Структура организации, влияние на нее законов теории организации

жизненного цикла уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и

эффективно используют ресурсы; перестраиваются, когда перестают отвечать

избранным целям; погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои

задачи.

На стадии создания организации руководитель должен:

. Тщательно изучить потребительский спрос на данную продукцию или услуги

на конкретных рынках;

. Собрать и оценить информацию о деятельности намерениях конкурентов,

сопоставить ее с возможностями, наличными ресурсами и стратегией

компании;

. Взвесить необходимость и целесообразность увеличения потенциала

компании и внесения соответствующих коррективов в ее стратегию;

. Принять необходимые меры по привлечению дополнительных ресурсов за

счет внутренних и внешних источников;

. Рационально организовывать управленческий процесс, включая расстановку

кадров, создание системы ответственности, надежный механизм принятия

решений, систему мотиваций и стимулов;

На стадии роста организации на первый план в деятельности руководителя

выступают:

. Решение социальных проблем коллектива, позволяющие закреплять и

развивать заинтересованность работников;

. Обеспечение баланса между текущей и инновационной перспективной

деятельностью, между повышением качества выпускаемой продукции и услуг

и поиском новых сфер приложения капитала;

. Оптимизация соотношения между централизаций и децентрализацией в

управлении компанией, внедрение прогрессивных структур управления,

информационных технологий и т.п.

На стадии зрелости руководитель организации должен:

. Систематически и в первоочередном порядке следить за поведением

конкурентов и в необходимых случаях вносить изменения в перспективные

планы организации;

. Проанализировать необходимость и возможности технического

перевооружения производства, повышения уровня технологической и

конструкторской подготовки производства;

. Совместно с потребителями определять производственную и научно-

техническую политику организации;

. Создать необходимые условия для поддержания и укрепления

интеллектуального потенциала организации, эффективной работы целевых

команд, использования матричных структур и т.п.

На стадии упадка организации происходит определенная централизация

управления компанией и в этих условиях руководитель:

. Рассматривает возможности экономии всех видов ресурсов и

сосредоточения деятельности компании на направлении, которое сулит

наибольшую отдачу в кратчайшие сроки;

. Изучает возможности слияния с другими компаниями, сужения номенклатуры

производимой продукции, если это позволит сохранить и эффективно

использовать имеющийся потенциал при минимальных потерях;

. Приступает к осуществлению изменений в организации и методах

управления предприятием, в установлении связей с новыми рынками и

поставщиками.

2.1. Законы социальной организации

Специфические законы базируются на эффективном использовании

составляющих из законов в области функционирования компаний и людей. В

рамках компании имеются две группы законов организации: для руководителя и

индивидуума. Законы социальной организации являются составной частью

организации, как системы.

Отношения между компанией, подчиненными и руководителями в большей

части стандартизированы в виде кодексов, правил и норм. Однако многие

нюансы организационных отношений не отражены в нормативных документах либо

в силу их новизны, либо в силу трудности. Соотношение формализованных

коммуникаций и неформальных отношениях руководителя с другими людьми в

организациях должно заранее определяться. Характер служебных отношений в

компаниях определяется инструкциями, уставами, положениями о внутреннем

распорядке, установившимися порядками, подписанными контрактами. Характер

неформальных отношений определяется чувствами людей друг к другу-

симпатиями и антипатиями, общими интересами и потребностями,

договоренностями и традициями.

Руководители большинства компаний в основном заботятся о

формализованной стороне отношений, считая, что этого достаточно для

достижения организационного порядка. Однако неформальные отношения

работников вносят некоторые изменения в спроектированный организационный

порядок, ослабляя или усиливая его. Поэтому неформальные отношения также

должны быть объектом управления через профсоюзные. Женские и молодежные

организации. гармония формальных и неформальных отношений дает возможность

наилучшим образом реализовать потребности и интересы людей, что очень

выгодно для компании.

Совокупность законов социальной организации можно представить следующим

образом:

[pic]

Рис. 2. Система законов социальной организации

Законы организации компаний

Законы своеобразия: «Для каждой компании существует наилучшая и только

ей присущая структура производства и управления». Любая компания имеет

некоторые особенности использования технологического оборудования,

профессионализма и личностных качеств персонала, порядков традиций

отношений между работниками. Эти особенности в совокупности определяют

компанию как маленькое общество, которое имеет свою историю, культуру,

технологическую философию и персоналию. Для осуществления их гармонического

взаимодействия и служит единственная, наиболее подходящая к ним

организационная структура управления производства.

