| |||||
МЕНЮ
| Планирование организационных системПланирование организационных систем| | СОДЕРЖАНИЕ : 1.Введение 3 7 г) метод функционального моделирования ( метод аналогий ) ; 7 д) Программно-целевой метод ; 8 ВВЕДЕНИЕ На протяжении тысячелетий люди создавали организационные системы , пользуясь интуицией , здравым смыслом и опытом прошлого . С возникновением письменности практический опыт построения систем стал переноситься на бумагу в виде проектов и передаваться будущему поколению таким образом , для построения новых операционных систем конструктор получил возможность пользоваться готовыми проектами аналогичных систем , хорошо зарекомендовавших себя в прошлом . Такая практика широко используется и в настоящее время . Для создания системы , имеющей аналоги в прошлом , разработчик подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей системы . Если же такого аналога найти не удаётся , на помощь приходят здравый смысл и интуиция , частично дополняемые известными методами планирования организационных структур управления , среди которых наибольшее распространение получили системный подход , нормативный метод , метод параметрического моделирования , метод функционального моделирования и программно-целевой метод . МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ Системный подход . Он основан на представлении о системе как о чём-то целостном ,
обладающем новыми свойствами ( качествами ) по сравнению со свойствами
составляющих её элементов . Новые свойства при этом понимаются очень широко Для этого требуется определить границы системы , выделив её из
окружающего мира , и затем соответствующим образом изменить ( преобразовать В. М. Глушков[1] выделил в системном подходе следующие этапы : 1. Постановка задачи ( проблемы ) : определение объекта исследования 2. Очерчивание границ изучаемой системы и её структуризация . На этом этапе вся совокупность объектов и процессов , имеющих отношение к поставленной цели , разбивается на 2 класса - собственно изучаемая система и внешняя среда . 3. Составление математической модели изучаемой системы : параметризация системы , задание области определения параметров , установление зависимостей между введёнными параметрами . 4. Исследование построенной модели : прогноз развития изучаемой системы на основе её модели , анализ результатов моделирования . 5. Выбор оптимального управления . Выбор оптимального управления как раз и позволяет перевести систему в желаемое ( целевое ) состояние и тем самым решить поставленную проблему . Несмотря на чёткую математическую трактовку системного подхода , он не получил , однако , однозначной практической интерпретации . В связи с этим развиваются несколько направлений его практической реализации . Наибольшее распространение получили АСУПовские и системотехнические направления , суть которых заключается в совершенствовании существующих систем управления . Для этого проводится их обследование ( диагностический анализ ) , выявляются недостатки и пути устранения последних , формируются мероприятия по совершенствованию систем , разрабатываются проекты АСУ , внедрение которых рассматривается как способ преобразования существующих систем управления . АСУПовское направление официально признано и закреплено в соответствующих руководящих методических материалах[2] . Системотехническое направление является более наукоёмким и находится в настоящее время в стадии развития . Планирование сложной системы разбивается на два этапа : внешнее ( или макро- ) и внутреннее ( или микро- ) планирование . Внешнее планирование отвечает за вопрос : с какой целью создаётся система ? Внутреннее - на вопрос : какими средствами реализуется система ? Другими словами : " При внешнем планировании формируется цель и критерий эффективности будущей системы , а затем корректируется её модель . Локализуется сама система , определяются её границы , фиксируются факторы внешней среды , влияющие на систему или находящиеся под её влиянием ; определяются входы , на которые система должна реагировать , и виды реакций , критерии эффективности её функционирования . Внутреннее планирование определяет содержание самой системы ."[3] Этап внешнего планирования складывается из подэтапов анализа и синтеза . На первом подэтапе формируется цель разрабатываемой системы , проводится изучение существующей системы , составляется генеральная схема будущей системы . На втором - последовательно выполняется эскизное , техническое , рабочее планирование системы . Данный подход активно разрабатывается , однако не решён пока принципиальный вопрос : как на основе анализа существующей системы перейти к модели будущей системы ? Нормативный метод . Второе название этого метода - экспортно-аналитический . Он основан на выявлении статистических зависимостей между параметрами характеристик структуры ОС и факторами , влияющими на эти характеристики . Статистические зависимости устанавливаются в результате исследования однородной группы лучших ( в определённом смысле ) ОС : собираются данные о численных значениях структурных параметров и факторов ; с помощью корреляционного анализа определяется степень влияния каждого фактора на структурные параметры и отбираются наиболее существенные факторы ; выводятся нормативные формулы для расчёта параметров структуры . Разработанные нормативы определяют состав и содержание функций , перечень решаемых основных задач , тип организационной структуры и т. д. Полученные нормативы используют при планировании определённого класса ОС . Например , планирование организационной структуры управления машиностроительными предприятиями осуществляется на основе типовой схемы структуры управления , утверждённой для определённой группы предприятий , и схемы должностных окладов инжинерно-технических работников , служащих и младшего обслуживающего персонала .[4] Метод параметрического ( организационного ) моделирования . Этот метод заключается в установлении функциональных зависимостей
