Совершенствование организации бухгалтерского учета расчетных операций за счет бюджетных и внебюджетных средств в системе образования

p> При сопоставлении фактических и кассовых расходов за 1999 г. в целом выявлено превышение фактических расходов над кассовыми в сумме 3319651 р. или 6,3 % (прил. 5), в т.ч. по ДДУ + 1431851 р. или + 17,7 % (прил. 6), по своду школ + 1593523 р. или + 4,1 % (прил. 7).

Так по коду 110100 "Оплата труда" свода учреждений образования превышение фактических расходов над кассовыми в сумме 759792 р. или 3,2%, в т.ч. по ДДУ 55412 р. или 7,3 % и по школам 620599 р. или 81,7 %, произошло по причине того, что срок выплаты заработной платы за декабрь 1999 г. установлен 12 января 2000 г., и на отчетную дату начисление заработной платы работникам учреждений образования отражено в фактических расходах
1999 г., а в кассовых расходах эта сумма будет показана только после выплаты заработной платы в 2000 г. Наибольший удельный вес в задолженности составляют расходы по коду 110111 "Оплата труда гражданских служащих" в размере 45,9 % и по коду 110113 "Дополнительная оплата труда гражданских служащих" в размере 40 % (прил. 8).

Те же причины лежат и в превышении фактических расходов над кассовыми по своду учреждений образования в сумме 292726 р. или 3,2 % по коду 110200
"Начисления на заработную плату", т.к. перечисление взносов во внебюджетные фонды за декабрь 1999 г. также предусмотрено за счет кредитов будущего года. В разрезе кода 110200 "Начисления на заработную плату" 75 % занимает задолженность по страховым взносам в Пенсионный фонд, 11,3 % - в Фонд социального страхования РФ, 10,4 % - страховые взносы в Фонд обязательного медицинского страхования, 3,3 % - в Государственный фонд занятости РФ.

По коду 110300 "Приобретение предметов снабжения и расходных материалов" фактические расходы больше кассовых на 1665663 р. или на
60,7%., в т.ч. по коду 110340 "Продукты питания" на 1512079 р. или 90,8 %, что объясняется несвоевременной оплатой поставщикам за полученные детскими садами продукты на сумму 1213001 р. или 80,2 % задолженности, по школьному питанию групп продленного дня и классов выравнивания 299078 р. или 19,8 %.

Не характерно превышение кассовых расходов над фактическими по коду
110330 "Мягкий инвентарь и обмундирование на сумму 14548 р. или 41,6 %. Это говорит о том, что бюджетные средства перечислены поставщикам, но товар не получен. В силу субъективных причин поставщик мягкого инвентаря ЗАО
"Силуэт" не обеспечил полноту поставки товара в детские сады, и бюджетные средства в отчетном 1999 г. использованы не рационально.

По коду 110400 "Командировки и служебные разъезды" произведены фактические расходы в сумме 2603 р., не предусмотренные бюджетной росписью, из них по школам 2153 р. или 82,7 %. Согласно приказа главного распорядителя кредитов принят к учету авансовый отчет по командировке, на отчетную дату расходы по командировке не оплачены.

Анализ фактических расходов по коду 110500 "Оплата транспортных услуг" и оплата в 1999 г. за транспортные услуги, оказываемые учреждениям образования, отраженная в кассовых расходах 1999 г., показывает, что несмотря на обеспечение жизнедеятельности учреждений в отчетном году – подвоз продуктов питания в школьные столовые, детские сады, доставка учащихся п. Знаменский в школу – фактические расходы в сумме 322948 р. все же меньше кассовых на 34805 р. Это объясняется погашением в течение 1999 г. кредиторской задолженности за услуги, произведенные в 1998 г.

Недофинансированием объясняется разрыв между кассовыми и фактическими расходами по коду 110600 "Оплата за услуги связи" в сумме 36388 р., в т.ч. по школам 306381 р., по ДДУ 12522 р.

При наличии кредиторской задолженности на 1 января 2000 г. по коду
110700 "Оплата коммунальных услуг" в сумме 4634925 р. фактические расходы превышают кассовые на отчетную дату всего на 393684 р., из них задолженность по школам составила 306381 р., по ДДУ 32583 р. Здесь наблюдается очевидный факт – нет наглядности в ведении учета кассовых и фактических расходов отчетного 1999 г., т.к. кассовые расходы включают суммы погашения кредиторской задолженности прошлых лет.

