Информационное обеспечение управления предприятием

последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт

использование глобальной сети Интернет.

Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота,

определим:

- какие подразделения наиболее сильно загружают документами

руководителя

- есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим

пиковые значения

В ОАО «Технический университет КубГТУ» много разнообразных

подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только

основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:

- Бухгалтерия;

- Административный отдел;

- Школа абитуриентов;

- Подготовительные курсы;

- Лицей;

- Компьютер-колледж.

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным

подразделениям (таблица 4). В этой таблице анализируется не только динамика

общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным

подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в

Техническом университете. Именно эти потоки документов необходимо в первую

очередь автоматизировать

Таблица 4

Группировка видов документов по подразделениям

| Подразделение |1997 |1998 |1999 |

| |Кол. |% |Кол. |% |Кол. |% |

|Административный отдел|765 |15 |621 |16 |754 |22 |

|Бухгалтерия |1392 |27 |1073 |28 |1272 |37 |

|Школа абитуриентов |909 |17 |718 |19 |446 |13 |

|Подготовительные курсы|715 |14 |537 |14 |345 |10 |

|Лицей |582 |11 |410 |11 |273 |8 |

|Компьютер-колледж |551 |10 |319 |8 |259 |7 |

|Прочие |305 |6 |172 |4 |115 |3 |

|Итого: |5219 |100 |3850 |100 |3464 |100 |

Представленные выше в таблице результаты сравнений объёма

документооборота по подразделениям (таблица 4) наглядно отображены ниже на

рисунке (

рисунок 10).

Из рисунка видно, что общее снижение объёмов документооборота

произошло в подразделениях. В административном отделе и в бухгалтерии

количество документов наоборот возросло. Это является наоборот

положительным моментом, так как при большой деловой активности в

бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном

отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.

Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая

приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или

административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.

Рисунок 10. Динамика объёма документооборота по подразделениям

Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в

течение одного года на примере 1999 года (таблица 5). Здесь разбивка

происходит помесячно для выявления сезонности.

Таблица 5

Выявление сезонности в объёме документооборота

|Месяцы |Виды документов |

|Года | |

| |Входящие |Исходящие |Приказы |Внутренние |

|Январь |12 |35 |57 |177 |

|Февраль |22 |30 |78 |200 |

|Март |27 |25 |130 |165 |

|Апрель |23 |28 |84 |175 |

|Май |14 |24 |96 |122 |

|Июнь |18 |53 |84 |78 |

|Июль |23 |42 |34 |94 |

|Август |17 |29 |23 |120 |

|Сентябрь |25 |69 |69 |183 |

|Октябрь |18 |38 |47 |165 |

|Ноябрь |17 |44 |108 |182 |

|Декабрь |24 |44 |79 |211 |

Из представленной выше таблицы видно, что в летний период снижается

активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот

период уходят в отпуска (таблица 5). Так как основные подразделения в

Техническом университете занимаются образовательной деятельностью, то из

таблицы видно резкое увеличение активности подразделений в начале учебного

года с 1 сентября и снижение в период летних и осенних каникул. Ниже на

рисунке эти изменения наглядно представлены (рисунок 11).

Рисунок 11. Динамика объёма документооборота в течение года

В период весенних каникул нет снижения активности, так как в этот

период идёт более интенсивная подготовка школьников, абитуриентов к

выпускным экзаменам и к поступлению в вуз.

В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что

основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел.

Также я определил, что наблюдается некоторая сезонность работ, связанная с

учебными каникулами. В результате внедрения в Техническом университете

локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено

общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно

сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы

документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.

4 Анализ материально-технического обеспечения

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и

накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное

планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно

быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных

решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в

своей деятельности использует различные технические средства для принятия

управленческих решений.

1) Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная

почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

3) Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф)

4) Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств руководитель принимает в

короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только

определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный

уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала,

способность его использовать все возможности современных технических

средств.

В Техническом университете установлена телефонная мини АТС,

позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и

выполнять следующие функции:

1) внутренние телефонные звонки

2) перевод входных звонков из города на другие внутренние номера

3) при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на

выход в город.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети ОАО

«Технический университет КубГТУ» (таблица 6).