между характеристиками ОУ ( объекта управления ) и СУ ( субъекта управления " Логика и механизм зависимости системы управления от объекта управления состоят в следующем . Во-первых , эта зависимость является объективной и реальной . Во-вторых , характер этой зависимости и теснота связи между элементами управляющей системы , с одной стороны , и объекта управления , с другой - неоднородные . Так , если система функций , а система информации преимущественно зависят непосредственно от особенностей объекта управления , то аппарат и техника управления зависят от объекта управления не непосредственно , а через функции управления и систему информации "[5]. Метод помогает производить синтез ОС на основе изучения сложившихся соотношений ( пропорций ) между характеристиками ОУ и СУ . Метод функционального моделирования ( метод аналогий ) . Он заключается в том , что в основу формирования аппарата управления
кладётся стандартный набор функций , осуществление которых необходимо на
каждом объекте для его нормальной работы . К ним относятся такие функции ,
как оперативное управление производством , материально-техническое
снабжение , расчёт труда и заработной платы , технико-экономическое
планирование и др. Основной характеристикой организационной структуры
управления считается численность административно-управленческого персонала Программно-целевой метод . Этот метод основан на формировании " древа целей " , в соответствии с
которым определяется система мероприятий по реализации целей , называемая
целевой комплексной программой ( ЦКП ) . Для выполнения ЦКП строится
специальная система управления ( СУ ЦКП ) , которая доводит задания ЦКП до
конкретных исполнителей и контролирует выполнение программы . Множество исполнителей программы и СУ ЦКП образуют в совокупности программно-целевую ОС , действующую в течение всего периода решения проблемы . Такие системы предлагается планировать в три стадии : 1. Формирование общей структурной схемы системы и её главных характеристик ( стадия композиции ) . 2. Разработка состава подразделений и основных связей между ними ( стадия структуризации ) . 3. Разработка количественных характеристик аппарата управления , установление порядка его деятельности ( стадия регламентации ) . При этом первая стадия имеет принципиальное значение , поскольку она определяет структуру организации . На ней определяются система целей и задач организации , её тип и правовой статус , степень самостоятельности , границы деятельности , состав функций . К недостаткам программно-целевого подхода следует отнести методическую незавершённость . Достаточно сказать , что в настоящее время " нет чётких , устоявшихся определений по широкому кругу концептуальных положений разработки и реализации комплексных программ , отсутствует единая точка зрения исследователей на основополагающие понятия программно-целевого планирования и управления , соотношение плана ( в его традиционной форме ) и целевой комплексной программы ".[6] В результате происходит адаптация ( приспособление ) программных методов к существующим методам планирования и управления . Всё это существенно ограничивает рамки применения программно-целевого подхода , который наиболее эффективен для решения хорошо структуризованных ( изученных ) проблем , для которых сравнительно нетрудно провести исследование по схеме " цель - система мероприятий - ОУ - СУ " . В целом указанные выше подходы и методы применяются главным образом для совершенствования существующих ( действующих ) ОС . Что же касается создания новых ОС , то здесь пока ещё царят стихийность и субъективный подход . В самом деле , вопрос о том , быть или не быть той или иной организации , предприятию , объединению часто решается волевым путём сверху вниз без научного обоснования . Такой путь формирования ОС , к сожалению , прочно укоренившийся в нашей практике , даёт большой процент " брака " - нежизнеспособных и неэффективных систем . Отсутствием научной основы разработки ОС объясняется во многом и " забывчивость " создаваемых систем . Не потому ли на каком-то этапе своего развития они начинают утрачивать связь с проблемами , для решения которых создавались , что эта связь не была учтена в полной мере при самом создании системы , определении её границ , структуры , функций и т. д. ? Как уже отмечалось , при создании новых ОС приходится отбирать ресурсы ( в основном трудовые ) у существующих . Понятно , что выделение ресурсов под каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от важности решаемых ими проблем . К сожалению , и вопросы ранжирования проблем по их общественной значимости , и оценки эффективности использования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без внимания . Это приводит к тому , что решение многих важных проблем ( и
