Особенности языка и стиля служебных документов

Столкнувшись с трудностями при использовании сложносоставных наименований, нужно избрать определенную последовательность действий:

1) установить, сколько частей слова склоняется;

2) если склоняются обе части, определить грамматический род по первому слову (платье-костюм — у меня нет платья-костюма — у нее появилось новое платье-костюм);

3) если склоняется только вторая часть, грамматический род определяется по второму слову (кафе-мороженое открыто).

Однако эти рекомендации нельзя назвать исчерпывающими. Далеко не всегда мы в состоянии с уверенностью сказать, обе ли части слова склоняются. Наиболее верный способ ответить на этот вопрос — обратиться к словарю. Правда, толковый словарь русского языка может помочь не во всех случаях. Как уже сказано выше, большая часть этих слов возникла относительно недавно и не успела попасть в словари. Другие отмечены слова­рем, но им не посвящены отдельные статьи, содержащие грамматическую информацию. Так, слово диван-кровать приведено в «Словаре русского языка С.И. Ожегова» (изд. 14) в статье «диван», слово летчик-космонавт — в статье «летчик»; при этом информация о склонении отсутствует. Полезным может оказаться «Словарь трудностей русского языка» Д.Э. Розенталя и М.А. Теленковой. В нем слова, склонение которых вызывает затруднения, приводятся в форме как именительного, так и родительного падежа; при необходимости указывается также грамматический род: «генерал-майор, генерал-майора», «кресло-кровать, кресла-кровати, ср.»

Но как быть, когда под рукой нет необходимого словаря? Что делать, если слово относится к числу недавних новообразований или является узкоспециальным и потому не зафиксировано общедоступными словарями? В этом случае автор пособия «Практическая стилистика русского языка» Д.Э. Розенталь рекомендует руководствоваться прежде всего смыслом термина. Чтобы решить вопрос о склонении и грамматическом роде, надо установить, какое из двух слов, вошедших в состав наименования, оказывается ведущим, т.е. концентрирует в себе основное содержание понятия: «... ведущим... является то слово, которое выражает более широкое понятие или конкретно обозначает предмет, например: Кафе-столовая отремонтирована (столовая — более широкое понятие)... Кресло-кровать стояло в углу (мыслится один из видов кресел, вторая часть выступает в роли уточняющей)...»*.

Отмечается также, что чаще всего ведущее слово стоит на первом месте и обе части термина склоняются. Если же, напротив, ведущим является второе слово («Роман-газета» — издание, публикующее романы), то склоняется только вторая часть: Прочитать в «Роман-газете».

Аналогично предлагает решать вопрос о склонении и роде сложносоставных слов К.С. Горбачевич — автор пособия «Нормы современного русского литературного языка». Он различает составные и слитные слова. Сами названия указывают на разницу между типами двойных терминов:

• в составных сложных словах каждый элемент несет самостоятельную информацию, причем вторая часть воспринимается как определение к первой: телефон-автомат (автоматический телефон);

• слитные сложные слова обозначают единое, фактически нерасчленимое понятие; основная смысловая нагрузка падает на вторую часть: дизель-мотор (дизельный мотор)*.

Особо подчеркивается, что наименования лиц по профессии, должности, чину, званию (премьер-министр, генерал-полковник и др.), а также специальные термины (эхо-импульс, грамм-масса и др.) обычно представляют собой слитные сложные слова.

В соответствии со смыслом определяются грамматические характеристики слов:

• в составных сложных склоняются обе части и грамматический род соответствует первой (в кресле-кровати — ср. р., встреча-банкет состоялась);

• в слитных сложных склоняется только вторая часть и по ней устанавливается род (спросить у шеф-повара, дивизионная штаб-квартира).

Важно помнить о том, что перечисленные правила не имеют абсолютного характера. Они рассчитаны на человека, обладающего языковым чутьем, способного самостоятельно анализировать смысл и определять грамматические свойства слова. Живая речевая практика порой противоречит языковой теории. В непринужденной устной речи проявляется тенденция к склонению только второй части составного наименования (в вагон-ресторане, на диван-кровати и т.п.). Подобные колебания могут с течением времени повлиять на грамматические характеристики слова. Однако в современной официально-деловой речи, которая в целом строго нормирована, эти варианты могут не учитываться. Автор и редактор текста документа должны ориентироваться не на речевую стихию, а на литературную языковую норму.

