Организация документооборота в компании ЗАО "Жилищный капитал"

-        частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются:

а) по видам документов:

-      организационно-распорядительные;

-        информационно-справочные;

-        учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

-      инициативные (требующие ответа или исполнения);

-        присланные / отправляемые для сведения;

-        ответные;

в) по направлению движения:

-      направляемые руководителю организации;

-        направляемые в структурные подразделения;

-        направляемые конкретным исполнителям;

г) по сфере функционирования:

-      внутренние;

-        исходящие.

Внутренние документы разделяются по направлению движения:

-      отправляемые в подразделения (филиалы);

-        функционирующие внутри организации.

Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически:

Рис. 3. Документооборот в организации

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируется инструкцией по делопроизводству (приложение 5).

Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», утвержденной приказом генерального директора.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления - административно-правовой департамент.

При применении ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.

В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуются следующие группы документов:

-      организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

-                приказы генерального директора по основной деятельности;

-        приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

-        распоряжения генерального директора по основной деятельности;

-        протоколы совещаний;

-        положения, инструкции, правила, регламенты;

-      внутренние документы (служебные записки);

-        служебные письма (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании);

-        договоры (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании).

Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы (приложение 7).

-      Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.

-        Документы по строительству.

-        Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности.

-        Документы по кадровой деятельности.

-        Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

-        Документы по корпоративной и административной деятельности.

Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов.

1. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности:

-      инвестиционные соглашения, контракты и договоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры о долевом участии в строительстве объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры уступки прав и (или) перевода долга (включая предварительные) по инвестиционным соглашениям, контрактам и договорам, по договорам о долевом участии в строительстве объектов недвижимости, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры купли-продажи объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        агентские договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним, агенты отчета;

-        договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        иные договоры по инвестиционной (производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        соглашения о зачете встречных требований по вышеперечисленным договорам;

-        стратегии реализации инвестиционных проектов;

-        бизнес-планы, технико-экономические обоснования, заключения, справки;

-        планы продаж и рекламных мероприятий;

-        положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности.

2. Документы по строительству:

-      договоры аренды земли (под строительство и реконструкцию объектов недвижимости), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры строительного подряда, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        иные договоры по строительству, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        документы унифицированных форм № КС-2, № КС-3 (акты приемки выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затратах);

-        исходно-разрешительная и проектно-сметная документация;

-        положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам строительства.

3. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности:

-      договоры об участии в целевом финансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        кредитные договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры залога по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры поручительства по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры о предоставлении банковских гарантий, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры займа, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры купли-продажи векселей, других ценных бумаг и акты к ним, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        акты предъявления векселей для погашения;

-        договоры об открытии счетов, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        иные договоры по финансовой и внешнеэкономической деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        финансовые обоснования по проектам и по себестоимости проектов;

-        положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам финансовой и внешнеэкономической деятельности.

4. Документы по вопросам кадровой политики:

-      договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        приказы по кадрам;

-        должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;

-        положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности.

5. Документы по общим вопросам:

-      договоры о допуске работников к информации, отнесенной к коммерческой и служебной тайне, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        договоры аренды зданий, помещений и имущества (в том числе транспортных средств), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

6. Документы по корпоративной и административной деятельности:

-      договоры купли-продажи акций, долей в уставном капитале Общества и других юридических лиц, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        реестр владельцев ценных бумаг (журнал учета входящих документов, журнал лицевых счетов, регистрационный журнал);

-        протоколы заседаний общего собрания акционеров, совета директоров, попечительского совета;

-        решения, принимаемые Обществом в качестве единственного участника дочерних обществ;

-        приказы генерального директора по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам;

-        распоряжения генерального директора по основной деятельности;

-        протоколы совещаний, проводимых генеральным директором;

-        договоры по информационному обслуживанию (базам данных), автоматизации и программному обеспечению, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-        положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам корпоративной и административной деятельности.

Далее рассмотрим этапы документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

 

2.2 Этапы документооборота компании

Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы:

-      Регистрация и учет поступающих в организацию документов

-        Подготовка и регистрация отправляемых документов

-        Прохождение внутренних документов

-        Учет объема документооборота

-        Контроль за исполнением документов

Рассмотрим этапы более подробно.

I. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Доставка документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам, а также нарочным.

С помощью почтовой связи в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

Для обеспечения оперативной доставки документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», в составе административно-правового департамента (управления документооборота), функционирует курьерский отдел (приложение 6).

