Информационное обеспечение управления предприятием

т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния производства на

отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами

своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и

внешней. Система внутренней информации - это данные статистического

бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные,

нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней

информации - это данные статистических сборников, периодических и

специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-

правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную

и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой

предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется

на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся

плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере

необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную,

сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов

бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение

в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и

переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о

состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к

первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и

вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований

(отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным

и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом

особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности

сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи

организации технологического процесса и носит производственный характер.

Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий

кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий

по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в

предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является

одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и

повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных

процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства

отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая

информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях,

технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно

пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений,

практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме

высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов,

отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями

управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К

информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений,

оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки

сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее

регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение

и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой,

графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть

технологию информационной деятельности.

2 Технология информационной деятельности

Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в

основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный

процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей технико-технологической базы (с

применением новейших информационных технологий и современных

электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

- организацию производства и сферы распределения информационно-

вычислительных услуг;

- отработку механизма информационного обслуживания и создание

действенной системы управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств

проведения информационной деятельности в процессах управления, а

также создание для этого необходимых материально-технических,

организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в

сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной

организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности,

расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов

их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования

электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень

управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

- создания самих вычислительных машин;

- создания для них программного обеспечения;

- подготовленности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и

накладные расходы:

- значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;

- обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

- заменяет в конторском деле секретарей-машинисток,

делопроизводителей;

- в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых

документов, осуществление бескассовых связей с банками и

финансовыми учреждениями.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды

вычислительной техники:

- ЭВМ крупногабаритные и персональные;

- микропроцессоры;

- средства телекоммуникаций;

- электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со

встроенной микроЭВМ;

- средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения

расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для

обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин

"вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых

с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую,

цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных

промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял

около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть

приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации

осуществлялась с применением технических средств, основанных на

использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини-

ЭВМ чаще всего используются для:

- разработки оперативных планов производства и контроля за их

выполнением;

- контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса

производства;

- расчета заработной платы;

- контроля за поступлением заказов;

- анализа данных о сбыте продукции;

- регистрации поступления платежей;

- ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного

контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество

поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков

применительно к существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для

автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки.

Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все

технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую

внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на

одновременном использовании вычислительной техники и средств

автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации

создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения

пользования ими.

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а

быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении

этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс

статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность

фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также

фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и

тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных

тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые

необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и

перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных

решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также

обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности

проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы

данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с

учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация

о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально

подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор

информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что

позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри

фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер,

резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной

информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода

исследований для решения современных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях

существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и

специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку

программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие -

на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов

персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются

также специалисты государственных учреждений, университетов на основе

конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает

объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации

с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по

обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает

последовательные этапы:

- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

- использование устройств для автоматизированной обработки текстовой

информации и фотонаборных устройств;

- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую

внутрифирменную систему;

- объединение технических средств цифровой и текстовой информации

посредством электронной почты;

- использование всего комплекса технических средств обработки

информации, переход к единой системе обработки всех видов

информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации

принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это

обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями,

параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ.

Составление и редактирование текста может производиться только человеком,

взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры

используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую

деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов

профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а

именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и

хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное

снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной

платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России

начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно

применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда

кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее

время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению

персоналом дает:

- оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и

полных данных о структуре предприятия, позициях штатного

расписания и сотрудниках;

- жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

- настраиваемую систему разработки отчетной документации;

- переход на новые технологии и методы работы;

- улучшение условий труда;

- и гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для

автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного

отделов, обучения персонала на любом предприятии. Что является основой

управленческой деятельности? В первую очередь - это делопроизводство,

охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От

того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность

работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют

такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-

передачи информации, согласованность работы справочно-информационной

службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.

Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

- формирования целостной картины происходящего на предприятии;

- слаженной работы всех подразделений;

- улучшения качества обслуживания клиентов;

- эффективного использования людских, коммуникационных,

инвестиционных и других производственных ресурсов.

Впервые требования к работе с документами были описаны М. М.

Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения делопроизводства в

государственных учреждениях и стал основоположником науки, изучающей

закономерности делопроизводства, - документоведения. Основные принципы и

задачи документооборота до настоящего времени остались практически

неизменными. По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь

достижений науки и техники в делопроизводстве стала использоваться

оргтехника. И, наконец, когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а

переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок,

совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не

обойтись без использования новейших информационных технологий:

- систем в архитектуре клиент-сервер;

- систем сканирования и распознавания текста;

- систем управления базами данных;

- систем поиска документов;

- Internet/Intranet.

3 Пути совершенствования информационной системы

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки

эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно

превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным

крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-

вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления,

что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-

математических методов.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд

требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство,

оперативность, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система

экономической информации независимо от источников поступления должна

соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление

данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая

в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических

явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения

внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому

вся система информационного обеспечения должна постоянно

совершенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании

и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы

документов, их содержание, организация документооборота, появляются

принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду

компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно

требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены

необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих

решений.

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать

исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам

анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные

аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут

оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного

потока, - это единство информации, поступающей из разных источников

(планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает

необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников

информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый

хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные

результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть

возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его

результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как

можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации

— оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением

новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее

сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени,

методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной

(эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и

использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9