Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

Оглавление

|Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |3 |

|. . . . . . . . . . | |

|I. Контроль, как функция управления . . . . . . . . . . . . . . . . . .|5 |

|Сущность и содержание функции контроля . . . . . . . . . . |5 |

|1.2. Контроль исполнения документов как разновидность | |

|функции контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |

|. . . . | |

|Принципы организации и контроля исполнения | |

|документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |

|. . . . . . | |

|II. Контроль документооборота, как форма своевременности | |

|исполнения документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |

|. . . | |

|2.1. Формы и методы контроля исполнения . . . . . . . . . . . . . .| |

|2.2. Организация контроля за исполнением документов . . . . . . | |

| Контроль за исполнением поручений по | |

|официальным документам . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |

|Контроль за исполнением постановлений губернатора | |

|Контроль за исполнением входящей корреспонденции | |

|Контроль за исполнением устных и письменных | |

|обращений граждан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |

|. | |

|Повышение эффективности контроля за исполнением | |

|документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |

|. . . . . . . | |

|Пути повышения эффективности контроля за исполнением | |

|документов в аппарате администрации области . . . . . . . . | |

|Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |

|. . . . . . . . . | |

|Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |

|. | |

|Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |

|. . . . . . . . . | |

Введение

Российское государство на протяжении четырех столетий - огромный

сложный период отечественной истории - формировало и совершенствовало

контрольное дело. В державе всегда осознавалась необходимость строго

надзора не только ревизии прихода и расхода государственных средств, защиты

обиженных, но и за деятельностью администрации. Контроль не прерывал своего

существования в годы смут, войн и революционных потрясений.

Сейчас в нашем обществе раздаются голоса, что с ликвидацией

административной системы можно ликвидировать или ослабить также и контроль.

Однако известно, что без контроля, т. е. обратной связи, замыкающей систему

управления в кольцо, невозможно длительное ее функционирование. В условиях

рыночной экономики контроль играет ключевую роль, а уж о слабом контроле не

может быть и речи. Особенно важное значение в настоящее время приобретает

осуществление действенного контроля исполнения в системе документооборота.

Подготовить документ - это только одна из первых стадий руководства.

Проверка же исполнения - центральное звено в организационной деятельности

любого учреждения. Хорошо поставленный контроль исполнения вскрывает не

только недостатки, предупреждает ошибки, но и придает работе

государственного аппарата конкретность и оперативность.

Контроль исполнения документов дает возможность анализировать

управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с

запланированными, своевременно выявлять недостатки, узкие места, нерешенные

проблемы и устранять их, учитывать и обобщать опыт, а главное принимать

меры по совершенствованию управленческих решений.

При проверке исполнения документов можно сделать вывод, как

качественно выполняется намеченное мероприятие. Безусловно, контроль

исполнения - необходимый элемент руководства государством, именно здесь

вскрываются недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются причины,

порождающие негативные явления.

Предметом рассмотрения данной дипломной работы является вопрос

контроля исполнения в системе документооборота.

Целью дипломной работы является анализ выполнения контрольных функций

за организацией документооборота в аппарате администрации Вологодской

области и разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов

контроля.

В задачи работы входит следующее :

1. Рассмотреть сущность, содержание и виды контроля как одной из важнейших

функций управления.

1. Рассмотреть и провести анализ выполнения контрольных функций за

документооборотом в аппарате администрации области.

1. Разработать мероприятия по совершенствованию форм и методов контроля и

провести экономическую оценку их эффективности.

При подготовке дипломной работы использовались следующие методы :

монографический, аналитический, интервьюирования.

Глава I. Контроль, как функция управления

1.1. Сущность и содержание функции контроля

Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает прежде всего

отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает прежде всего

какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в общем,

все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности.

Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых

понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к

неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред

организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано -

означает, упустить из виду основную задачу управления - достижение своих

целей.

Существуют различные подходы к определению понятия «контроль».

Рассмотрим некоторые из них. По мнению авторов книги «Государственная

служба: теория и организация»1 контроль является одной из важных функций

управления, которая позволяет не только выявлять, но и предупреждать

отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.

Контроль, как считает коллектив авторов книги «Общая теория

управления», это проверка качества управленческой деятельности посредством

сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных

результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами

и другими нормативными документами 2 .

Словарь-справочник менеджера дает такое определение контроля:

«Контроль - одна из важных функций управления, призванная обеспечивать

правильную оценку реальной ситуации тем самым создавать предпосылки для

внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных

подразделений, так и всей организации»1 .

В отечественной и зарубежной литературе выделяют и другие аспекты

контроля. В частности, авторы книги «Основы менеджмента» рассматривают

контроль как процесс, обеспечивающий достижение целей органами власти и

управления, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих

проблем раньше, чем они станут необратимыми.2 Толковый словарь русского

языка С. И. Ожегова трактует это понятие так : контроль - проверка, а также

постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.3

Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль являясь одной из

важных функций управления, считается средством решения поставленных задач,

чертой стиля деятельности руководителя.

В системе управления контроль решает несколько задач :

во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить факторы, которые

могут оказать существенное влияние на функционирование и развитие и,

подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать.

во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в

деятельности органа власти нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно

принять меры для их устранения.

в-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы органа власти

за определенный период, эффективности и надежности системы управления 4.

Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу -

решение задач, стоящих перед органами власти, он должен осуществляться в

соответствии с определенными принципами, а именно:

быть всеобъемлющим, то есть держать в поле зрения основные сферы

деятельности органа власти - внешнюю ситуацию и внутренние процессы,

протекающие в ней ;

иметь четкую стратегическую направленность, то есть отражать основные

приоритеты органа власти и поддерживать их ;

соответствовать контролируемому виду деятельности, то есть он должен

объективно измерять и оценивать то, что действительно важно, так как

неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать

критически важную информацию ;

быть гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям ;

быть простым и экономичным.1

Основной процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы ни

была цель его проведения, может быть сведен к трем этапам :

1. Установление норм (стандартов).

1. Измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление

фактических результатов с ожидаемыми).

1. Коррекция отклонения от норм и планов.

Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией

планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки

деятельности объекта управления, которые определяются при планировании.

Стандарты, используемые для контроля отражают в форме плановых заданий,

нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта

управления и его основных областей.

Второй этап состоит в сопоставлении фактически достигнутых

результатов функционирования объекта управления с установленными

стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от

установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и

выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.

На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и

выбирается один из трех вариантов поведения :

ничего не предпринимать ;

устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы ;

пересмотреть стандарты, если это необходимо.1

В реальной действительности выделяются три основных вида

управленческого контроля :

предварительный ;

текущий контроль ;

заключительный контроль.

По форме осуществления все виды контроля схожи, т. к. имеют одну цель

- способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как

можно ближе к требуемым, а различие между ними - только временем

существования.

Предварительный контроль осуществляется фактически до начала работ, в

период подготовки решения и необходим прежде всего для учета человеческих и

финансовых ресурсов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения

работ руководителями подразделений. Контроль не проводится буквально

одновременно с выполнением самой работы, он базируется на измерении

фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной

на достижение целей. Текущий контроль обычно существует в двух формах :

стратегический и оперативный. Текущий стратегический контроль сводится к

сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда,

внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий,

как в целом, так и в структурных подразделениях. Текущий оперативный

контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную

деятельность, то есть соблюдение последовательности операций, норм времени

на их выполнение, качество труда.

Заключительный контроль связан с оценкой выполнения планов и

составлением новых, а также предполагает всесторонний анализ не только

конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и

слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком

поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет

две важные функции :

Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для

планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в

будущем, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать

новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Заключительный контроль способствует мотивации, т.е. руководитель связывает

мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня

результативности.1

2. Контроль исполнения документов, как разновидность

функции контроля

Контроль играет важную роль и в системе делопроизводства. Контроль

исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение

содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов.

Составной частью контроля исполнения является исполнение документов, в

которых отражается многогранная деятельность органов государственной власти

и государственного управления.

Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование

хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов

исполнения контролируемых документов в установленные сроки.1

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов :

контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или

поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть

насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель,

либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением

проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то

дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное

согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные

должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и,

при большом объеме

контрольных документов, специального контрольного подразделения.;

контроль за соответствием документов формам составления и требованиям

ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник,

специальная контрольная служба или технический работник

делопроизводства. Суть этого контроля сводится к проверке правильности

оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов,

наличия всевозможных сопутствующих материалов.

контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего

большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые

регламентируются законами и другими нормативными актами, на основе Единой

государственной системы делопроизводства и инструкции по документационному

обеспечению (делопроизводству) в администрации области.1

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые

сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов,

как 2 :

предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня

поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки -

безотлагательно, но не позднее 15 дней ;

заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со

дня поступления ;

запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального

Собрания РФ - в срок до 20 дней ;

Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении,

либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой

«срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения -

- в 10-дневный срок ;

письма предприятий и учреждений - 30 дней ;

приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ -

согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах

вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей.

Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового

срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10

дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной

проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением

и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с

этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более

полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо,

ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота

касается следующих видов документов 1 :

распорядительные документы высших органов государственной власти :

Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской

Федерации, Правительства Российской Федерации ;

распорядительные документы представительного органа (распорядительные

документы Законодательного собрания области) ;

распорядительные документы органа государственного управления

(постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся :

протоколы совещаний при руководителе органа управления ;

поручения руководителя ;

входящая корреспонденция ;

письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному

исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации

необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных

подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной

цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько

последовательных этапов1 :

постановку документов на контроль ;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей ;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения ;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов ;

регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения

документов ;

снятие исполненных документов с контроля.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений

осуществляют руководители учреждения, руководители структурных

подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за

исполнением документов возлагается, как правило, на сектор контроля

учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов

осуществляет помощник, специалист приемной или другое лицо, ответственное

за работу с документами. Ответственность за организацию контроля

возлагается непосредственно на руководителей структурных

подразделений.

3. Принципы организации и контроля исполнения документов

От систематичности и целенаправленности организации выполнения

документов и контроля их исполнения зависит своевременное и качественное

выполнение решений вышестоящих органов государственной власти, решений

представительного органа территориального образования, а также собственных

решений органа государственного управления. Контроль исполнения

распорядительных документов базируется на общих и организационно-

технических принципах, под которыми понимаются объективные основы, на

которых строится организация и контроль исполнения распорядительных

документов органов государственного и муниципального управления. В них

абстрагированы объективные условия развития государственного и

муниципального управления, а также его закономерности.

К общим принципам, отражающих социально-политическую сторону контроля

Страницы: 1, 2, 3