Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)

Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства. Оформление документов производится в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов». Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

Ответственность за правильность организации учета, выполнение требований к нему, а также сохранность библиотечного фонда несут администрация библиотеки, сотрудник в соответствии с должностными обязанностями. В трудовом договоре работником библиотеки и/или в его должностной инструкции должны предусматриваться обязанности по обеспечению сохранности библиотечного фонда, выполнению требований действующего законодательства к организации сохранности и ведению учета.

В случае причиненного ущерба в особо крупном размере руководители и работники библиотек могут нести уголовную, административную и дисциплинарную ответственность в установленном действующим законодательством порядке

Таким образом, учет является обязанностью каждой библиотеки, осуществляется в соответствии с библиотечным законодательством, бюджетным законодательством, иными законами и нормативно-правовыми актами государства и инструкциями.

2.2 Регламентация и автоматизация процессов учета библиотечных фондов

Учет библиотечных фондов - составная часть системы народнохозяйственного учета. Его совершенствование осуществляется в соответствии с общегосударственной программой перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике систему учета, статистики и контроля (1992) [74]. Сущность и роль учета в новой экономической ситуации имеет несколько иную направленность, чем при централизованной экономике.

Реформирование учета направлено на определение новых подходов при учете фондов в современных хозяйственно-экономических условиях. Основная его цель - предоставление точных и достоверных данных обо всех видах документов, находящихся в библиотечном фонде, обеспечение контроля над их движением в соответствии с нормативными актами.

Следует отметить и то, что учет документов является наиболее конкретным и регламентированным процессом организации и управления библиотечными фондами. Центральным звеном учетной политики библиотеки является нормативно-правовая основа.

Правовой регламентацией учета является современное законодательство различных отраслей права. Высший уровень составляют федеральные законы, постановления и распоряжения Правительства Российского Федерации: «О библиотечном деле» (1994), «Об обязательном экземпляре документов»(1994), «О информации, информационных технологиях и защите информации»(2006), «О бухгалтерском учете»(1998), « Об архивном деле в Российской Федерации»(2004), «О стандартизации»(1993), а также Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и др. Нормы этих законов, касающиеся, в том числе и политики государства в области учета, является базовой основой для принятия управленческих решений для библиотек различных организационно-правовых особенностей и форм собственности.

На совершенствование системы учета оказывает влияние такие факторы, как активный процесс изменения видового и структурного фонда, освоение библиотеками компьютерных информационных технологий, а также применения методов электронного маркирования документов, позволяющих комплексно решать вопросы учета, сохранности, использования документных фондов.

В декабре 1998 г. Приказом Министерства культуры Российской Федерации за № 590 была утверждена « Инструкция об учете библиотечного фонда» [9]. Ее нормативную базу составили такие документы, как Закон о библиотечном деле в Российской Федерации, Закон об обязательном экземпляре документов, Закон о стандартизации, Закон о бухгалтерском учете, ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации”, ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” (1997 г.), отечественные стандарты в области информации, библиотечного и издательского дела; ИСО 2789-1974 “Международная библиотечная статистика”, “Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях” (утв. Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.99 № 107).

Со дня вступления в силу Инструкции в политической, социальной и экономической жизни страны произошли существенные изменения, которые оказали влияние на библиотечную сферу. Появились новые нормативные правовые документы в различных отраслях права. Библиотечные фонды стали предметом профессиональных интересов различных ведомств, прежде всего Министерства финансов РФ, Министерства имущественных отношений РФ, налоговых органов, казначейства и органов статистики [88].

Главное достоинство Инструкции состоит в том, что при сохранении преемственности с прежней системой учета за счет совместимости основных показателей, видов учета и некоторых форм его, она, вместе с тем, обеспечивает его гибкость, возможность детализации, предоставляет право библиотекам самостоятельно формировать свой порядок учета применительно к статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям, не противоречащий ее основным требованиям.

Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей деятельности. Действие “Инструкции” распространяется на государственные и муниципальные библиотеки, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности. Приказом Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечного фонда образовательных учреждений» от 24.08.2000 № 2488 данная Инструкция является руководством для всех библиотек образовательных учреждений с учетом утвержденных методических рекомендаций по ее применению.

