Билеты к экзамену по архивоведению

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в

таком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных

рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из

разрозненных документов или дел разных учреждений. Каждый из этих

комплексов учитывается как фонд и на этом основании является

классификационной единицей. Историческая справка, составляемая в архивных

коллекциях, должна освещать историю создания коллекции:

- составитель;

- время;

- условия создания;

- комплектование.

15. Зарождение и развитие сети исторических архивов в Российской

империи.

Большинство документов ликвидированных учреждений использовались в

работе Сената и коллегий мало, но стали все чаще использоваться учеными для

написания исторических трудов. В связи с этим правительство издало Указ о

создании исторических архивов. Первым из них стал Московский архив коллегии

иностранных дел, хранивший документы бывшего Посольского приказа и

документы по истории царской семьи.

На основе документов бывшего Разрядного приказа был создан Разрядно-

Сенатский архив, хранивший документы по внутренней истории России. В начале

70-х годов XVIII в. были созданы Петербургский и Московский архивы старых

дел, сосредоточившие дела ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и

местных учреждений. В январе 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив,

хранивший документы о помещичьем землевладении.

16. Оформление приема дела на архивное хранение.

Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком,

составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем

учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как

правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела,

заведенные и законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела

постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать

в ведомственный архив сразу по окончании года.

В объединенный ведомственный архив дела могут передаваться и через два-

три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от их

оперативной значимости и других условий.

В архив передаются документы постоянного хранения и временных, но

длительных сроков — свыше десяти лет (значительную часть их составляют

документы по личному составу). Вопрос о сдаче в архив дел временных сроков

хранения (до десяти лет включительно) решается руководителем учреждения с

учетом существующих условий: степени загруженности архива, обеспечения

сохранности документов в структурных подразделениях, частоты обращения к

документам прошлых лет в работе структурных подразделений и т.п. Документы

принимаются после проведения экспертизы ценности, оформления их в

соответствии с правилами, по описям, одобренным ЭК учреждения.

Дела десятилетнего срока хранения могут приниматься по номенклатурам.

Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки на

документы.

Принимая материалы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с

описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации,

заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения

документов к фонду, если в архиве их несколько.

В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и

включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из

сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду.

После утверждения акта об обнаружении в описи в гр. "примечания" делается

запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая

запись. В итоговой записи делаются отметки об ошибках в подсчете дел и

других недостатках учета.

По окончании приема дел заведующий архивом расписывается на трех

экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел

долговременного хранения с указанием количества принятых дел и даты приема.

Вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в

архиве. Если дела временного хранения принимаются по номенклатуре, то

оформление приема-сдачи проводится по аналогии с оформлением дел

долговременного хранения. Но для этих дел не требуется подшивка, нумерация

листов.

Если какие-то дела из сдаваемого комплекса нужны для работы

структурного подразделения, то по окончании приема оформляется акт о выдаче

документов во временное пользование и устанавливается контроль за

своевременным возвращением дел в архив.

Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится также

по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача

вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда,

дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.

Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных

документов.

В государственные архивы передаются документы после истечения сроков

ведомственного хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов в

госархив и, наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный

срок. Это решается госархивом совместно с ведомственным архивом.

Положение об Архивном фонде РФ установило предельные сроки хранения

документов АФ в ведомственных архивах. Эти сроки подтверждены

постановлением Правительства Российской Федерации "О порядке ведомственного

хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г.

№ 191:

15 лет — для документов центральных органов федеральной исполнительной

власти, министерств и ведомств республик в составе РФ, отраслевых академий,

государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и

республиканского (республик в составе РФ) подчинения;

10 лет — для документов органов государственной власти и управления

краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов),

городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных

депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных

учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного

подчинения;

5 лет — для документов учреждений, организаций районного и городского

подчинения;

75 лет — для записей актов гражданского состояния, документов по

личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел;

до утраты практической значимости, но не более 25 лет — для научно-

технической документации;

по окончании копирования, но не свыше 3 лет — для кинодокументов и

фонодокументов, 3 года — для фотоснимков, 5 лет — для магнитных лент и

дисков и других машинно-ориентированных (механографических) документов.