Закон социальной гармонии: «Для каждой компании развитие социальной

сферы увеличивает производительность труда работников, как за счет

повышения эмоционального уровня работника (улучшается качество продукции),

так и за счет активизации его трудовой деятельности (повышается

производительность труда)».

В социальную сферу деятельности компании входит выполнение функции

социального развития коллектива. В отличие от технологических, функция

социального развития коллектива играет большую объединяющую роль. Обычно

управленческие и технологические функции компании ограничиваются рамками

отдела, цеха и других формальных структур, а функция социального развития

охватывает весь коллектив. Это позволяет улучшить общение работников разных

подразделений, что часто приводит к появлению новых технологических идей,

полезных для компании.

Законы организации людей

Закон оптимальной загрузки: «Для каждого человека существует

оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются

его способности и возможности».

В компаниях трудятся люди с разным образованием, опытом, здоровьем и

темпераментом. Время качество выполняемых работ зависит как от их объема и

сложности, так и от личностных особенностей человека. Очень большой объем

работы может сразу напугать работника и вместо мобилизирующего фактора

выступит тормозящий. Сковывающий дальнейшую деятельность человека. Малый

объем работы расхолаживает человека и заставляет его искать другие виды

деятельности, что не всегда идет на пользу компании и самому человеку. Для

каждого работника можно найти область эффективной деятельности:

. с помощью различных методов тестирования

. по результатам - за счет использования методики «мелких шагов». Эта

методика заключается в том, что для каждого работника руководитель

выбирает ориентировочный объем работы, который тот может выполнить в

течение недели. Если работник уверенно справился с заданием, то

руководитель увеличивает объем задания на 10%, если не справился, то

задание уменьшается на 10%. Такой прием повторяется многократно до

достижения наилучших результатов.

Закон эффективного восприятия и запоминания информации: «Процессы

восприятия и запоминания информации человеком реализуются наиболее

эффективно, если они приближены к процессу его мышления».

Особенности мышления человека проявляются в двух типах: образности или

алгоритмичности. Образное мышление- это представление каких-либо событий в

виде изобразительных, ярких, а возможно и одушевленных эквивалентах.

Алгоритмическое мышление основано на логике представления и развития

реальных событий. Каждый человек обладает преимущественно тем или другим

типом мышления. Во всех случаях используется система индивидуальной

«прочной памяти». В теории управленческих мышлений существует две группы

методов разработки управленческих решений- образные и логические. К

образным относятся эвристический, сценариев и дерева решений, а к

логическим - аналитический, статистический, экспертный и теоретико-игровой.

Таким образом, руководитель должен индивидуально подходить к каждому

работнику и советовать ему использовать соответствующую методику для

запоминания информации и разработке решений.

Закон эффективного осмысления: «Эффективное осмысление нового возможно

при наличии у человека большого объема знаний или информации по данной

тематике».

Руководитель, желающий развития своей компании, не должен жалеть

средств на повышение квалификации своих наиболее перспективных сотрудников,

так как знания и информация всегда дают наибольшую отдачу.

Закон установки: «Любой человек воспринимает наиболее полно ту

информацию, на которую он настроился, к которой он приготовился».

Избирательность в информационном поле характерна для человека. Поэтому

руководителю необходимо заранее настраивать работников на соответствующую

информацию, оповещать их о тематике собрания, возможных предложениях и

решениях. Всякая дополнительная информация, не относящаяся к объявленной

области, не воспринимается.

Закон устойчивости информации: «Первая информация о каком-либо событии,

поступившая человеку, является более устойчивой, чем повторная о том же

событии».

Первая информация о событии обычно не встречает в сознание человека

сопротивления и спокойно запоминается, следующая о том же событии уже

сопоставляется с первой и здесь возможны конфликты. Поэтому руководитель

должен вовремя доводить до подчиненных достоверную информацию о каком-либо

процессе или явлении, чтобы опередить ложную или непроверенную.

