Билеты к экзамену по архивоведению

Источники комплектования архивов. Источники комплектования — это

организации или лица, передающие документы в государственные или

ведомственные архивы.

На основании Примерных списков местные архивные учреждения

разрабатывают список № 1 учреждений, от которых принимаются документы в

государственные архивы.

По Положению о ГАС России Росархив формирует АФ РФ, т. е. определяет

источники его комплектования — виды учреждений, организаций и предприятий,

документы которых подлежат включению в АФ, а также состав принимаемых от

них документов. Другие архивные учреждения проводят эту работу в пределах

своей компетенции. В связи с чем проекты списков рассматриваются и

одобряются:

российских госархивов и центров хранения документации — ЦЭПК Росархива,

других госархивов — соответствующими органами исполнительной власти по

представлению местных органов управления архивным делом после рассмотрения

на ЭПК.

В настоящее время государственные и негосударственные архивы заключают

договора о сдаче документов последних на госхранение, о порядке их

использования.

Работы, связанные с подготовкой и передачей документов на госхранение

проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет.

24. Организация архивного учета документов, дел и фондов.

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности

документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и их учет".

Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание

оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах

и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет

документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо

ценных документов и создание на них страхового фонда.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает

осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет

документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам

проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и

является основой планирования работы госархива .

Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или

архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в

архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут

учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.)

и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел

постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с

правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-

заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные

документы учитываются по количеству листов.

Государственный учет документов организуется на основе трех принципов:

централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы,

динамичности.

Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом

архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и

вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы

определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы

разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в

зависимости от организации работы по учету.

Основными учетными документами в государственном архиве являются:

книга учета поступлений

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования

список фондов (+список фондов, содержащих особо ценные дела)

лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и

объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного

фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда);

архивная опись(+опись особо ценных дел)

опись страхового фонда

инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в

приложениях к ним материальные ценности

Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на

каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая

отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК

Росархива для обеспечения оперативного поиска той или иной документной

информации.

На каждый фонд заводится дело фонда.

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат

централизованному государственному учету, формой которого является карточка

фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов

ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть

ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого

архива.

Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел

постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись

осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения

самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой

записи).

25. Формирование структуры Архивного фонда Российской Федерации.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории России

архивные фонды, исторически или логически связанные между собой, а также

архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя,

места хранения и формы собственности.

Государственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы,

являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью

субъектов Федерации и муниципальной собственностью.

К федеральной собственности относятся архивные фонды ц архивные

документы федеральных госархивов, архивные фонды и документы,

образовавшиеся и образующиеся в деятельности фе. деральных органов

государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и

других банков, учреждений организаций и предприятий, отнесенных к

федеральной собственности, а также документы, полученные от организаций и

лиц негосударственной части АФ РФ.

Негосударственная часть АФ РФ включает архивные фонды и документы

расположенных на территории России общественных объединений и организаций,

религиозных организаций (с момента отделения церкви от государства) или

частной собственности. В состав Аф РФ эти документы включаются при условии

их значительной ценности и учитываются ГАС по правилам государственного

учета.

Характеристика состава документов АФ РФ выглядит так:

1) группы документов, образовавшихся в деятельности учреждений,

организаций, предприятий, существующих и существовавших на территории,

входившей в состав СССР, — высших, центральных и местных органов

государственной власти и государственного управления, суда, арбитража,

прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других

организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений,

организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других

отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих,

кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного

культа за период до отделения церкви от государства;

2) документы отечественных учреждений, организаций и предприятий,

находящихся или находившихся за границей;

3) национализированные Советским государством документы частных,

сословных и других корпоративных архивов;

4) документы личного происхождения, поступившие в собственность

государства (частные архивы и документальные коллекции советских и

дореволюционных государственных, общественных деятелей, ученых, деятелей

культуры, искусства, новаторов и передовиков производства, коллекционеров,

переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном

основании);

5) поступившие в собственность государства, в том числе из-за рубежа,

документальные памятники истории и культуры (летописи, рукописные книги,

рисунки и т.п.).

Документы, включенные в состав АФ РФ, изъяты из гражданского оборота и

не могут являться объектом купли-продажи и иных сделок, нарушающих право

государственной собственности на них.

