Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)

Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)

Министерство культуры Российской Федерации

ФГОУ ВПО «Пермский государственный институт

искусства и культуры»

Кировский филиал

Факультет документально-информационных коммуникаций

Кафедра документоведения, библиотековедения и библиографии

Дипломная работа, представленная к защите по специальности

№ 071201 «Библиотечно - информационная деятельность»

Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)

Исполнитель:

студентка группы БМ-4

 Кобелева Вера Александровна

Пермь

2010

Кобелева, В. А. Учет и контроль в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области): диплом. работа / В. А. Кобелева; науч. рук. О. В. Колчанова; Перм. гос. ин-т искусства и культуры: каф. документоведения, библиотековедения и библиографии. - Пермь, 2010. - 127 с.

Объектом дипломного исследования является организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек.

Цель данного исследования - обобщить организацию учета и контроля (проверки) фондов муниципальных библиотек России, в том числе Кировской области в современных условиях и выявить проблемы, возникающие в процессе технологического управления фондами муниципальных библиотек Кировской области.

При подготовке дипломной работы использовались следующие методы исследования: анализ библиотечной документации и публикаций по теме, опрос (анкетирование), анализ и синтез полученных данных, абстрагирование.

В процессе работы были изучены проблемы технологического управления фондами муниципальных библиотек России в современных условиях, определены основные направления, цели и задачи, этапы реализации. Дан анализ современного состояния учета и контроля (проверки) фондов муниципальных библиотек Кировской области.

Рассмотрены особенности и проблемы учета и контроля (проверки) фондов муниципальных библиотек Кировской области, предложены возможные пути решения проблем, возникающие при организации учета и контроля фондов библиотек.

Результаты, полученные в ходе исследования, могут быть использованы в практической деятельности учреждений библиотечной сферы.

Ключевые слова: библиотечные фонды Кировской области, функции управления библиотечным фондом, принципы управления БФ, сохранность фонда, учет БФ, система учета, проверка БФ, технология, муниципальные библиотеки, организация библиотечного фонда.

Содержание

Список условных обозначений и сокращений

Введение

1 Управление библиотечным фондом: структура, функции, метод

1.1 История, структура и принципы управления БФ

1.2 Функции управления библиотечным фондом

2 Учет в технологическом управлении библиотечным фондом

2.1 Исторические предпосылки и система организации учета как функции технологического управления библиотечным фондом

2.2 Регламентация и автоматизация процессов учета библиотечных фондов

2.3 Анализ организации учета в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области

3 Функция контроля в управлении библиотечным фондом

3.1 Проверка - функция технологического управления фондом библиотеки

3.2 Анализ организации контроля в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области

Заключение

Список использованных источников

Список условных обозначений и сокращений

БФ - библиотечный фонд

ГБЛ - государственная ордена почета библиотека СССР им. В. И. Ленина

КФ - книжный фонд

МК РФ - Министерство культуры Российской Федерации

МУ - муниципальное учреждение

НПА - нормативно-правовой акт

НИИ - научно-исследовательские институты

НТБ - научно-технические библиотеки

ОК и ОЛ - отдел комплектования и обработки литературы

РГБ - Российская государственная библиотека

СБА - справочно - библиографический аппарат

ТВР - температурно-влажностный режим

УБФ - управление библиотечным(и) фондом(ами)

ЦБ - центральная библиотека

ЦБС - централизованная библиотечная система

Введение

Актуальность темы: За многовековой путь развития библиотечное фондоведение оформилось в самостоятельную учебную дисциплину. Оно имеет цельную теорию, разработчики которой описывают библиотечный фонд как подсистему библиотеки и как автономную систему, все процессы цикла формирования фонда, разрабатывают основные принципы, методы, технологические приемы, связанные с предпосылками, политикой, моделированием, комплектованием, приемкой, учетом, обработкой, а также с управлением этими процессами.

