Информационная служба фирмы

коммерческой информации. При этом, будучи, например, составленным на

русском языке, счет или накладная может быть успешно транслирован как для

российских получателей, так и для зарубежных партнеров на всех основных

европейских языках. В месте получения закодированного документа с помощью

специальных программных средств, настроенных только на систему получателя,

ЭДИФАКТ-сообщение разворачивается в обычную читаемую форму, которая

превращается в стандартный бумажный документ. Одновременно такое сообщение,

передаваемое в сетях, оборудованных запоминающими устройствами – серверами,

частично выполняет и роль автоматизированной системы делового

администрирования, которая не позволяет какому- либо партнеру по обмену

документами в ЭДИФАКТ уйти от ответственности за свои послания.

Технология ЭДИФАКТ внедряется в России уже несколько лет – факт

чрезвычайно важный в связи с переходом ЕвроСоюза с 1 января 1995 года на

обязательное использование электронного языка ЭДИФАКТ при обмене

документацией и информацией между государственными ведомствами ЕС,

работающими на английском, французском и немецком языках. Промедление с

внедрением ЭДИФАКТ в России означало бы появление нетарифного барьера в

торговле между Востоком и Западом. Ведущими организациями по

распространению технологии изначально выступили: В\О «ИНФОРМВЭС»,

Роскоинформ, ЦБ России, Государственный таможенный комитет, Минтранс,

Российская академия наук, Торгово-промышленная палата России. Крупнейшими

центрами распространения технологии ЭДИФАКТ в Европе являются СИТПРО в

Англии, ЕДИФРАНС во Франции, ДЕНИШПРО в Дании и т.д.

Существует множество наработок в области информационных технологий,

а именно методов, технологий и общих подходов, применяемых при построении

информационных систем.

Для разработки таких систем используются профессиональные СУБД.

Учитывая сложившиеся тенденции, для обеспечения взаимодействия конечного

пользователя с информационной системой целесообразным видится применение

технологий INTERNET ( 36).

ИС должна создаваться с таким расчетом, чтобы обеспечивать доступ

удаленным пользователям. Естественно, что подключение к ИС осуществляется

строго в соответствии с правами доступа конкретного пользователя только к

разрешенным сегментам ИС. Запрещенным является конфиденциальный сегмент

информации, доступ к которой имеет ограниченный круг пользователей и только

внутри локальной сети фирмы. Пользователи внутри фирмы также имеют

разграничения по доступу к информации. Вопросам безопасности необходимо

уделить самое пристальное внимание.

Большинство информации поступает в информационный отдел в бумажном

виде, и очень много времени занимает ее обработка и занесение в компьютер.

Получается, как бы двойная работа – все печатные издания формируются на

компьютерной основе. После поступления печатного издания наиболее

интересные материалы преобразуются и заносятся в компьютер. Очевидным

является устранение лишнего звена в этой цепочке (электронная форма –

печатное издание – электронная форма), поэтому, по возможности, всю

поступающую информацию необходимо получать в электронном виде (хотя в

некоторых случаях целесообразно ее дублирование на бумажных носителях).

Информация бывает представлена в самом разнообразном виде – цифровая

(табличная), текстовая, аудиографическая, видео, может иметь различные

форматы. Появляется задача быстрого ввода, обработки, оптимального

хранения, обеспечения доступа и оперативного анализа такого многообразия

информации.

Существуют технологии, позволяющие решить данные проблемы.

Проблема оптимального хранения большого объема разнородных данных решается

с помощью технологии Хранилищ Данных. Технология OLTP обеспечивает ввод и

оперативную обработку информации. Оптимальный доступ и получение данных

обеспечивается применением технологий работы с многомерными структурами

данных – OLAP.

Вышеперечисленные технологии – это не конечный продукт, а только методы и

рекомендации, применение которых помогает решить указанные задачи. Для

анализа данных и прогнозирования ситуации перспективным является новые

направления – нейросети, генетические алгоритмы, а также различные методы

моделирования (математическое моделирование).

Очень важная задача, которую нельзя недооценивать, - предоставление

результатов анализа. Поскольку информация лучше воспринимается визуально,

то основной упор необходимо сделать на максимально возможную визуализацию

материала. Простейшими способами графического представления информации

являются различные схемы, графики, диаграммы.

Следующим шагом в этом направлении являются Географические

Информационные Системы (ГИС), использующие оцифрованные географические

карты в качестве основы, на которой потом накладываются самые разнообразные

числовые данные и имеется возможность их дальнейшей обработки и анализа

(построение диаграмм, цветное выделение, различные отчеты по выбранным

объектам, областям и т.д.).

