Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

исполнение поручений Главы государства в Главное контрольное управление

Президента России до истечения первой половины установленного срока. 1

Если поручение не может быть выполнено в установленные сроки,

исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную

просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не

позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока. Справка о

продлении сроков исполнения поручения, подписанная начальником структурного

подразделения, направляется на согласование заместителю губернатора,

установившему эти сроки. Согласованная справка передается через помощника в

сектор контроля, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-

контрольную карточку.

Если поручение выполнено в срок, то справки, информация о выполнении

поручения за подписью заместителя губернатора направляются в сектор

контроля, а затем вместе с оригиналом правительственного

документа передается губернатору для согласования или визы. Причем,

если поручение было дано нескольким исполнителям, то справка по исполнению

должна быть завизирована всеми соисполнителями или содержать ссылку на

согласование с ними ответа. Форма справки представлена в приложении 7.

Если губернатор соглашается с полученной справкой, то поручение по

исполнению правительственного документа считается исполненным, о чем

делается соответствующая запись в электронной регистрационно-контрольной

карточке в базе данных сектора контроля. Поручения по исполнению

правительственного документа, не требующие

непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по

факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены

на доработку или выпуск постановлений губернатора.

Если исполнение поручений по правительственному документу требует

выполнение мероприятий, указанных в документе - подготовке проекта

распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет проект

распорядительного документа губернатора или отчет о выполнении мероприятий

первому заместителю губернатора на согласование. После принятия

губернатором соответствующего распорядительного документа по решению

вопросов, поставленных в правительственном документе или отсылке отчета о

выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля.

Анализируя существующую систему контроля за исполнением

поручений губернатора по правительственным документам, можно отметить, что

2.2.2 Контроль за исполнением постановлений губернатора

В системе документооборота контролю за своевременным исполнением

документов губернатора области (постановлений) уделяется большое внимание.

Схема контроля за исполнением постановлений губернатора представлена на

рис. 2.2. Рассмотрим эту схему подробнее.

Распорядительные документы губернатора, в которых содержатся

контрольные вопросы, то есть конкретные по времени, исполнителям

форме поручения, передаются сектором документирования отдела

документационного обеспечения управления делами в сектор контроля. В

секторе контроля распорядительные документы регистрируются в базе данных

ПЭВМ и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.

|Сектор документирования | |Первые заместители |

|отдела документационного | |губернатора области |

|обеспечения управления | | |

|делами | |Организация исполнения |

| | |резолюций. |

| | |Контроль за сроками исполнения|

| | |исполнением (помощник) |

| | |Подведение итогов исполнения |

| | |документа. |

| | | |

|Сектор по работе с официальными| |Начальники структурных |

|документами отдела | |подразделений |

|документационного обеспечения | |1. Организация исполнения |

|управления делами (сектор | |поручений. |

|контроля) | | |

|1. Постановка на контроль, | | |

|доведение до | | |

|исполнителей. | | |

|2. Контроль за сроками | | |

|исполнения. | | |

|3. Сбор материала об | | |

|исполнении. | | |

| | |Ответственные работники |

| | |структурных подразделений |

| | |(исполнители) |

| | |Работа по исполнению |

| | |резолюций. |

| | |Оформление контрольного дела.|

| Контрольное управления | | |

|департамента государственной | | |

|службы и вопросов местного | | |

|самоуправления | | |

|Постановка на контроль. | | |

|Проверка полноты исполнения | | |

|документа. | | |

|Сбор материала об исполнении. | | |

|Подготовка проекта | | |

|постановления о снятии с | | |

|контроля. | | |

- прохождение документов на исполнение.

- прохождение документов после исполнения.

Рис. 2.2. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора

Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3.

На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки

указывается :

88. вид документа (постановление губернатора) ;

89. орган, издавший документ ;

90. номер документа ;

91. дата издания документа и его регистрационный номер ;

92. краткое содержание документа (чему посвящен документ) ;

93. ответственный исполнитель ;

94. номер пункта контролируемого документа ;

95. краткое содержание задания этого пункта ;

96. срок исполнения ;

97. отметка о снятии с контроля.

На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается

информация о ходе исполнения указанного пункта и заключение о выполнении

контролируемого документа в целом.

