Презентация: смысл, назначение, содержание

Презентация: смысл, назначение, содержание

Международная Академия Бизнеса и Банковского Дела

Факультет Управления и Финансов

РЕФЕРАТ

по курсу “Техника самоорганизации”

на тему: “Презентация: смысл, назначение, содержание”

Студента Кудерова Максима

1 курса группы УФ-61

специальности 060400

финансы и кредит

Тольятти 1996

СОДЕРЖАНИЕ

1.

Введение....................................................................

............................................................................

.......................................... 3

2. Обзор литературы по

теме........................................................................

................................................................... 4

2.1 Что такое презентация, ее назначение и

смысл.......................................................................

........... 5

2.2 Подготовка

презентации.................................................................

............................................................................

..7

2.3 Анализ

цели.......................................................................

...........................................................................

........................ 7

2.4 Анализ

аудитории..................................................................

...........................................................................

........... 10

2.5 Планирование речи или

презентации................................................................

...........................................14

2.6 Разработка главной

идеи.....................................................................

......................................................................15

2.7 Распланирование

времени..................................................................

......................................................................15

2.8 Примеры планировки

речи.....................................................................

.................................................................16

2.9 Прогноз

длины....................................................................

.........................................................................

.........................17

2.10 Выбор

стиля....................................................................

.........................................................................

.............................17

2.11 Разработка речи или

презентации.................................................................

...............................................18

2.11.1

Вступление.................................................................

...........................................................................

........................18

2.11.2 Основная

часть......................................................................

...........................................................................

.........19

2.11.3 Заключение (the final

summary)...................................................................

...........................................20

2.11.4 Период задавания и ответов на вопросы (quetion-and-answer

period).............................................................

....................................................................

........................................................21

2.11.5 Использование наглядных методов и материалов (visual

aids)...............................................................

....................................................................

............................................................21

2.12 Мастерство отличной

презентации.................................................................

.............................................27

2.13 Подготовка к успешной

речи.......................................................................

......................................................28

2.14 Успешная

речь.......................................................................

...........................................................................

...............28

2.15 Ответы на

вопросы....................................................................

...........................................................................

........30

3 Мнение автора

реферата....................................................................

..........................................................................33

4.

Заключение..................................................................

............................................................................

.................................32

5. Список использованной

литературы..................................................................

.............................................34

1. ВВЕДЕНИЕ

Главным основанием для написания этого довольно объемного реферата

является выполнение штрафной работы по курсу “Техника самоорганизации” как

одно из получения зачета по курсу.

Соотвтственно целями выполнения этой работы являются:

Выполнение штрафной работы.

Закрепление материала по курсу информационной культуры (“библиотечное

дело”)

Получение навыков написания и оформления рефератов.

Данный реферат содержит довольно подробную информацию о презентации и

особенно ценен тем, что написан с использованием литературы на английском

языке, т.к. на русском языке литература наиболее соответсвующая теме

реферата после долгих посков не была найдена.

2. ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ

Найти литературу на эту довольно простую тему, и тем более написать по

этой литературе реферат больше 30-ти страниц оказалось сложнее, чем я

предполагал. Вся найденная на русском языке литература лишь вскользь

касалась необходимой темы. Были в частности найдены следующие книги:

Брошюра Зеленовой “Культура делового общения”. В главе “Презентация”

длиной в 2 страницы небольшого формата рассматриваются лишь общие понятия

презентации фирмы, а также аспекты делового этикета презентации. Информация

из этой книги в реферат не включена.

Е. Берман. “Маркетинг”. В этой довольно внушительной книге презентация

также указана как один из способов продвижения (promotion) продукта. Также

содержит цели презентации, однако информации опять же крайне не достаточно

(1 страница).

Если посмореть в наиболее близкую к теме книгу Д. Карнеги (по которой

большинство рефератов на эту тему и писалось) “Как вырабатывать уверенность

в себе и влиять на людей, выступая публично”, то она является самой

подходящей из найденных в библиотеках города книг. Однако следует отметить

снова, что описываемые пункты в ней довольно поверхностны.. Книга, даже

судя по её названию, описывает лишь часть презентации, а именно - речь

оратора.

Наиболее подходящая книга - “Business communication today (second

edition)” которая была положена в основу этого реферата. Она содержит

полную подробную информацию о теории презентации.

Именно по последней книге и написан данный реферат.

2.1 ЧТО ТАКОЕ ПРЕЗЕНТАЦИЯ, ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ И СМЫСЛ

“Презентация, от лат. praesentatio -

Представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить

платёж (трассату).

Общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося,

созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы,

организации.”*

Отмечу также, что в большинстве рефератов на данную тему имеет место

ошибка: русское слово “презентация” произошло не от английского

Presentation, а от латинского (см. выше).

Так значение слова “презентация” толкует Современный словарь

иностранных слов (1993). Сразу следует отметить, что данный реферат

описывает назначение, смысл и содержание презентации только во втором

значении этого слова.

Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с

определенными целями.

Презентации бывают следующих видов:

Презентация общественной организации (фирмы, акционерного

общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание

имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного

образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является

частью рекламной кампании организации.

Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание

знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление

потребитей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д.,

достижение предпочтения марке и т.п. Более ясно цели торговой презентации и

презентации фирмы можно понять по таблице 2.1.1

* Современый словарь иностранных слов. М: 1993.