Склонение числительных. В большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает четырех книг, изложить на двухстах страницах.

В творительном падеже возможны параллельные варианты с числительными, в состав которых входит элемент «сто»:

С двумястами рублями - с двумястами рублей.

Во втором случае числительное управляет существительным.

Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

Серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами

Груз весом в тысячу пятьсот тонн

но: в тысяча девятьсот тридцатом году

При подготовке текста, рассчитанного на произнесение в официальной обстановке, надо давать словесную расшифровку цифровых обозначений:

На завод было доставлено до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома.

Грамматика (синтаксис)

Как сделать свой текст понятным и убедительным? Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. Следует стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей поможет знание ряда языковых правил, которые были выработаны и зафиксированы именно для того, чтобы сделать русскую речь более динамичной, ясной и выразительной.

Действительный, страдательный, безличный оборот. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкие возможности выбора между синонимичными (близкими по смыслу) грамматическими конструкциями. Часто от того, какой вариант предпочтет автор документа, зависит степень понятности и убедительности сообщения.

Чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения» и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором — объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Немало сказано в их адрес и недобрых слов.

Действительно, не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ. Создается впечатление, что некое лицо или организация избегают, открыто говорить о своих решениях и действиях. Все, о чем упоминается в тексте, преподносится как совершившееся само по себе: «Работа проводится...», «Меры принимаются...», «Проблемы решаются...». «Вам было отказано...», «С 1 января запрещается...». Такая безличная стилистика — отражение несвободного, нетворческого сознания. В обществе, где учатся уважать и ценить личность, такая манера изъясняться лишь напоминает о недавнем прошлом, о временах не людей, а «винтиков» государственной машины.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

Расщепленное сказуемое. Одно и то же действие может быть обозначено с помощью глагола (работать, участвовать, бороться, осматривать и др.) и словосочетания, состоящего из глагола и существительного в винительном падеже (проводить работу, принимать участие, вести борьбу, производить осмотр и др.). Иногда использование расщепленного сказуемого обоснованно: именно такая конструкция позволяет пишущему подчеркнуть официальный характер действия. Так, «осмотреть оборудование» может любой, кому это интересно, а «произвести осмотр» — только специалист.

Но наряду с достоинствами расщепленное сказуемое обладает и недостатками. Как указывает Д.Э. Розенталь, «... в некоторых случаях употребление глагольно-именного сочетания вместо глагола в роли сказуемого придает высказыванию канцелярский характер...»*.

Прежде чем остановить свой выбор на расщепленном сказуемом, надо убедиться в том, что это действительно необходимо, т.е. что глагол, взятый сам по себе, не передает того содержания, которое вы намереваетесь донести до адресата.

Согласование сказуемого с подлежащим. При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на один, сказуемое ставится в форму единственного числа:

В 1996г. на предприятие был принят 31 специалист.

При подлежащем, имеющем в составе числительные два, три, четыре, двое, трое, четверо и более, сказуемое ставится в форму как единственного, так и множественного числа. Между этими вариантами есть некоторая смысловая разница.

Сказав: «На конференции присутствовало шестьдесят семь человек», мы делаем акцент именно на числе участников. Если же далее нам предстоит говорить об их выступлениях, т.е. подчеркивать активный характер их поведения, предпочтительной становится форма множественного числа: «На конференции сделали доклады двадцать три человека».

Единственное число подчеркивает внутреннюю нерасчлененность множества и нередко придает сообщению безличную окраску, поэтому его естественнее всего использовать, если речь идет о неодушевленных предметах. Оно уместно также при обозначении большого количества.

Заводу выделено сорок станков. Было продано пятнадцать комплектов.

Нам требуется шестьсот тонн топлива.

Подлежащее со словами большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также с отрицательными и неопределенными местоимениями согласуется со сказуемым в форме единственного числа (грамматическое согласование) и в форме множественного числа (согласование по смыслу).

