Бизнес-информация и информационный менеджмент

техническое), то есть фирме нужна специальная служба, которая будет

планировать, оценивать и контролировать приобретение и использование

ИР.

2) Информация выступает в качестве средства решения управленческих

проблем. Информационные массивы должны создаваться и использоваться

для решения конкретных задач. Современные технические средства

позволяют собирать неограниченные информационные массивы. В

результате возникает угроза перенасыщения информационных каналов

изменений и ненужной информацией. Необходим контроль за приобретением

и использованием информации. Контроль должен быть основан на том, что

для принятия управленческого решения необходимо определить количество

информации. Когда расходы на приобретение информации повышают её

полезность, создаётся положение информационного насыщения. Необходимо

обязательное планирование ИП организации. Важно учитывать, что

планирование ИП имеет смысл только тогда, когда охватывает все

необходимые информационные каналы.

3) Информация имеет свой жизненный цикл. Будучи товаром, проходит этапы

от момента создания до передачи на хранение или уничтожение. Вся

информация, независимо от её формы, должна периодически

анализироваться с точки зрения насколько сведения сохранили свою

ценность.

Главная цель системы управления внутрифирменной информацией (СЛУВИ):

создание эффективной системы информационного обеспечения процессов

управления. Основное внимание должно уделяться не вопросам техники и

организации, а вопросам создания информации, которая будет проходить через

систему информационного обеспечения (ИО). Необходимо обеспечить службу

реализацией определённых функций:

. Создание условий, при которых руководство организации получит возможность

принимать более качественные решения. На основе информации меньшего

количества, но лучшего качества.

. Внедрение в процессы производства и использование информации «методов

анализа» на стоимость – результативность.

. Формирование у руководства организации отношения к информации как к

ценному организационному ресурсу. Рекомендуют использовать рекламные

методы, мероприятия по повышению квалификации и т.д.

. СЛУВИ должна внедрить в каждом подразделении практику составления планов

развития ИР.

. Выявление достижений в области информатики и обеспечение их внедрения в

информационную деятельность фирмы.

. Организация демонстрации преимуществ централизованного управления ИР.

Структура службы:

В целях определения рациональной структуры службы и её места в системе

управления американские специалисты провели ряд исследований:

. Организационный статус службы в целом достаточно высок. Чаще всего эти

службы подчиняются высшему руководству в лице президента или вице-

президента фирмы.

. Структура службы определяется набором тех информационных функций,

выполнение которых необходимо для решения задач фирмы.

. Структура зависит также от структуры управления организации в целом.

На начальном плане СЛУВИ включали в себя отделы по обработке текста и

вычислительный центр. В дальнейшем в структуру СЛУВИ стали вводиться: отдел

передачи информации, электронной почты, отдел телефонной и телеграфной

связи, отдел анализа использования информации и т.д. В настоящее время

большое внимание уделяется поиску новых организационных решений, которые

могли бы повысить эффективность службы. Некоторые крупные американские

фирмы вводят специальные группы экспертов-ревизоров. Они должны заниматься

оценкой системы информации, существующей в фирме, оценкой технических

средств, используемых в фирме для обработки и продвижения информации,

анализ кадрового обеспечения системы информационной деятельности фирмы.

Перед СЛУВИ выдвигаются определённые задачи:

1. Служба должна внедрять содержание информации, которая требуется для

удовлетворения потребностей управления всех уровней.

2. Служба должна разработать положения, которые определяют объём, скорость,

качество информации.

3. Служба должна устанавливать последовательности выполнения процедур,

которые связаны с составлением, передачей, обработкой и использованием

информации.

4. Выявление наиболее целесообразных организационных форм управления

внутрифирменной информацией с учётом особенностей организации.

5. СЛУВИ должны осуществлять централизованное планирование всей

деятельности по приобретению и использованию, обработке, хранению и выдаче

информации.

6. Установление системы приоритетов в информационном обслуживании

руководителей различного уровня.

7. разработка различных мер, которые способствовали бы повышению её

эффективности.

8. Осуществление мероприятий по обучению и повышению квалификаций

специалистов.

Обработка информации должна рассматриваться как сфера деятельности,

которая способствует улучшению и ускорению решения управленческих задач.

Высоко эффективная система информации может быть создана как при

участии руководителей, так и при участии сотрудников фирмы.

При создании СЛУВИ требуется внедрение новейших технических достижений

в обработке информации.