Таблица 2.1.1 Цели презентации товара.

|Вид целей |Цели |

|Информация |Создать знание о марке, новом товаре или услуге на целевом |

| |рынке. |

| |Ознакомить потребителей с новым расписанием работы магазина. |

| |Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на |

| |вопросы. |

|Убеждение |Достичь предпочтения марки, фирмы, товара . |

| |Увеличить посещаемость магазинов. |

| |Достичь приверженности марке. |

|Напоминание |Стабилизировать сбыт. |

|(Поддержание) |Поддерживать приверженность марке, фирме, товару. |

| |Поддерживать узнаваемость марки, фирмы, товара и образа. |

Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование

людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск

заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид

презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке

(см. ниже), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости

осущесвления разработки или воплощения проекта.

Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель -

ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ.

Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил

подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас

под рукой и содержатся в полном порядке.

Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему

виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или

личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц

о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подвержения объекта

презентации критическому анализу и изменению.

Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в

форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями.

2.2 ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Эта часть реферата своей целью имеет передачу знаний о подготовке

качественной презентации высшего уровня. Для этого, в главе описываются

основные шаги по подготовке.

Шаги по подготовке презентации следующие:

1. Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

2. Планирование и развитие вступления, основной части и заключения для

длинной формальной презентации.

3. Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных

материалов.

4. Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка

наглядных материалов.

5. Подготовка к ответам на вопросы из аудитории.

Речи и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в

процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию,

разработать план для презентации своих точек зрения. Но речи и презентации

в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не

ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.

2.3 АНАЛИЗ ЦЕЛИ.

В процессе создания собственной карьеры человек может делать

презентации или произносить речи по разным поводам. Например, если он

работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные

сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек

работает начальником отдела он может презентовать программы учения

персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если

он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству

отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может

объяснять технические характеристики клиенту или говорить на

профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед

собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного

рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего

проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.

Такие презентации и речи могут быть отнесены к разного рода блокам в

зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль

презентации, а также, как показывает данный график, уровень взаимодействия

аудитории с презентующим.

График зависимости взаимодействия аудитории с презентующим в

зависимости от целей последнего (график 1) показывает необходимость и

важность анализа аудитории если целью вашей презентации является

убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других

целях. (см. подробнее в следующей главе)

График 1: Зависимость уровня взаимодействия с аудиторией от целей

презентации.

Уровень

взаимодействия

с аудиторией.

Высокий

Средний Мотивирование Убеждение

и развлечение

Информирование

и анализ

Низкий

Цели презентации

. Мотивирование или развлечение. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то

в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда вы

говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете

несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите как

он помог компании. В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые

рабочие подвиги. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Если

цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно

подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к

вопросам.

. Информирование или анализ. Когда цель вашей речи информирование или

предоставление анализа, то такая презентация предусматривает

взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой

собрание определеной группы людей с целью прослушивания документа. После

прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение

некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в

больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.

. Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие

предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо

принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по

совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с

предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла

яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу

вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутсвующих к нужным для вас

действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным

объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и

превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения

обстоятельств. Необходимо постарать ся к ним подготовиться. Взаимодействие

с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за

ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и

написанный текст, а зорко сдедить за ситуацией и не давать ей выходить из

под контроля.

Зачастую речи и презентации используют несколько из перечисленных

целей одновременно.

2.4 АНАЛИЗ АУДИТОРИИ

Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо

приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается ?

Аудитория - это еще один базовый элемнент вашей презентации и т. к.

именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого

значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо

уделить особое значение.

Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать

характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в

подготовке к речи.

Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие

группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в

группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.

Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели

предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер

аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей

пришедших на презентацию.

Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории.

Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед

презентацией:

1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или

противна вашей точке зрения?

2. Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие

в конкретном дествии?

3. Какой у аудитории уровень понимания, образованность?

4. Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?

5. Знают ли они вас?

6. Уважают ли они вас?

Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для поведения

эффективной презентации.

А теперь несколько слов о том, как проводить анализ аудитории. Анализ

проводится в соответствии с пунктами в таблице 4.2.1

Таблица 2.4.1 : Вопросы для анализа аудитории.

|Основные разделы | Конкретные вопросы по обозначенным темам. |

|вопросов по | |

|характкристике | |

|аудитории | |

|Размер и состав |Спрогнозируйте, сколько человек придет на презентацию |

|аудитории. |Выямните есть ли у них какие-либо политические, |

| |религиозные, профессиональные комплексы или предубеждения. |

| |Проанализируйте соотношение мужчин и женщин, возраст |

| |присутствующих, отношение присутствующих к определенным |

| |социальным и этническим группам, профессиональные аспекты |

| |деятельности присутствующих. |

|Анализ возможной |Проведите анализ, зачем конкретные люди пришли на |

|реакции публики |презентацию. |

| |Определите отношение публики к предмету презентации. |

| |Решите заинтересована ли в нем аудитория или равнодушна. |

| |Отрефлексируйте как аудитория реагировала на презентации |

| |такого рода в прошлом. |

| |Определите какие стороны предмета и в каком свете лучше |

| |показать данной аудитории. |

| |Определите будут ли затруднения в понимании частей вашей |

| |презентации. |

| |Анализируйте настроение публики в момент презентации: будут|

| |ли они уже уставшими после недавно прошедшей презентации, |

| |будут ли они голодны и ожидать скорого обеда и т. д. |

Страницы: 1, 2