Работа с документами в подразделениях МВД России

При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела.

В номенклатуру дел включаются также дела временно действующих органов (комиссий, советов и других), не законченные производством дела прошлых лет (переходящие дела) и дела с документами, поступившие из других органов внутренних дел (организаций) для продолжения их ведения. Помимо дел в номенклатуру дел вносится журнал учета журналов и картотек.

Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел следующего года за порядковым номером в номенклатуре дел текущего года.

После введения в действие новой номенклатуры дел делается отметка в номенклатуре дел истекшего года о перерегистрации переходящего дела: «Переходящее, ведется с ____ года».

Дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим основным признакам:

1.                 Предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации).

2.                 Виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое).

3.                 Адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими организациями).

4.                 Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребления в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и других), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

·                   название вида дела или разновидности документов;

·                   наименование органа внутренних дел или его структурного подразделения (автора документа);

·                   наименование подразделения (организации), которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

·                   краткое содержание документов дела;

·                   название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

·                   даты (период), к которым относятся документы дела;

·                   указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. Сведения, составляющие государственную тайну, в заголовки дел не включаются.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

В заголовках номенклатурных дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

Наименование органа внутренних дел (организации) в качестве автора документов указывается кратко.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Корреспонденты не указываются, если дело содержит переписку с разнородными организациями. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

В заголовках номенклатурных дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период на (за) который составлены планы (отчеты).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные сообщаются в соответствующее подразделение специальных фондов.

Формирование дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатурные дела формируются в органах внутренних дел:

·                   при централизованном ведении делопроизводства - подразделением делопроизводства и режима;

·                   при децентрализованном ведении делопроизводства как структурными подразделениями органа внутренних дел (лицами, ответственными за ведение дел), так и подразделением делопроизводства и режима.

Ведение и хранение дел непосредственно сотрудниками структурных подразделений органа внутренних дел допускается с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел и по согласованию с руководителем подразделения делопроизводства и режима.

Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:

·                   к делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

·                   в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие сроком исполнения на последующий год);

·                   документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

·                   каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных правовых актов МВД России;

·                   в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

·                   в делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле;

·                   по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 40мм. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и далее.

При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений.

Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.

Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела.

При подшивке в дело документов, имеющих приложения, они вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, как одна позиция и отметок о наличии приложений, в том числе и несекретных, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и заверительном листе не делается.

Распорядительные документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.

Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года.

Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению.

Дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под расписку в номенклатуре дел с указанием даты.

По законченному производством делу (тому дела) в номенклатуре дел исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делается запись с указанием даты окончания дела (тома дела), количества листов в нем и других необходимых данных.

Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения. Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел. Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется соответствующим подразделением делопроизводства и режима.

Оформление дел

Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончанию года. Оформление дел включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; нумерацию листов; составление внутренней описи документов, находящихся в деле; заверительного листа.

Оформление дел производится сотрудниками подразделений делопроизводства и режима и других структурных подразделений органа внутренних дел, ответственных за ведение дел.

На обложке дела указывается гриф секретности, соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем, наименование органа внутренних дел и структурного подразделения, номер дела и тома, заголовок дела, дата заведения и окончания дела и срок хранения.

Наименование органа внутренних дел указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Наименование структурного подразделения приводится в соответствии с утвержденным штатным расписанием органа внутренних дел. Заголовок и срок хранения дела переносятся из номенклатуры дел.

В заголовках дел с распорядительными документами указывается вид документов и их характеристика (подлинники или копии).

Законченное производством дело (том дела) сброшюровывается, на его обложке проставляется дата окончания и инвентарный номер по журналу учета законченных производством дел.

Вопрос 3. Контроль исполнения документов и поручений

Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль исполнения поручений включает:

·                   систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек;

·                   периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений;

·                   осуществление по указанию соответствующих руководителей проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководителям;

·                   подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.

Контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля:

1.                 Организационно-инспекторский департамент МВД России, Административный департамент МВД России, Правовой департамент МВД России - в центральном аппарате МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России.

2.                 Штабные подразделения - в органах внутренних дел, учреждениях и организациях, осуществляющих задачи, возложенные на ОВД.

3.                 Подразделения делопроизводства и режима - в соответствующих подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел, учреждениях и организациях, осуществляющих задачи, возложенные на ОВД.

4.                 Подразделения правового обеспечения - в органах внутренних дел, учреждениях и организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.

На документах, подлежащих контролю проставляется штамп «Контроль», «Особый контроль» и заполняется контрольная карточка в двух экземплярах, после чего подлежащий контролю документ вместе со вторым экземпляром контрольной карточки направляется в соответствующие структурные подразделения, как правило, в день регистрации, а срочные - немедленно.

Выставление контрольной карточки - исключительная прерогатива субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях-исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе МВД России каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.

Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:

1.                 Промежуточный - как правило, за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения.

2.                 Заключительный - по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов.

В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, по указанию руководства органа внутренних дел может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов в заинтересованные инстанции. План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и после согласования с ответственными исполнителями утверждается руководителем, давшим поручение о его разработке. Контроль за выполнением плана осуществляет соответствующий субъект контроля. Копии плана контроля или выписки из него в части, касающейся направляются руководителям структурных подразделений органа внутренних дел, являющихся ответственными исполнителями и соисполнителями.

Поручение подлежит выполнению в срок, указанный в контрольной карточке или резолюции соответствующего руководителя. Поручения без указания конкретной даты выполнения, имеющие пометку «Весьма срочно», исполняются в наиболее короткий срок, но не более 3 дней, с пометкой «Срочно» - в 3-дневный срок, имеющие пометку «Оперативно» - в 10-дневный срок, а остальные - в срок не более одного месяца (срок исчисляется с даты подписания поручения).

Субъектами контроля ежемесячно проводится анализ состояния выполнения контролируемых поручений, результаты которого докладываются соответствующему руководителю органа внутренних дел.

Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несет руководитель структурного подразделения органа внутренних дел, указанный в резолюции. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то работу по его выполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или отмеченным символом «*» или словом «созыв», которое готовит и согласовывает с соисполнителями итоговый документ. При необходимости исполнения поручения в сокращенные сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение. Указанные сведения заносятся в контрольную карточку документа исполнителем.

При снятии с контроля на документе проставляется штамп «Снято с контроля».

Использованная литература:

1.                 Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003) «Об информации, информатизации и защите информации».

2.                 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.

3.                 ГОСТ Р 6_30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 2003.

4.                 Приказ МВД РФ от 04.12.2006 № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».

5.                 Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

6.                 Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6_30-2003.

[1] СЗ РФ, 2005, № 17, ст. 1556

[2] Форма 38, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 15 марта 2005 г. № 015.

Страницы: 1, 2