По коду 111000 "Прочие текущие расходы на закупку товаров и услуг" кассовые расходы больше фактических на 98101 р. или на 14,7 %, в. т.ч. по школам – на 95880 р. или 18,3 % и по ДДУ – на 5036 р. или на 25,2 %.
Основной причиной явилось погашение в 1999 г. кредиторской задолженности прошлых лет, в т.ч. по текущему ремонту 72005 р., а также по коду 240300
"Капитальный ремонт" 214655 р.

По коду 130300 "Трансферты населению" фактические расходы превысили кассовые на 451226 р. или на 6,7 %. Недофинансированы расходы на питание школьников на 408333 р. или на 14 %. Это объясняется наличием кредиторской задолженности комбинатам школьного питания. По коду 1303311
"Методлитература" при кредиторской задолженности на 1 января 2000 г. по выплате компенсаций на литературу педагогическим работникам в сумме 2056700 р. превышение фактических расходов над кассовыми составило всего лишь 45501 р. или 1,5 %, что объясняется погашением кредиторской задолженности прошлых лет.

В общей сумме отклонений фактических расходов от кассовых при сравнении 1998 г. (прил. 9) и 1999 г. (прил. 5) наблюдается необеспеченность финансированием неотложных нужд бюджетных учреждений.
Фактические расходы преобладают над кассовыми. В 1998 г. превышение составило 6,7 %, в т.ч. по ДДУ – 17,8 % (прил. 10), по своду школ – 4,5 %
(прил. 11); в 1999 г. 6,3 %. Более детальная характеристика изменений представлена в прил. 8 и прил. 12. И в 1998 г. и в 1999 г. удельный вес задолженности по заработной плате сохраняется от 18,6 % до 22,9 %.
Приобретение предметов снабжения и расходных материалов недофинансировано в
1998 г. на 44,7 %, в 1999 г. – на 50,2 %. Увеличился удельный вес задолженности за продукты питания детских садов в общей сумме задолженности по данному коду расходов с 41,4 % в 1998 г. до 90,8 % в 1999г. Ухудшается ситуация по расчетам за питание учащихся школ. Удельный вес в задолженности за питание в 1998 г. составлял 62,7 %, в 1999 г. – уже 90,4 %.

Проведенный анализ позволяет сделать вывод, что ЦБ № 2 ведет учет кассовых и фактических расходов по текущим обязательствам и задолженности прошлого года в единой форме 2-нс "Отчет об исполнении сметы расходов", что означает невыполнение пункта 36 Письма Министерства финансов РФ от
15.02.1993 г. № 12 "О порядке составления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности учреждениями и организациями, состоящими на бюджете" [9] об учете расходов, произведенных за счет продленных ассигнований прошлого года, и составлении отдельной формы 2-нс. Ведение отдельных форм учета позволило бы учреждениям образования произвести более точный анализ исполнения смет и, соответственно, реструктуризацию кредиторской задолженности по периодам ее возникновения и погашения.

Изменение сумм расходов за два изучаемых периода характеризуется данными табл. 2.5.

Таблица 2.5

Анализ изменений кассовых и фактических расходов за 1998 и 1999 гг.
|Вид расходов |1998 г. |1999 г. |Темп прироста, % |
|Кассовые |40534814 |52569839 |+ 29,7 |
|Фактические |43251525 |55889490 |+ 29,2 |

Согласно представленным показателям, можем сделать вывод о том, что наблюдается почти равномерный рост кассовых и фактических расходов в течение двух последних лет. Так кассовые расходы в 1999 г. по сравнению с
1998 г. выросли на 29,7 %, а фактические – на 29,2 % с преобладанием темпов роста кассовых в 1,7 раза, что является одним из факторов, влияющих на снижение кредиторской задолженности.

Помимо ассигнований из бюджета бюджетные учреждения в результате своей хозяйственной деятельности привлекают также средства из других источников, которые принято называть внебюджетными [41].