Закон доходчивости информации: «Доходчивость сообщения для человека

будет выше при одновременном использовании нескольких форм подачи одной и

той же информации».

Одновременное использование образных и алгоритмических способов подачи

информации позволяет человеку выбрать ту форму подачи, которая

соответствует его типу мышления. Поэтому руководитель должен использовать

различные сочетания форм подачи материала для подчиненных, например, слова,

расчеты, плакаты, образцы.

2.2. Основополагающие законы

Закон синергии

Одним из ведущих общих законов организации является закон синергии,

утверждающий, что для любой организации существует такой набор элементов,

при котором ее потенциал будет всегда либо больше простой суммы

потенциалов, входящих в нее элементов, либо меньше.

Следовательно, руководитель, знаю суть этого закона, должен определить

оптимальный набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный

характер. Причем желаемый деятельный тип организации можно сформировать не

из любого набора элементов. Важно учитывать социокультурные характеристики

индивидов, их трудовую добросовестность, профессионализм, склонность к

инновационным изменениям. Это означает, что именно элементы при

соответствующих условиях способны сформировать потенциал организации.

Однако достаточно трудно заранее определить необходимые ресурсы и условия

их использования для достижения синергии. Это можно делать либо приобретая

собственный опыт в процессе перебора различных ресурсов в деятельности

компании и дальнейшего отслеживания экономического или социального

результата, либо используя опыт успешных компаний.

На практике эффект положительной и отрицательной синергии проявляется

достаточно редко. Это объясняется очень редким сочетанием высочайшего

управленческого профессионализма руководителя и длительного периода удачи.

Оценка синергетического эффекта может идти косвенно – как части

экономической, социальной, организационной, технологической, экологической,

правовой или идеологической эффективности. Прямые методы оценки

синергетического эффекта находятся в стадии разработки. Набор ситуаций, в

какой-то мере характеризующих приближение деятельности компании к

синергетическому эффекту приведен ниже:

. Длительная и качественная работа оборудования без поломок

. Использование замороженных ресурсов, в том числе находящихся в личном

пользовании

. Доверительные отношения между сотрудниками

. Снижение простудных и сердечно-сосудистых заболеваний

. Поддержка коллективной, а не сдельной оплаты труда

. Соотношение разработанных и принятых для внедрения рационализаторских

предложений и изобретений

. Уменьшение объема услуг сторонних организаций

. Рост числа предложений по совершенствованию производства и управления

. Стимулирование интереса работников к повышению профессионального

образования

. Активное приобретение сотрудниками акций своей компании

. Выработка и поддержка традиций организации

. Усиление технологической и организационной дисциплины

. Усиление лояльности к своей организации и непосредственному руководству

. Сокращение количества оперативных совещаний и увеличение количества

стратегических

. Снижение усталости работников

. Устойчивость организации к небольшим внешним возмущающим воздействиям

. Благотворительная деятельность

. Постоянный спрос на продукцию

. Хорошее настроение в коллективе

Руководитель должен стремиться усиливать имеющиеся положительные ситуации

и формировать недостающие.

Для успешной реализации закона синергии необходимо использовать методы

организации и самоорганизации, управления и само управления. Среди них:

«вопросы и ответы», «конференция идей», «метод эвристического

прогнозирования».

Метод «вопросов и ответов» наиболее прост в организационном исполнении.

Его реализация может быть частично формализована с помощью компьютера путем

создания информационной базы вопросов трех уровней:

. Вопросы, на которые есть практические ответы и известны конкретные

результаты- это прошлый опыт

. Вопросы, на которые есть ответы, но мало конкретных результатов или они

не подтверждены независимыми источниками

. Вопросы, которые ставятся по новым проблемам и на них еще нет ответов.

Путем коллективного тренинга по первому и второму уровням вопросов можно

прийти к решению и ряда вопросов третьего уровня.

