Организация Public Relations

временные трудности, гораздо разумнее воспользоваться услугами

консультантов, которые помогут с ними справиться. В качестве другого

примера можно привести ситуацию, когда необходимо провести операцию,

выходящую за рамки служебных обязанностей отдела. Например, работу в

парламенте или организацию специальной демонстрации для прессы, требующую

особых навыков и знаний.

Организация отдела общественных отношений

Бессмысленно пытаться описать „типичный" отдел общественных отношений,

являющийся структурным подразделением организации, хотя прослеживаются

некоторые общие черты, не зависящие от различий в размерах отделов и

характере их деятельности (многие из приводимых ниже черт присущи и

организационной структуре самостоятельных консультативных агентств).

Первое условие — это организационная структура, позволяющая с

максимальной эффективностью использовать имеющийся штат и возможности.

Необходимо широко применять средства оргтехники — магнитофоны,

копировальные устройства, телефакс, телекс. Основная часть расходов отдела

ПР идет на зарплату сотрудникам, и необходимо создать все условия для их

производительной работы.

Гибкость — другой важный момент. Крайне непрактично разбивать небольшой

отдел на изолированные части. Нужно добиться такой взаимозаменяемости, при

которой ни один из проектов не будет прерван или отложен из-за чьей-то

болезни или отпуска.

Нельзя терпеть негодных работников, потому что из-за их плохой работы

пострадает весь отдел. Темп работы обычно достаточно высок, и времени на

проверку выполнения распоряжений и указаний не остается, поэтому абсолютная

надежность приобретает первостепенное значение. Более того, в отличие от

других профессий, в ПР редко удается заниматься каким-то одним делом,

поэтому требуются работники с гибкой, устойчивой психикой.

Личность руководителя отдела неизбежно оказывает воздействие на

сотрудников, а поскольку общественные отношения чрезвычайно сильно зависят

от личности, трудно предположить, что найдутся два отдела, работающих

одинаково, даже если их структуры сходны. Единственным универсальным

критерием может служить только эффективность работы.

Многим специалистам посчастливилось создавать отделы ПР в организациях,

где раньше ничего подобного не существовало.

В этом случае открывается прекрасная возможность пустить дело в

правильном направлении, но первейшей задачей является обучение других

сотрудников организации, чтобы они поняли назначение отдела ПР и то, как он

сочетается с другими подразделениями, в частности с отделом кадров и

отделом социальных вопросов, с отделом труда и рекламы.

Одной из опасностей может стать желание переправлять в отдел ПР все

вопросы и заявки, не вписывающиеся в проблематику других отделов, или таких

вопросов, решение которых не сулит ощутимых результатов. Руководитель

отдела должен быть готов дать отпор попыткам превратить его отдел в свалку

заведомо невыигрышных дел, а в случае необходимости должен быть готов и

обратиться к высшему руководству.

Сотрудники отдела должны уметь выполнять любые поручения, но крупный

отдел желательно разбить на несколько секторов. Гибкость в этом случае

можно поддерживать, следя за тем, чтобы сотрудники не задерживались подолгу

в одном секторе, а менялись, скажем, каждые полгода. Одним из секторов

будет, конечно же, сектор прессы. Другие секторы могут заниматься

публикациями, включая учет и отчетность; пропагандой, включая кино- и

видеофильмы, выставки и витрины; задачей сектора общих проблем будет

создание образа фирмы, поддержание отношений с окружающим населением,

контакты, сбор информации и т.д. Там, где позволяют масштабы, во главе

каждого сектора должен стоять руководитель, ответственный перед главой

отдела, который, в свою очередь, обязан проявлять самый пристальный интерес

к делам каждого сектора, но не вмешиваться без необходимости в повседневную

работу. Важно пробудить в сотрудниках чувство ответственности, предоставив

им право подписызать их часть переписки и полную свободу действий в

разумных пределах. Когда организация занимает одно здание или, по крайней

.мере, сосредоточена в одном городе, отдел ПР размещается там же, где и

руководство организации. Но это не подходит, если штаб-квартира организации

находится не в столице. Это особенно неудобно для отношений со средствами

массовой информации. Это проблема, которую до сих пор не удается решить.