Последние десять лет библиотечное фондоведение переживает наиболее бурный период своего развития. Во всем мире это связано, главным образом, с тем, что библиотеки, вступая в век информатизации, активно включают в фонды некнижные виды документов - видеофильмы, микроформы, аудиовизуальные и текстовые материалы в компьютерных формах, на оптических дисках и т.п.

В России к этому глобальному процессу добавились чисто внутренние факторы, вызванные реформированием политических и хозяйственных основ страны. Действующее законодательство различных отраслей права является нормативно-правовой базой, регламентирующей процесс управления библиотечными фондами.

В связи с этим возникает вопрос, какие цели преследует управление БФ? Цель управления БФ в приведение параметров библиотечного фонда в соответствие с задачами библиотеки и запросами пользователей. Однако остается открытым другой вопрос - чем же, в конце концов, следует управлять - составом, величиной, структурой фонда, потоком документов внутри библиотеки, технологией формирования фонда или сотрудниками. На наш взгляд, все названные объекты нуждаются в управлении, как не вызывает сомнений и их тесная взаимосвязь и взаимозависимость.

В соответствии с Федеральным законом N 119 «О внесении изменений в Федеральный закон "О библиотечном деле" библиотеки обязаны «обеспечивать учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере культур» [2]. Из этого следует, что перед библиотеками в первую очередь стоит задача организовать фонд, предоставить пользователям возможность широкого доступа к библиотечным фондам, а также не менее важная задача - обеспечить сохранность документных ресурсов. Условием сохранности фонда является, в первую очередь, качественный, систематический учет и постоянный, всеобъемлющий контроль.

В настоящее время в библиотеках страны ведется активная работа по совершенствованию технологии учета и контроля, что вызвано техническим оснащением библиотечных процессов и изменениями в структуре фондов.

Разработанность темы: Разработке теоретических и практических проблем технологического управления библиотечными фондами уделялось пристальное внимание на всех этапах развития отечественного фондоведения.

Неоднократно данные вопросы рассматривались на международной Крымской конференции. Теоретическую базу настоящей работы составили публикации исследователей, работавших и продолжающих свою научную деятельность в области фондоведения, а также библиотекарей-практиков, решающих проблемы непосредственно в библиотеках.

Вопросы учета контроля и сохранности библиотечных фондов нашли свое отражение в Национальной программе сохранения библиотечных фондов Российской Федерации (2000г.). Впервые вопросы учета, использования, сохранности и безопасности фондов библиотек решаются в комплексе федеральными органами власти. В 2006 году был предложен проект новой инструкции об учете библиотечного фонда. Исследованиями вопросов учета, контроля и хранения библиотечных фондов библиотек страны занимались и занимаются А. Афанасьев, В.О. Винокур, С. Добрусина, Е.И. Кузьмин, Г. Лаптев, Н. Лютова, С.А. Медников, Н. Мирошниченко, С.В. Митрофанова, А. Паклин, О.А. Проскурякова, Т.А. Семеновы, К Л .Воронько, Ю.Н. Столяров, Г.П. Старушенко, Л. Фарафонова.

Большой вклад в теорию учета и контроля как функции технологического управления библиотечными фондами внесли библиотековеды Л.Б. Хавкина, О.С. Чубарьян, Н.П. Васильченко, Ю.Н. Столяров, Ю.А. Гриханов, Д.В. Евсеев, С. Л. Лохвицкая, А. В. Маркина, А. Г. Раев, Г.В. Тараченко, В.И. Терешин, В.Р. Фирсов, В.В. Шилов, В.С .Пилко и многие другие исследователи.

Современные подходы к формированию фонда и организации учета и контроля, в том числе, обосновал в работе И. В. Эйдемиллер.

При рассмотрении проблем учета и контроля над фондами муниципальных библиотек в современных условиях автор данного исследования счел необходимым обратиться к работам В.И. Терешина, Н.И. Астапович, С. Пилко, В.Г. Дригайло и других.