Документ с регистрационно-контрольной карточкой одновременно

направляется в приемную заместителя губернатора, на которого возлагается

контроль (о чем делается запись в тексте документа) и в контрольное

управление департамента государственной службы и вопросов местного

самоуправления (далее - контрольное управление).

Заместитель губернатора обязан принять меры для своевременного и

качественного исполнения документа, поэтому он определяет из числа

руководителей или работников курируемых подразделений, ответственного

исполнителя и определяет периодичность анализа и рассмотрения хода

реализации данного документа. Контроль за сроками исполнения указаний

заместителя губернатора осуществляет его помощник. Помощник оформляет

контрольное дело и вместе с документом и поручением заместителя губернатора

направляет его исполнителю, при этом регистрационно-контрольную карточку

оставляет в своей картотеке. Образец контрольного дела представлен в

приложении 4. Исполнитель, получивший контрольное дело в 10-дневный срок

разрабатывает план организационных мероприятий по выполнению документа и

представляет его на утверждение заместителю губернатора, который дал

поручение по контролю.

В плане предусматривается :

последовательность и способы решения поставленных в документе задач ;

сроки исполнения мероприятий ;

ответственные за исполнение этих мероприятий ;

график проверок фактического исполнения.1

Документ подлежит исполнению в указанные в тексте сроки. Если срок

исполнения в тексте не указан, то по согласованию с руководителем, на

которого возложен контроль, устанавливается примерный срок : квартал,

полгода, год - в зависимости от содержания поручения в документе. Если

документ (постановление) содержит ссылку на определенные мероприятия, то

документ исполняется в соответствии со сроком их проведения.

За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока

исполнения документа помощник первого заместителя губернатора предупреждает

исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения срока

исполнитель должен оформить контрольное дело в котором должны быть

документы, свидетельствующие о контрольных действиях :

план организации выполнения документа ;

протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа ;

промежуточные и итоговые справки об их реализации ;

статистические данные ;

материалы вневедомственного и ведомственного контроля ;

статьи из газет и т. д. ;

информация, запрошенная от органов местного самоуправления или других

организаций-исполнителей.

При необходимости продления сроков выполнения документа,

исполнитель представляет в сектор контроля промежуточную информацию, на

имя губернатора, согласованную с заместителем, с мотивированной просьбой о

продлении срока реализации. В промежуточной информации указывается

аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры,

принимаемые для выполнения документа. Решение о продлении срока исполнения

документа принимается губернатором на основании предоставленной информации.

Сектор контроля сообщает в приемную заместителя и исполнителю о принятом

губернатором решении и вносит коррективы в базу данных ПЭВМ, в электронную

регистрационно-контрольную карточку.

Если документ исполнен, то исполнитель оформляет итоговую справку за

подписью руководителя структурного подразделения на имя заместителя

губернатора и вместе с контрольным делом направляется в контрольное

управление на рассмотрение, где проверяется полнота исполнения документа,

вносятся свои замечания и предложения. Документ считается исполнен, если

решены поставленные в нем задачи. Если контрольное управление не имеет

замечаний и предложений, то документ с контрольным делом и итоговой

справкой передается на согласование заместителю губернатора, на которого

возложен контроль. Согласованный документ возвращается в контрольное

управление, при этом помощник заместителя губернатора информирует сектор

контроля о ходе реализации документа, а также вносит коррективы в свою базу

данных ПЭВМ.

Контрольное управление на основании представленных контрольных дел по

согласованию с заместителем губернатора готовит проект постановления о

снятии с контроля.

Анализируя существующую систему контроля за исполнением постановлений

губернатора, можно отметить, что :

в секторе контроля и контрольном управлении осуществляется постоянный

контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора ;

руководство администрации регулярно информируется о ходе выполнения

постановлений и распоряжений ;

установлен контроль за выполнением требований регламента работы

администрации в части, касающейся снятия постановлений, распоряжений

губернатора с контроля и на контрольное управление возложена задача

подготовки заключения обоснованности снятия документа с контроля.

112.