Другая, также нерешенная проблема, заключается в том, как организовать

службу ПР для группы компаний или для компании, имеющей множество различных

производств и филиалов. Наилучшим выходом в таком случае является, видимо,

создание штаб-квартиры ПР и пресс-центра в крупном центре с развитыми

средствами связи и сети отделений ПР на всех крупных производствах и в

филиалах. Каким бы способом ни решалась эта проблема, руководству отдела ПР

придется много разъезжать, а значит, терять время, но другого выхода в

такой ситуации просто нет. Иногда по серьезным вопросам можно проводить

„телефонное совещание".

В составленни годовой сметы нет необходимости, как это делается при

заключении контракта с консультативным агентством, но большинство крупных

организаций ведут строгий учет всех своих расходов и выделяют определенные

суммы каждому своему подразделению. В такую смету закладывается фонд

заработной платы, арендные и другие накладные расходы и оплата услуг, а

также реальные расходы. Иногда делаются сравнения работы собственных

отделов ПР с консультативными агентствами на основе только реальных

издержек без учета накладных расходов. Объективное сравнение покажет, что

различия в затратах невелики. Если на содержание постоянного отдела ПР есть

возможность выделить лишь незначительную сумму, имеет смысл обратиться к

консультативному агентству, а не создавать собственный отдел.

Методы осуществления ПР

Методы осуществления программы ПР не зависят от того, пользуется ли

организация услугами консультантов со стороны, имеет ли она внутреннюю

службу или сочетает оба эти варианта.

Основные принципы ПР постоянны, хотя способы осуществления ПР в

значительной степени зависят от области интересов организации. Сегодня

существует общепринятая практика ПР, которой следуют в разных странах.

Теория и философия ПР при этом остаются неизменными в то время, как

практика ПР зависит от местных условий — экономических, культурных и

религиозных.

Этика отношений с прессой

Один из первых описанных кризисов в отношениях с общественностью

произошел в 1906 году. Айви Ледбеттеру Ли было поручено помочь компании

„Антрацит Коул Роудз энд Майи" предотвратить назревавшую забастовку.

Молодой Айви Ли разослал редакторам городских газет свою историческую

„Декларацию о принципах” и сделал первое заявление для печати. Вот что он

писал:

„Это не секретное пресс-бюро. Вся наша работа делается в открытую. Наша

цель — давать новости. Но это и не рекламное агентство. Если вы считаете,

что какой-нибудь из наших материалов больше подошел бы для вашего

рекламного отдела, не пользуйтесь им. Наши материалы точны. По любому из

освещаемых вопросов можно получить дополнительную информацию, мы с радостью

поможем любому редактору лично проверить достоверность любого из упомянутых

фактов. По первому требованию любой редактор сможет получить исчерпывающие

сведения о тех, от чьего имени распространяется статья. Словом, наша цель

заключается в том, чтобы откровенно и открыто, от имени деловых кругов и

общественных .институтов предоставлять прессе и общественности США

своевременную и точную информацию по вопросам, представляющим для

общественности ценность и интерес. Корпорации и общественные институты

распространяют большое количество материалов, в которых теряется элемент

новизны. Но несмотря на это для общественности так же важно получить эту

информацию, как и для самих учреждений распространить ее. Я распространяю

только те материалы, достоверность которых я сам бы с радостью помог

проверить любому.”

Это заявление ознаменовало революцию в отношениях между деловыми кругами

и общественностью. Пренебрежительное отношение к общественности, которое

ранее бытовало повсеместно, стало вытесняться желанием информировать

общественность.