Очень интересным и перспективным является использование технологии VRML

(язык моделирования виртуальной реальности), который применяется в ГИС.

Целесообразно также использование звукового сопровождения процесса

предоставления информации (22).

3.2. Обработка документов

Информационные службы используют как новые методы обработки, так и

традиционные методы библиографирования.

Методы библиографирования делятся на две группы:

- аналитические;

- синтетические.

К аналитическим методам относятся:

1) Общий библиографический анализ документа, осуществляемый в целях

выяснения ее основной тематики, формальных и содержательных особенностей,

достоинств и недостатков, целевого и читательского назначения;

2) Библиографическое описание документа;

3) Аннотирование или реферирование;

4) Индексирование и предметизация, т.е. выражение содержания документа с

помощью предметных рубрик или условных знаков какой-то классификации.

Результат последних трех операций в совокупности объединяются в

библиографическую запись, составление которой образует переход от

аналитических методов к синтетическим.

К синтетическим методам библиографирования относятся:

1) Выявление документа как объекта библиографирования в целях их

последующей библиографической обработки, представляющее собой начальный

синтез, фактически предшествующий библиографическому анализу;

2) Отбор документов по заранее заданным критериям;

3) Группировка библиографических записей в библиографическом пособии.

Условность выделения аналитических и синтетических методов

библиографирования состоит в том, что в действительности процессы

библиографического анализа и синтеза диалектически взаимосвязаны и взаимно

обусловлены, они переходят друг в друга и в реальном процессе

библиографирования осуществляются в значительной мере одновременно.

Библиографическое описание – результат анализа первичного документа с

целью идентификации и выявления совокупности необходимых и достаточных

внешних признаков, преимущественно выявляемых по титулу документа без

ознакомления с содержанием текста. Библиографическое описание первичных

документов – самая лаконичная, «отчужденная» от содержания первичных

документов разновидность вторичных документов.

Библиографическое описание позволяет:

- выделить по перечню сведения данного первичного документа и найти его

среди множества других (адресная функция);

- получить предварительное представление об отраслевой принадлежности,

тематике, содержании, целевом и читательском назначении, актуальности,

достоверности и объеме приведенных сведений (функция информирования);

- при достаточно информативном (точном, емком) заглавии выполнять

сигнальную функцию, способствуя подготовке оперативных вторичных

источников информации.

Общие требования и правила библиографического описания, набор элементов, их

последовательность, условные разделительные знаки и выбор

библиографического описания регулирует ГОСТ 7.1-84.

По решению информационных служб в фирмах в ряде случаев используется

краткое библиографическое описание без указания подзаголовочных и

надзаголовочных сведений, сведений об издательстве или издающих

организациях. Но каждый из элементов библиографического описания позволяет

определить основные ценностные свойства документов: актуальность тематики,

новизну документа, степень обобщенности и разработанности проблемы,

соответствие информационному дефициту и т.д.

Даже полное библиографическое описание – самый отчужденный, свернутый

вторичный документ. Единые требования к составлению библиографического

описания обеспечивают единообразие, выполнение которых обязательно и для

традиционного (бумажного) и для компьютерного режимов.

Аннотация – такая форма свертывания, при которой составляется краткая

обобщенная характеристика, отражающая необходимый минимум сведений для

идентификации первичных документов.

В условиях рыночной экономики для предпринимателей составляются

справочные аннотации, различающиеся охватом трех групп рассмотренных

данных: элементы, дополняющие библиографические описания или

расшифровывающие недостаточно информативные заглавия; историко-

библиографические сведения; тематические элементы.

Следует отметить, что в современных фирмах составляются чаще

специализированные, а не общие справочные аннотации. При этом общие –

отражают все основные вопросы, а специализированные справочные аннотации

обычно составляются для специалистов с целью удовлетворения вполне

определенного информационного дефицита. В этом случае из всего текста в

аннотацию включаются только те сведения, которые представляют

непосредственный и наибольший интерес при удовлетворении информационного

дефицита. Но это не значит, что объем специализированных справочных

аннотаций будет меньшим из-за такой конкретизированной выборки, поскольку в

них отражаются все возможные аспекты содержания с подробным освещением

проблем. Такой подход к выбору информации повторно позволит не обращаться к

первичным документам, особенно если они относятся к постановочным,

теоретическим, методическим документам и т.д.