В ЦБ № 2 на субсчет 110 "Текущий счет сумм по поручениям" в 1998-1999 гг. относились следующие виды внебюджетных средств:

1) на содержание летних оздоровительных лагерей и питание ремонтных бригад; 2) безвозмездные поступления; 3) средства, заработанные учащимися;
4) средства, поступающие из краевого бюджета для новых типов учреждений на заработную плату; 5) средства, поступающие на укрепление материально- технической базы учреждений образования.

Проанализируем в табл. 2.6 отчет об исполнении сметы средств, учтенных на 110 субсчете, ф. № 2-3 за 1998 г. (прил. 13) и 1999 г. (прил. 14).

Таблица 2.6

Сравнительная характеристика доходов и расходов, отражающих движение средств на субсчете 110 "Текущий счет сумм по поручениям" за 1998 и 1999 гг.
|Наименование |1998 г. |1999 г. |Темп прироста, %|
|показателя | | | |
|Доходы |858553 |1398345 |62,9 |
|Расходы |968100 |1257035 |29,8 |

Произведенные расчеты говорят о том, что доходы в 1999 г. по сравнению с 1998 г. возросли на 62,9 %. В основном увеличение произошло за счет привлечения сумм взносов на благотворительные цели, поступлений из внебюджетных средств администрации Карасунского округа. Расходы увеличились лишь на 29,8 % в 1999 г. по сравнению с 1998 г. или на 288935 р.

В ЦБ № 2 на субсчете 111 "Текущий счет по специальным средствам" в
1998 (прил.15) и 1999 г. (прил. 16) учитывалось движение денежных средств по операциям, связанным с исполнением сметы специальных средств: оплата за дополнительное обучение, арендная плата, фонд всеобуча.

Сравнительная характеристика доходной и расходной части отчета по спецсредствам представлена в табл. 2.7.

Таблица 2.7

Сравнительная характеристика движения средств на субсчете

111 "Текущий счет по специальным средствам" за 1998-1999 гг.
|Наименование |1998 г. |1999 г. |Темп прироста, %|
|показателя | | | |
|Доходы |315654 |511839 |62,2 |
|Расходы |343110 |440630 |28,4 |

Доходы в 1999 г. по сравнению с 1998 г. возросли на 62,2 %. Это является положительным моментом деятельности учреждений ЦБ № 2, т.к. расширяется спектр оказываемых платных услуг. А также учреждения образования привлекают все больше внебюджетных источников по причине ежегодного снижения объемов финансирования из бюджета. Расходная часть увеличилась в 1999 г. по сравнению с 1998 г. на 28,4 %.

В данное время учреждения образования ЦБ № 2 в соответствии с
Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях от 30.12.1999 г. № 107н [12] включают в перечень средств, полученных за счет внебюджетных источников: средства, полученные от предпринимательской деятельности, целевые средства, безвозмездные поступления, средства, поступившие во временное распоряжение учреждения, средства, полученные от государственных внебюджетных фондов, а также средства, поступающие от родителей за содержание детей в детских дошкольных учреждениях, в детских музыкальных школах, поступление средств от реализации материальных ценностей, приобретенных за счет бюджетных средств.

2.3. Организация бухгалтерского учета и контрольно-ревизионной работы в централизованной бухгалтерии № 2

Основой организации бухгалтерского учета в организациях и на предприятиях, в том числе и в учреждениях непроизводственной сферы, является документация.

В процессе управления учреждением требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим и физическим лицам. Это движение документов принято называть документооборотом (рис. 2.3, рис.2.4).

Рис. 2.3. Технологическая схема движения документов,

поступающих в организацию

Главный бухгалтер ЦБ № 2 устанавливает обслуживаемым учреждениям графики представления всех необходимых документов, которые утверждает руководитель учреждения. Выписки из графика о сроках представления в бухгалтерию документов вручаются всем должностным и материально ответственным лицам.

Бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим средствам, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером (или их заместителями).

Рис. 2.4. Технологическая схема движения документов, составляемых в организации

Для обеспечения контроля за сохранностью бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, и достоверности данных бухгалтерского учета централизованная бухгалтерия № 2 отдела образования администрации Карасунского округа мэрии г. Краснодара проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств в соответствии с нормативно-правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации.