Отношения со средствами массовой информации или прессой, пожалуй,

являются важнейшей составной частью отношений с общественностью, но только

частью, и очень важно это иметь в виду. К сожалению, отношения с

общественностью (public relations) и отношения с прессой (press relations)

часто обозначаются одной и той же аббревиатурой PR, иногда .это вносит

путаницу. В США такой проблемы не существует, поскольку там чаще

используется термин “отношения со средствами массовой информации“ (mass

media reiations).

Двусторонняя связь

Отношения со средствами массовой информации по сути своей являются

двусторонними. Они являются связующим звеном между организацией и прессой,

радио и телевидением. С одной стороны, организация предоставляет информацию

и по просьбе средств массовой информации материальную базу, с другой

стороны, она также предпринимает шаги для выпуска комментариев и

информационных сообщений. Взаимное доверие и уважение между организацией и

средствами массовой информации являются необходимым залогом хороших

отношений.

Даже в век радио и телевидения общественное мнение в основном

формируется под воздействием того, что люди читают в центральной, местной и

отраслевой печати. Необходимо с уважением относиться к честному имени и

традиционной свободе печати, свободе, которая в значительной степени

определяет значимость прессы. Но все это не мешает прибегать к

сотрудничеству с прессой в рамках решения задач связи с общественностью.

Основа отношений со средствами массовой информации

Свои отношения со средствами массовой информации лучше всего постоянно

строить на доверительных началах. Следует сообщать прессе как можно больше,

даже сведения копфиденциального характера, а затем оговаривать, какие

моменты нельзя публиковать и почему.

Целесообразно культивировать взвешенное отношение к комментариям в

прессе. Популярные издания обычно предпочитают сенсационные сообщения

сообщениям о запланированных событиях, какое бы значение последние ни имели

для процветания страны, области или района. Однако можно найти много

способов обратить на себя внимание печати, если разобраться в потребностях

газет и других периодических изданий.

Все газеты готовы помещать чисто информационные материалы, даже если они

по-разному к ним относятся из-за различий в редакционной политике и

читательских привязанностях. Пресса всегда приветствует любую статью или

заметку, содержащую элемент новости, лишь бы этот материал был достоверным

и своевременным.

Сегодня, однако, печать в основном публикует статьи и очерки, которые

дают фоновую информацию к новостям, или же статьи и очерки на злобу дня или

общего характера. Здесь и открываются широкие возможности сотрудничества с

журналистами в выдвижении на передний план какого-нибудь конкретного

интереса. Им нужен постоянный приток идей и тем, на которых они могли бы

построить свои журналистские произведения, и, как правило, они бывают

только рады получить какое-нибудь конструктивное предложение. Может

показаться, что такая ситуация открывает возможность для оказания давления

на печать, даже для подкупа, но на самом деле случаи факты коррупции редки,

ведь необдуманный подход зачастую может погубить все дело.

Постепенно между представителями прессы и специалистами по ПР

складываются отношения, основанные на профессиональной этике. Пресса

начинает осознавать значение контактов с организациями: используя эти

контакты, можно быстро получить достоверную информацию. Компетентные

специалисты в области ПР, в свою очередь, высоко оценивают роль

представителей прессы в предоставлении общественности взвешенной информации

и понимают проблемы, связанные с целесообразностью тех или иных публикаций

и ограниченностью места на страницах печати. Еще одна важная деталь

заключается в том,что пресса признает роль специалистов по ПР в разъяснении

руководителям компаний и предприятий, насколько важно быть честным и

открытым.

Ответственный за связь с прессой

Считается, что ответственные за связь с прессой часто затрудняют

написание статей и информации и что практика заявлений для печати

отрицательно сказывается на журналистском мастерстве. Обязанность

ответственного за связь с прессой состоит в том, чтобы оказывать прессе

содействие, и если он создает прессе преграды, значит, он не справляется со

своей работой. На каждого ответственного за связь с прессой, который мешает

прессе работать, приходятся сотни таких, которые готовы днем и ночью

оказать прессе неоценимые услуги. Заявления для печати — полезная форма

предоставления информации прессе. Однако журналисты не должны использовать

их текст дословно; если они так поступают, они сами виноваты.