Практический опыт аннотирования в условиях рыночной экономики позволяет

сформулировать общие требования к аннотациям:

- содержание определяется библиографическим описанием, но не повторяет

его заглавия и другие элементы, предполагает выявление структуры

первичных документов и основных аспектов раскрытия содержания;

- аннотацию можно рассматривать как расширенное оглавление (структуру)

первичного документа, позволяющего получить представление о том,

освещен ли данный вопрос, как широко освещен, в сочетании с какими

вопросами, в каких областях дополнительно может быть использован;

- аннотация определяется характером анализируемого материала

(технология, оборудование, материал, свойства, направления

исследований и т.д.)

- аннотация должна быть соразмерна отражению отдельных аспектов по

отношению к их объему в полном тексте и должна передавать смысл

первичного документа своими словами;

- аннотации должны отражать сведения о степени новизны, точно передавать

содержание, грамотно, четко и сжато излагать материал.

Реферирование предполагает подробное ознакомление с текстом первичного

документа с целью идентификации новизны, полноты, полезности содержания,

выявления основных, наиболее важных, принципиальных фактических сведений и

гипотез, теорий, методик, методов.

Самое трудоемкое установить важнейшие факты, поскольку гипотезы,

теории, методики и методы включаются обычно полностью или в очень

обобщенном виде. Факты же должны быть оценены и отобраны для включения в

реферат, тем более, что селективные процессы не только сложны, но и

субъективны. Выбор основных фактов возможен из следующих частей текста:

введения или предисловия; той части текста, где указываются цель и задачи

документа; где излагаются гипотезы и концепции; теории, методики и методы;

где формулируются выводы. Фактические сведения содержатся и в заключении,

рекомендациях и даже предположениях.

Понимание значимости в современных условиях рыночной экономики

рефератов особенно на зарубежные издания, отсутствующие в библиотеках и

других информационных центрах, приносит значительный эффект и прежде всего

при выполнении научно-практических разработках.

Из всех вторичных документов реферат отражает подробное содержание

первичного документа и отличается объемом и степенью обобщения материала

(17).

После экстенсивного развития методологического аппарата в аналитико-

синтетической обработке информации активизировался процесс слияния методов

и приемов анализа в общие технологические цепочки. В результате в начале 90-

х годов разрабатывалась технология информационного мониторинга, способная

объединить разнообразные методы библиографической, статистической и

интеллектуальной обработки документов (данных) об объекте.

Информационная диагностика – технология анализа информации об объекте,

реализуемая с помощью специальных процедур и методов в фиксированном

предметном поле по избранным индикаторам для оценки состояния, тенденций и

перспектив развития объекта.

Диагностироваться может объект любой природы, если он изменчив с течением

времени, а сведения об этих изменениях имеются в документальном потоке.

Главные условия реализации процедур информационной диагностики:

1) Анализируется не сам объект, а известная в обществе информация о нем;

2) Для успешной диагностики должна обеспечиваться определенная полнота

сбора документов (данных) об объекте, границы которого заранее

описываются информационным аналитиком виде упорядоченного перечня

ключевых слов или проблемно-ориентированного рубрикатора, фиксирующего

предметное поле объекта;

3) Диагностические признаки – оценочные индикаторы – могут быть выбраны из

числа признаков объекта – его свойств, качеств, физических параметров.

4) Технологическая цепочка методов и процедур диагностики должна позволять

информационному аналитику осуществлять диагностику незнакомого объекта с

воспроизводимыми результатами оценки объекта.

По хронологическому признаку исследуемого периода в жизни объекта можно

выделить три основных режима диагностики:

- Ретроспективный анализ объекта;

- Оперативная диагностика объекта;

- Мониторинговое наблюдение за объектом.

Ретроспективный анализ предполагает выявление закономерностей развития

объекта за предшествующий период времени. Ориентирован на выявление

«критических» временных точек в развитии объекта. В информационной

диагностике целесообразен обратно хронологический сбор источников

информации об объекте, позволяющий прервать процесс накопления

информационного массива при получении достаточных сведений о нем.

Используя совокупность процедур информационного моделирования объекта (

поиск, отбор, аналитико-синтетическая обработка и систематизация

документов) с заданными критериями подобия на хронологической шкале,

аналитик может варьировать набор конкретных методических процедур с учетом

специфики диагностируемого объекта и его документального шлейфа. В

технологическую цепочку ретроанализа легко вкладываются процессы создания

ретрорубрикатора, хронособытийная и хронолингвистическая шкалы, являющиеся

основным методическим средством диагностики объектов.

