Информационная служба фирмы

подразделение является вспомогательным. Оно занимается решением технических

вопросов, связанных с пунктами 4 и 5, и оказывает соответствующую помощь

при решении задач 1,2,3 и 6 (18).

Систематизируем и обобщим основные проблемы и трудности, характерные

для деятельности информационной службы:

- информационные отдел получает большие объемы информации из самых

различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку

качественно обработать материал

- как правило, основная масса информации представлена на бумажных

носителях и имеет самую разнообразную форму представления. Это

существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку

- на этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает

вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации, что

иногда может привести к искажению ситуации и выработки неверных

рекомендаций

- основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением

времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а

также ксерокопий. Когда возникает потребность в каких-либо материалах,

их поиск занимает слишком много времени

- отдельно следует выделить проблему представления информации.

Информация, которая предлагается конечному пользователю, должна быть

лаконичной, конкретной, легко читаемой.

Предлагаются следующие шаги для их решения:

1) разграничение обязанностей между специалистами службы

2) внедрение современных компьютерных и информационных технологий работы

с информацией.

Это не что иное, как информационная система. Создание ИС призвано решить

следующий спектр задач:

- создание единого информационного пространства фирмы

- повышение эффективности деятельности информационной службы

- обеспечение оперативного доступа любого сотрудника со своего рабочего

места к необходимой ему в данный момент информации

- повысить уровень профессиональной подготовки каждого сотрудника фирмы.

Информационным наполнением ИС служит самая разнообразная внешняя и

внутренняя информация (18).

2.2. Структура службы информации

Руководителю, заинтересованному в развитии предприятия и завоевании

новых рынков сбыта своей продукции с минимальным риском потерь, задавшемуся

целью создать полноценную службу информации, необходимо ясно представить

себе цели, которые следует поставить перед этой службой, и структуру,

которая позволит их реализовать. Лишь грамотно организованная, хорошо

оснащенная, с квалифицированным персоналом служба сможет решить весь

комплекс задач. Только для такой службы целесообразно разрабатывать и

применять критерии эффективности при оценке ее функционирования. Успешная

деятельность службы информации предприятия возможна при условии ее опоры и

ориентации на реальные интеллектуальные, научные, технические и

производственные возможности предприятия, его финансовый потенциал и

реальные перспективы развития (48).

Данная модель информационно-аналитической службы предприятия может

быть полезной, в первую очередь, для крупных предприятий рыночной

ориентации, имеющих обширную номенклатуру выполняемых работ (Приложение

№1).

Рассмотрим функции каждой группы.

Группа маркетинга:

- мониторинг динамики рынка и конъюнктуры

- формирование модели потребительских ожиданий

- формирование «идеальной» модели продукции

- все о фирмах конкурентах и товарах-аналогах

- разработка бизнес-планов

- реклама

- предложения по совершенствованию продукции и ее ассортимента

- динамика объемов производства и организация системы товародвижения

- предложения по сервисному обеспечению пользователей.

Патентно-правовая группа:

- патентно-правовая защита промышленной и интеллектуальной собственности

- рекомендации по организации конкурентной борьбы на рынках продукции

(услуг) предприятия

- рекомендации по безопасному вывозу новой продукции на рынок.

Группа сбора и обработки информации:

- поиск, обработка, систематизация, классификация и первичное

преобразование (свертывание) информации

- формирование, ведение и совершенствование баз данных

- подготовка дифференцированной информации для руководителей и лиц,

принимающих решения.

Группа экспертов:

- поиск новых источников информации, потенциальных инвесторов

- отбор «нужной» информации (порог избыточности, достоверности)

- определение структуры и объема информации, необходимой и достаточной

для информационного обеспечения деятельности и развития предприятия

Группа анализа и синтеза информации:

- подготовка аналитической информации для обеспечения хозяйственной

деятельности предприятия

- подготовка информации о деятельности предприятия для передачи во

внешнюю среду.

Следует отметить, что в данной работе модель информационной службы

представлена в самом общем виде. В каждой конкретной области существует

своя специфика (49).