Если перечисленная специальная документация входит в состав управленческой

или научно-технической документации, то она хранится в ведомственном архиве

в течение сроков, предусмотренных для соответствующих организаций (15, 10,

5 и 25 лет).

Передача в госархивы документов с истекшими сроками ведомственного

хранения осуществляется, как правило, ежегодно в соответствии с

утвержденным графиком. Однако от организаций с небольшим ежегодным объемом

документов (до 200 дел постоянного хранения) и организаций, действующих в

пределах установленных сроков созыва (например, выборные органы власти,

народные суды), дела могут приниматься на госхранение один раз в три — пять

лет.

Перед передачей документов в госархив представитель государственной

архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-

гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется

акт, а дефекты устраняются организацией.

Передача проводится в госархиве по утвержденным описям с обязательной

проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по

отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырех

экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра

описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый — возвращается

архиву-сдатчику). При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в

акте приема-передачи документов указываются номера этих дел, а учреждение-

сдатчик представляет в госархив справку о причинах отсутствия и проведенном

розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого

передается сдатчику.

Документы личного происхождения также передаются по описи. Одновременно

с документами передается дело фонда, включающее сведения о владельце,

переписку с ним, его заявление о приеме документов на хранение в архив и

т.д. Оформление передачи проводится аналогичным порядком.

Следует иметь в виду, что иногда госархив принимает не все документы

постоянного хранения, находящиеся в ведомственном архиве. ГАС производит

отбор документов на государственное хранение с учетом материалов,

находящихся в архиве в составе других фондов.

Работы, связанные с подготовкой и передачей документов на госхранение

(упорядочение дел, изготовление страховых копий, отбор регистрационных

карточек на дела постоянного хранения, картонирование, транспортировка и

др.), проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет (Положение о АФ

РФ, п. 17; постановление Правительства России от 03.03.93 № 191, п. 1).

17. Обеспечение сохранности, систематизации, учет и описание

ретроспективной информации в дореволюционной России.

На сундуке 2 замка, 2 ключа, открывание в присутсвии свидетелей для

ограничения доступа кого попало. Сундуки делали из медленногниющего дерева

– ясень, дуб, и оковывали железом. В 1724 году были выпущены правила работы

в архивах, правила постройки соотвествующих зданий и оборудования

помещений. До 19 века документы при поступлении в архив

пересистематизировались, после середины 19 века – начал преобладать принцип

преемственности, т.е. документы складывались так, как они пришли из

делопроизводства.

18. Техническое оснащение и оборудование архива.

В комплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место

отводится вопросам технологии хранения документов. Требования к сохранности

документов в государственных и ведомственных архивах одинаковы. Специальная

документация требует несколько иных условий хранения и других приемов

реставрации и консервации. Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими

пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов

является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их

сохранности. Чаще применяются типовые проекты, разработанные для архивов с

различным объемом документов.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от

читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны:

а) комната для приема поступающих дел

б) комната для пораженных документов

в) рабочие комнаты для сотрудников

г) читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения

д) помещения для обезвреживания документов вентиляцией

е) комнаты для реставрации и переплета документов

Здания госархивов должны располагаться по возможности вдали от

промышленных предприятий, загрязняющих воздух промышленными выбросами, а

также больших водоемов. При отсутствии специальных помещений под архив

отводятся помещения, которые можно приспособить для хранилища. Из числа

таких следует исключить чердачные и подвальные помещения, а также

помещения, имеющие магистральные трубопроводы

Если архив имеет на хранении особо ценные дела, то для них желательно

иметь отдельное хранилище. Двери архива обиваются металлическим листом с

асбестовой прокладкой, имеют прочные замки. На окнах, если их расположение

не исключает доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки.

Отдельно стоящие помещения архива оборудуются архивной сигнализацией.

Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между

рядами стеллажей) — 120 см; проходы между стеллажами — 75-80; расстояние

между стеной и параллельным ей стеллажом — 75; расстояние между стеной и

торцом стеллажей — 45; расстояние от пола до нижней полки — 20, а в

цокольных этажах — 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам

с оконными проемами и отопительной системой.