Проблемам нормативно-правового обеспечения учета библиотечных фондов много внимания уделено в работах С. В. Митрофановой, В. В. Шилова .

Объект исследования: организация учета и контроля как функций технологического управления библиотечными фондами.

Предмет исследования: особенности организации учета и контроля, как функций технологического управления фондами в муниципальных библиотеках.

Цель исследований - обобщить организацию учета и контроля (проверки) фондов муниципальных библиотек России, в том числе Кировской области в современных условиях и выявить проблемы, возникающие в процессе организации учета и контроля как функций технологического управления фондами муниципальных библиотек Кировской области.

Для достижения этой цели определены следующие задачи:

–       раскрыть теоретические и практические основы технологического управления библиотечными фондами;

–       изучить и проанализировать материалы нормативных документов, регламентирующих деятельность библиотек по осуществлению учета и контроля;

–       оценить состояние учетной политики и организации учета фондов в библиотеках области;

–       выявить сущность и значимость контроля (проверки) фондов муниципальных библиотек России.

–       наметить перспективы дальнейшего совершенствования организации учета и контроля как функций технологического управления фондами в муниципальных библиотеках Кировской области.

База исследования: Муниципальные библиотеки Кировской области.

Методы исследования:

-       анализ научной литературы и библиотечной документации;

-       опрос (анкетирование);

-       анализ и синтез полученных данных,

-       абстрагирование;

-       метод сравнения и сопоставления полученных данных;

-       обобщение.

Структура работы определяется целью, задачами и логикой исследования, а также обусловлена особенностями ее предмета. Работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Во введении формулируется исследуемая проблема, обосновывается актуальность, раскрывается ее разработанность, определяется основная цель, задачи исследования, дается краткая характеристика методологии и методики дипломного исследования.

В первой главе «Управление библиотечным фондом: структура, функции, методы» освещается разработка проблемы управления библиотечным фондом в трудах советских и российских библиотековедов. Раскрываются структура, принципы, функции управления библиотечным фондом.

Во второй главе «Учет в технологическом управление библиотечным фондом» обозначены исторические предпосылки организации библиотечного учета как технологии. Представлена система учета, объект и формы. Освещен процесс автоматизации учета библиотечных фондов. Раскрывается опыт организации учета в технологическом управлении библиотечных фондов муниципальных библиотек Кировской области. Представлен анализ социологического анкетирования.

В третьей главе «Функция контроля в управлении БФ» обозначена проверка как контрольная функция учета библиотечного фонда. Описана технология проверки фонда.

Раскрывается опыт организации контроля в технологическом управлении библиотечными фондами муниципальных библиотек Кировской области.

В заключении даны выводы дипломного исследования, а также обозначены перспективные направления организации учета и контроля библиотечных фондов.

Объем дипломной работы 127 страницы. Список использованных источников. Приложение 1 Форма суммарного учета (книга суммарного учета), Приложение 2 Форма акта о поступлении периодических изданий в библиотеку, Приложение 3 Формы индивидуального учета (инвентарная книга, учетная карточка, книга регистрации карточек учетного каталога, лист актового учета) Приложение 4 Анкета, Приложение 5 Результаты анкетирования работников муниципальных библиотек Кировской области, Приложение 6 Образец акта о проверке библиотечного фонда.

Положение, выносимые на защиту:

1.      Тема учета и контроля БФ уже достаточно давно стала одной из дискуссионных проблем российского библиотековедения. Однако следует отметить, что дискуссии эти в настоящем время протекают вяло и предложения по коренному изменению методологии учета БФ властными структурами игнорируются.

2.      Учет, являясь важнейшим условием сохранности библиотечного фонда, обеспечивает регистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов пополнения, местонахождения документа.

3.      Контроль за состоянием и использованием фонда библиотеки как принцип, объективно необходим для всей системы управления БФ. Контрольная функция учета БФ реализуется через проверку.

