Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)

Объектами учета библиотечного фонда являются документы,
поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы.

Для характеристики доступности документов, их распространенности библиотеки в современной практике осуществляют учет фонда в унифицированных учетных единицах.

Единица учета фонда - условно выделенный единичный документ или совокупность однотипных документов для обеспечения контроля сохранности библиотечного фонда и удобства поиска в нем тре6уемых материалов[53, c.11].

В соответствии с ГОСТом 7.20-2000 “Библиотечная статистика” основными единицами учета для всех видов документов являются экземпляр и название[7].

Под отдельной физической единицей необходимо понимать самостоятельный материальный объект, т. е. книгу, журнал, папку, кассету, диск и т. п.

Экземпляр - это оригинал или копия отдельного названия, состоящая из одной или нескольких физических единиц. Эти показатели далеко не всегда совпадают. Так, художественное произведение, изданное в двух томах, может быть представлено в библиотеке в трех экземплярах, т. е. в шести физических единицах (а не в шести экземплярах).

Особую сложность вызывает определение единиц учета электронных документов. Как в теории, так и в практике еще нет четкого определенного понятия “электронный документ”, не определены типология электронных документов, особенности учета электронных документов, в том числе в сети. Эти проблемы требуют разработки на межведомственном уровне.

Помимо названных, в особых случаях, применяют другие единицы учета. Так, метрическая единица показывает величину библиотечного фонда в погонных метрах, что незаменимо при расчете вместимости хранилищ. По предложению Международной Организации по стандартизации (ИСО) учитывают также площадь, занимаемую документами на полках, при инженерных расчетах прочности перекрытий хранилищах учетной единицей служат вес документа.

Учет БФ ведется с соблюдением следующих требований:

- полнота и достоверность сведений о фонде;

- документальность оформления каждого поступления и выбытия;

- аккуратность ведения учетной документации;

- оперативность учета, т. к. неучтенный документ подвергается риску быть утраченным, запутывает технологические операции;

- совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий;

- соответствие номенклатуры показателей первичного учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики по составу и содержанию;

- соответствие данных индивидуального учета фонда итоговым данным[85].

Обычно учет ведется не только централизованно, но и каждым структурным подразделением, которое устанавливает и контролирует наличие своего подфонда, что дает руководителю подразделений возможность лучше знать свою часть фонда, облегчает процесс проверки.

Процесс учета библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию поступления материалов, распределения и перемещения их внутри библиотеки (ЦБС), выбытия, итогов движения фондов, проверки наличия документов в фонде[63, c. 248].       

Будучи составной частью процесса организации фонда, библиотечный учет представляет собой определенную систему, понимаемую как организационно - упорядоченную совокупность видов, методов и способов учета документов различной категории значимости, дифференцированных в соответствии с их статусом.

Система учета документов включает несколько уровней:

–       общий государственный статистический учет всех документов по единой государственной форме отчетности 6-НК;

–       общий внутрибиблиотечный учет всех документов, образующих фонд конкретной библиотеки;

–       специализированный государственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников, архивных документов, находящихся на постоянном хранении в фондах библиотек, музейных предметов и коллекций, баз и банков данных, учет стоимости документного фонда библиотеки по правилам ведения бухгалтерского учета.)

Можно говорить об условности каждого уровня учета, т.к. грани между ними подвижны. Каждый уровень учета имеет особенности в методах получения исходных данных, номенклатуре показателей, в том числе статистических, и их предназначении. Единство системы учета определяется рядом факторов. С помощью различных видов учета осуществляется одна из основных функций учета - информативная. Данные одного вида учета не только дополняют, но и контролируют другие учетные сведения. Источником исходных данных для каждого уровня учета служат показатели учетных документов, характеризующие количественную, качественную и стоимостную оценку документных фондов библиотек

Учетными формами документов являются: книга учета библиотечного фонда (книга суммарного учета), инвентарная книга, карточка учетного каталога, лист актового учета библиотечного фонда, регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе, электронного), журнал регистрации поступлений “Опись инвентарных номеров”, тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных, журнал учета процессов размагничивания записей в библиотеке [84].

Учет осуществляется в соответствии с разработанным порядком.

Порядок учета библиотечного фонда - свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из ее статуса, структуры фонда, организационно технологических особенностей и не противоречащих действующему законодательству. Разрабатывается и утверждается библиотекой. Имеет статус стандарта учреждения [35, c. 244]

Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов. Библиотека обязана:

–       осуществлять суммарный (интегрированный) и индивидуальный (дифференцированный) учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета;

–       обеспечивать последовательность применения установленных единиц учета и не допускать их изменения без принятия новых нормативных документов по учету библиотечных фондов;

–       обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранения и выдачи, за исключением газет, журналов, листовых изданий;

–       соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации [75].

