| |||||
МЕНЮ
| Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организацииУчетные документы и научно-справочный аппарат архива организацииТОМСКИЙ ЭКОНОМИКО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ Кафедра экономики и права
УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА ОРАГНИЗАЦИИ
Курсовая работа по дисциплине «Архивоведение» Выполнила: Студентка III курса, гр. 646 Н.Ю. Никитенко Руководитель: Преподаватель ТЭПК Н.В. Жульева Томск – 2006 Содержание Введение………………………………………………………………………….3 Глава 1 Учетные документы архива……………………………………………4 1.1 Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5 1.2 Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации………………………………………………………………………...6 1.3 Составление учетных документов в архиве………………………….…...7 Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива…………………10 2.1 Система научно-справочного аппарата к архивным документам……..11 Глава 3 Классификация архивной документации……………………….……12 3.1 Распределение дел в соответствии со схемой классификации…….…..15 3.2 Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи……………………………………………….15 3.3 Составление собственно архивной описи дел……………………….….16 3.4 Составление справочного аппарата к описи……………………….……17 Глава 4 Архивные путеводители…………………………………….………...19 4.1 Характеристика фондов в путеводителе……………………….…….…..19 4.2 Справочный аппарат к путеводителю…………………………..………..21 Глава 5 Обзоры документов и другие архивные справочники……………...23 5.1 Характеристика документов в обзоре…………………….……………...23 5.2 Справочный аппарат к обзору…………………………….………….…...24 Заключение………………………………………………………………….…...25 Список литературы……………………………………………………….……..26 Введение Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету. Учет документов необходим для: 1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием; 2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров; 3. для наиболее эффективного использования документов. При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу. Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.) В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу. «Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации: 1. книга учета поступления и выбытия документов; 2. список фондов; 3. листы фондов; 4. описи дел. Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов. Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают: 1. описи дел; 2. номенклатуры дел; 3. картотеки; 4. исторические справки. Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства). Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела. Глава 1 Учетные документы архива К группе учетных документов относится также лист-заверитель дела и внутренняя опись. В книге учета поступлений и выбытии документов делают отметки о каждом текущем поступлении (выбытии) дел и изменений в составе фондов в архиве. Изменение объема дел могут быть связаны, прежде всего, с приемом дел от структурных подразделений. Стандартная ситуация в архивах организации состоит в том, что объемы дел, хранящихся в архиве будут ежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству дел постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу и дела со сроками хранения свыше 10 лет. Изменения объемов дел в сторону уменьшения могут быть связаны с планомерным уничтожением дел с истекшим сроками хранения, а также с передачей дел на государственное хранение или другой архив. Сведения, заносимые в книгу учета поступлений и выбытия документов, служат основой для составления листов фондов. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведут по листу фонда. Список фондов служит для суммарного учета фондов и присвоения им номеров. Его ведут, если архив хранит два или более фондов. Описи дел служат для поединичного и суммарного учета дел, одновременно выполняя ряд функций. Поединичный учет ведут, закрепляя за каждым делом в описи самостоятельного номера. Итоги суммарного учета отражают в итоговой записи к описи. Любое изменение объема дел в описи в результате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новой итоговой записи с обязательной ссылкой на документ, в котором зафиксированы те или иные изменения в составе дел. Затем составляют новую итоговую запись. Например: Дела № 18, 20, 41 выбыли на основании акта о выделении к уничтожению дел от 26.08.98 № 3. В описи в графе «Примечание» напротив каждого выбывшего дела пишут или проставляют штамп «Выбывало». Описи структурных подразделений, по которым дела передавались в архив, служат учетными документами переданных дел до тех пор, пока дела не будут учтены в годовых разделах описей дел временного хранения. Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личному составу и описей дел временного хранения. Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменение в составе и объема фонда. По листу фонда ведут учет поступления и выбытия документов в архиве, если архив хранит один фонд. Лист фонда является основным учетным документом, в котором записывают всю информацию о составе и объеме дел, количестве и номерах учетных документов на них. В графе «Название фонда» указывают в хронологической последовательности все названия и подведомственность организации фондообразователя с момента возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период. Далее все изменения в названиях и подведомственности вносят по мере поступления документов в архив. Сведения о поступлении или выбытии дел вписывают в лист фонда только на основании тех или иных документов, Документы, сообщающие о поступлении или выбытии дел: 1. описи дел структурных подразделений; 2. описи дел постоянного хранения; 3. описи дел по личному составу; 4. описи дел временного (свыше 10 лет) хранения; 5. акты приема-передачи дел в государственный архив; 6. акта о выделении дел к уничтожению; 7. акта о необнаружении дел, пути поиска которых исчерпаны; 8. акта о неисправимом повреждении дел; 9. акта проверки наличия и состояния дел. Лист фонда пересоставляют в том случае, если он неисправимо поврежден. Старый лист сохраняют и помещают в дело фонда. На старом и новом листах делают отметку ”Лист пересоставлен” с датой пересоставления (в правом верхнем углу). Лист фонда может иметь лист-продолжение, в правом верхнем углу которого пишут “продолжение фонда №, лист 2” и т.д. Листы хранят в порядке их номеров в папке с клапанами (не подшивая). Архив любой организации на каждый фонд должен иметь дело фонда. В дело фонда помещают: 1. историческую справку; 2. старые листы фонда; 3. акты передачи или приема дел в архив; 4. акты о выделении документов и дел к уничтожению; 5. акты о неисправимых повреждениях дел; 6. акты о проведениях проверок наличия дел; 7. методические пособия по обработке дел фонда и др. Документы в деле фонда располагают в хронологической последовательности. Листы документов нумеруют. Акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, помещают в дело фонда только после внесения изменений во все учетные документы архива. 1.1Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации
Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах. Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов: подсчета количества документов в архиве; регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива; заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации; составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив. Централизованный государственный учет документов – это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов: централизации учета – регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ; унификации учета – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов); динамичности учета – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах; полноты и достоверности государственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися. Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли. Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов. Единицами учета Архивного фонда РФ являются: v архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция); v единица хранения; v отдельный обособленный документ. Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения. Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации Государственному учету подлежат следующие документы: государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных); государственных музеев и библиотек; научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств; структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов); негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой. Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ. Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве. 1.3 Составление учетных документов в архиве Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся. К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела. Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени. В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: стадчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления. Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере их поступления. Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списков фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот. Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов. Лист фонда состоит из трех основных разделов: 1) сведения о переименованиях фондообразователя; 2) сведения о местонахождении фонда и его номере; 3) сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда. Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи). При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов – только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи. Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда). Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда. В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправном повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др. Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения: v о дате создания учреждения; v подчиненности; v реорганизации; v условиях хранения материалов; v видов научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включается в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись. Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета. Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который оставляется архивами учреждений в зависимости от состава документов. В него включается данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года. Паспорт государственного архива на 1 января каждого года содержит значительно большее число показателей и состоит из следующих разделов, которые показывают его состав и объем: v архивные материалы; v страховой фонд копий; v научно-справочный аппарат; v условия хранения документов. Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда. Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах отраслевых фондов они не составляются. Сведения об изменении в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Росархив. В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций – источников комплектования на 1 декабря каждого года. Они включают данные о количестве источников комплектования: всего по профилю архива; негосударственных организаций; государственных организаций; а также о наличии в архивах учреждений номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов. Движение документов централизованного учета в государственных архивах, музеях и библиотеках, в архивах учреждений и отраслевых фондов, архивов системы Российской академии наук, а также документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации последовательно представлено в графическом варианте |
ИНТЕРЕСНОЕ | |||
|