4.      Автоматизация технологических процессов учета и контроля (проверки) фондов библиотек на современном этапе находиться в большой зависимости от государственного финансирования библиотечного дела. Скудное финансирование не позволяет в полной мере осуществлять политику автоматизирования учета и контроля БФ.

5.      Реформирование учета в 90х гг. XX века в плане обязательных и свободных элементов организации контрольно-учетных мероприятий привело в последствии к рассогласованности и дестабилизации государственной системы учета БФ. Ввиду этого возникает вопрос: следует ли дальше придерживаться рекомендательного характера организации системы учета БФ? Возможно, имеет смысл более четко, жестко осуществлять процесс учета БФ в муниципальных библиотеках страны, т.к. в первую очередь именно в библиотеках низшего уровня организации библиотечного дела происходит процесс дестабилизации системы учета библиотечных фондов.

6.      Проведенное нами исследование показало, что организация учета и контроля в муниципальных библиотеках Кировской области не всегда осуществляется на должном уровне и зависят от ряда причин: нехватка нормативно-инструктивной документации на местном уровне, нежелание сотрудников принимать и использовать новые формы и правила организации учета и контроля, способы и методы сохранности библиотечного фонда используются не в полном объеме.

7.      Совершенствование учета и контроля БФ - комплексная проблема, решение которой требует применения новых организационных и технологических процессов: ведение электронных учетных форм и учетной документации, процесс штрих - кодирования документов, исключение библиотечных фондов из состава основных средств и т.д. На наш взгляд использование ISBN и ISSN привело бы к упрощению системы учета БФ, на чем настаивают современные специалисты в области библиотечного дела (Ю. Н. Столяров, В. В. Шилов и др.)

1 Управление библиотечным фондом: структура, функции, методы

1.1 История, структура и принципы управления БФ

Библиотечный фонд - основа деятельности библиотеки: от его содержания и качества зависит степень удовлетворения и развития информационных потребностей пользователей.

Глубокие социально - экономические перемены, произошедшие в стране за последние годы, изменили традиционные функции и методы управления фондами библиотек. Большие перемены произошли в организации учета и контроля как функций технологического управления фондами библиотек.

Разработка вопросов, касающихся управления библиотечными фондами, связана с историей библиотечного фондоведения. Проблемы и методы изучения библиотечного фонда рассматривались в работах Н. А. Рубакина, А. А. Покровского, В.И.Собольщиковой, В.В.Стасова, И.А.Крылова и др.

С начала 70х гг. XX века появляются отдельные работы, в которых делается попытка рассмотреть различные стороны технологического управления библиотечными фондами.

Большой вклад в решение проблемы управления библиотечными фондами внес известный библиотековед Ю. В. Григорьев. Концепция Ю. В. Григорьева заключалась в том, что процесс управления фондами библиотек должен являться составной частью процесса формирования библиотечного фонда, т. е. комплектование, организация и управление - процессы одного уровня [80,81].

Согласно представлениям этого известного библиотековеда, управление начинается после того, как становятся известны результаты использования фонда пользователями. Результатом он считал вторичный отбор и непрерывную дифференциацию фонда. Проверку библиотечного фонда Ю. В. Григорьев перевел из второй фазы в третью. Это были самые первые попытки наполнить фазу «управление» компонентным содержанием.

Ссылаясь на мнение Ю. Н. Столярова, следует подчеркнуть что, Ю. В. Григорьев обосновал важность разработки:

-       теории управления библиотечными фондами,

-       методики организации практически всех фондообразующих и фондоформирующих процессов и операций, особенно вопросы учета и хранения.

В середине 70х гг. появляются две работы общего характера по управлению БФ научных ГБЛ. В коллективной монографии «Современные проблемы фондов научных библиотек СССР» (1975 г.) этот аспект рассмотрен в главе «Вопросы управления системой фондов крупной научной библиотеки». Данный вопрос широко освещался в статьях И. М. Алексеевой, Р. И. Богачевой и А. В. Кокоревой [78,79].