Пресс-центр — это не руководящий орган, он существует для оказания

содействия прессе. Размеры и структура его должны зависеть от объема

возможных потребностей в его услугах, но он должен быть достаточно большим,

чтобы легко справляться с обычной текучкой и быть в состоянии справиться с

критическими ситуациями, которые время от времени могут возникать.

Необходимо предусмотреть возможность ответа на запросы центральных газет,

поступающие в ночное время. Надо учитывать два необходимых условиях в

отношениях с прессой: скорость и точность. Если репортер задает вопрос по

телефону, значит, он хочет получить ответ на него как можно скорее. Если

такой возможности нет, надо ему так и сказать, и желательно указать другой

источник информации. Если редактор просит фотографии, надо сообщить,

имеются ли они в наличии, или когда он их сможет получить. Каковы бы ни

были правила предоставления информации или фотографий, соблюдаться они

должны пунктуально. Если представителям печати приходится по нескольку раз

звонить и спрашивать об обещанной информации, это действует им на нервы.

Само собой разумеется, информация должна быть точной, тем не менее

желательно заблаговременно предусмотреть возможные причины неточностей,

чтобы избежать ошибок. Продиктованные по телефону имена и цифры могут быть

неправильно расслышаны, и надо обратить на это особое внимание, чтобы

обеспечить четкость их передачи. Некоторые репортеры все равно могут

неправильно понять цифры, несмотря на все усилия, но надо сделать все

возможное, чтобы свести эту вероятность к минимуму.

Два очень важных фактора в отношениях с прессой — это выбор подходящего

момента и нужной аудитории: подобрать удачный психологический момент для

опубликования сообщения и постараться, чтобы оно дошло до нужного читателя.

Связь с прессой — дело ответственное. В больших организациях нежелательно,

чтобы ответственный за связь с прессой совмещал свои обязанности с какой-

нибудь другой работой.

С существующей практикой подбора ответственных за связь с прессой из

числа журналистов согласны далеко не все. Как минимум, один редактор

центральной газеты публично выразил свое нежелание видеть бывших коллег на

этом посту. С его точки зрения, обязанность ответственного за связь с

прессой — поставлять новости, а журналиста — писать материалы. Он отверг

практику передачи уже готовых к публикации статей, поскольку, по его

мнению, это является вмешательством в деятельность специалиста, который

должен собрать как можно больше фактов и сам прокомментировать их.

Ответственный за связь с прессой нужен прежде всего для того, чтобы

своевременно уделять внимание нуждам прессы. Если же он настолько занят,

что до него трудно бывает дозвониться, то зачем он вообще нужен? Слишком

часто бывает легче переговорить с директором, чем дозвониться до

ответственного за связь с прессой! Такие ситуации возникают, как правило,

когда за связь с прессой отвечает сам начальник отдела ПР.

Некоторые ответственные за связь с прессой прекрасно себя чувствуют,

будучи в полной уверенности, что они оказывают прессе превосходные услуги.

Может быть, они и правы, но чаще всего они ошибаются. Лучше всего спросить

самих представителей прессы, довольны ли они услугами, которые им

оказываются, или у них есть какие-нибудь предложения. Ответы на такой

запрос могли бы многое прояснить.

Для того, чтобы наладить удовлетворительное сотрудничество с

журналистами, необходимо понять, как они работают, каков их образ мыслей.

Ответственному за связь с прессой не обязательно самому иметь личный опыт

журналистской работы, однако если у него его нет, ему следует посетить одну-

две газетных редакции и ознакомиться с условиями работы там. Необходимо

ежедневно читать как можно больше различных газет, полезно также пробовать

писать статьи и очерки для приобретения определенного опыта. важно

поддерживать регулярные контакты с журналистами, высылая им бэкграунды, а

не только обращаться, когда возникнет какая-нибудь сенсация. Нелишним будет

напомнить, что постоянное поддержание дружественных отношений со средствами

массовой информации принесет хорошие дивиденды.

