Шпаргалка по архивоведению

Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.

В объединенный ведомственный архив дела могут передаваться и через два-три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от их оперативной значимости и других условий. Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.

Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных документов.

28 Источники комплектования государственных архивов документами современной эпохи, критерии их определения

Государственные  органы  и  органы  местного самоуправления

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.включаются   в  списки  источников  комплектования  государственных  и

Современное архивоведение к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности кото­рых образуются документы, имеющие историческое, культурное, науч­ное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке (для ор­ганизаций и предприятий государственной и муниципальной форм соб­ственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собственности)666. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования осущест­вляется на основании критериев: функционально-целевого назначения (вида деятельности) организации или предприятия; масштаба деятельно­сти; вида организации или предприятия; полноты отражения информа­ции о деятельности организации или предприятия нового типа в фондедругих организации 667

Документы организаций и предприятий поступают на государствен­ное хранение в двух формах668: полностью и выборочно. При полном приеме на государственное хранение поступают все ценные документы непосредственно от конкретной организации или предприятия (источни­ков комплектования полного приема). При выборочном приеме на госу­дарственное хранение поступают: все ценные документы от отдельных организаций или предприятий определенного вида (источников комплек­тования группового выборочного приема); часть ценных документов (из числа не повторяющихся в фондах других организаций) от каждой орга­низации или предприятия определенного вида (источников комплекто­вания повидового выборочного приема). Определение форм приема до­кументов от источников комплектования государственных архивов осу­ществляется на основе комплексного применения вышеназванных кри­териев с учетом двух факторов669: организации хранения документов АФ РФ в соответствии с существующей сетью государственных архивов; ко­личественным представительством организаций или предприятий в зоне комплектования архива и степени однородности (равноценности) ин­формации, содержащейся в их документах.

долговременное практическое значение; во-вторых, выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение.

Задача-установить какие докум несут ценн инф-ю и перед в госарх

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел

б) при регистрации поступающих в учреждение документов

в) при направлении документа в дело

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством

Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

самоуправления и организаций;

     при  поступлении  в  архив  в исключительных случаях документов в

неупорядоченном состоянии;

     в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

     По  результатам  экспертизы ценности документов, сроки временного

хранения  которых  истекли, в том числе документов по личному составу,

архив   составляет  акт  о  выделении  к  уничтожению  документов,  не

подлежащих  хранению  и  в установленном порядке

вносит изменения в учетные документы архива.

     В  результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив

в  неупорядоченном  состоянии,  архив составляет описи дел, документов

постоянного  хранения,  описи  дел  временного  (свыше  10  лет) срока

хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению.

      Подлежащие   уничтожению   архивные   документы   передаются   на

переработку  (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Единство методологии архивоведения и других наук обусловлено наличием единой методологической основы (универсальные, общенауч­ные методы), единством научного языка и категориального аппарата раз­личных наук. Архивоведение активно использует в своих исследованиях исторический, источниковедческий методы (подходы), системный, ин­формационный, функциональный методы, методы статистики, социоло­гии, методы экспертных оценок, номинальный подход, моделирование, идеализацию, методы классификации, аксиоматический метод

Принц экспертизы:

1)Историзма. Позвол рассм докум как продукт опред эпохи

2) всесторонности. Рассматр докум с разл аспектов. Необх изуч все факт влияющ на оценку докум

3) комплексности. Докум оценив в совок с другими(кажд не столь знач как в компл)

С уцетом этих принц разраб сист критериев ценности докум

Критерий – признаки на основ котор опред ценность докум-та.

Критерии: универсальные –главные и специальные – вспомогательн

Они перечисл в правил госарх.При отборе на пост хран опред:

1) значимость учря,лица, деят котор образ докум

2) знач содержания

3) время и место созд

4) юрид сила докум

5)подлинность и копийность док

6) дублентность/повторяемость док

7) поглащенность содержания докум

8) физич состояние док

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

32 Система и организ-я деят-ти докум-ов и их роль при опред. Гос и ведомствслужб

33 Система действующих перечней документов и их роль при определении ценности и отборе докум для хран и уничт

Современное архивоведение имеет многолетний опыт разработки и применения перечней документов — систематизированных списков документов организаций, содержащих нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госу­дарственное хранение обязателен714.

Перечни документов являются одним из основных средств отбора до­кументов на государственное хранение, позволяющим объективно, науч­но-обоснованно и всесторонне давать оценку как отдельных документов, так и их комплексов, поскольку в перечнях в концентрированном виде учтены существующие информационные связи между документами715.

Перечни являются основным и необходимым средством комплекто­вания государственных архивов и экспертизы ценности документов, обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хра­нения и облегчают отбор документов в государственные архивы, огра­ничивают архивиста от односторонней, субъективной оценки значения документов, служат средством унификации в учреждениях, организаци­ях, предприятиях сроков хранения документов, одинаковых по назначе­нию и виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы до­кументов в целом716. Существующие перечни документов строятся в со­ответствии с системно-функциональным принципом.

Оценка документации на основе перечней документов осуществляет­ся поэтапно: в делопроизводстве, ведомственных и государственных архи­вах717. В процессе образования документов устанавливаются сроки их хране­ния. Предварительная оценка документов на первом этапе (в делопроизвод­стве) предполагает детальное изучение документирования управленческих функций и установление по перечням сроков хранения документов, уточ­няемых затем в процессе формирования дел в структурных подразделениях.

На втором этапе осуществляется отбор документов для передачи в государственный архив на основании анализа всей совокупности доку­ментов с применением системы перечней. Сроки хранения документов в статьях перечня определяются с целью оценки и правильного формиро­вания документов на основании критериев экспертизы ценности.

Третий этап экспертизы — окончательный отбор документов на по­стоянное хранение. Важную роль на этом этапе играет проведение отбора документов с повторяющейся информацией. При проведении отбора доку­ментов с повторяющейся информацией необходимо учитывать: наличие общих закономерностей образования управленческих документов с повто­ряющейся информацией и специфических закономерностей, характерных для конкретной отраслевой системы; специфику работы с документами в конкретном учреждении и отраслевой системе в целом718. Отбор докумен­тов с повторяющейся информацией в перечнях находит отражение как в разных сроках хранения подлинника (дублета), так и в системе примеча­ний, указывающих, в составе каких фондов документы подлежат отбору.

34 Учет документов как составная часть по обеспечению их сохранности.

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и их учет". Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .

Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.

35 Учет документов в государственных и ведомственных архивах

Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением

или возлагается на специально выделенного работника.

В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет. Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы, динамичности. Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Основными учетными документами в государственном архиве являются: книга учета поступлений книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования список фондов (+список фондов, содержащих особо ценные дела) лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда); архивная опись(+опись особо ценных дел) опись страхового фонда инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации. На каждый фонд заводится дело фонда. Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива. Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи).

36 Обеспечение сохранности документов АФ РФ

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве. Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.). Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых) от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений. Противопожарный режим в здании(ях), где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 - 19 град. C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.

В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 град.C) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

уникальных документов - ежегодно;

особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);

аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

Страницы: 1, 2, 3, 4