Управление материально-техническим снабжением строительной организации

p> Склады хранения штучных материалов (товаров) должны отвечать следующим требованиям:

. обеспечивать сохранность ценностей без изменения их качества;

. быть удобными при укладке и выемке ценностей;

. позволять максимально использовать полезный объем складских помещений;

. обеспечивать конструктивно изменение емкости при изменении габаритов и количества хранимых в них материалов (товаров).

Места хранения должны быть оснащены необходимыми весоизмерительными приборами и мерной тарой. Все измерительное оборудование, установленное в местах хранения товарно-материальных ценностей подлежит проверке и тарированию в установленные сроки.

Склады должны оборудоваться средствами автоматического контроля, учета и управления.

Склады для хранения материально-технических ресурсов создаются с соблюдением действующих нормативов складских площадей и норм товарно- материальных запасов.

Общая площадь склада, м2,

Fобщ = fпол + fпр + fсл + fвсп, где fпол – полезная площадь, т.е. площадь, занятая непосредственно под хранимым материалом (под стеллажами, штабелями, закромами бункерами и другими приспособлениями для хранения материалов); fпр – площадь, занятая приемочными и отпускными площадками; fсл – служебная площадь, занятая конторскими и другими служебными помещениями; fвсп – вспомогательная площадь, занятая проездами и проходами.

1.7.2. Счета учета товарно-материальных запасов.

В соответствии с Генеральным планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов для учета всех видов материальных запасов предназначены основные, активные, инвентарные счета подраздела 20 «Материалы» включающего следующие синтетические счета:
201 «Сырье и материалы»
202 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»
203 «Топливо»
204 «Тары и тарные материалы»
205 «Запасные части»
206 «Прочие материалы»
207 «Материалы, переданные в переработку»
208 «Строительные материалы и другие»

По каждому счету любой хозяйствующий субъект при разработке учетной политики может предусмотреть необходимое количество субсчетов и аналитических счетов в разряде групп и подгрупп по учету материалов.

В синтетическом учете товарно-материальные запасы отражают по их фактической себестоимости, а в аналитическом учете – по твердым учетным ценам, в качестве которых могут быть использованы договорные или планово- расчетные цены.

В связи с этим, если хозяйствующим субъектом в аналитическом учете товарно-материальных запасов применяются договорные цены, то он должен обеспечить надлежащий контроль за правильным определением величины транспортно-заготовительных расходов и их последующим распределением.

Если же в аналитическом учете запасов используют планово-расчетные цены, то их фактическая себестоимость слагается из стоимости материалов по этим ценам плюс или минус (+) отклонения фактической себестоимости от стоимости по учетным ценам. Эти цены должны быть разработаны самим субъектом на основе договорных цен с учетом планового размера транспортно- заготовительных расходов.

1.7.3. Номенклатура – ценник.

При значительных количествах используемых материалов или реализуемых товаров особо важным моментом в организации их учета является одинаковое и правильное указание наименований ценностей, единиц измерения, сорта, марки и т.п. во всех приходных, расходных и других документах, отражающих движение материалов и товаров. Это важно для компьютерной обработки первичной информации, когда на всех документах должны быть указаны определенные шифры. С этой целью применяется номенклатура материальных ценностей с указанием в ней номенклатурных номеров.

Номенклатура – это систематизированный перечень установленных наименований материалов (товаров) и их единиц измерения, используемых хозяйствующим субъектом. В номенклатуре каждому наименованию, марке, сорту и размеру материалов (товаров) присваивается условный номер (шифр), именуемый номенклатурным номером, который в обязательном порядке указывается во всех документах по учету движения материалов (товаров). Если в номенклатуре будет указана учетная цена материалов (товаров), т.е. договорная или планово-расчетная, принятая субъектом в текущем учете, тогда это будет номенклатура – ценник.

Номенклатура и номенклатурные номера должны быть разработаны хозяйствующим субъектом самостоятельно либо на договорной основе с помощью консалтинговых служб и утверждены руководителем субъекта. Номенклатура материалов (товаров) и номенклатура – ценник размножаются в необходимом количестве экземпляров и передаются соответствующим службам и материально ответственным лицам субъекта.

При составлении номенклатуры и номенклатурных номеров все материалы
(товары) подразделяются на группы. Каждая группа материалов (товаров) делится на подгруппы – учетные группы.

Если количество подгрупп окажется больше, чем групп, то их можно шифровать двумя знаками 00-99.

В подгруппе материалы (товары) подразделяются на виды, марки, сорта и по размерам. В лесных материалах может быть подгруппа пиломатериалов, вид
–шпалы, сорт –первый и т.д.