Необходимо также, чтобы ответственный за связь с прессой полностью

понимал задачи и цели корпорации или организации, которую он представляет,

чтобы он мог составить и выполнять план выпуска заявлений для печати и

очерков, а это, в свою очередь, будет способствовать успешному выполнению

данным учреждением всей программы ПР.

Если в силу своей специфики организация может быть каким-то образом

причастна к обстоятельствам катастроф или чрезвычайных ситуаций, то

необходимо разработать процедуру действий в таких обстоятельствах. Пресса

должна знать имя человека, который при этом будет официально представлять

организацию, каналы связи с ним. В случае чрезвычайного происшествия

информация в кратчайшие сроки и в наиболее полном виде должна быть

предоставлена журналистам, поскольку они являются непосредственным

связующим звеном с общественностью.

Радио и телевидение

В наше время бурными темпами развиваются различные электронные средства.

Это обусловлено последними достижениями в области фотографии, компьютерной

и электронной техники и спутниковой связи.

В результате появились всемирные системы прямого вещания, информация

стала доступной в любой точке земного шара, произошла техническая революция

в области принимающих устройств. Все это приводит к изменениям в способах

получения информации.,

Быстро меняющаяся техника оказывает огромное воздействие на

информационные средства. Вот некоторые примеры этого воздействия:

1. Усиление специализации всех средств массовой информации.

Журналы, газеты, радиостанции и телевизионные студии начинают понимать,

что для того, чтобы продолжать существовать, они должны ориентироваться не

на широкую публику, а на отдельные группы людей, объединенных общими

интересами.

Многие станции сузили свою направленность, чтобы обеспечить себе

надежную поддержку со стороны определенной группы населения.

2. Неизбежное сопротивление, с которым сталкиваются перемены.

Изменения в технике оказывают огромное экономическое воздействие на

печатные и электронные средства массовой информации. Невиданные доселе

возможности выбора предлагает телезрителям кабельное телевидение. Передачи

по каналам спутниковой связи расширяют возможности телевидения и

телевизионный рынок, поскольку телестудии и компании кабельного телевидения

теперь не ограпичепы в выборе аудитории.

3. Необходимость специализации и специальной подготовки.

В области информации человек уже не может быть универсальным

специалистом. Специалист по ПР особенно четко должен осознавать потребность

в специальной подготовке сотрудников, работающих с различными средствами

массовой информации

ПОЛОЖЕНИЕ С ПР-БИЗНЕСОМ В РОССИИ.

На данный момент в России сложилась достаточно парадоксальная ситуация в

области public relations, обусловленная мизерным возрастом рыночных

отношений и компаний, участвующих в них, а так же ускоренными темпами

вхождения в рынок и, как следствием, непропорциональностью развития и

“цивилизованности” различных секторов рынка.

Ситуация такова, что, говоря о ПР в России, следует говорить о развитии

этой деятельности только в двух секторах российского рынка: банковском и

компьютерном. В силу различных причин именно эти два сектора подошли в

своем развитии к моменту, когда руководство фирм осознает необходимость

проведения целенаправленной и постоянной деятельности в сфере ПР.

При этом рынок ПР в этих секторах еще только зарождается, что порождает

множество ошибок и недочетов в деятельности ПР-менеджеров, в том числе и

те, которые упоминались выше. Известно, например, что в некоторых случаях

функции ПР-менеджера совмещены с функциями менеджера по маркетингу, чуть ли

не у каждой компании — своя модель ПР, и поэтому, представителям прессы

зачастую бывает трудно понять, кто же тот самый «правильный человек», с

которым стоит поддерживать контакты. Зачастую в компании «пиаром» начинает

заниматься человек, которому... просто нечем больше заняться. В итоге он

берется за это дело с тем же уровнем ответственности, с каким было принято

решение о его назначении. Такой сотрудник может одновременно заниматься

рекламой, организацией выставок и всем прочим, так или иначе относимым к

ПР. И сколько бы обязанностей ни свалилось на него, результаты компании в

итоге практически не изменятся.