Стеллажи могут изготавливаться промышленным способом и по заказу

учреждения. Размеры стеллажа: высота — 220-240, ширина одностороннего

стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок — 35-40, расстояние

между полками по высоте — 40 см; при вертикальном хранении ширина

одностороннего стеллажа — 25-30 см; расстояние между полками — 35 см. В

последнем случае могут быть использованы библиотечные стеллажи,

изготавливаемые промышленностью.

Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и

легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки. В рабочей

комнате устанавливается канцелярская мебель, в том числе картотечный и

канцелярский шкафы, а также телефон.

Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых

трубах, осветительная арматура — полу герметическая; распределительные щиты

и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища. Основным

противопожарным оборудованием являются углекислотные огнетушители.

В архиве категорически запрещается: курить, применять

электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные

вещества и хранить пищевые продукты.

20. Цели и организация экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов — определение их ценности в целях отбора

на государственное хранение и установление сроков хранения. В процессе

экспертизы ценности документов решаются две задачи: из ежегодно создаваемой

документации отбираются для вечного хранения ценные документы, а также

документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие

долговременное практическое значение; во-вторых, выделяются к уничтожению

документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты,

отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и

справочное значение.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый

этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел

б) при регистрации поступающих в учреждение документов

в) при направлении документа в дело

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в

ведомственный архив после завершения их делопроизводством

Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное

хранение

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип

историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ

к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает

оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие,

третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК

утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их

функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения

государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-

методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта

в их работе.

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях,

на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций,

учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

22. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда

Российской Федерации.

В каждом архиве имеется научно-справочный аппарат (НСА) для учета,

поиска и использования хранящихся документов. Различные типы и виды НСА

представляют собой систему архивных справочников. Архивный справочник —

информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных

документах производится вручную. Система НСА складывается из комплексов

научно-справочного аппарата всех государственных архивов, а также

межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковых

систем (АИПС) и принятых в практике архивов информационных документов.

В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и

информационно-поисковую функции. К первой группе относятся книга учета

поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй

группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический

путеводитель, краткий справочник по фондам архива(-ов); указатель описей

фонда(-ов); каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры;

тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания;

информационные письма; тематический перечень; архивные справки

(тематического или библиографического характера).

Разработка информационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом

преемственности уже существующих и действующих в аппарате государственного

управления систем научно-технической информации.

Состав системы НСА конкретного госархива определяется составом и

содержанием его документов, интенсивностью и характером их использования.

Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы НСА в каждом

архиве, к разработке НСА каждого фонда.

Система НСА любого архива должна содержать информацию на уровнях: фонд-

дело-документ.

Межархивные справочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда,

но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и

справочник типа путеводителя "Государственные архивы РФ", фондовые каталоги

республик и других регионов и аналогичные справочники — соответственно по

регионам.

Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на

уровнях: фонд-дело-документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск

информации по документам одного архива. Указатель фондов архива

обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда.

Путеводитель по фондам архива содержит характеристики или краткие

сведения о фондах, расположенные в систематизированном порядке; дает

информацию о фонде и служит для ознакомления с составом и содержанием

архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник по фондам архива дает

систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными

данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов),

выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда.

Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране

создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска

необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения

сохранности документов, содержащих информацию.

23. Организация комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами,

соответствующими его профилю. Комплектование государственных архивов

проводится под руководством и контролем Росархива, который решает

принципиальные вопросы по определению видов учреждений, организаций и

предприятий, сдающих документы в госархивы; категорий документов,

пополняющих состав АФ РФ, порядка отбора документов на госхранение.

Методические и практические вопросы, связанные с определением списков

источников комплектования, экспертизой и отбором документов рассматривает

ЦЭПК Росархива.

Комплектование государственных и ведомственных архивов в основном

сходно; оно складывается из определения источников комплектования,

определения состава документов, подлежащих государственному хранению,

приема документов в архив. Работа по комплектованию ведомственного архива

проводится под руководством государственной архивной службы.

Страницы: 1, 2, 3, 4