При очень значительном перечне потребляемых материалов или реализуемых товаров для шифровки марок, сортов и размеров могут быть использованы три знака 000-999. Как правило, первые три знака соответствуют шифру бухгалтерского учета, следующие – шифру субсчета в рабочем плане счетов, а последующие знаки – шифрам группы и подгруппы конкретного вида ценностей.

Номенклатура – ценник материалов (товаров) может быть представлена в следующем виде:

|Номенклатурный |Наименование материалов (товаров) |Единица |Цена |
|номер | |измерения | |
|201319214 |Краски анилиновые, Марка Б-16 и т.д.|Кг |Тенге |

В целях упрощения расчета целесообразно определить оптимальное число учетных групп материалов, объединяя в один номенклатурный номер несколько сорторазмеров однородных материалов с одинаковыми ценами.

Наличие номенклатуры-ценника является одним из условий, способствующим применению хозяйствующим субъектом наиболее прогрессивного оперативно- бухгалтерского (сальдового) метода аналитического учета материальных ценностей.

1.7.4. Организация материальной ответственности.

Единым правилом для всех хозяйствующих субъектов должна являться правильная организация учета товарно-материальных ценностей раздельно по материально ответственным лицам, а в необходимых случаях и по местам хранения ценностей.

Материальная ответственность представляет собой правовые отношения между торговым предприятием и его работниками, которое обязывает их возмещать ущерб, возникающий вследствие недостачи, порчи, хищения ценностей в результате неправильных действий или бездействия работников, повлекших за собой возникновение ущерба.

В связи с тем, что работники складского хозяйства являются материально- ответственными лицами, они обязаны обеспечивать сохранность и предупреждать хищения, вверенных им товаров.

Договор о материальной ответственности представляет собой двустороннее соглашение, по которому стороны берут на себя определенные обязанности и имеют возможность требовать друг от друга выполнения принятых пунктов договора. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается, с одной стороны – администрацией, с другой – материально- ответственным лицом. Первый экземпляр храниться у администрации, второй у материально ответственного лица. Все изменения должны внесены в оба экземпляра договора. Договор вступает в силу со дня его подписания и действует весь период работы материально ответственного лица.

В договоре о материальной ответственности следует оговорить условия труда, порядок ведения учета и представления отчетности в бухгалтерию, мероприятия по обеспечению сохранности ценностей и порядок возмещения причиненного ущерба. Договор о материальной ответственности может быть расторгнут по инициативе сторон в случае несоблюдения любой из сторон своих обязанностей.

Перемещение работников с материальной ответственностью (перевод, увольнение, уход в отпуск и возвращение из отпуска, продолжительная болезнь и т.п.) обязательно сопровождается инвентаризацией ценностей. В случае не обеспечения сохранности ценностей материально ответственные лица привлекаются к ответственности. Основанием для этого являются данные инвентаризационной описи и письменное объяснение материально ответственного лица о причине образования ущерба. Ущерб должен быть возмещен добровольно.
При отказе от добровольного возмещения споры разрешаются через суд.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие
(бездействие), в результате которого причинен ущерб хозяйственному субъекту.

У материально ответственных лиц, осуществляющих хранение материальных ценностей, должны быть:

. инструкции по приемке, хранению, отпуску и учету материальных ценностей, утвержденные руководителем субъекта;

. номенклатура-ценник материалов, находящихся в обращении на данном складе;

. нормы запаса материалов, отклонения от которых должны сообщаться службе маркетинга;

. список должностных лиц, которым предоставлено право затребовать и разрешить отпуск материалов, с образцами их подписей;

. список должностных лиц, которые обязаны входить в состав комиссий по приемке материальных ценностей;

. список материалов, которые должны приниматься при обязательном участии комиссии;

. график работы склада;

. сроки проверки весов и измерительных приборов.

1.7.5. Выписка и оформление доверенностей.

Для получения материальных ценностей со склада поставщика работнику складского хозяйства выдается доверенность. Доверенность – документ на право получения определенным лицом товарно-материальных ценностей.
Ответственность за правильную выдачу доверенностей, их учет и контроль за выполнением поручений возлагается на главного бухгалтера. Доверенность подписывает руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные по приказу. Выданные доверенности должны строго учитываться. Для этого их регистрируют в специальном журнале, который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен печатью. В нем указывают номер доверенности, дату выдачи, срок действия, должность и фамилию лица, кому выдана доверенность, его подпись, наименование поставщика, наименование и количество товаров или документ, по которому получают товар (номер и дата наряда, счета, спецификации и др.). В этом журнале должны быть расписка в получении доверенности и отметка бухгалтерии о ее использовании. Работник, получивший доверенность, обязан отчитываться перед бухгалтерией предоставлением документов о выполнение поручения, а неиспользованные доверенности возвратить. Доверенности выдают на определенный срок, но как правило, не более чем на пятнадцать дней. Исключением являются доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые ведутся в порядке плановых платежей. Срок действия таких доверенностей – месяц и даже квартал.