Сотрудники информационной службы должны обладать следующими

качествами:

- аналитическое, ассоциативное мышление

- способность идентифицировать и концептуализировать проблемы (темы,

запросы)

- умение анализировать исходные документальные массивы (информацию)

- обостренное чувство нового

- мобильность сознания, восприимчивость к инновациям

- целеустремленность и последовательность действий

- коммуникабельность

В круг профессиональных знаний сотрудников должны входить:

- теория и практика коммуникации, информатизации, библиотечно-

информационной деятельности

- менеджмент и маркетинг библиотечно-информационных ресурсов, услуг,

продукции

- экономика библиотечно-информационной деятельности

- теория конъюнктуры

- стандартизация библиотечно-информационной деятельности

- авторское право смежные права на интеллектуальную собственность

- хозяйственно-договорное (контрактное) право

- порядок лицензирования видов деятельности

- экспертные системы оценки потоков информации

- логическое моделирование

- справочно-информационное источниковедение (бизнес-информ-ресурсы)

- характеристики и свойства нетрадиционных носителей информации

- принципы подготовки и характерные особенности метаинформации

- основы реферирования документной информации

- информационные потребности малого и среднего бизнеса

- поведение потребителей информации

- методика социологических исследований

- теория факторного анализа

- технология автоматизированной обработки, организации (систематизации),

управления, поиска и передачи информации

- методика работы с компьютером и современными средствами связи,

копировально-множительной техникой

- свободное владение минимум одним межгосударственным языком (прежде

всего английским как интернациональным языком бизнеса, дополнительными

языками могут быть немецкий, французский и испанский).

Основные практические навыки:

- экспертиза информационных потоков

- целевой отбор документальных материалов

- разноаспектный поиск первичных источников и информационный поиск, в

том числе библиографический и фактографический поиск

- организация и контроль (сохранение) зафиксированной информации

- использование конкретных программно-методических продуктов

- динамичное чтение (скоротечное) текстовой информации

- многофакторный анализ:

библиографическое описание

реферирование

индексирование

организация и ведение баз данных

информационный мониторинг

- применение машиночитаемых носителей информации (кассеты, диски,

дискеты)

- владение микропроцессорной техникой (компьютерная грамотность),

прогрессивными средствами связи (электронная почта, телефакс,

видеотекст, сотовая телефонная связь и др.), копировально-

множительными аппаратами

- маркетинг и бизнес планирование, оценка эффективности информационной

деятельности

- деловое общение

- организационно-правовое оформление экономических отношений предприятия

с партнерами (юридическими и физическими лицами) (65).

III. Методы работы информационной службы:

3.1. Информационное обеспечение

Успешная деятельность предприятия в современных условиях невозможна

без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как

непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и

политической ситуации в стране. Под информационным обеспечением понимают:

1) Совокупность процессов по подготовке и доведению до потребителей

информации для решения управленческих, научно-технических задач в

соответствии с этапами их выполнения

2) Совокупность единой системы классификации и кодирования информации и

единой системы документации, используемых в автоматизированной ИПС;

совокупность методов и средств организации машинных массивов

информации

Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить

финансовый риск, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной

конъюнктуры, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать

стратегию предприятия.

Информация не только становится особым товаром во всех сферах деятельности,

но и приводит в движение иные ресурсы – материальные, денежные, кадровые.

Информационные ресурсы преодолевают ограниченность природных ресурсов,

приводят к колоссальной экономии живого труда, увеличивают совокупность

мощность материально-вещественных факторов производства.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите

информации» от 22 февраля 1995 года: «Информационные ресурсы – это

отдельные документы и массивы документов, которые могут являться составной

частью информационной системы, базы данных» (1).

Информационные ресурсы – множество профессионально-значимых источников

информации, необходимых для развития определенной сферы деятельности в

каждый конкретный период времени. Информация – основное условие

конкурентной способности организации (16).

Любое предприятие можно представить погруженным в поток информации,

поступающей от внешней среды, которое включает государство, общественные

организации, поставщиков, конкурентов, инфраструктуру рынка и т.п.

Информационные органы предприятия отфильтровывают из этого потока

информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия и преобразуют ее

в удобную для выработки управляющих решений форму.