2. Контроль за исполнением входящей корреспонденции

Контроль за исполнением входящей корреспонденции в администрации

области осуществляется в порядке общего делопроизводства в соответствии с

инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением губернатора

от 08.05.98 г. № 373. Схема контроля за исполнением входящей

корреспонденции представлена на рис. 2.3. Рассмотрим эту схему более

подробно.

Все документы, поступившие в администрацию области проходят

соответствующую регистрацию, классифицируются и ставятся на контроль

сектором документооборота отдела документационного обеспечения управления

делами (далее - канцелярия). Контроль за исполнением входящей

корреспонденции выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных

карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в

приложении 5.

В регистрационно-контрольной карточке указывается :

корреспондент ;

содержание письма ;

поручение губернатора или его заместителей ;

ответственный исполнитель ;

срок исполнения ;

отметка о снятии с контроля.

| | | | |

| | | | |

- прохождение документов на исполнение

- прохождение документов после исполнения

Рис. 2.3. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции

На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается

информация о состоянии выполнения документа.

Письма, адресованные губернатору, через его помощника направляются ему

на рассмотрение, а адресованные заместителям - по принадлежности.

Рассмотренные письма с резолюциями губернатора и его заместителей, в

которых указаны поручения и ответственные исполнители возвращаются обратно

в канцелярию, где вносятся коррективы в базу данных ПЭВМ. Резолюция

оформляется на бланке установленной формы. Образец бланка

резолюций представлен в приложении 6.

В соответствии с резолюцией и поручениями, документы с

регистрационно-контрольными карточками направляются ответственным

исполнителям в структурные подразделения. Контроль за сроками исполнения в

структурных подразделениях возлагается на специалистов приемных

руководителей. В случае, если срок исполнения документа не указан в

поручении, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок. Если в

документах, поступивших из других организаций, определена дата или срок

проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с

учетом даты, установленного организацией, направившей документ.

Специалист приемной руководителя за 2-3 дня до истечения

установленного срока делает напоминание, чаще всего, по телефону

исполнителю о приближении срока исполнения. В случаях, если документ не

может быть по объективным причинам исполнен в срок, исполнитель

представляет мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с

указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения

установленного ранее срока1 . Справка о продлении срока исполнения

поручения, подписанная начальником структурного подразделения передается

на согласование заместителю губернатора, установившего эти сроки.

Согласованная справка передается через специалиста приемной руководителя в

канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-

контрольную карточку базы ПЭВМ. Специалист приемной руководителя, в свою

очередь, делает соответствующие отметки в контрольно-регистрационной

карточке документа.

Если поручение исполнено в срок, и о результатах сообщено

заинтересованным организациям и лицам, то документ считается исполненным и

снимается с контроля, при этом на документе проставляется отметка об

исполнении «В дело» и согласовывается с руководителем, давшим поручение.

После исполнения задания, изложенного в письме, специалист приемной делает

запись в регистрационно-контрольной карточке и передает ее вместе с

исполненным документом в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную

регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Регистрационно-контрольная

карточка исполненного документа с отметкой канцелярии передается

обратно специалисту приемной руководителя.

3. Контроль за исполнением устных и письменных

обращений граждан

Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их

законных прав и интересов, регистрируются и ставятся на контроль в отделе

писем и приема граждан администрации области. При решении вопроса о взятии

обращения на контроль учитываются :

цель, которая при этом преследуется ;

значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного) .

Контроль за своевременным и полным рассмотрением вопросов,

поставленных в письмах осуществляется в отделе писем и приема граждан в

соответствии с Законом Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7

декабря 1998 года, Положением об отделе и Порядком работы с письменными и

устными обращениями граждан в администрации области. Контроль за

рассмотрением писем преследует прежде всего следующие цели 1 :

устранение недостатков в работе органов государственного управления ;

оказание помощи автору письма в удовлетворении его законной просьбы или

восстановлении нарушенных прав ;

получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций

;

выяснение принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получении

справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.

Порядок работы с письменными обращениями граждан с момента их

поступления до завершения исполнения отражен в схеме приложения 13.

Контроль за исполнением письменных обращений граждан выполняется

с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец

регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 8.

