Организация управления предприятием

предопределяет преимущественно умственный, творческий характер

управленческого труда, в котором постановка целей, разработка способов и

приемов их достижения, а также организация совместной деятельности

составляют главный смысл и содержание труда людей, относимых к

управленческому персоналу. У них особый предмет труда - информация,

преобразуя которую руководитель принимает решение, необходимое для

изменения состояния управляемого объекта. Поэтому в качестве орудий труда

работников управления - менеджеров - выступают, прежде всего, средства

работы с информацией, а результат труда менеджеров оценивается по

достижению поставленных целей.

Менеджмент, как особый вид трудовой деятельности, требует

соответствующей организации труда работников, выполняющих функции

управления на различных уровнях.

3. Элементы эффективной организации труда менеджера.

Под организацией управленческого труда принято понимать порядок,

правила служебного поведения в аппарате управления, нацеленные на

выполнение текущих и перспективных плановых заданий должностными лицами,

специалистами и техническим персоналом в соответствии с действующими

должностными инструкциями и положениями о структурных подразделениях.

Это определение вытекает из значения слова «организация» (в переводе с

латинского - упорядочение чего-либо в сфере практической деятельности).

Содержание труда руководителя основывается на управлении

производственно-хозяйственной деятельностью предприятия и коллективом. В

процессе осуществления управленческой деятельности, руководителю приходится

систематически участвовать в решении задач, которые выполняют его

подчиненные, постоянно общаться с людьми, получать от них и передавать им

управленческую информацию, решать задачи, вытекающие из его личных,

служебных обязанностей как руководителя предприятия.

Содержание труда руководителя предприятия включает создание

организационно-технических и социально-экономических условий для

эффективного труда работников, занятых в технологическом процессе,

планирование и организация личной работы, организацию работы с подчиненными

и многое другое.

Определяя формы участия в решении задач производственно-хозяйственной

деятельности, руководитель должен распределить свое рабочее время на

решение текущих и перспективных задач, рационально разделить функции между

работниками аппарата, делегировать им обязанности и полномочия и определить

формы своего участия в выполнении функций аппарата управления. От

правильного распределения времени на решение текущих и перспективных задач

зависит степень реального воздействия руководителя на производственный

процесс и эффективность его труда.

Элементы эффективной организации труда менеджера включают:

1. Планирование и распределение рабочего времени.

2. Размещение и оснащение рабочего места. Создание комфортных условий

труда и отдыха.

3. Рациональное использование технических средств.

4. Применение научно-технической, экономической, оперативно-

производственной информации и коммуникации.

1. Планирование и распределение рабочего времени.

Планирование призвано обеспечить рациональное использование времени.

«Чем лучше мы распределяем свое время, тем лучше мы сможем использовать его

в своих личных и профессиональных интересах».

Чтобы составить план расхода времени, важно всегда иметь представление

о предстоящих делах. Разделить их на долго", средне- и краткосрочные

задачи. Установить их приоритетность и действовать в соответствии с ним.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения

поставленных целей дает чувство уверенности и представления о наиболее

целесообразной очередности дел.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

> долгосрочные цели 3-5 лет;

> среднесрочные цели 1-3 года;

> текущие цели 1 неделя-3 месяца.

Схема планирования времени, (рис. №1) представлена, как закрытая

система, в которой, отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами

планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне и

краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние, в конце

концов, воплощаются в планы дня.

Планируя работу на день, менеджеру необходимо определить:

1. Кому и какие поручения дать (с указанием срока исполнения).

2. Список лиц, с которыми необходимо переговорить.

3. Где побывать, что обсудить или проконтролировать (например,

выполнение срочных и ответственных заданий).

4. Время для бесед с членами своего коллектива, для участия в

собраниях, заседаниях.

|Приспособление |План Жизни |

|Приспособление |Планы на несколько лет вперед |

|Годовой Итог |Годовой План |

| |

|Подразделяется на |

|Квартальные итоги|Месячные итоги |Недельные итоги |Дневные итоги |

|Квартальные планы|Месячные планы |Недельные планы |Дневные планы |

Рис. 1 Система планирования времени.