Контроль за соблюдением поставщиком установленного порядка отпуска по доверенностям товарно-материальных ценностей возлагается на его руководителя и главного бухгалтера. Контроль за своевременным и полным оприходованием материалов должен осуществляться систематически на основе соответствующих документов поставщиков субъектом-получателем.

1.7.6. Документальное оформление операций по поступлению товарно- материальных запасов.

Хозяйствующие субъекты могут получать материальные ценности от разных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименовании сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименовании и количество материалов), цены, сроки поставки, порядок расчетов и др.

Поставщики, отгружая (отпуская) товары, выписывают документы двух видов.
Один вид документов (товарные) сопровождает товары на всем пути их следования от поставщика до конечного получателя. Другой вид документов
(расчетные) представляется в банк и служит основанием для расчетов за товары.

Основными товарными документами являются счет-фактура и товарно- транспортная накладная.

Счет-фактуру выписывают в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик, счет-фактуру выписывают в четырех экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен покупателю, третий и четвертый прилагают к расчетным документам для передачи в банк.

В зависимости от формы расчетов, согласованной договором поставки, расчетным документом может служить платежное требование или платежное поручение.

Товарные и расчетные документы поставщиков должны быть тщательно проверены. При этом необходимо обращать внимание, насколько соблюдены условия договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству товаров, а также на правильность цен, возможных скидок транспортных расходов, арифметических подсчетов.

По характеру приемки различают приемку:
- по количеству;
- по качеству и комплектности.

Приемка по качеству – это приемка товаров в установленные сроки:
- по массе нетто и количеству товарных единиц поставляемых без тары или открытой таре;
- или по массе брутто и числу мест продукции, поставляемой в таре, с последующей проверкой массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

Приемка по качеству – это проверка в установленные сроки сохранности качества и комплектности товаров, соответствия требованиям стандартов, технических условий, образцам, рецептурам и другим условиям, предусмотренных договором поставки.

Во всех случаях товары должны принимать работники предприятия, с которыми заключен договор о материальной ответственности за сохранность вверенных им ценностей, поскольку в бухгалтерском учете порядок приемки товаров тесно связан именно с моментом возникновения материальной ответственности.

Материальная ответственность возникает с момента приемки товаров по количеству материально ответственными лицами.

Если приемка товаров по качеству совпадает по времени по времени с приемкой по количеству, то она дополняет последнюю, и материальная ответственность наступает в полном объеме.

Приемка материалов по качеству и комплектности, в случае ее несовпадения по времени с приемкой по количеству, дает основание для списания с материально ответственных лиц по актам сумм, связанный с несоответствием качества или комплектности товаров, а также для предъявления претензий и санкций поставщику.

Приемку товаров следует проводить в установленные сроки и организовывать ее так, чтобы можно было определить, где, когда и по чьей вине произошла недостача товаров или ухудшение их качества. Все это имеет важное значение в обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей, сокращении товарных потерь.

1.7.7. Документальное оформление операций по отпуску, реализации и прочему выбытию товарно-материальных запасов.

Учетной политикой хозяйствующего субъекта должен быть предусмотрен порядок отпуска материалов со складов, а также перечень лиц, которым разрешается затребовать и получить материалы со складов. Материалы должны отпускаться со складов только на основании документов. Для оформления хозяйственных операций, связанных с отпуском материалов со складов и использованием в производстве, применяются в основном следующие документы:

. разовые расходные, оформляющие единовременный отпуск материалов по различным направлениям и назначениям;

. накопительные, оформляющие многократный отпуск материалов по одному направлению и назначению;

. лимитно-нормативные, предназначенные для контроля за установленными расходными нормативами и использованием материалов в производстве.

Применение различных расходных документов обусловлено тем, что на предприятиях, отличающихся организацией и технологией производства, используют разнообразные способы контроля за лимитированным отпуском материалов на нужды производства оформляется лимитно-заборными картами или комплектовочными ведомостями.

Лимитно-заборная карта представляет собой накопительный документ, отражающий расход одного или нескольких номенклатурных номеров материалов по определенному назначению. Она выписывается при систематически повторяющемся отпуске одинаковых материалов на месяц, а в некоторых случаях открывается в целом на заказ. Обычно этот документ выписывается в двух экземплярах. При получении материалов по лимитно-заборным картам на склад представляется экземпляр, находящийся у получателя материалов. Работник склада проставляет в обоих экземплярах лимитно-заборной карты фактическое и нарастающим итогом общее количество отпущенных материалов и расписывается в экземпляре получателя, а получатель, в свою очередь, расписывается в экземпляре, остающемся на складе. Остаток неиспользованного лимита проставляется в обоих экземплярах лимитно-заборных карт после каждой операции. Чтобы сократить количество лимитно-заборных карт при небольшом числе операций, можно использовать карты на квартал с отрывными месячными талонами. Разовый отпуск материалов по различным направлениям оформляется требованиями.