Бухгалтерский учет в централизованной бухгалтерии № 2 обеспечивает отражение всех операций, связанных с исполнением сметы расходов по бюджету, смет по специальным средствам и обобщения данных учета и отчетности.
Своевременное, полное и достоверное отражение на балансе учреждения всех операций позволяет руководителям учреждений принимать обоснованные управленческие решения, анализировать работу бухгалтерии, осуществлять и контролировать целевое расходование средств на основе утвержденной сметы, выявлять незаконные затраты.

Действующая в течение отчетного 1999 г. нормативная база предусматривает ведение бухгалтерского учета исполнения смет расходов по бюджету и смет по специальным средствам, а также другим внебюджетным средствам на едином балансе по плану счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности учреждений в соответствии с Инструкцией Минфина
РФ по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, от 3 ноября 1993 г. № 122 [13]. Централизованная бухгалтерия № 2 отдела образования в своей основной деятельности осуществляет бухгалтерский учет по мемориально-ордерной форме, что предусмотрено нормативными документами для бюджетных учреждений. Структура мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета представлена на схеме (рис. 2.5). Перечень мемориалов- ордеров ЦБ № 2 представлен в прил. 17.

Рис. 2.5. Схема мемориально-ордерной системы бухгалтерского учета

В целях повышения контроля за хранением, поступлением и расходованием имущественно-материальных ценностей и упорядочения оперативного их учета и отчетности проводятся инвентаризации материальных ценностей и денежных средств, а также расчетов с дебиторами и кредиторами в соответствии с
Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13 июня
1995 г. № 49 [16].

Распределение служебных обязанностей в ЦБ № 2 производится по функциональному признаку, т.е. за каждой группой работников или отдельным работником, в зависимости от объема работ, закрепляется определенный участок.

Во главе централизованной бухгалтерии стоит начальник, основными функциями деятельности которого являются:
- кадровое обеспечение бухгалтерии;
- соблюдение трудовой дисциплины коллектива;
- контрольные функции в учете и отчетности.

У главного бухгалтера централизованной бухгалтерии следующие функции:
- обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии по исполнению смет расходов на содержание обслуживающих учреждений на основе материальной централизации, механизации и использования прогрессивных форм и методов учета;
- обеспечивает своевременное качественное проведение инвентаризации денежных средств, имущественно - материальных ценностей, расчетов и бланков строгой отчетности в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией;
- составление достоверной бухгалтерской отчетности и предоставление её в установленные сроки и адреса;
- осуществляет контроль за правильным расходованием фонда заработной платы, соблюдением утвержденных смет расходов, штатов, должностных окладов, тарифных ставок;
- ведет книгу “Журнал-главная”.

Общая схема организации бухгалтерского учета ЦБ № 2 представлена на рис. 2.6.

Кроме того в структуре централизованной бухгалтерии предусмотрено три должности заместителя главного бухгалтера, каждый из заместителей имеет свой участок деятельности:
- Первый из них осуществляет контроль и учет расчетов с банком по бюджетным средствам, составляет периодическую и годовую отчетность;
- Второй ведет учет и контроль денежных средств в кассе бухгалтерии, а также расчеты с банками по внебюджетным счетам;
- Третий заместитель главного бухгалтера осуществляет в процессе своей трудовой деятельности учет и контроль в сфере расчетов по заработной плате. Сюда входит тарификация работников школ и детских садов, непосредственно начисление им заработной платы за отработанное время.

Структурное подразделение бухгалтерии представлено следующими группами:
1) материальная группа;
2) расчетная группа;
3) экономическая группа;
4) финансовая группа;
5) группа питания и родительской платы;
6) касса;
7) ревизионная группа.

Учреждения непроизводственной сферы в процессе осуществления своей деятельности систематически приобретают и расходуют различные материальные ценности: строительные и хозяйственные материалы, продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, топливо, горючее и смазочные материалы, материалы для учебных целей, материалы для научных целей.

Материальная группа – ее основная функция – это осуществление учета и контроля в целях обеспечения сохранности материальной базы обслуживаемых школ, детских садов и прочих образовательных учреждений. На основании первичных документов (товарно-транспортных накладных, счетов по приходу и расходных накладных по расходу, актов на списание, а также лимитно-заборных карт) здесь осуществляется приход товарно-материальных ценностей к учету и их расход (списание). Осуществляется первичный контроль за законностью списания, составляются сводки документов по приходу и расходу.

Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в материальной группе представлена на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в материальной группе

Ежегодно коллектив группы проводит плановую инвентаризацию в обслуживаемых учреждениях, кроме того выполняются и выборочные проверки материальных ценностей. Работники группы также обязаны присутствовать при списании материальных ценностей в учреждениях и входить в состав комиссии, подписывающей акт на списание пришедших в негодность основных средств, материалов.

Итогом работы группы за месяц являются следующие мемориальные ордера:
1) мемориальный ордер № 9 по выбытию и перемещению основных средств;
2) мемориальный ордер № 10 по выбытию и перемещению малоценных быстроизнашивающихся предметов;
3) мемориальный ордер № 13 по расходу материалов.

В квартальной отчетности материальная группа представляет лишь расшифровки по остаткам материалов в кладовых садов и школ.

Годовая отчетность материальной группы представлена следующими типовыми формами:
- ф. № 5 отчет о движении основных средств;
- ф. № 6 отчет о движении материальных ценностей.

Расчетная группа осуществляет начисление заработной платы работникам, обслуживающим учреждения. Первичными документами здесь являются: табеля учета отработанного времени; приказы руководителей о принятии и увольнении работников; приказы об изменении в тарификации.

Используя эти документы работники осуществляют начисление заработной платы, а также производят удержания из заработной платы, предусмотренные законодательством Российской Федерации. Выписывают авансовые ведомости, платежные ведомости на выплату заработной платы Учет автоматизирован.
Руководитель расчетного отдела ежемесячно на основании сводных ведомостей составляет мемориальный ордер № 5 "Свод расчетных ведомостей по заработной плате".

Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в расчетной группе представлена на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в расчетной группе

Ежеквартально и в годовую отчетность руководитель расчетного отдела дает расшифровку по балансовым счетам: 171 "Расчеты по социальному страхованию"; 187 "Расчеты по исполнительным документам и прочим удержаниям"; 198 "Расчеты по страховым взносам с Пенсионным фондом"; 199
"Расчеты с Фондом занятости населения"; 177 "Расчеты с депонентами".

Кроме того в обязанности руководителя расчетного отдела входит составление и сдача отчетов в пенсионный фонд, фонд медицинского страхования, соцстрах, фонд занятости, в отраслевой профсоюз.

Экономическая группа - занимается разработкой смет расходов учреждений, составляет проекты бюджета на год, используя объемные показатели, предоставляемые руководителями обслуживаемых учреждений. Также на основании тарификационных списков школ и детских садов, работники экономического отдела производят тарификацию педагогических работников.

Схема организации и ведения учетной работы и отчетности в планово- экономической группе представлена на рис. 2.9.

Финансовая группа - занимается учетом расчетов с поставщиками и подрядчиками, выдачей доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, оплаченных безналичной формой расчета. Составляет ежемесячно мемориальный ордер № 6 по расчетам с разными учреждениями и организациями.
Также в финансовой группе осуществляется учет и контроль по расходу денежных средств в наличной форме расчета. Учет подотчетных сумм, прием и проверка авансовых отчетов. Составление месячной отчетности, мемориальный ордер № 8 "Расчеты с подотчетными лицами".

Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в финансовой группе представлена на рис. 2.10.

Группа питания и родительской платы ведет учет и контроль прихода и расхода продуктов питания в кладовых и пищеблоках детских садов.
Осуществляется обработка первичных документов; по приходу – накладные поставщиков, по расходу – меню-требование.

Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в группе питания и родительской платы представлена на рис. 2.11.

Для составления месячной отчетности предусмотрены мемориальный ордер
№ 11 по приходу продуктов питания и мемориальный ордер № 12 по расходу продуктов питания. Кроме того в обязанности работников группы входят ещё и следующие:
- проверка соблюдения утвержденных норм расхода продуктов питания при составлении меню-требований;
- ежемесячная проверка остатков продуктов питания на складах и пищеблоках детских садов;
- ежемесячные сверки расчетов с поставщиками продуктов питания.

Ежеквартально группа отчитывается партией составленных сводных смет по питанию детей в возрастных группах в денежном и натуральном выражении.
Составляет ежеквартально и годовой отчет по форме № 3 ДС, являющейся сводом всех показателей детского дошкольного учреждения.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6