Хотя приемников маркетинговой информации на предприятии может быть

множество (вплоть до отдельных сотрудников, получающих важную информацию в

служебных командировках, на конференциях и т.п.), центр ее обработки и

первичного анализа должен быть един, что исключит «разрывы» и дублирование

в информационных потоках. Логично представить таким центром службу

информации, являющейся главным «нервным узлом» информационной системы

предприятия (44).

Информационная служба должна обеспечивать информацией любую

возникающую ситуацию в условиях рыночной экономики и это достаточно сложно,

поскольку среда в каждой конкретной фирме всегда имеет различия, вполне

специфична и зависит от многих мотивов. Важнейшими являются пять признаков:

- организационно-правовая структура: государственные и муниципальные

предприятия (бюджетные), смешанные предприятия, частные фирмы и

кооперативы

- функциональная деятельность фирм: инновация, проектирование,

конструирование, технология, маркетинг, менеджмент, консультирование,

консалтинг и т.д.

- отраслевая направленность работы фирм: комплекс отраслей

(лесохимический, топливно-энергетический, машиностроительный комплекс

и т.д.), отрасли здравоохранения, культуры, сельского хозяйства и их

узкоотраслевые направления

- региональная направленность работы фирм: район Санкт-Петербурга, весь

город, весь Северо-Запад или другие области и республики России, СНГ,

зарубежные страны

- личностно-профессиональные особенности руководства и сотрудников фирм

(базовое образование, профиль, специализация, стаж и опыт работы,

уровень знания иностранных языков, компьютерной подготовки и т.д.).

Информационное обеспечение, представленное в виде процесса, предполагает

выполнение следующих операций:

- сбор данных

- обработка данных и формирование информационных банков пользователей

- хранение информации

- поиск информации

- преобразование информации

- передача информации

Исходной и главной операцией считается сбор данных. От качества выполнения

ее зависит соблюдение требование полноты, достоверности и оперативности,

предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса

информационного обеспечения.

Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых

представляет собой совокупность данных, содержащих какие-либо сведения,

предназначенные для передачи по каналу связи от источника к

пользователю информации. Технически эта операция совершается с помощью

специальных средств передачи (приема) данных – модемов, факсов, телефонов и

т.п.

Возникающий в ходе разнообразной предпринимательской деятельности

информационный дефицит (недостаток или нехватка информации, перебои с

информированием) предопределяет необходимость поиска информации, которая

была бы способна его удовлетворить. Иными словами, поиску информации всегда

предшествует появление информационного дефицита.

В наши дни, как и прежде, информационный дефицит необычайно

разнообразен, но наиболее частыми являются три разновидности

информационного дефицита:

- фактографический дефицит

- концептографический дефицит

- документальный дефицит.

Фактографический информационный дефицит предполагает нахождение и

предоставление специалисту реально существующего факта (сведения, события),

максимально соответствующего потребности. В настоящее время чаще других

требуются факты адресные, статистические, ценовые и отраслевые

(тематические), касающиеся в первую очередь профессиональной деятельности

предпринимателей.

Обычно считается, что найти адрес просто. Но на самом деле далеко не

всегда удается установить точный, достоверный адрес организации,

предприятия, объединения. Даже в пределах нашего города поиск не всегда

успешен по разным и подчас весьма неожиданным причинам. Например, фирма не

заинтересована в рекламе, нет необходимости сообщать свои адресные сведения

в силу желания изменить свой профиль деятельности или предполагается

поменять адресные сведения, закрыть фирму, открыть новую и т.д. И в такой

ситуации даже простейший информационный дефицит остается неудовлетворенным.

Другой пример – поиск статистических сведений может оказаться еще более

длительным, особенно если необходимы конкретные факты. Выполнить и тем

более оперативно такой поиск далеко не всегда удается, если и вообще

возможно. И не потому, что специалист не знает источников информирования

или профессионально безграмотен, а по вполне объективным причинам –

задержка выпуска статистических изданий и трудности доступа к компьютерной

информации или простое отсутствие конкретных статистических данных в

информационных сетях. Совсем нелегко найти объективные сведения о цене

продукта или услуги. Предприниматель многократно сталкивается с указанием

цен прежних, не соответствующих определенному периоду, региону, продукту, и

источники информации далеко не всегда удовлетворяют этот фактографический

информационный дефицит.