Впервые процесс управления библиотечным фондом как самостоятельный раздел учебного пособия был представлен в издании В. И. Терешина «Фонды специальных научных библиотек» (1975 г.)[16].

В 1976 г. в «Словаре библиотечных терминов» впервые было дано определение понятия «Управление фондами библиотек».

Логическим продолжением данной темы стали разработки управленческих проблем фондоведения Г.В. Тараченко и С.Л. Лохвицкой, которые рассмотрели структуру и технологию управления фондом по аналогии с общей теорией управления. Их заслуга состоит в том, что впервые процесс управления библиотечным фондом описан технологически, на уровне алгоритма.

Отличительной особенностью управления БФ является его комплексный характер, который требует различать в нем два аспекта: теоретический и практический. Цель теоретических исследований в области управления БФ - разработка общих положений, принципов и методов управления.

Е. П. Арефьева и Т. А. Мистрюкова, выделив в структуре управления административную и методическую компоненты, изложили принципы, составляющие теоретический аспект УБФ:

Принципы управления БФ:

1.      Общие

-       координирование,

-       систематичность,

-       плановость.

2.      Специфические

-       планомерность и пропорциональность развития БФ - реализуется путем научно-обоснованных пропорций между отдельными частями фонда. Он позволяет поддерживать внутреннюю структуру фонда по содержанию и форме источников информации;

-       учет фонда и контроль за его состоянием и использованием - выражается в наблюдении за количественными и качественными изменениями библиотечного фонда, фактами и явлениями, происходящими в фонде, расходованием средств на его комплектование, сохранность, использование;

-       научная организация труда. Содержательный аспект принципа НОТ включает в себя расчленение процессов организации БФ на отдельные операции, научно обоснованное нормирование отдельных процессов и операций [51, c. 83].

Таким образом, была предпринята попытка конкретизировать принципы управления библиотечными фондами.

В отличие от принципов управления методы носят альтернативный характер. Их можно выбирать, заменять другими в зависимости от конкретной ситуации, ради достижения поставленной цели. Н. П. Васильченко было сформулировано определение понятия «управления БФ» и предложены содержательные методы управления БФ:

1.)     Балансовый метод - широко используется в экономике при планировании, в статистике при обработке данных. С помощью балансового метода осуществляется регулирование развития библиотечного фонда, так как его рост увязывается с финансовыми возможностями приобретения произведений печати и других документов, потребностями их обработки с помощью наличных трудовых и технических ресурсов, необходимостью размещения и расстановки в фондохранилищах и структурных подразделениях библиотеки. Кроме того, балансовый метод обеспечивает реализацию пропорциональности развития отдельных частей фонда по различным параметрам (содержанию, типам и видам изданий, языкам и т.д.), осуществление требований таких принципов формирования библиотечных фондов, как систематичность и плановость.

2.)     Нормативный метод управления БФ. Сущность данного метода заключается в разработке экономически обоснованных нормативов, которые являются как ориентиром для плановых показателей, так и рычагом производственной деятельности различных подразделений библиотеки. Как правило, нормативы создаются для определенных типов библиотек, но и библиотеки одного типа работают в различных региональных условиях, имеют неодинаковые финансовые, материальные и трудовые ресурсы. Поэтому нормативы для них служат всего лишь ориентиром и должны разумно корректироваться с учетом объективных обстоятельств.

3.)     Специфический метод - вторичный отбор. Вторичный отбор, являясь инструментом регулирования как количественных, так и качественных параметров БФ, очень тесно соприкасается с нормативным методом, и это подтверждает то, что все процессы управления взаимосвязаны [20, с. 18].

Д. В. Евсеев рассматривал управление фондом как многоуровневую организационную структуру. На той же позиции стояли П. И. Егоров и другие авторы, чьи взгляды отражены в сборнике научных трудов «Научные основы управления формированием библиотечных фондов», выпущенном в 1985 г. Появление этого сборника стало заметной вехой в развитии теории управления библиотечным фондом.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8