Контроль за соблюдением норм и требований к учету, правильностью ведения, оформления и использования учетной документации осуществляют специальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по фондам при дирекции библиoтeки.

Учредитель, администрация и соответствующие службы библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.

Как уже было отмечено выше, основное назначение учета - содействовать обеспечению сохранности документов и осуществлению контроля над процессами движения их от момента поступления до выбытия по установленным правилам. Инструментом реализации заданной миссии являются виды, методы, способы и формы ведения учета документов.

Вид учета - это определенный класс предмета с конкретным набором свойств, которые составляют его специфику [50, c. 173].

Виды и формы учета библиотечного фонда в разное время были различными, но всегда оставались практически неизменным два вида учета - «Суммарный» и «Индивидуальный».

В отечественной профессиональной литературе до сих пор уточняются термины - «Суммарный» и «Индивидуальный» учет. Приоритет в этом нововведении принадлежит Ю. Н. Столярову, полагающему, что вместо нелогичных по смыслу терминов “суммарный” и “индивидуальный” учет следует использовать понятия «интегрированный учет» (количественные данные о структуре, величине, обновлении фонда) и «дифференцированный учет» (отражение наличия в фонде и выбытия из него отдельных документов). В некоторых изданиях используются также термины «количественный учет», «аналитический учет».

Суммарный (интегрированный) учет - учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу [54, c. 19].

Представляет количественную характеристику фонда в целом и по отдельным частям, что позволяет определить удельный вес каждой структурной части библиотечного фонда по различным признакам. Дает наиболее полную информацию об изменение в фонде, т.е. об одном из важных его свойств - движении.

Суммарный учет ведется в «Книге суммарного учета», которая состоит из трех частей (Приложение 1). Каждая партия документов, поступившая по одному сопроводительному документу, записывается в первой части «Книги суммарного учета» под очередным порядковым номером на отдельной строке. Партия изданий (документов), выбывающая из фонда, записывается во второй части «Книги суммарного учета». Итоги движения документов отражаются в третьей части. Нумерация записей о выбывших партиях документов из года в год продолжается после приема партий документов и их суммарного учета.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение одного месяца с момента приема партии новых поступлений.

Формой суммарного (интегрированного) учета является книга (журнал, листы) суммарного учета в традиционном или машиночитаемом видах.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движении фонда могут подводиться за квартал или за полугодие. В установленном порядке проводится сверка данных о стоимости фонда с данными бухгалтерского учета.

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету без указания стоимости.

Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарно го учета библиотечного фонда» является Акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года (Приложение 2).

В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведения итогов движения периодических изданий может проводиться за квартал, полугодие или год на основании актов.

Индивидуальный (дифференцированный) учет - это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности библиотечного фонда.[50 с . 191]

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится:

1.      с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера (инвентарный учет) - индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

2.      при регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера (безинвентарный учет). Осуществляется для отдельных видов изданий, отнесенных к временному хранению по объему и по характеру информации (в соответствии с положениями ГОСТ 7.60-90).

Безынвентарный учет предполагает суммарную запись документов без названий [50]. Многоэкземплярными документами считаются документы, которые поступили одной партией в количестве более 10 экземпляров.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы:

–       содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени (от 1 года до 3х лет, если другие сроки не предусмотрены);

–       электронные документы на дискетах;

–       электронные документы на съемных носителях, если условия их при обретения предусматривают временные ограничения права использования;

–       электронные документы, поступившие от неполных правообладате
лей или фрагменты баз данных.

В библиотеке существуют три формы индивидуального учета документов:

1.      книжная (инвентарная книга, описи);

Инвентарная книга предназначена для индивидуального учета книг, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью. Она является важнейшим документом и обязана храниться наравне с денежными документами. В библиотеке должна быть единая инвентарная книга на книжный фонд (Приложение 3).

В инвентарную книгу записываются издания, стоимость которых принимается на баланс библиотеки. Каждый экземпляр, подлежащий занесению в инвентарную книгу, получает отдельный, лишь ему присвоенный, инвентарный номер, который проставляется на лицевой стороне или обороте титульного, листа изданий и на 17-й странице подтекстом. Инвентарные номера начинаются с единицы и присваиваются документам в возрастающем порядке. При открытии следующих учетных регистров инвентарные номера продолжаются. Таким образом, инвентарный номер закрепляется за документом на весь период его пребывания в фонде библиотеки. Все документы, имеющие инвентарный номер, берутся на балансовый учет.

Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, аудиовизуальных документов, микроформ, электронных документов осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.

Индивидуальный учет GD-ROM , дискет и программного обеспечения ведется в любой форме инвентарного учета. Им придается инвентарный номер, проставляемый на упаковочных материалах, в которые его помещают, или вклеиваемый на носителе.

2.      карточная (учетный каталог);

Учетный каталог (УК) - служебный каталог, который выполняет справочные и учетные функции, является карточной формой индивидуального учета документов. Учет производится изданиями, то есть всем экземплярам одного издания присваивается единый инвентарный номер, который проставляется на карточке учетного каталога. В целях сохранности карточек и контроля за правильной порядковой нумерацией ведется “Книга регистрации карточек учетного каталога” (Приложение 3).

УК - финансовый документ, на основании которого устанавливается цена каждого экземпляра изданий и стоимость библиотечного фонда в целом.

В 20-40-е гг. известный библиотековед В. А. Невский и ряд других деятелей наряду с технологическими преимуществами отмечали недостатки этой системы, в частности, из-за ее громоздкости. Эта система подверглась критике со стороны Ю. В. Григорьева, считавшего ее ненадежной с точки зрения сохранности карточек как финансовых документов.

3.      листовая (лист актового учета).

Актовая система учета - система индивидуального учета, при которой на каждую партию изданий и других документов составляются акты списки, что позволяет инвентаризировать одновременно несколько поступающих партий (Приложение 3). Лист актового учета является финансовым документом и хранится по правилам хранения денежных документов.

Актовый учет удобен при компьютерной технологии, так как распечатанные акты могут быть использованы в различных целях, как листы инвентарной книги, при передаче документов в различные подразделения библиотеки и для информирования читателей о новых поступлениях в фонд.

Выбытие документов из фонда оформляется Актом об исключении и отражается в «Kниге суммарного учета...» и в формах индивидуального учета фонда.

Если суммарный и индивидуальный учет документов осуществляется в электронной форме, он должен быть продублирован и на бумажной копии.

При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета. По формам индивидуального учета можно проследить информацию о стоимости и дате поступления каждого экземпляра библиотечного фонда.

Следует напомнить о том, что учетная информация, представленная как в традиционной, так и в электронной формах, имеет одинаковую юридическую силу. Унификация видов и способов единого учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований инструкций, других нормативных документов по библиотечному делу. Библиотека самостоятельно разрабатывает и утверждает регламентирующие документы, отражающие ее специфику и не противоречащие действующему законодательству.

Библиотечные фонды являются объектом не только библиотечного, но и бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет (стоимостный учет) - это финансовый контроль бухгалтерии библиотеки или учреждения над стоимостным выражением библиотечного фонда, то есть за расходованием средств на комплектование, организацию и использование фонда. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (на библиотечную обработку, почтовые и транспортные)[88, c. 314].

В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов (ОК 013-94.) библиотечные фонды входят в их состав [12]. В классификатор включены разные виды документов независимо от материальной основы носителя информации (от рукописей до электронных изданий). Следовательно, все они должны подлежать учету библиотечному (суммарному и индивидуальному) и бухгалтерскому (балансовой стоимости). Однако на практике не все документы, составляющие фонд библиотеки входят в состав основных непроизводственных фондов (средств), балансовая стоимость которых отражена в финансовых документах. В большей части библиотек страны в балансовой стоимости фонда не отражена стоимость периодических изданий, изданий на нетрадиционных носителях, стоимость обменных фондов.

Документы, поступающие в библиотечный фонд, учитываются по номинальной цене, включая стоимость первоначального переплета. При поступлении документов в бухгалтерию библиотеки передается первичный сопроводительный документ с подтверждением принятия документов к учету в библиотеку, составленный в форме акта согласно приложению к Инструкции об учете БФ.

Говоря о библиотечных фондах, состоящих в основных фондах ОК 013-94, следует отметить то, что балансовая стоимость библиотечного фонда библиотеки не отражает его реальной стоимости, так как фонд любой библиотеки представляет собой сформировавшуюся коллекцию, а совокупный библиотечный фонд - национальное достояние, действительную стоимость которого в денежном выражении определить невозможно.