соответственно их ОС ) не имеет достаточного ресурсного обеспечения . Кроме того , у нас нет и адекватных методик расчёта экономической эффективности ОС , что делает невозможным обоснование необходимости их создания . Недостатком существующей практики планирования и создания ОС является также недостаточная оперативность . Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОС проходят многие годы , в течение которых обществу наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем . Например , десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды , пока наконец не была создана специальная ОС . Лишь сравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании , проституции , борьбы с организованной преступностью . Рано или поздно эти проблемы всё равно бы " всплыли на поверхность " , однако очевидно , что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена , тем больший ущерб удастся предотвратить . Вряд ли можно признать такое положение удовлетворительным , и без разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить . ЗАКОНОМЕРНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОС . Всякая теория должна исходить из практики , чтобы потом служить ей же
опорой . В этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение 1. Формирование ОС - это многоэтапный процесс . 2. Необходимым условием для начала планирования , а затем и создания 3. Решение вновь возникающих проблем не обязательно требует создания
новых ОС . Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых " ОС . 4. Для выбора способа решения проблем предварительно проводится их
исследование . Наибольшее распространение при этом получили методы
системного анализа , в основном программно-целевые методы , наиболее
естественным путём связывающие проблему со средствами её решения . Решение
сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей " , которых
требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса
мероприятий . Задача заключается в том , чтобы найти этот комплекс ,
указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий . Для этого Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического и имитационного моделирования . 5. После исследования проблемы наибольшую трудность вызывает обычно
выбор исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , деятельность которых
в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность ( или
решить проблему ) полностью или частично . Сложность задачи заключается не
столько в том , чтобы найти таких исполнителей ( или организаций-
исполнителей ) , которые способны решить проблему , сколько в том , чтобы
их можно было организовать в систему . При этом должна учитываться
возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую ( из старой в новую Оптимальный выбор исполнителей , т. е. состава ОУ , - задача
достаточно сложная . С ростом числа потенциально возможных исполнителей ( n Некоторые из этих ошибок исправляет практика , другие же сопровождают всю " жизнь " созданной ОС . Выбор состава ОУ - длительный процесс , условно разбиваемый на два
этапа . На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители ,
т. е. те , кто своей деятельностью способен ( судя по имеющейся информации 6. Планирование СУ производится после того , как выбраны границы ( состав ) ОУ . Этот вывод является очень важным для понимания всей технологии построения ОС . В многоэтапном формировании ОС можно выделить три стадии : 1. На этой стадии , в связи с некоторой проблемой происходит умозрительное выделение ( одним или несколькими исследованиями ) ОУ из среды . При этом объект пока не получил широкого научного признания ( и названия ) и не имеет собственного СУ . Например , в связи с необходимостью решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи выделяют объект , включающий ряд отраслей ( здравоохранение , медицинская промышленность , физкультура и спорт , туризм и т. д. ) , состав которого , однако , требует уточнения . Этот объект пока не получил научного названия и не имеет собственного СУ . 2. На второй стадии объект получает научное признание , однако собственного СУ всё ещё не имеет . Например , топливно-производственный комплекс . 3. На третьей стадии объект получает юридическое признание и собственный СУ . Таким образом , важно иметь ввиду , что ОУ длительное время может не иметь своего СУ . Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОС в целом . Построение СУ осуществляется на основе анализа особенностей ОУ ( количества исполнителей , их профессионального состава , сложности выполняемых работ ) и информации , полученной при исследовании проблемы и условий её решения . Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет
необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ
для разработки соответствующего СУ . Этот тезис получил своё подтверждение
и дальнейшее развитие в работах наших учёных ( С. Е. Каменицера , В. В. Подобным образом высказываются и другие авторы . " Характеристики
управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью
соответствия этим целям характеристик объекта , т. е. всей совокупности
представляющих его параметров ( структура объекта , состав и взаимосвязи
входящих в него элементов , параметры отдельных элементов и т. д. ) . На изучении и использовании зависимости между характеристиками СУ и 1. В основе разработки любой ОС должно лежать изучение конкретной общественной потребности ( проблемы ) . 2. Планирование и последующее построение ОС должно осуществляться в последовательности " проблема - ОУ - СУ " , что означает последовательное выполнение этапов : исследование проблемы , выбор границ ( состава ) ОУ , построение ( синтез ) СУ . 3. Выбор границ ( состава ) ОУ целесообразно осуществлять в две
стадии . На первой - определить состав проблемного объекта , т. е.