Для сложных социальных объектов уместно использовать менее жесткие

приемы формализации данных – типологические ряды, номинативные шкалы.

В зависимости от величины анализируемого периода могут использоваться

методические подходы, существенно различающиеся по стратегии сбора и доле

анализируемой информации:

Равномерный точечный прием предполагает фиксацию индикаторов в определенных

временных точках на шкале – через десятилетие, пятилетие, ежегодно. Для

ретроанализа динамики цен на товары и архива биржевых котировок акций

выбирается ежемесячный, еженедельный, ежедневный и даже почасовой «тик». На

результаты диагностики весьма повлияют «пробелы» – отсутствие информации

об объекте в заданных точках.

Капельный метод целесообразен при диагностике стохастических процессов, а

также при углубленном ретроанализе объекта в критических точках его

развития. Избирательно фиксируется информация об объекте в любом месте

хронологической шкалы, сравнивается с предыдущей «каплей» информации до

относительно стабильного состояния объекта, которое и принимается за

исходное.

Пошаговый метод – длительность «шага» в развитии объекта выявляется

эмпирически в обратной или прямой хронологии анализа информации. В отличие

от предыдущих подходов, он предполагает неравный по времени, но планомерный

по всей шкале ретроанализ объекта.

В результате ретроанализа информационный аналитик имеет в своем

распоряжении материал для выделения этапов развития объекта, их сводной

характеристики, выделения тенденций развития объекта за анализируемый

период времени, а при использовании методов информационного прогнозирования

может вычленять и перспективные направления его дальнейшего существования в

определенных условиях.

Оперативная диагностика – экспресс-анализ состояния объекта в

определенный момент развития. Может реализовываться в любой хронологической

точке, но ориентирован, как правило, на оценку современного состояния

объекта.

Мониторинговый анализ – непрерывное наблюдение за развитием объекта с

определенными временными интервалами в фиксированном информационном поле по

заданным индикаторам. Именно мониторинговый режим предоставляет реальную

возможность информационного прогнозирования объектов (20).

3.3. Экономическая разведка

Среди современных предпринимателей Запада бытует мнение, что,

используя всего 5 основных правил, можно добиться значительных успехов в

бизнесе.

К ним относят:

1.Разведку.

2.Профессионализм в установлении контактов.

3.Квалификацию (которая выявляется, прежде всего, в том, чтобы

тратить время только с нужными людьми).

4.Умение преодолевать препятствия.

5.Умение завершать сделку.

Итак, на первое место ставят разведку.

Тем средством, с помощью которого разведка оказывает влияние на

проведение и разработку политики любой фирмы и обеспечение ее

безопасности, является информация, представляемая своевременно в устной

или письменной форме руководству фирмы.

Какая же нужна руководству фирмы информация? Кто и как должен

ее готовить? Разведка в бизнесе относится к данным об окружающей среде и

конкурентах, анализируемым с целью использовать их в конкретной ситуации.

Ни отдельное лицо, ни организация не могут эффективно

действовать в условиях конкуренции без глубокого понимания этой среды или

не располагая новейшей информацией о том, что в ней происходит. Вид нужной

информации зависит от вида компании (фирмы), ее конкурентной среды и

многих других характеристик самой фирмы и ее окружения.

Потребность в информации варьируется в зависимости от

осуществляемой или планируемой деятельности. Компания может иметь

долгосрочные (стратегические) планы, тактические или краткосрочные, планы

и текущие операции; все они требуют хорошо выверенной информации.

В широкой печати иногда пытались обрисовать деловую разведку о

конкурентах, как «шпионаж». Возможно, до некоторой степени это

действительно так. Однако следует отметить, что сегодня подавляющая масса

деловой информации может быть получена из этичных источников. Список

того, что хотела бы знать о конкуренте деловая фирма, может быть

бесконечным. Примерный перечень требующейся информации может служить

иллюстрацией полезности разведки. Подробности могут меняться от компании к

компании, но есть основные элементы, необходимые для большинства из них.

Информация о рынке:

1.Цены, скидки, условия договоров, спецификации продукта.

2.Объем, история, тенденции и прогноз для данного продукта.

3.Доля на рынке и тенденции ее изменения.

4.Рыночная политика и планы.

5.Отношения с потребителями и репутация.

6.Численность и размещение торговых агентов.

7.Каналы, политика и методы сбыта.

8.Программа рекламы.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5