Перспективным является метод «конференции идей», в основе которого лежит

стимулирование процесса мышления на уровне сознания. Основные принципы

данного метода следующие:

. Число участников в пределах 3-9

. Запрещаются насмешки, критика, в том числе и позитивная

. Для обсуждения формулируются 1-2 зависимые друг от друга задачи

. Продолжительность конференции 30-50 минут

. Ведется запись всех предложений, в том числе и абсурдных

Затем через 1-2 недели специалисты компании анализируют все предложения

более внимательно. Технология данного метода включает следующие этапы:

. Тренировка генерации коллективных идей по заранее заданным проблемам

. Изучение возможностей участников тренинга

. Корректировка состава участников генерации идей

. Генерация участниками идей по новым проблемам

. Обсуждение предложенных идей

Метод «эвристического прогнозирования» основан на обсуждении прогнозных

решений высококвалифицированными специалистами в узких областях техники,

технологии, производства. Каждый специалист, опираясь на свою

компетентность, оценивает предлагаемое решение, а возможно и совершенствует

его. В результате глубокого профессионального анализа каждой стороны

вариантов решений выявляется лучшее, а возможно и формулируется в ходе

обсуждения совершенно новое. Этот метод является плодотворным в случае

отсутствия алгоритмического подхода к выработке наилучшего решения.

Закон самосохранения

Все в мире подчиняется писанным и неписанным законам. Это касается как

естественных организаций, так и искусственных. Организации созданные

человеком называются искусственными. Искусственные организации, так же как

и естественные функционируют в сложных условиях: есть отношения дружеские,

есть враждебные, есть и нейтральные. В деятельности каждой реальной

организации бывали ситуации, когда они по разным причинам оказывались на

грани существования. Одни из них в таких ситуациях были ликвидированы,

другие,- изыскав ресурсы и, преодолев трудности, успешно восстановили свою

репутацию и сейчас доминируют на мировом рынке. Руководитель должен

правильно оценить общее положение в компании и ситуацию, складывающуюся

вокруг компании, чтобы принять решение о ее дальнейшей судьбе.

Теоретической основой для анализа общего состояния организации является

закон самосохранения, согласно которому любая организационная система,

равно как и ее отдельный элемент, стремятся сохранить себя как целое, и

использует для достижения этого весь свой потенциал.

Самосохранение организации зависит от внешней и внутренней среды, от

внешних и внутренних факторов.

Внутренние факторы:

- философия организации,

- принципы ее деятельности,

- уровень квалификации персонала,

- эффективность реализации мотивов и стимулов, потребностей и интересов

работников,

- использование ресурсов и технологии,

- уровень коммуникаций,

- степень сочетания функций и структуры управления,

- качество и уровень реализации маркетинга.

Внешние факторы:

- социальная, демографическая и психологическая обстановка в стране,

- экономическая и политическая ситуация,

- покупательская способность населения,

- состояние развития науки и технологии,

- уровень культуры, в том числе культуры взаимодействия между

организациями.

Внутренние факторы в основном управляемы со стороны руководителя, а

внешние- нет. Профессионально формируя внутренние факторы деятельности

компании, руководитель может существенно повысить созидательный потенциал

организации. Для этого необходимо:

1. Совершенствовать социально-психологический климат в коллективах

2. Добиваться оптимального сочетания структуры и выполняемых функций

3. Развивать инновационную деятельность

4. Постоянно повышать профессионализм персонала

5. Иметь хорошую информационную сеть связи с клиентами, поставщиками и

потребителями

6. Создавать союзы взаимного страхования с аналогичными организациями

7. В уставном капитале организации увеличивать долю ликвидного

имущества

Перечисленный набор дает качественное представление о направление работ

по усилению устойчивости организации к внешним возмущающим воздействиям.

Для реализации закона самосохранения большое значение имеет следование

трем стратегиям поведения фирмы на рынке:

. Достижение лидерства в минимизации издержек производства, в результате

чего фирма может за счет более низких цен на аналогичную продукцию

завоевать большую долю рынка. Фирмы, использующие такой тип стратегии,

должны добиваться хорошей организации производства и снабжения,

высокого уровня профессионализма сотрудников и внедрять передовую

технологию.

. Специализация в производстве продукции. В этом случае фирма должна

осуществлять курс на особо специализированное производство и добиваться

лидерства в избранном виде продукции. Фирмы, предпочитающие этот тип

стратегии, должны иметь маркетологов и дизайнеров высокого класса.

. Концентрация усилий фирмы в выбранном рыночном сегменте. В этом случае

фирма может объединить две первых стратегии- снижение издержек и

высокую специализацию в производстве продукта. Однако для реализации

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5