Огромное значение в повышении эффективности информационного

обеспечения играет руководитель СЛУВИ.

Руководитель должен чётко представлять себе, по каким направлениям

развиваются технические средства обработки информации, знать преимущества

новейших разработок, определить, в какой мере эти достижения целесообразны

и рациональны в условиях данного предприятия.

В организациях должны постоянно совершенствоваться организационные

формы работы самих сотрудников и управленческого аппарата. [16]

Руководитель СЛУВИ должен обеспечить для своего коллектива выполнение

ряда условий:

. Огромное внимание должно быть уделено формированию социально-

психологического климата;

. Руководитель должен обеспечить установку оборудования, которое поможет

более полно обеспечить информационные потребности фирмы;

. Обеспечение подбора квалификационного штата.

Эффективность СЛУВИ о многом зависит от гибкости персонала, от его

готовности к постоянному обновлению, совершенствованию. Особенно актуальна

проблема перевода сотрудников к новым технологиям, к приёмам труда, перевод

сотрудников к использованию более современных средств. Продуктивность

решения проблемы зависит от определённых условий:

. Необходима качественная диагностика персонала с точки зрения того,

насколько целесообразно работать с ним по данному вопросу.

Диагностика предполагает:

> Отсев сотрудников, на обучение которых не стоит тратить ни время, ни

деньги. В основном, это те категории людей, неизменным девизом которых

является: «Не хочу и не буду!», «Всё хочу, но ничего не могу!»

> Должны быть определены оптимальные способы работы.

> Определение критериев эффективности обучения каждого сотрудника

. Необходимо подготовить сотрудников к восприятию новой информации.

Обучение новым информационным технологиям должно быть разведено на два

направления:

1. Развитие новых знаний и навыков;

2. Развитие личностного потенциала.

Второе направление – необходимый процесс перед профильным обучением,

так как оно мотивирует, заинтересовывает сотрудника и позволяет решить ряд

задач профессионального развития.

2.2. Информационная система и информационные технологии как средства

информационного менеджмента

В управленческой практике информационная система или система

информационного обеспечения – это система сбора, хранения, накопления,

поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.

В настоящее время известно два подхода к разработке системы ИО:

1. Функциональный подход.

Каждое подразделение фирмы самостоятельно организует и осуществляет

операции по приобретению и обработке информации. Этот подход строится на

том убеждении, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от

процессов производства и управления. Системы ИО, построенные на основе

этого подхода, называются организационно-функциональными или линейно-

функциональными.

Система имеет свои «минусы»:

. Организационно-функциональные системы приводят к значительному

дублированию информации;

. В проблемных ситуациях, которые требуют оперативного решения, ИС не

проявляет значительной гибкости;

. На управленческие структуры и каналы связи ложится значительная

нагрузка.

. Между функциональными подразделениями отсутствуют горизонтальные связи

и это затрудняет и увеличивает по времени процесс передачи и анализа

информации.

2. Системный подход.

Процессы сбора, обработки и передачи информации обособлены от

процессов производства и управления. Процесс управления делится на работы

творческие и работы технические. Отсюда происходит выделение в особую

группу технических работников аппарата управления.

Выявлены свои «плюсы»:

. Позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче

информации пользователям. В качестве пользователей выступают руководители.

. Возможность многократного использования информации.

Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются

интегрированными. Любая интегрированная система включает три основных

компонента:

1. Банк данных;

2. Подсистема планирования – обеспечивает все управленческие звенья

информацией, которая необходима для корректировки и использования

долгосрочных планов.

3. Подсистема слежения – направлена на то, чтобы обеспечить

управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое

состояние объекта соответствует запланированному.

Информационная система состоит из определённых компонентов:

. Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает

инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей

всех управленческих звеньев и уровней;

. Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности;

. Материальные ресурсы – носители информации, технические средства

сбора, обработки, хранения, передачи информации.

. Каналы циркулирования информации.

Информационная система – человеко-машинная система. Основные её

показатели:

V Данная система характеризуется техническими показателями, по которым

можно судить о её качестве (объём основных массивов информации,

пропускная способность информационных каналов, способность хранения

информации, быстродействие, надёжность);

V Важное значение для обеспечения работы системы имеет человеческий

фактор. Именно человек обеспечивает окончательный выбор. Человек – это

и самый надёжный и самый ненадёжный элемент системы ИО.