Требования выписываются цехами (отделами) на каждый номенклатурный номер материалов (однострочные) или группу материалов (многострочные). Склад должен отпускать материалы в точном соответствии с требованиями цехов.
Требования являются основаниями для оперативного учета отпуска материала на складе, аналитического и синтетического учета материалов в бухгалтерии. Они используются также при получении материалов сверх установленного лимита с разрешения администрации (дополнительный отпуск материалов при перевыполнении производственной программы, на покрытие перерасхода и возмещение брака, в этом случае в требовании указывают причину или виновника перерасхода).

Комплектующие изделия на нужды производства отпускаются по комплектовочным ведомостям, составляемым на всю потребность изделий по каждому заказу.

Использование комплектовочных ведомостей значительно сокращает объем технической работы по выписке и оформлению расходных документов.

Вспомогательные материалы, топливо и запасные части целесообразно отпускать по заборным листам (книжкам). Заборные листы открываются по отдельным цехам и используются для отпуска со склада различных видов материалов в течение отчетного периода накопительными итогами в хронологической последовательности.

Отпуск материалов на сторону и в переработку оформляется накладной на отпуск материалов на сторону, выписываемой службой маркетинга.

Накладная на отпуск материалов на сторону и товарно-транспортная накладная используется на складе для оперативного учета отпуска, а в бухгалтерии для выписки счетов получателям, а также ведения аналитического и синтетического учета расхода материала.

Перемещении материалов с одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или другую кладовую данного предприятия оформляется накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой по распоряжению службой маркетинга. При возврате неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственными лицами цеха (участка), сдающего ценности.

Материалы, полученные с центрального склада или цеховых складов
(кладовых) представителем цеха (участка), должны полностью сдаваться в кладовую. Сдача цехами и участками из производства на склад изготовленных или переработанных материальных ценностей оформляется накладными на внутреннее перемещение. Этими же накладными оформляется сдача цехами
(участками) на склад из производства остатков неизрасходованных материалов, отходов, возникающих в процессе производства продукции, материалов, полученных от ликвидации основных средств, в процессе ремонтов и т.д.

Контроль за использованием материалов в производстве имеет целью установление соответствия фактического расхода утвержденным на предприятии нормам. Основные причины отклонений норм расхода материалов – экономия или перерасход материала при раскрое, плохая наладка оборудования, некондиционность, брак и т.д.

Различают три метода контроля за расходованием материалов и выявлением отклонений:

. документирование отклонений;

. учет партионного раскроя материала;

. инвентарный метод.

Методом документирования пользуются для выявления отклонений, возникающих вследствие замены материалов, брака, расхода сверх установленных норм и т.д. Эти отклонения от норм оформляются разовыми требованиями, выписываемыми в дополнение к лимитно-заборным картам с указанием причин и виновников отклонений.

Метод партионного раскроя материалов – метод, при котором используют раскройные листы, карточки учета раскроя или ведомости. Раскройную карту или лист открывают на каждую партию материала, подлежащего раскрою, на определенное количество заданных деталей на одном рабочем листе. Сравнивая фактический расход с нормативным, выявляют отклонения при раскрое, их причины и лиц, от которых эти отклонения зависели.

Там, где отклонения невозможно выявить партионным методом применяют инвентарный метод, по которому выявляют недокументированные отклонения, сравнивая количество и стоимость материалов, отпущенных в течение отчетного периода каждому цеху, участку или исполнителю, с остатками выявленными при инвентаризации. При инвентарном методе в цехах ведутся карты учета использования материалов, куда на основании первичных документов записывается количество материалов, переданных в обработку, выход отходов производства и неиспользованных материалов, а также фактическое количество выработанных изделий. По данным инвентаризации в карточки заносят остатки неиспользованных материалов. Сопоставляя фактический расход материалов на фактический выпуск изделий с нормой, выявляют величину отклонений.

При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов используют товарно-транспортную накладную. Такой порядок отпуска материалов объясняется необходимостью особого контроля за любым материалом, вывозимым за пределы предприятия.

1.7.8. Организация учета материальных ценностей на складе.

Во всех хозяйствующих субъектах товарно-материальные запасы учитываются как в местах хранения, так и в бухгалтерии. Учет товарно-материальных ценностей в местах хранения называется складским учетом. Он ведется материально ответственными лицами в натуральном выражении, т.е. по количеству (м, кг, шт, л и т.д.), наименованиям, сортам, ценам в соответствии с установленной номенклатурой.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10