В регистрационно-контрольной карточке указываются :

126. фамилия, имя, отчество заявителя ;

127. первичное или повторное обращение ;

128. вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ;

129. регистрационный номер и дата получения обращения ;

130. адрес заявителя ;

131. краткое содержание обращения ;

132. поручение губернатора или его заместителей ;

133. ответственный исполнитель ;

134. сроки исполнения ;

135. отметка о снятии с контроля.

Контроль за исполнением письменных обращений граждан осуществляется

губернатором, его заместителями, руководителями структурных подразделений.

Ответственность за организацию контроля за исполнением письменных и устных

обращений граждан возлагается на начальника отдела писем и приема граждан.

Поручения губернатора, его заместителей по реализации обращений

граждан содержат конкретных исполнителей и реальные сроки их исполнения. В

соответствии с резолюцией и поручениями документ через отдел писем и приема

граждан направляется исполнителю.

Если поручение по исполнению обращения дано нескольким исполнителям,

то работу по его рассмотрению организует и контролирует тот исполнитель,

который указан в поручении первым.

Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а

не требующие дополнительного изучения - безотлагательно.

В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не

более чем на один месяц. Исполнитель представляет в отдел писем и приема

граждан промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока

исполнения с указанием причин отсрочки, согласованную с руководителем, на

которого возложен контроль. При этом заявителю должно быть сообщено о

переносе срока исполнения.

За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работник отдела по

письмам и приему граждан напоминает исполнителю о приближении

установленного срока. Подготовленный ответ на обращение за подписью

губернатора или его заместителей передается исполнителем в отдел писем и

приема граждан, где специалисты отдела писем и приема граждан направляют

ответ заявителю, а также вносят соответствующие коррективы в базу данных

ПЭВМ. Письменное обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все

поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель

проинформирован устно или письменно.

Контроль за исполнением устных обращений граждан также осуществляется

руководителями аппарата администрации. Для этого проводятся дни личного

приема. После беседы с пришедшими на прием руководитель, ведущий прием,

принимает одно из решений по обращению1 :

решение об удовлетворении обращения. При этом дается указание в письменной

или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в

определенные сроки необходимых конкретных действий ;

решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы

управления, находящиеся в подчинении данного органа управления. При этом на

обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя,

действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения ;

решение об отклонении обращения, с сообщением заявителю причины отказа со

ссылкой на закон.

Решения по устным обращениям вносятся ведущим прием должностным лицом

в учетно-контрольную карточку обращений и в ПЭВМ. Контроль за сроками

исполнения поручений, данных на личном приеме, осуществляет также отдел

писем и приема граждан.

К сожалению, исполнительская дисциплина в работе с обращениями граждан

пока еще оставляет желать лучшего. К типичным ошибкам на отдельных этапах

работы с обращениями граждан относятся :

аннотация письменного обращения часто не содержит информации обо всех

поставленных в нем вопросах. Выбираются и контролируются одно-два

положения, нередко не самые существенные для заявителя, что влечет за собой

повторное обращение ;

ответ исполнителя зачастую не соответствует содержанию письма или отвечает

ему частично ;

Глава III. Повышение эффективности контроля исполнения документов

3.1. Пути повышения эффективности контроля исполнения документов в

администрации области

Сегодня никого не надо убеждать в том, что ключевым вопросом

продолжает оставаться вопрос повышения действенности и результативности

контроля. Эффективность - вот главный критерий контроля. Одним из важнейших

направлений повышения эффективности контроля исполнения документов является

использование ПЭВМ. В настоящее время в администрации области используется

автоматизированная информационная система контроля исполнения документов, в

результате внедрения которой удалось повысить достоверность результатов и

оперативность контроля исполнения документов. Создание на базе существующих

ПЭВМ локальных и интегрированных вычислительных сетей позволит исключить

бумажные документы, т. е. перейти к безбумажной информатике, вводя и выводя

информацию в ПЭВМ непосредственно, исключая бумажные носители информации

(регистрационные карточки и учетные карточки).