26. Порядок составления, оформления и выдачи архивных справок, копий и

выписок из документов:

Наведение справок по запросам организаций и граждан составляет

значительную долю всей работы ведомственного архива по использованию

хранящихся в нем документов, так как в ведомственных архивах сосредоточены

справочные документы по личному составу, которые хранятся длительный

период.

Архивная справка — официальный документ архива, содержащий сведения из

архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов

документов.

Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводящий текст

архивного письменного документа либо изображение архивного графического

документа с указанием их адресов.

Архивная выписка — архивная копия, воспроизводящая часть текста

архивного письменного документа.

Каждый из этих документов может быть изготовлен по запросу какого-либо

учреждения, организации, предприятия или лица.

Работа по наведению справок начинается с просмотра научно-справочного

аппарата. Для выявления материалов по тематическому запросу обращаются к

каталогам — систематическому или предметно-тематическому. При их отсутствии

— к описям фондов тех учреждений и их структурных частей, в которых

согласно их функциям могут быть документы по теме. Изучается

археографическая часть предисловия, так как в ней дается характеристика

содержания документов. При встрече заголовка, содержащего указание на

наличие нужных материалов, записывают номер деяа на листке и продолжают

чтение описи. Выявленные дела внимательно изучаются. Из документов делаются

выписки со ссылкой на листы.

Изложение текста должно быть сжатым, но достаточно ясно освещающим

вопрос. При необходимости приводятся цитаты. Материал излагается в

хронологической последовательности упоминаемых событий. Если справка

составляется на основе нескольких документов, после изложения сведений из

одного документа следует в скобках сделать ссылку на архивный шифр этого

дела и номера листов.

Законченная справка перепечатывается на бланке учреждения,

подписывается руководителем учреждения и заведующим архивом и скрепляется

печатью.

В заявлении должно быть указано, для какой цели требуется справка и

куда она должна быть представлена.

Нередко в личных делах встречаются невостребованные личные документы

граждан. Все эти документы хранятся согласно перечню до востребования, но

не менее 50 лет. И если владельцы этих документов затребуют их, им выдаются

подлинники, а в деле оставляется справка с указанием даты выдачи документа

заявителю. Запрещено выдавать из архива паспорта, воинские, депутатские и

профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать из них выписки или

снимать копии. Сведения об этих документах могут быть сообщены

заинтересованным учреждениям по их запросам или работникам “соответствующх”

ведомств (.

Архивные справки, архивные копии и архивные выписки оформляются по

строго установленной форме. Подписание справочных документов производится

так же, как и тематических справок.

Делопроизводство по выдаче архивных справок может быть сосредоточено в

канцелярии или в архиве. Это зависит от особенностей конкретного

учреждения, но обязательно должно быть отражено в номенклатуре.

27. Развитие организационной структуры государственной архивной службы

России в 1991-2000 гг.

Когда СССР дал дуба, ГАУ СССР было преобразовано в ГАУ РФ. КПСС была

расформирована, и уже в конце 91ого года была создана парламентская

комиссия по передаче в архив дел КПСС и КГБ (КГБ было поделено на отдельные

ведомства). Прибалтика и Грузия стащили часть документов себе. Встал

вопрос, что делать с документами тех республик, которых раньше не было

(Казахстан). Порешили оставить там, где они есть. Был создан архив КПСС, с

документами с конца 19 века по 1953 годы. Но была проблема – часть

документов была секретная и не было нормального НСА. В каждой области были

архивы парткомов – их преобразовали в государственные. После ликвидации КГБ

решили открыть его документы, но оказалось, что там очень много все еще

ценной инфы, про шпионов, про пограничников ( – и открывашка заглохла.

Организации-преемника у КГБ не было – некому было снять гриф секретности. (

Решили снимать по времени. Часть государственных архивов поменяло статус, в

свзяи с тем, что некоторые российские аривы дублировали союзные. Итого, к

2001 году было 14 федеральных, 108 областных и более 1000 районных и

городских государственных архивов.

28. Методическое обеспечение и организация работы экспертных комиссий.

Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе Ценности

документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные

Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при

определении сроков хра-вения конкретных категорий дел и документов, т.е.

указанные в ни сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней

состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующих-ся в

деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на

государственное хранение.