Таблица 6

Характеристики работы телефонной сети

|Характеристика |1997 |1998 |1999 |

|Количество городских номеров |2 |3 |4 |

|Количество внутренних номеров |28 |37 |46 |

|Количество звонков в день |140 |370 |830 |

|Ожидание выхода в город в часы пик, мин. |2 |6 |22 |

Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о

невозможности дозвониться до города в часы пик. Это примерно с 10 часов до

12 часов и с 14 часов до 16 часов. Если в Техническом университете выход в

город осуществляется автоматически, то клиентам дозвониться с города

практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать

со стороны клиентов, контрагентов о перегруженности телефонной линии

Технического университета. Из-за не решаемости проблемы Лицей установил

себе в подразделение дополнительный телефон из своих средств.

Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работу

руководителей подразделений. Эта потеря времени руководителем, это снижение

имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Многие руководители

подразделений остаются специально вечерами, чтобы провести звонки в город

или оставляют на визитках, буклетах свои домашние телефоны.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет,

многие сотрудники продолжают использовать факс. В организации находится три

факса: в приёмной, в отделе сервиса и ремонта и в отделе международных

отношений. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так

как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако

использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует

телефонную систему на 2 – 3 часа.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в1996 году и

дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала ОАО

«Технический университет КубГТУ». Сократились затраты времени и средств так

как локальная сеть позволяла:

1) Быстро производить переустановку программного обеспечения

2) Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких

дисков

3) Посылать и получать электронную почту

4) Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети

Интернет.

5) Сократить обслуживаемый персонал

Все компьютеры в организации соединены по топологии «звезда». В

организации четыре выделенных сервера:

- Технический университет

- Два учебных сервера в Компьютер-колледже

- Web-сервер Интернет отдела программирования

В приложении Б представлена устройство локальной сети ОАО

«Технический университет КубГТУ». Из этого рисунка видно, что отделы

соединены 10 Мегабитной связью, а проректора и главы отделов 100 Мегабитной

связью. Однако не все отделы подключены к локальной сети. К числу не

подключенных к локальной сети относится:

1) Отдел рекламы

2) Управление отдела сетевых технологий

3) Компьютерный класс на 10 машин в 205 аудитории

4) Отдел эксплуатации

5) Морально-устаревшие компьютеры в отделах

Потери от не использования сети очевидны. Так, например, в Компьютер-

колледже есть два компьютерных класса по 10 компьютеров в каждом. Один из

них подключён к локальной сети с возможностью выхода в глобальную сеть

Интернет, другой не подключён, хотя в плане развития локальной сети в ОАО

«Технический университет КубГТУ» стоял даже на первом месте. Приведём

сравнение в чём проявляются потери:

1) Время плановой переустановки программного обеспечения на всех машинах

в классе составляет в 20 – 30 раз медленнее. Это связано с первую

очередь из-за отсутствия локальной сети и из-за того, что на половине

машин нет CD-ROMов. Их устанавливали не на все машины, так как

надеялись на появление в скором будущем локальной сети.

2) Невозможно проводить занятия, связанные с локальной сетью или с

Интернетом.

3) Перед установкой дополнительного программного обеспечения, часто

необходимо решать проблему с нехваткой дискового пространства путём

удаления другого.

Третий пункт описанный выше приводит к дополнительным переустановкам

программного обеспечения, а это снова потери времени, описанные выше в

первом пункте.

Это наглядный пример того, что интересы отдела сетевых технологий

расходятся с интересами Компьютер-колледжа, а неоднократные просьбы и

служебные записки не помогают разрешить эту проблему через высшее

руководство ОАО «Технический университет КубГТУ».

Сеть построена по топологии звезда. Эта самая затратная топология

сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара (приложение

Б). В тоже время эта топология имеет большие преимущества:

1) Надёжность в целом

2) Устойчивость к повреждениям

3) Лёгкость обслуживания

4) Простота изменения

Кроме того, в обществе существует физически изолированная другая

сеть, состоящая из трёх компьютеров. На этих компьютерах работают

сотрудники отдела кадров и расчётный сектор в бухгалтерии. Это указывает о

низком профессиональном составе руководства отдела сетевых технологий,

которые не могут обеспечить безопасность сети на программном уровне и

поэтому пошли по простому и не самому эффективному пути.

Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не

используется в размерах всего акционерного общества, а осуществляется в

пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе

необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было

организовать сетевые ресурсы для всей организации.

Использование сети Интернет, позволило в многим сотрудникам получать

самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование сети

Интернет сейчас – это успех в будущем, так как некоторые организации в

Краснодаре об этом лишь мечтают или эти шаги только начинают делать. Это

будущее, это престиж организации.

Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров. Уровень

обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ.