Информационные системы могут быть квалифицированы по различным

признакам:

Централизованные (например, интегрированная ИС);

Децентрализованные (организационно-функциональные).

Комплексные (обеспечивают весь спектр информационных действий);

Локальные (обеспечивают отдельные направления информационных

потребностей фирмы).

ИС должны соответствовать ряду требований:

1. достоверность и точность информации;

2. своевременность получения информации;

3. полнота информации;

4. полезность информации.

Эффективная СЛУВИ, в которой используется регламентированная

информация, должны дополняться свободным обменом информации, то есть в

данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное

распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть

дополнены каналом неформальных сообщений (канал распространения слухов). В

деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным,

не всегда является искажённой. Наиболее высокий уровень точности у слухов в

отношении непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный

уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально

окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и

целенаправленно.

. С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам

формальных сообщений;

. Доведение сообщения до заинтересованных лиц гарантировано;

. Распространение информации в виде слухов построено по принципу

обратной связи. Поэтому руководители имеют возможность получить

сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия.

Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому,

руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их

сведения.

Опыт зарубежных специалистов показывает, что при создании СЛУВИ

возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер.

. Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне:

организационном и техническом.

. Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует в том

случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой.

Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует

предъявляемым организации требованиям.

. Отсутствие строго разработанной теории управления ИР приводит к тому,

что

o Руководители организации не всегда адекватно понимают значение

информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб.

o Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить результаты работы

системы ИО фирмы в целом и отдельных подразделений этой системы.

. Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение свободы доступа к

информации. То есть это возможность использования информации,

находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого

подразделения.

o Сотрудники каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают

определённые силы и средства.

o Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники

получения информации, а свобода доступа предполагает и знание

источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются

заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем

состоянии.

o Нарушение сложившейся практики получения информации через

дополнительные источники может привести к тому, что руководство фирмы

лишится возможности получать объективную информацию.

По мнению современных специалистов, избегать перечисленных проблем или

уменьшить их влияние можно в том случае, если СЛУВИ будет создаваться при

участии всех руководителей организации и при их взаимном согласии. [16]

Переходя к рассмотрению технологий информационной деятельности,

определим, что же такое технология.

Технология – это совокупность производственных процессов и операций,

обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.

При организации сбора и регистрации данных по принципу

последовательных решений могут использоваться различные виды информационных

технологий:

1. Сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в

форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для

агрегирования данных;

2. получение сводного документа, использование машиносчитывающего

носителя информации, обработку данных на ПК.

Технология информационной деятельности предполагает использование и

создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.

1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на

основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить

доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится

технологическая документация, научная документация, данные учёта и

финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты

годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели

самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи

первичных данных делят на две группы:

. Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация,

которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её

развития;

. Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления

фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на

основе информации первой группы.

2. Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая

индексация заносится на определённые формы, которые выступают в

качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о

фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая

форма имеет свой перечень статистической информации и перечень

фактологической информации. В форме обозначаются те показатели,

которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал

позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды

бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных,

формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые

используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы.

Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки

текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм.

Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от

времени формы нужно совершенствовать.

3. Формирование БД. Информационные БД включают весь комплекс

статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и

её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При

создании БД должен быть решён ряд вопросов:

. Система хранения и обновления данных;

. Вопрос об основной увязке данных;

. Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД.

Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД

должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями.

Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга

достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень

объективности.

4. Создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие

управленческого решения базируется на оперативной, полной и

достоверной информации. Использование автоматизированной ИС –

необходимое условие. Создание автоматизированной ИС – изменение

методов и принципов работы:

1. Принцип новых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы

управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и

приёмами техники.

2. Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а

также системы её ИО должны рассматриваться совместно и составлять

единую структуру. Создание АИС должно осуществляться параллельно с

изменениями структуры органов управления, принятых должностных

инструкций.

3. Принцип непрерывного подхода.

4. Принцип автоматизации документооборота. При создании АИС

предполагается, что обмен информацией будет между управлениями, ЭВМ и

сотрудниками.

5. Принцип единой информационной базы. В АИС информация накапливается и

обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт

возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные

дублирования информации и возможность разночтения.

Вышеперечисленные факторы активизируют процесс дальнейшего внедрения,

развития и использования современных автоматизированных технологий, а также

способствует повышению эффективности удовлетворения информационных

Страницы: 1, 2, 3, 4