Существуют два вида перечней документов: с указанием сроков хранения и

подлежащих передаче на государственное хранение Перечни документов по

срокам хранения делятся на две группы: перечни типовых документов,

называемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни.

В типовые перечни, как правило, не включаются документы, специфические,

характерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства. На

основании типовых перечней министерства и ведомства разрабатывают

ведомственные перечни, включающие и типовые документы, и документы,

специфические для данной отрасли, т.е. охватывающие всю документацию

учреждений данной отрасли от высшего органа до низовой организации. Сроки

хранения типовых документов соответствуют срокам, указанным в типовых

перечнях (включая отметку ЭПК). Сроки хранения специфических документов,

создаваемых в результате выполнения учреждениями и предприятиями отрасли

специальных отраслевых функций, определяются путем тщательного изучения

состава и содержания этих документов на основе принципов и критериев

экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и

согласования ведомственные перечни утверждаются руководством

соответствующего ведомства и ведущим учреждением государственной архивной

службы.

Перечни документов, как всякий справочник, состоят из самого перечня

(статей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный

справочный аппарат обычно состоит из указаний по применению перечня,

указателя видов документов и оглавления, которое является одновременно

схемой классификации статей перечня. Некоторые перечни снабжены

приложениями.

29. Структура и основные функции органов управления архивным делом в

Российской Федерации.

Для осуществления организаторских и контрольных функций по сохранению и

использованию АФ РФ существует государственная архивная служба (ГАС) —

субординационно построенная и функционально разграниченная система органов

управления архивным делом, подведомственных им архивов и специализированных

научно-исследовательских организаций. Она состоит из системы органов

управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов.

Государственное управление архивным делом осуществляется Президентом

Российской Федерации и Правительством России. В республиках, краях,

областях, являющихся субъектами Федерации, ц других территориальных

образованиях управление архивным дедом осуществляется администрацией,

которой предоставлено право самостоятельно создавать органы управления

архивным делом.

Однако принимаемые региональными администрациями акты должны

соответствовать Основам законодательства Российской Федерации об Архивном

Фонде Российской Федерации и архивах. В случае расхождения этих актов с

названными Основами законодательства действуют нормы последних.

Контроль за соблюдением законодательства об Архивном Фонде РФ и архивах

осуществляется органами власти и прокуратурой.

Ведомственный контроль за соблюдением законодательства поручен

соответствующим административным и муниципальным органам и Государственной

архивной службе.

Непосредственное ведение архивного дела на территории Российской

Федерации возлагается на Государственную архивную службу России (Росархив)

— центральный орган исполнительной власти в области архивного дела и на ее

систему.

На Росархив возложено управление архивным делом в стране, регулирование

его развития на основе достижений научно-технического прогресса. Его

основными задачами в области архивного дела являются: координация

деятельности центральных и местных органов исполнительной власти и

взаимодействие с ними в вопросах развития архивного дела, системы

делопроизводства и создания унифицированных систем документации; контроль

за соблюдением законодательства в области архивного дела в РФ; анализ его

состояния и определение концепций и стратегии его развития; организация

комплектования (формирования), обеспечения сохранности, всестороннего

использования документов АФ РФ; ведение централизованного государственного

учета документов АФ; организация информации о его составе и содержании;

координация научной и методической работы в области архивоведения,

документоведения и археографии; внедрение результатов научных исследований

в практику архивных учреждений; осуществление международных связей в

области архивного дела и делопроизводства.

30. Оптимальные условия архивного хранения документов.

Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных

условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и

световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-

гигиенических требований.

Физико-химическим изменениям подвергаются все составные части

документов: бумага, красители, клей, картон переплетов. Бумага становится

хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага, которая уже

через десять лет желтеет и становится хрупкой.

На состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное

воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость

воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые

солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель,

которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей в сочетании с

повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает

развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными

пятнами, разрушает и иногда полностью уничто

В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким

образом, чтобы документы были освещены минимально. Мерами, препятствующими

старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих

стекол, а при их отсутствии — окраска стекол белилами или применение штор

из плотной темной ткани, раздвижных ставней.

Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно

влияющего на них фактора — пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги,

разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочность бумаги, способствует

увеличению влаги. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством

является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно

эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-

вытяжной вентиляции с системой химических фильтров. Уборку помещения

следует проводить только влажную.

Страницы: 1, 2, 3, 4