Российский рынок меньше, меньше на нем и активных персон, а в результате

присутствует некий элемент тусовочности. ПР-менеджер, например, знет, что

господин Иванов работает в таком-то издании, с ним надо общаться

определенным образом и использовать один подход, а вот с Петровым из

другого издания все немного иначе. В такой ситуации заниматься

стратегическим ПР довольно странно — все равно что из пушки по воробьям

палить.

В России «главным ПР-менеджером» в любой компании является ее

руководитель, именно он определяет стратегию, характер, лицо компании на

рынке, решает, какой она должна быть в глазах общественности, а в

зависимости от его взглядов формируется группа, которая занимается ПР и

маркетингом. Очень многие руководители ставят на первый план не

стратегические, а тактические цели — и в этом смысле большинство

определений ПР вряд ли имеет к российскому рынку серьезное отношение. Нет

также в России ни четких моделей, ни действительно хорошо и ясно

разработанных программ.

Еще одной особенностью этих секторов российского рынка является

доминирование на них закрытых обществ. По этой причине в ближайшее время не

будет настоящего анализа ПР-кампаний. Пройдет еще лет20— 30. прежде чем

открытую информацию можно будет проанализировать. Ведь ПР—это политика, а

кто согласится открыто обсуждать свою стратегию на рынке?

Очень большая проблема для российскких компаний – “доморощенность”

собственных ПР-кадров. Подготовкой специалистов в этой области почти никто

не занимается. МГИМО и факультет журналистики МГУ готовят специалистов в

ПР, но их готовят в первую очередь как журналистов, а не как сотрудников ПР-

службы компании или специализированного агентства. Их готовят «вообще», а

не в бизнес, тем более в компьютерный или банковский бизнес. В результате

приходят молодые люди с огромным желанием сделать фирму известной, сделать

так, чтобы ее любили. А как этого добиться – не знают.

Однако, не смотря на молодость и ошибки рынка ПР, за последние два-три

года виден достаточно серьезный прогресс в этой области. Сегодня уже

существует такое важное явление, заметное на рынке, как перераспределение

маркетинговых бюджетов в сторону ПР. С этим соглашаются сейчас многие

фирмы, причем чем более высокотехнологичной оказывается их продукция, тем

выше роль ПР. Это, а также появление все большего числа специалистов по ПР,

увеличение количества правильно и толково проведенных пресс-конференций,

позволяет сделать вывод, что ПР-рынок в России появился и активно набирает

обороты.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.

1. Д. Викторов “Пиарова победа”

2. С. Блэк “Паблик рилейшнс -- что это такое?”

3. Материалы круглого стола руководителей ПР-отделов ведущих российских

компаний и независимых экспертов, проводимой журналом “ИнфоБизнес”.

4. СОДЕРЖАНИЕ:

ЧТО ТАКОЕ PUBLIC RELATIONS.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПР_____________________________________________________ 2

ЦЕЛЬ И СОСТАВЛЯЮЩИЕ ПР __________________________________________ 3

ТЕОРИЯ ОБЩЕНИЯ И ФИЛОСОФИЯ ПР __________________________________ 5

ОРГАНИЗАЦИЯ ПР НА ПРЕДПРИЯТИЯХ.

ПРОБЛЕМЫ И ИХ РЕШЕНИЕ____________________________________________ 10

ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СВЯЗЕЙ С ШИРОКОЙ ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ __14

ПОЛОЖЕНИЕ С ПР-БИЗНЕСОМ В РОССИИ_______________________________ 23

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ_____________________________ 25

Страницы: 1, 2, 3