Документация и документооборот

Документация и документооборот

 

 

 

 

 

 

 

 

Документация и документооборот.

ПЛАН

 

Вступление........................................................................................................... 3

1. Основные этапы документооборота............................................................... 4

2. Контроль за исполнением документов.......................................................... 18

3. Передача документов в архив........................................................................ 22

Заключение......................................................................................................... 25

Список использованной литературы................................................................. 27

Вступление.

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Цель данной курсовой работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота.

1. Основные этапы документооборота.

Составление и оформление документов. Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их состав­лению предъявляются определенные требования. Прежде всего, не­обходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

10 – нижнее.

 Написание документа производится чернилами, хи­мическим карандашом, на пишущей машинке или средствами ме­ханизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких до­кументах легко стереть написанное и заменить его другим. Доку­мент составляется по определенной форме, установленной для до­кументов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры доку­мента требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вы­зывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой опера­ции и придания документу юридической силы. Подписывать доку­мент следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность да­ющего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления до­кументов.

Для правильного составления документа необходимо:

1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты до­кумента;

3. Точно и ясно излагать содержание документа;

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и про­писью;

7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновре­менно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в доку­ментах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию постав­щик выписывает несколько экземпляров счетов — платежных тре­бований для направления их в различные адреса (банку, покупа­телю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Под­лежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачер­киваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачер­кнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например "исправлено 127", которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их состав­ления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими под­писями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бух­галтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответст­венность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дис­циплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимо­сти автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве прово­дятся работы по унификации документов и созданию унифициро­ванных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязан­ных унифицированных форм документов, обеспечивающих докумен­тированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методиче­ских материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении од­нотипных управленческих функций и задач. Одновременно разраба­тываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизирован­ную обработку данных, содержащихся в УСД.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, назва­ние вида документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы до­кументирования и представляет собой графическую модель или схе­му построения документа. Он устанавливает форматы, размеры по­лей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Уни­фицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации», Система ОРД «Требования к оформле­нию документов» устанавливает почти максимальный набор реквизи­тов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораз­до меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.

Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмблема организации ила товарный знак (03). Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный  знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или на верхнем поле документа.

Код организации (04). Код формы документа (5). Код по Общероссийскому классификатору организаций и пред­приятий (ОКПО) имеет все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду  унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (06). Данный реквизит указывает в документе наименование организации,  являющейся автором документа. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного наци­ональный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.  Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Справочные данные об организации (07).

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда  могут входить: индекс предприятия связи, номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

Наименование вида документа (08). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку поз­воляет судить о назначении данного документа,  определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами.

Дата (09). Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания. Если авторами документа являются несколько организации, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.                                                  

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом.

Регистрационный индекс документа (10). Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение докумен­та, под которым он введен в информационно-поисковую систему ор­ганизации. Для внутренних документов (например) приказов, это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих докумен­тов он складывается из нескольких частей: индекс структурного под­разделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11). Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер  для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98.

Место составления или издания (12).

Гриф ограничения доступа к документу (13) реквизит проставляется в случае, если документ содержит текст  ограниченного распространения, т.е. секретную или информацию. В первой строке данного реквизита ставятся следующие отметки: «ДСП» (Для служебного пользования), «Секретно», «Совершенно секретно».

Адресат (14).

Гриф утверждения документа (15)

Резолюция (16)

Заголовок к тексту (17).

Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполнен­ных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

Страницы: 1, 2