Библиотечные работники неоднократно поднимали вопрос о положении библиотечных фондов в структуре основных средств и возможном выводе их из системы бухгалтерского учета. Особенно эта проблема обострилась в связи с работой по переоценке библиотечных фондов, проводимой в стране в соответствии с постановлениями Правительства Российской Федерации[3]. Начиная с 1992 г., библиотекам приходилось самостоятельно переоценивать книжные фонды, выполнять фактически не свойственные им функции, не обладая при этом необходимыми профессиональными знаниями и навыками.

Переоценка основных фондов (индексация) - изменение стоимости основных фондов, позволяющее первоначальную стоимость продукции предыдущих лет привести к восстановительной стоимости, то есть сопоставимым ценам, отражающим современные условия воспроизводства, а также учесть износ основных фондов [55, c. 199].

Индексация осуществляется в целях создания экономически обоснованных условий формирования ресурсов денежных средств на обновление основных фондов - библиотечных фондов, что может послужить со временем основанием для увеличения выделяемых государством средств на комплектование библиотек, выработки социальных нормативов расходования денежных средств для формирования библиотечных фондов на различных носителях информации.

Индексацию библиотека должна осуществлять совместно с бухгалтерией и отражать стоимость переоцененного фонда в третьи части «Книги движения библиотечного фонда».

Библиотечные фонды переоцениваются по годам поступления (приобретения) книг и других материалов на основании записей в формах индивидуального и суммарного учета и бухгалтерских документов. Основное условие при этом - соответствие данных балансовой стоимости бухгалтерского учета данных первичного библиотечного учета.

Существует два вида переоценки;

1)      Групповая;

Применяется в случае исключения документов из состава фондов по любой причине. Ее результаты могут фиксироваться по каждому исключаемому изданию в отдельной графе списка, прилагаемого к акту на исключение, либо суммарно, либо группами изданий, имеющих единый коэффициент.

2)      Индивидуальная

Применяется при недостаче или утрате (порче) конкретного документа. При этом данные об изменение цены вначале вносятся в «Тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных», а затем, аналогично групповой переоценке, отражаются в списке на исключение утраченных изданий. Следует иметь в виду, что при индивидуальной переоценке документов библиотека вправе устанавливать дополнительные повышающие коэффициенты в зависимости от реальной рыночной стоимости утраченных изданий (при условии, что это оговорено «Правилами пользования библиотекой»)[58, c. 166].

Результаты переоценки БФ оформляются актом комиссии, который является основание для внесения изменений в данные бухгалтерского учета и в КСУ БФ.

Таким образом, переоценка фонда - очень важная и сложная финансовая и учетная операция, которая требует предельного внимания и профессиональной подготовки библиотекарей.

До настоящего времени библиотечные фонды относились к тому виду основных фондов, на которые не начислялась амортизация, т.е. постепенное погашение стоимости по мере физического и морального износа. Износ рассчитывается исходя из стоимости основных фондов и нормативного времени нахождения их в эксплуатации. Это положение распространялось не на все типы библиотек и не на все виды документов в фондах библиотек.

17 марта 2009 г. вступила в силу новая Инструкция по бюджетному учету (Инструкция N 148н). Ее действие распространяется на отношения, возникшие с 1 января 2009 г [83].

Одним из существенных изменений, вносимых Инструкцией N 148н является новый регламент учета библиотечного фонда, а именно начисление на него амортизации. Заметим, что в некоторых бюджетных учреждениях (библиотеки, выставочные залы, образовательные учреждения и т.п.) библиотечные фонды составляют большую часть общего имущества учреждений и их стоимость, а также количество экземпляров представляют собой значительные величины.

В настоящее время, как показало исследование, библиотечный и бухгалтерский учет этих ресурсов осуществляется по-разному. Библиотечному учету подлежат все документы, составляющие фонд библиотеки, бухгалтерскому - выборочно, электронные ресурсы, находящиеся в сети, учитываются в порядке их использования, т.е. имеет место нарушение принципа полноты учета. Принцип полноты бухгалтерского учета не соблюдается также в отношении документов, информация которых зафиксирована не только на различных носителях, но и в пределах одного вида документов. Как правило, документы на бумажных носителях, за исключением архивных документов, периодических изданий и обменных фондов, подлежат бухгалтерскому учету. Принимая библиотечный фонд за единую целостную систему, бухгалтерские службы фиксируют стоимость фонда общей суммой. С одной стороны, такое правило упрощает учет и обеспечивает доверие библиотечному учету, с другой стороны, как мы считаем, нарушается принцип полноты и достоверности учетной информации.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8