Другим важным направлением повышения эффективности контроля

исполнения документов является контроль и оценка результатов труда

работников аппарата администрации. Такая оценка результатов труда

государственных служащих, включая труд по контролю исполнения документов,

в количественном выражении (коэффициентах или баллах) позволяет

стимулировать работников в выполнении ими должностных обязанностей, в том

числе и по контролю исполнения документов. По результатам работы за

прошедший месяц и с учетом выполнения своих должностных обязанностей

работник аппарата администрации премируется или наоборот за несвоевременное

и некачественное выполнение заданий предусматривается снижение премиальных

выплат.

...............Подготовка специалистов является весьма актуальной

задачей. Неоценимую помощь в специальной подготовке сотрудников могут также

оказать специальные семинары по изучению практики организации контроля

исполнения в системе документооборота.

Заключение

Список использованной литературы

|1. |Закон Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 г.|

| |№ 311-03. |

|2. |Указ Президента Российской Федерации «О мерах по совершенствованию |

| |организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» от|

| |06 ноября 1996 г. // Собрание актов Президента РФ. 1996. № 46. |

| |Ст.5241. |

|3. |Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от|

| |14 апреля 1998 г. № 456-р. |

|4. |Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной|

| |работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора области»|

| |от 22 июня 1998 г. № 496. |

|5. |Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в |

| |администрации области. Вологда, 1998. |

|6. |Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. |

|7. |Государственная система документационного обеспечения управления : |

| |основные положения. М., 1996. |

|8. |Веснин Р. В. Основы менеджмента. М., 1997. |

|9. |Государственная служба : теория и организация. Ростов н/Д, 1995. |

|10. |Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. |

|11. |Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998. |

|12. |Мескон М., Альберт М. и Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993. |

|13. |Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая. |

|14. |Общая теория управления. М., 1994. |

|15. |Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999. |

|16. |Основы делопроизводства в государственном аппарате . / Под ред. Р. Х. |

| |Богатеева. Казань,1989. |

|17. |Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., |

| |1994. |

|18. |Покровский Е. А. Становление контрольной системы. // Президентский |

| |контроль. 1997. № 5. С. 46 - 50. |

|19. |Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. |

| |Ростов н/Д., 1997. |

|20. |Словарь - справочник менеджера. М., 1996. |

|21. |Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., 1998. |

|22. |Управление персоналом : Энциклопедический словарь / Под ред. А. Я. |

| |Кибанова. М., 1998. |

|23. |Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления : В 5 кн. М., |

| |1992. Кн. 4. |

|24. |Хрипун В. Г. Предметно и конкретно. // Президентский контроль. 1998. |

| |№ 7. С. 13 - 20. |

П Р И Л О Ж Е Н И Я

1 - Государственная служба: теория и организация. Ростов-н/Д., 1995. С.145.

2 - Общая теория управления. М., 1994. С. 201.

1 - Словарь-справочник менеджера. М., 1996. С.48.

2 - Мескон М., Альберт М. и Хеддоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993. С.

225.

3 - Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.

С.400.

4 - Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления: В5 кн. М.,

1992. Кн.4. С.14.

1 - Веснин Р.В. Основы менеджмента. М., 1997. С.115.

1 - Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999.С. 251.

1 - Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998. С. 16.

1 - Управление персоналом :Энциклопедический словарь. / Под ред. А. Я.

Кибанова. М., 1998. С. 267.

1 - Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. С. 221.

2 - Государственная система документационного обеспечения: основные

положения. М., 1996. С. 40.

1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.

Ростов н/Д., 1997. С. 284.

1 - Основы делопроизводства в государственном аппарате. / Под ред. Р. Х.

Богатеева. Казань. 1989. С. 94.

1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.

Ростов н / Д., 1997. С. 280.

1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.

Ростов н/Д., 1997. С. 208.

1 - Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и

проверки исполнения

поручений Президента РФ» от 6 ноября 1996 г. // Собрание актов

Президента РФ. 1996. № 46. Ст. 5241.

2 - Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от

14 апреля 1998 г. № 456-р.

1 - Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной

работы по исполнению

постановлений и распоряжений губернатора области» от 22 июня 1998. №

496.

1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 20

1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 17.

1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 14

1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 20.

1 - Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в

администрации области.

Вологда. 1998.

1 - Миронов М. Письма во власть. // Российская газета, 1995, 23 мая.

1 - Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая.

Страницы: 1, 2, 3

МЕНЮ

Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

ИНТЕРЕСНОЕ