Оперативные гибкие планы можно использовать и для учета затрат

времени, и для регистрации их выполнения. Целесообразно отводить время для

подготовки к следующему дню (запись и анализ событий дня, подведение

итогов, объема контроля, планирование на следующий день). Утром уточнять

вопросы, намеченные с вечера и доводить их до членов коллектива.

Рекомендуется использовать форму плана, в которой фиксируются плановые

задания и фактическое их выполнение, а также изменения в ходе выполнения.

В качестве инструмента планирования и управления своим временем в

повседневной практике следует применять наиболее эффективное средство -

дневник времени. Дневник времени представляет собой личную рабочую

картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря

рациональному подразделению, должна быть удобной своей наглядностью.

Дневник времени является одновременно настольным календарем, личным

дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов,

картотекой идей и инструментом контроля.

Планируя личную работу, руководитель обеспечивает нормальный ритм

работы аппарата управления, позволяет выделить время для творческой

деятельности, изучения и обобщения передового опыта, повышения

квалификации.

Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах, как

достижение целей, выигрыш во времени, обозримость установленных

приоритетов, сроков, резервов времени, повышения эффективности.

Делегирования дел и уменьшения стресса.

Необходимо перепроверять свои планы и изменять их, если окажется, что

они невыполнимы, или поставленные цели не могут быть достигнуты к

указанному сроку.

2. Размещение и оснащение рабочего места. Создание комфортных условий

труда и отдыха.

Условия, в которых работает человек, очень важны для его

физиологического и психологического состояния, определяют уровень его

трудоспособности. Поэтому планированию и размещению оборудования на рабочем

месте уделяется особое внимание.

Шепель в своей книге «Управление и психология» обращает внимание:

«Рабочее место - это не просто стул и стол, его место расположения.

Это статус, его авторитет, его значимость для коллектива, это характер

человека, это зона его деятельности и зона его не прикосновения». Рабочее

место - это первичная единица организации труда. Это зона действия

менеджера, оснащенная необходимыми техническими средствами. Рациональная

организация рабочего места и создание наилучших условий труда для менеджера

включают следующий комплекс основных проблем:

1. Планировать рабочее помещение необходимо на основе изучения и

анализа технологии выполнения основных, наиболее массовых работ и

потоков информации в органах управления.

2. Размещение мебели и оборудования на рабочих местах исходя из

содержания труда. Цель - снижение трудозатрат при выполнении

работы и эффективного использования рабочей площади и

оборудования.

3. Эффективное использование рабочих площадей с учетом требований

рабочего процесса. Эксплуатационных характеристик оборудования и

оптимальных условий труда.

4. Создание необходимых условий труда, которые бы повышали бы

эффективность деятельности менеджера, а также уменьшали

напряженность и утомляемость.

5. Необходимо учитывать, что в помещении не должно находиться то

оборудование, которое не требуется постоянно в процессе работы и,

наоборот, оборудование, необходимое постоянно, в процессе работы

должно располагаться на рабочем месте.

Первым этапом планировки рабочего помещения является его размещение,

как правило, кабинет генерального менеджера должен располагаться на втором

или третьем этаже административного здания. При планировании рабочего

помещения менеджера чаще всего используют кабинетную планировку. Прежде

всего, кабинет должен быть большим, просторным и светлым. Перед кабинетом

менеджера должна располагаться приемная. Наличие секретаря необходимо для

того, чтобы оградить менеджера от незапланированных посетителей и звонков,

а также разгрузить его от постоянно поступающих информации и документации.

Рабочий кабинет менеджера должен иметь смежную комнату отдыха, где можно

снять психологическую усталость и проводить непринужденные беседы с

посетителями. Рядом с кабинетом менеджера должен размещаться зал заседаний,

т.к. по роду своей деятельности ему часто приходится проводить различные

служебные заседания, собрания и аппаратные совещания.

Особенностью труда менеджера является большой удельный вес умственных

операций. Этим в значительной степени определяются требования к организации

и оборудованию рабочего места. Большое влияние на выбор размера площади,

отводимого сотрудникам управления, оказывают характер выполняемой ими

работы, оборудования и специфические условия труда (прием посетителей,

проведение совещаний и т.д.).