Для удовлетворения четвертого направления фактографического

информационного дефицита требуются весьма разнообразные источники

отраслевого (тематического) профиля: справочники и даже другие типы

первичных документов (монографии, практические пособия, имеющие в фирме

официальные документы).

Для удовлетворения этих видов фактографического информационного дефицита

могут быть использованы разные пути и варианты фактических сведений.

Опытный менеджер информационной фирмы должен выбрать самый правильный

вариант.

Получить ответ на возникший концептографический информационный дефицит

еще труднее, тем более что число источников информации, дающих ответ в виде

готовой концепции весьма ограниченно особенно после 1991 года, а сами

объекты концептографического дефицита являются всегда сложными. Нередко

подобный дефицит требует глубокого поиска источников, обеспечивающих

обобщенными сведениями концептуального и конъюнктурного характера, или

проведения собственных разработок.

Документальный информационный дефицит – третий возникающий в настоящее

время дефицит, для удовлетворения которого необходимы документ или комплекс

документов.

Необходим поиск и таких документов, которые по разным причинам далеко

не сразу публикуются или вообще сообщения о них отсутствуют. В первую

очередь это касается ведомственных, особенно внутренних документов. Поэтому

удовлетворение даже такого простейшего как документальный информационный

дефицит требует достаточного знания путей поиска, времени на их нахождение

и предоставление в реальном режиме.

Предпринимательская идея - понимание, предчувствие , смутное знание

предпринимателя о том, что он ощущает наметившиеся изменения в области

своего профессионального интереса необычайно важны в условиях рыночной

экономики. Для реализации идеи предприниматель собирает информацию и

анализирует ее исходя их информационного дефицита.

Можно назвать 4 группы изменений, которые по существу являются их

индикаторами в пределах фирм и даже отраслевых и региональных направоений

деятельности:

- неожиданные события;

- несоответствия, несовпадение с тем, что должно быть и что реально

происходит;

- насущная потребность, проявление негативных симптомов, которые могут

быть и должны быть устранены внутри предприятий;

- внешнее давление на фирмы вследствие внезапных изменений в отрасли

или регионе;

В сферах внешней деловой среды тоже проявляются и создаются условия

для новых возможных изменений. Таких ситуаций три:

- последствия демографических изменений;

- культурные изменения, вызывающие трансформации восприятий,

настроений и ценностей жизни;

- научно-информационные изменения, связанные с расширением границ и

результатов познания мира.

Усилия информационной службы должны быть направлены на обеспечение и

удовлетворение информационного дефицита.

Таким образом, цель информирования в фирме – полное и быстрое

удовлетворение информационного дефицита фирмы в целом и конкретной

предпринимательской идеи ( 17).

Специальным средством информационного обеспечения коммерческой

деятельности выступает технология электронного обмена деловой документацией

по стандарту ООН-ЭДИФАКТ. Он представляет собой набор принципов обмена

деловыми данными между различными участниками хозяйственных связей в сфере

коммерческой деятельности – производственными предприятиями, торгово-

посредническими организациями, банками, страховыми компаниями и т.д., -

принципов, выработанных на базе информационной логистики.

ЭДИФАКТ – это особый структурированный язык данных, связанных с

описанием фактически всех видов коммерческой деятельности. Технологию

ЭДИФАКТ можно сравнить с кубиком Рубика. Постоянная сцепка его составляющих

позволяет, не разрушая формы куба, создавать из одних и тех же элементов

при вращении в разных плоскостях все новые и новые зрительские (суть –

аналитические) комбинации. По этим же принципам формируется ЭДИФАКТ-

сообщение.

Язык позволяет с помощью элементов, стандартных информационных

сообщений составлять описание любого распространенного в коммерческой

практике документа, сформулировать его электронную версию и транслировать в

открытых телекоммуникационных сетях без опасения перехвата конфиденциальной

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5