Большинство высказалось против. Ряд поправок к закону был принят.

Но: Большинство зрителей заранее заняли отведенные для них места.

Работая над текстом, мы нередко составляем конструкции с однородными членами (так называются члены предложения, относящиеся к одному и тому же слову и отвечающие на один вопрос). Использование ряда однородных членов чрезвычайно характерно для деловой документации, поскольку в ней часто встречаются различные перечисления.

При противопоставлении однородных членов, выраженных существительным в единственном числе, с использованием противительных союзов (а, но и др.), а также союзов не только, но и; не столько, сколько сказуемое ставится в форму единственного числа.

В этом случае действует не инструкция, а постановление.

Вам был выслан не отдельный сборник, а комплект документов.

При повторяющемся соединительном союзе и, да сказуемое ставится в форме множественного числа:

И тот и другой способны на это.

Если перед однородными подлежащими повторяются слова весь, каждый, любой, никакой, сказуемое стоит в форме единственного числа.

Каждая справка, каждый протокол был взят на контроль.

Порядок слов. Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

Вчера получено письмо.

Вчера письмо получено.

Письмо получено вчера.

Письмо вчера получено.

Получено письмо вчера.

Получено вчера письмо.

Однако нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что порядком слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1 и 6 варианте акцент сделан на слове «письмо», во 2 и 4 — на факте его получения, в 3 и 5 — на времени получения.

Кроме того, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности. Предложение 1 звучит более официально, нежели 6, хотя между ними и нет смыслового различия.

Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и особого внимания к построению фразы. Следует помнить, что в пись­менной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив ее в конец предложения — в актуализированную позицию.

На вопрос: «Намерены ли вы выполнить свои обязательства и завершить работу к назначенному сроку?» — правильнее всего ответить:

К 1 августа работа будет завершена.

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет выполнена работа?» — надо предпочесть другой порядок слов:

Работа будет завершена к 1 августа.

Использование деепричастных оборотов. Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно: он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях, т.е. способствует краткости изложения. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Де­ло в том, что употреблять его можно не всегда.

Ошибки в его использовании ведут к двусмысленности и создают комический эффект. Еще в 1884г. А.П. Чехов в юмористической миниатюре «Жалобная книга» пародировал речь безграмотного пассажира, сделавшего такую запись: «Подъезжая к сией станции и глядя на природу в окно, у меня слетела шляпа». Почему эта жалоба звучит нелепо? Дело в том, что, читая ее, мы невольно представляем себе, как шляпа, подъезжая к станции, смотрела на природу. Запомните: деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым; осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение. Жалоба чеховского пассажира в отре­дактированном виде звучала бы так: «Когда я подъезжал к сией станции и глядел в окно, с меня слетела шляпа».

Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т.е. названо действующее лицо). Вы имеете право сказать: «Читая эту книгу, я представляю себе, что знаком с автором». Но недопустимо: «Читая эту книгу, кажется, что был знаком с автором». Второе предложение — безличное: в нем есть сказуемое — «кажется», но отсутствует подлежащее. Деепричастный оборот здесь нельзя использовать и его тоже следует заменить придаточным предложением: «Когда читаешь эту книгу, кажется...».

Исходя из этих грамматических норм, отредактируем предложения, взятые из официальной документации.

Неправильно: «Проработав два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха». Правильно: «После того как он проработал два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха».

Неправильно: «Изучая проблемы транспорта, нами бы­ли получены следующие результаты...». Правильно: «Изучая проблемы транспорта, мы получили следующие результаты...».

Нанизывание косвенных падежей. Длинные цепи существительных в косвенных падежах (чаще всего в родительном) — одна из ярких и весьма неприятных примет делового стиля. Причиной этого стилистического недостатка обычно бывает стремление пишущего изъясняться как можно более официально. С этой целью автор избегает глаголов, заменяя их отглагольными существительными.

В свое время против засилья отглагольных существитель­ных и нанизывания падежей горячо выступал К.И. Чуковский. Об авторе тяжелых и невразумительных словесных конструкций он писал:

«Ему все еще неведомо элементарное правило, запрещающее такие длинные цепи родительных: «Дом племянника жены кучера брата доктора».