Письменный стол и кресло должны быть приспособлены к выполнению

конкретного вида работ. Внешний вид мебели должен быть приятен, и

способствовать благоприятному настроению работника. Большое значение в

организации рабочего места менеджера имеет внутренний порядок его рабочего

стола. Прежде всего, применимо правило: «Каждая вещь должна иметь свое

место». Конструкция стола должна предусматривать ящики, соответствующие по

своему размеру, характеру располагаемого в них материала.

Таким образом, научная организация труда предполагает, что рабочее

место должно быть оборудовано оргтехникой, обеспечивающей выполнение

определенных видов работ с минимальными физическими усилиями со стороны

работника. Рабочее место должно способствовать тому, что все физические и

умственные усилия работника были затрачены на работу.

На повышение производительности труда менеджера благоприятно

сказывается тишина, нормальная температура и влажность воздуха, хорошее

естественное освещение, оснащение современной оргтехникой. Вычислительной

техникой. При отсутствии этих условий работник большую часть своего времени

расходует на приспособление к неблагоприятным условиям труда. Большое

внимание должны уделяться окраске помещения, она должна быть

преимущественно светлых и теплых тонов.

Эстетическим элементом интерьера является озеленение помещений,

создание зон отдыха. Помимо декоративной функции, растение улучшают состав

воздуха, снижают нервное и зрительное утомление. Самочувствие работников

определяется воздействием на него факторов внешней среды: световой режим,

шумовой фон, воздухообмен. Для помещения необходим непрерывный приток

свежего воздуха, т.е. необходимо наличие кондиционеров и калориферов.

Значение организации рабочего места и условий труда менеджера как

факторов, оказывающих непосредственное влияние на эффективность труда,

невозможно переоценить. Исследования отечественных и зарубежных

специалистов показали, что за счет этих факторов, реализуемых с учетом

требований эргономики, психологии, сангигиены и технической эстетики,

производительность труда работников возрастает более чем на 50%.

3. Взаимодействие руководителя и подчиненных.

Организаторская работа руководителя немыслима без контактов с

подчиненными, работниками других подразделений аппарата управления,

обращающимся по тем или иным вопросам. Прием и беседа - прямой контакт с

людьми - богатейший. А зачастую ничем не компенсируемый источник информации

для руководителя. Поэтому не следует томить людей в ожидании приема, а

проявлять должное уважение к посетителю и выслушивать его заинтересованно.

Руководитель постоянно общается с подчиненными и посетителями. Это

позволяет ему получить информацию о работе предприятия и подведомственных

объектов управления. Формами общения являются деловые (служебные)

совещания, индивидуальные и коллективные встречи с работниками на рабочих

местах, прием подчиненных в рабочем кабинете по служебным и личным

вопросам.

Служебные совещания - это одна из форм участия трудящихся в управлении

предприятием. Они также являются эффективной формой обмена информацией и

опытом работы. При подготовке совещания руководитель решает следующие

вопросы:

1. Определяет и формирует повестку дня.

2. Определяет вопросы для обсуждения.

3. Определяет участников совещания.

4. Уведомляет участников совещания о времени и месте проведения.

Важной формой общения руководителя с подчиненными являются прием

посетителей и беседы по самым разнообразным вопросам - от производственных

до чисто личных.

4. Информация и коммуникации в деятельности руководителя.

Информация в менеджменте является формой связи между субъектом и

объектом управления, объективно отражающей их состояние. Для менеджера

предприятия информация является предметом, средством и результатом труда.

Предмет труда - это нормативно-справочная информация. Средства труда -

последовательность переработки информации (проведение расчетов, анализа и

пр.). Результат труда - управленческие решения о необходимости воздействия

на управляемый объект для достижения поставленной цели. Поэтому для

управления предприятием необходимо иметь оперативную и достоверную

информацию.

Использование информации, идущей от исполнителей, коллег на работе,

получаемой на совещаниях, конференциях и беседах, в процессе контроля, во

время командировок, экскурсий, при осмотрах выставок и пр. Предполагает

следующие этапы:

I. Получение и сбор предварительной, текущей и заключительной

информации.