множество потенциальных исполнителей , кто своей деятельностью способен
оказать влияние на решение проблемы . На второй - выбрать из них тех , кто
удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание 4. Решение вопроса о целесообразности создания ОС должно приниматься на основе исследования проблемы , проблемного объекта , а также оценки ожидаемой эффективности системы . 5. Синтез СУ должен осуществляться исходя из особенностей ОУ . 6. Планирование ОС следует выполнять с учётом этапов , принятых для разработки сложных систем управления . ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС Разработка ОС - сложный многоплановый процесс , требующий участия различных специалистов : - специалистов по решаемой проблеме - для постановки и исследования
проблемы , а так же выбора границ проблемного объекта и объекта управления - системотехников - для проектирования и внедрения системы ; - экономистов - для оценки экономической эффективности проектируемой системы и выбора наилучшего варианта её построения ; - программистов и электронщиков - для оснащения ОС необходимыми программными и техническими средствами ; - специалистов по базам данных и базам знаний - для создания информационной основы системы ; - юристов - для разработки документов , определяющих юридический статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений . Формирование комплексных бригад , включающих указанных специалистов ,
требует значительных организационных усилий и затрат . Однако положительный
опыт создания в 60 - 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит
о том , что эта задача выполнима . Подобные бригады или группы могут
создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и проектных
организациях , занимающихся созданием АСУ , а также при центрах
экономического ( или управленческого ) консультирования . В дальнейшем они Пока ещё ни у нас в стране , ни за рубежом практически нет
организаций или коллективов , специализирующихся на их создании . В разработке системы должны участвовать : - организация-заказчик ( т. е. организация , ответственная за решение проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами ) ; - организация-разработчик ( научно-исследовательский или проектный институт по созданию ОС ) ; - НИИ ( или их подразделения ) , специализирующиеся на данной проблеме , называемые проблемными НИИ ; - организации ( подразделения ) , входящие в состав ОУ . Аналогично АСУП процесс создания ОС должен осуществляться в три
стадии с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР , связанного
с постановкой и исследованием проблемы , выбором границ и обследованием ОУ 1. Предпроектная стадия . Включает этапы : подготовительный , проведения НИР , разработки технико-экономического обоснования ( ТЭО ) и технического задания ( ТЗ ) на создание ОС . 2. Стадия проектирования ( планирования ) . Включает этапы :
разработки технического ( ТП ) и рабочего ( РП ) проектов или технорабочего 3. Стадия ввода в эксплуатацию ОС . Включает : выполнение монтажно-
наладочных работ , опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы На подготовительном этапе уточняется постановка проблемы , определяются заказчик , разработчик и проблемные НИИ , заключается договор на проведение НИР , формируется экспертный совет , составляется и утверждается план-график совместных работ . На этапе НИР проводится исследование проблемы , определяются границы
проблемного объекта , составляется ЦКП по решению проблемы , делается вывод
о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта ОС . На этапе ТЭО формируются альтернативные варианты построения ОС ,
оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант . ТЭО
должно подтверждать необходимость и целесообразность создания ОС . В ТЭО
обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС На этапе ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС , определяется её функциональный состав , устанавливаются основные требования к информационному , программному , техническому , правовому и лингвистическому обеспечению системы , разрабатываются план-график создания системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы . Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ , которое должно содержать : - основание для создания ОС ; - постановку и описание решаемой проблемы ; - результаты проведения НИР ; - назначение и цель создания ОС ; - требования к ОС и средствам её обеспечения ; - мероприятия по подготовке ОУ к внедрению ОС ; - показатели эффективности функционирования системы (источники ожидаемой эффективности , методика расчёта эффективности , результаты расчёта) ; - стадии создания ОС (перечень стадий , этапов и видов работ , график их выполнения ) ; - порядок контроля и приёмки ОС (элементов и системы в целом) . На этапе ТП принимаются проектные решения по общесистемным вопросам , в т. ч. по структуре ОС , составу реализуемых задач процессу функционирования системы ; производится разработка решений по организационному , техническому и другим видам обеспечения ; производится увязка различных видов обеспечения между собой ; осуществляется разработка проектно-сметной строительной документации . Этап завершается составлением и утверждением ТП , включающего три основных компонента : общесистемную документацию , проектные решения обеспечивающей части и проектные решения функциональной части . Общесистемная документация должна содержать : - пояснительную записку к проекту (перечень документов , на основании которых разрабатывается система , их содержание , исполнители и сроки выполнения работ , постановка проблемы , характеристика ОУ и основных проектных решений) ; - план мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы (уточнённый перечень работ по этапам создания , их содержание , объём , сроки выполнения , исполнители и форма завершения) ; - смету затрат на создание и эксплуатацию системы ; - расчёт эффективности (исходные данные , расчёт и результаты расчёта) . В состав проектных решений по обеспечивающей части должны входить
решения по каждому из видов обеспечения : организационному ,
информационному , техническому , программному , математическому ,
лингвистическому , правовому . Так , например , проектные решения по
организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонала На этапе РП разрабатываются программы и эксплуатационная документация проекта по информационному , организационному и др. видам обеспечения ; проводится адаптация программ и программной документации ; разрабатывается документация для технических средств разового изготовления . Этап завершается подготовкой РП , включающего : - технологическую схему обработки информации ; - формы документов и описание маршрутов их движения ; - инструкции по внесению изменений в информационную базу ; - перечень стандартных программ , альбомы классификаторов и кодов ; - инструкции по эксплуатации КТС для решения предусмотренных проектом задач ; - рабочие программы , блок схемы алгоритмов ; - описания контрольных примеров ; - описание входной информации и результатов работы ЭВМ и других технических средств ; - технологические инструкции по обработке данных ; - уточнённый расчёт экономической эффективности системы . Особой частью РП должны явиться организационная структура , штатное расписание и должностные инструкции , определяющие права , обязанности сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы . Создание ОС требует , как правило : - формирования новых организационно-функциональных структур ; - введения новых документов и документопотоков ; - формирования новой информационной базы ; - разработки нового программного обеспечения ; - установки и обслуживания дополнительных технических средств . Ввод в эксплуатацию ОС заключается в выполнении монтажно-наладочных работ , комплексной отладке всех звеньев системы , проверка её работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей системы межведомственной комиссии . ЗАКЛЮЧЕНИЕ В заключении можно отметить , что многие существующие ОС обладают большой избыточностью , "омертвляя" значительную часть закреплённых за ними народохозяйственных ресурсов (трудовых , материальных , финансовых) , которые могли быть использованы для решения актуальных задач социально- экономического развития страны. Сейчас или в ближайшем будущем необходимо пересмотреть действующий
механизм формирования ОС , чтобы исключить или по крайней мере ограничить
практику создания неэффективных систем . В самом деле , дальнейшее
игнорирование ОС как самостоятельного класса систем , требующего
специального изучения , при наблюдаемом росте их количества неизбежно
приведёт к дальнейшему снижению эффективности использования ресурсов . До
тех пор , пока общество не научится создавать высокоэффективные ОС , ему не
удастся увеличить отдачу от используемых ресурсов . Именно поэтому вопросы
разработки научного фундамента планирования , проектирования и построения [3] Мамиконов А. Г. Методы разработки АСУ . М.: Энергия , 1973
|
ИНТЕРЕСНОЕ | |||
|