В 1998 году в ОАО «Технический университет КубГТУ» после появления

локальной сети планировалось использовать электронную почту на основе

службы «Microsoft Mail», а для этого требовалась модернизация большинства

компьютеров в организации. Большинство машин работали в операционной

системе DOS с программной оболочкой Windows 3.11 или с операционной

системой Windows 95 на 4 Мегабайтах оперативной памяти. Ниже в таблице

представлены этапы модернизации компьютерной базы Технического университета

(таблица 7). Из таблицы видно, что общее количество компьютеров

увеличивалось из года в год на 108 и на 111 процентов соответственно. При

этом общее количество современных компьютеров увеличивалось в 1998 году в

четыре раза, а в 1999 году в более чем два раза. Соответственно величина

морально устаревших компьютеров сокращалась. Общее количество персональных

компьютеров росло не значительно, а вот модернизация шла высокими темпами.

Это значит, что происходила замена в устаревших компьютерах материнских

плат, процессоров, добавлялась дополнительно оперативная память.

Сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого

требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в

очередной модернизации персональных компьютеров.

Таблица 7

Этапы модернизации в ОАО «Технический университет КубГТУ»

|Подразделения |Модели |Годы |Темпы роста |

| |компьютеров | | |

| | |1997 |1998 |1999 |98-97 |99-98 |

|Центр довузовской |Все, из них: |4 |4 |6 |100% |150% |

|подготовки |486 |3 |0 |0 | | |

| |Pentium |1 |4 |6 | | |

|Подразделения |Все, из них: |2 |3 |4 |150% |133% |

|среднего образования|486 |2 |2 |3 | | |

| |Pentium |0 |1 |1 | | |

|Институт современных|Все, из них: |2 |2 |3 |100% |150% |

|технологий и |486 |2 |2 |1 | | |

|экономики |Pentium |0 |0 |2 | | |

|Дополнительное |Все, из них: |25 |25 |25 |100% |100% |

|профессиональное |486 |24 |14 |11 | | |

|образование |Pentium |1 |11 |14 | | |

|Производственно-комм|Все, из них: |3 |4 |4 |133% |100% |

|ерческие |486 |2 |2 |0 | | |

|подразделения |Pentium |1 |2 |4 | | |

|Подразделения |Все, из них: |14 |16 |18 |114% |113% |

|управления |486 |12 |14 |0 | | |

| |Pentium |2 |2 |18 | | |

| |Все, из них: |50 |54 |60 |108% |111% |

|Итого: |486 |45 |34 |15 |76% |44% |

| |Pentium |5 |20 |45 |400% |225% |

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных

компьютеров, в обществе также производились большие затраты на монтаж

локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые

подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры. Эти

случаи были единичны или приобретение шло за счёт расходов Технического

университета, а не подразделения.

Плохо складывается положение с ксерокопированием - два ксерокса на

всю организацию. Это приводит к тому, что часто ксерокс находится в

неисправном состоянии и как следствие идёт задержка в предоставлении

руководству необходимой информации. Она может быть предоставляется и

быстро, но за счёт использования принтера, как множительной техники.

Предприятие как система не может действовать изолированно.

Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о

состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей

экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие

отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы

глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения я

определил, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной

информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие

затраты.

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

1 Пути сокращения управленческих затрат

В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от

применения современных информационных технологий в управлении.

Проанализируем динамику управленческих затрат на примере одного

подразделения по годам. Выясним как информационные технологии позволяют

повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

Для примера возьмём подразделение Компьютер-колледж. Его работа

более всего связана с новейшими компьютерными технологиями. Определим

перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло

внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.

Это же подразделение в качестве примера будем использовать в

следующем разделе, где мной будут предложены мероприятия по улучшению

положения дел в подразделении с точки зрения внедрения новейших современных

технологий.

Согласно ниже представленному рисунку, в Компьютер-колледже у

директора в непосредственном подчинении находится четыре человека (рисунок

12):

- Секретарь-референт, выполняющий работу с клиентами и занятый в

основном внешними проблемами типа: реклама, маркетинговые

исследования, участие в ярмарках и выставках.

- Два инженера по компьютерным классам, каждый из которых в своём

классе осуществляет техническую поддержку аппаратного и

программного обеспечения.

- Заместитель директора по учебной части, заведующей учебным

процессом: методическое обеспечение, составление расписаний

занятий, работа с преподавателями и со слушателями.

Рисунок 12. Структура подразделения Компьютер-колледж

Для успешного осуществления управленческих функций в Компьютер-

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9