С творительным канцелярского стиля дело обстоит еще хуже. Казалось бы, как не вспомнить насмешки над этим творительным, которые так часто встречаются у старых писателей.

У Писемского: «Влетение и разбитие стекол вороною...»

У Герцена: «Изгрызение плана оного мышами...».*

Необходимо избегать подобных конструкций: они далеко не всегда смешны, но во всех без исключения случаях затемняют Смысл текста. Редактор обязан безжалостно вычеркивать цепочки существительных в косвенных падежах, заменяя тяжеловесные и невразумительные конструкции глаголами, меняя структуру предложения.

Неправильно: «Для выполнения требования повышения качества образования...».

Правильно: «Чтобы повысить качество образования...».

Неправильно: «Мы согласились с принятыми нашими коллегами решениями».

Правильно: «Мы согласились с решениями, которые при­няли наши коллеги».

Структура сложного предложения. Предложения, состоящие из двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов), называют сложными. Части могут соединяться с помощью союзов или только с помощью интонации. В письменном тексте части сложного предложения обычно разделяются запятой или другими знаками препинания.

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, т.е. таких, в которых одна из частей является главной, другая — придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как письмо будет получено, мы примем меры...» и т.п.), условия («Если обязательства не будут выполнены, мы применим штрафные санкции...» и т.п.), цели («Предлагается рассмотреть вопрос на президиуме, для того чтобы выработать общую точку зрения...» и т.п.) и др.

Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля, как «безглагольность». Как уже отмечено выше, именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Нередко замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением дает пишущему возможность вернуть в текст глагол, придать сообщению ясность и динамику.

Сравните предложения:

«В справке анализируются процессы, протекающие в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».

«В справке анализируются процессы, которые протекают в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».

В первом случае два причастных оборота следуют друг за другом и затрудняют понимание текста. Во втором — сочетание придаточного определительного с союзным словом «которые» и причастного оборота придает предложению необходимое грамматическое разнообразие, делает содержание более ясным.

Со сложными предложениями могут быть сопряжены и определенные трудности. Прежде всего, этим грамматическим средством, как и любым другим, нельзя злоупотреблять. В официальных бумагах неуместны очень длинные предложения, включающие в себя бесконечную цепь придаточных. Оптималь­ная конструкция для делового стиля — сложное предложение, состоящее из двух частей.

Кроме того, следует помнить, что недопустимо соединение в одном предложении в качестве однородных членов причастных или деепричастных оборотов и придаточных предложений.

Неправильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для их устранения».

Правильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и определить, какие меры можно при­нять для их устранения».

При использовании сложноподчиненных предложений важно следить за тем, чтобы придаточная часть, относящаяся к отдельному слову, сочеталась с ним лексически. Рассмотрим пример:

«Просим вас подтвердить прохождение обследования в вашей медсанчасти студента N, а также была ли ему выдана справка».

Очевидно, что подтвердить можно лишь какой-либо факт. Любая конструкция с союзом «ли» предполагает не констатацию факта, а постановку вопроса и не может сочетаться с глаголом «подтвердить».

Правильный вариант:

«Просим вас подтвердить прохождение обследования в вашей медсанчасти студента N, а также указать, была ли ему выдана справка».

Сегодня работник документной сферы поставлен в выигрышные условия по сравнению со своими коллегами, трудившимися в этой области в предшествующие десятилетия. Современная электронная техника значительно облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Однако при этом нужно помнить, что даже самая совершенная техника остается лишь средством в руках человека и не может взять на себя все его обязанности. Так, проверка орфографии возможна лишь в определенных пределах: имена собственные, аббревиатуры, сугубо специальная терминология — все это остается на совести автора и редактора текста. Компьютер не гарантирует ни от грамматических, ни от стилистических ошибок. Вот почему профессиональные требования к современному работнику аппарата — это и компьютерная, и языковая грамотность.

Композиция документа

Композиция (от лат. compositio) — это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей.

Для примера проанализируем фрагмент из приказа Госкомвуза:

Страницы: 1, 2, 3