Письма, поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение в административном управлении, регистрацию, рассмотрение генеральным директором и доставляются ответственным лицам. Прием, обработка и распределение поступающих писем осуществляются в административном управлении.

Конверты с письмами, адресованными генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки писем. Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на письме адреса отправителя конверт прилагается к письму.

Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.

Полученное письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель.

На полученном письме, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы, проставляется регистрационный штамп установленной формы. Наряду с регистрационным штампом на письме, в левой верхней части лицевой стороны первой страницы, проставляется штамп «РЕЗОЛЮЦИЯ» установленной формы.

Письма, адресованные генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в административном управлении, а затем направляются генеральному директору или в подразделение.

Предварительное рассмотрение писем проводится с целью распределения поступивших писем на требующие обязательного рассмотрения генеральным директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, а затем передаются на рассмотрение генеральному директору и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется в журнале регистрации поступающих писем и оперативно передается генеральному директору или иному должностному лицу, которому она адресована.

При поступлении в компанию договора/соглашения/контракта (приложения, дополнительного соглашения или акта к любому из вышеперечисленных документов) на бумажном носителе действует следующий порядок:

Договоры могут поступать в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» как с сопроводительными письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работников Общества и/или контрагентов).

Договоры, поступающие без сопроводительных писем, передаются в управление документооборота, где учитываются с использованием автоматизированной системы согласования документов. Отдельно ведутся базы данных: по юридическим и физическим лицам, по группам, типам и видам документов. Учет договоров в АССД производится путем заполнения электронной карточки (ЭК) установленной формы каждого из договоров.

Работник управления документооборота вносит информацию о полученном договоре в журнал учета договоров с физическими/юридическими лицами или в журнал регистрации актов с физическими/юридическими лицами (в зависимости от вида документа), а также в базу данных АССД посредством создания ЭК. Наряду с другими данными в ЭК в обязательном порядке фиксируются фамилия, имя, отчество работника ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», от которого поступил договор, или наименование (для физического лица - фамилия, имя отчество) контрагента (если договор поступил непосредственно от контрагента).

Подлинник договора с бланком резолюции передается в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору, о чем работник управления документооборота делает отметку в ЭК.

Если договор поступил в виде приложения к письму, он вместе с подлинником письма поступает в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору.

Все поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» документы (независимо от их вида), передаются на рассмотрение генеральному директору централизованно - работниками административного управления.

Перед представлением на рассмотрение генеральному директору документы должны быть отсортированы по видам и разложены по соответствующим папкам.

Рассмотренные генеральным директором документы возвращаются в административное управление. Содержание резолюций, вынесенных генеральным директором на письмах, вносится в журнал регистрации поступающих писем.

Письма передаются на исполнение - подлинники писем хранятся в административном управлении, а исполнителям передаются копии под роспись на обороте первой страницы подлинника письма.

Подлинники договоров, поступивших в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» без сопроводительных писем и прошедших учет в управлении документооборота, передаются исполнителям для работы, а электронные копии таких договоров (вместе с электронными копиями заполненных бланков для резолюций) - в управление документооборота.

Подлинники договоров, поступивших в компанию в виде приложений к письмам, передаются в управление документооборота. После учета работник управления документооборота передает исполнителю подлинник договора для работы; электронная копия договора (вместе с электронной копией заполненного бланка для резолюции) хранится в управлении документооборота.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

-      ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и ответственное должностное лицо;

-        подлежащие передаче документы регистрируются в журнале регистрации отправляемых факсов;

-        подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

-        поступившие факсограммы регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

-        поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

Документы в электронном виде, поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение генеральным директором и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в журнале регистрации поступающих писем, поступивших на электронный адрес ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», осуществляется административным управлением.

II. Подготовка и регистрация отправляемых документов

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:

-      составление проекта документа;

-        согласование проекта;

-        проверка правильности оформления документа, печать;

-        подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);

-        регистрация;

-        тиражирование;

-        отправка первого экземпляра документа адресату;

-        подшивка второго экземпляра в дело.

Составленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

Документы, отправляемые ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», передаются почтовой и электронной связью, а также силами курьерского отдела управления документооборота.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением документооборота (курьерским отделом) в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи в Российской Федерации.

С помощью средств электронной связи структурные подразделения осуществляют передачу соответствующих факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы для курьерской доставки передаются в курьерский отдел полностью оформленными, зарегистрированными (по необходимости), с приложением заполненной заявки на доставку

При передаче отправляемого письма адресату на его копии проставляется отметка о вручении. Копию письма с отметкой о вручении работник курьерского отдела передает в административное управление для хранения.

Страницы: 1, 2, 3, 4