II. Обработка, систематизация, анализ и обобщение информации.

III. Передача информации исполнителям.

Приступая к сбору информации, необходимой для принятия решения,

руководитель сталкивается с двумя трудностями - ее избытком или

недостатком. Руководитель должен выработать четкий подход к общей оценке

материала, определить необходимость фактов и их содержание, сроки их сбора

и обработки, эффективность предполагаемых результатов; установить методы и

приемы классификации материала и т.д.

Наиболее простыми и часто использующимися формами передачи информации

являются:

> переноска, пересылка, перевозка документов;

> получение по телефону, телефаксу, телетайпу, телеграфу и радио;

> использование телекоммуникационных систем.

При сборе информации необходимо использовать такие способы, при

которых может быть обеспечено выполнение следующих условий:

1. Правильность и четкость информации.

2. Своевременность получения.

3. Мобильность.

4. Простота ее сбора и передачи.

5. Экономичность при сборе и передаче.

6. Доступность и применение технических средств.

Сбор предварительной информации необходим для формирования

профессиональной квалификации. Текущая информация - для выполнения

конкретной задачи, ознакомления с инструкциями, приказами, положениями,

планами, графиками, отчетами, для проведения экспериментов, хронометражных

наблюдений. Получение заключительной информации служит основанием для

проведения анализа деятельности предприятия, сравнения работы предыдущего и

текущего периодов, выявления сильных и слабых сторон в деятельности

предприятия. Выполняемая работа предполагает также получение управленческой

информации из книг, монографий, периодики. В результате личных наблюдений,

при посещении рабочих мест и пр.

Помимо сбора информации руководитель обрабатывает, систематизирует и

анализирует ее. Обработка и регистрация информации на современном

предприятии осуществляется с помощью быстродействующих ПЭВМ и периферийной

техники. Процесс переработки информации состоит из следующих операций:

прием первичной информации, контроль правильности оформления входных

документов, подготовка информации к вводу в ЭВМ, сортировка, кодирование

входящей информации, ввод информации в ЭВМ, обработка информации, вывод

информации, выдача информации по принадлежности для управления, хранение

информации для дальнейшего использования.

Процесс обработки информации на ЭВМ осуществляется с помощью

специальных прикладных программ, которые в свою очередь разрабатываются

математиками-программистами. ЭВМ позволяет быстро, четко и надежно

проверять различные предположения, делать правильные умозаключения,

принимать оптимальные решения на основе переработанной информации. Кроме

того, вести учет, классифицировать, периодически проверять ход выполнения

решений, выдавать необходимую информацию в виде сводок и группировок с

указанием сроков по каждому из них, контролировать и т.д.

Выходная информация передается исполнителям для принятия решений.

Внутренняя информация предприятия характеризует различные стороны

промышленно-хозяйственной деятельности. Она носит оперативный характер,

отражает экономические результаты работы предприятия. Передача информации

исполнителям осуществляется в виде приказов, распоряжений, инструкций,

программ, методик и т.д. Важная роль при передаче информации отводится

специальному аппарату при руководителе (секретарь, секретарь-референт и

пр.), который призван осуществлять сбор, регистрацию, сортировку. Анализ и

подготовку информации для принятия решений.

Работа руководителя с информацией предполагает внедрение новейших

технических средств обработки информации, включая известные средства

механизации, регистрационную, копировальную, оптическую и микро

репродукционную технику.

Определяется оптимальное количество и качество принимаемой и

перерабатываемой информации. Работа с информацией характеризуется

количеством инстанций, которые проходит документ в процессе оперативной

работы с ним. А также временем, необходимым для прохождения документа.

Порядок движения получаемой информации на предприятии представлен на

рисунке №2.

|Почта |Секретарь |Менеджер |

|Зам. Менеджера |Начальник Отдела |Машинистка |

| |Исполнитель | |

Рис. 2 Порядок движения информации на предприятии.

Используя, передавая информацию и получая обратный сигнал,

руководитель организует, руководит и мотивирует подчиненных. Передача

информации от субъекта управления объекту происходит при помощи процесса

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5