с заказчиками и субподрядчиками, распределительные письма, показывающие, какие суммы из причитающихся генподрядчику за данный период времени, необходимо перечислить субподрядным организациям-соисполнителям, накопительные ведомости, показатели задолженности подрядчиков и заказчиков и т.д.

Автоматизация поставленных учетных задач и последующий анализ всей информации по выполняемым строительной организацией работам позволит службам управления подготовить, а руководителям на этой основе принять своевременные и обоснованные решения, и в результате добиться даже в сложных современных условиях стабилизации своего финансового состояния[8].

Планирование и учет фактического выполнения работ по строительству объектов на различных уровнях управления (СУ, трест) можно осуществлять с помощью программы "С-План", разработанной НТЦ "Гектор". В программу вводятся данные актов выполненных работ, рассчитанных в программе "Сметчик- строитель" в разрезах генподряда, субподряда, а также полученные авансы, удерживаемые с субподрядчиков услуги, данные по фактической оплате.

Программа позволяет: o выпускать суммарные акты по всем выполненным за месяц работам; o настраиваться на различные способы расчета дополнительных начислений (накладные расходы, плановые накопления и др. по желанию пользователя); o отслеживать фактически произведенную оплату по авансам и актам выполненных работ; o составлять реестр выполненных работ (генподряд, в том числе субподряд, собственные силы); o формировать планы выполнения по объектам, по субподрядчикам и в целом по организации; o составлять справки о стоимости выполненных работ по заказчику, распределительные письма, расшифровывать выполненные на объекте работы; o проводить расшифровку стоимости выполненных работ. На основании обработки полученных документов можно формировать как плановые, так и фактические сводные показатели: объемы работ по объектам и исполнителям, фактическую оплату работ по организации за период, данные по взаиморасчетам с заказчиками и субподрядчиками и т.д.

Страницы: 1, 2, 3