В 2006 году в журнале «Библиотека» был опубликован для обсуждения проект новой «Инструкции об учете библиотечного фонда», разработанный коллективом Российской государственной библиотеки [12].

Переход библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетной информации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем.

Электронный учет - учет документов, составляющих библиотечный фонд с помощью средств компьютерной технологии. Электронный учет - это не самостоятельный вид, а способ ведения учета [64, c. 395].

Использование компьютера способствует интеграции обработки учетной информации. При электронном учете существенно меняется технология учета, последовательность процессов и операций, появляются новые направления, то есть усложняется содержание работы и организации учета документов в библиотеке. При автоматизированных технологиях все процессы учета документов, поступающих, выбывающих и ряд других, осуществляются в соответствии со специальными программами, учитывающими интересы работников библиотеки[78]

Необходимым требованием к современным автоматизированным библиотечно-информационным системам (АБИС) является наличие в них функций или модулей учета фондов[14 с. 155].

Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов.

Технология штрихового кодирования включает в себя три этапа:    

1.      создание штрихового кода;

2.      нанесение штрихового кода на этикетку;

3.      считывание штрихового кода специальной аппаратурой.

С помощью технологии штрихового кодирования, использования микрокалькуляторов со встроенными сканерами, так называемых мобильных терминалов, можно практически полностью автоматизировать процесс проверки фонда. Располагая штриховые коды не только на книгах, но и на карточках, библиотекарь имеет возможность быстро сверить карточный каталог с электронным каталогом, а, следовательно, и с и фондом. Внедрение методов штриховой технологии со временем приведет к тому, что на смену традиционным формам учета, привычными для библиотеки, придут новые, более удобные и оперативные.

Для успешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средств учета фондов[47].

Примером такой системы может служить автоматизированная Web-библиотека "Кодекс: Манускрипт"

Система предназначена для автоматизации работы с библиотечным фондом и читателями, организации электронного учета изданий, а также обеспечения доступа к каталогу изданий посредством браузера MS Internet Ехplorer.

Система позволяет автоматизировать весь цикл учета библиотечного фонда, с момента поступления издания в библиотеку, до его списания, включая формирование инвентарной книги, книги суммарного учета, всей номенклатуры необходимых актов. Реализована мощная система поиска по инвентарной книге, книге суммарного учета, тетради замененных книг и другим объектам учета библиотечного фонда. Встроенный механизм формирования инвентарных номеров, номеров КСУ, записей инвентарной книги позволит обеспечить удобный и надежный документооборот библиотеки.

Модель функционирования системы:

На сервер библиотечной локальной сети устанавливается сердце системы - "Кодекс-Сервер", который является одновременно Web-сервером и сервером БД, а также база данных в формате "Кодекс". Но чтобы система начала стабильно функционировать, нужно установить программное обеспечение на рабочих станциях сотрудников библиотеки и читателей - браузер MS Internet Explorer, входящий в стандартную поставку ОС Windows.

Помимо Web-библиотеки "Кодекс: Манускрипт" создана также конфигурация «Онлайн: Библиотека"» (фирма «Онлайн»). Программный продукт разработан на основе системы программ "1С:Предприятие" в сотрудничестве с библиотекарями учебных заведений и с учетом их многочисленных пожеланий.

"Онлайн:Библиотека" позволяет автоматизировать все основные этапы работы с книгой, от момента ее поступления до списания из библиотечного фонда:

–       в конфигурации существуют электронные аналоги первичных документов - "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда";

–       процесс формирования инвентарных номеров в программе автоматизирован, производится проверка номеров на уникальность;

–       книги суммарного и инвентарного учета формируются автоматически на основании данных, введенных в информационную базу с помощью документов "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда".

Важно отменить то, что автоматизация основных библиотечных процессов и информатизация библиотечной деятельности, заставляет нас пересматривать существующие документы и совершенствовать нормативно-инструктивную базу, регламентирующую деятельность библиотек по работе с фондами. Это способствует организации строгого учёта и обеспечивает соблюдение финансовой дисциплины, позволяет систематизировать и приводить к единообразию формы и методы работы библиотек с фондами.

Особо следует подчеркнуть, что решение задачи совершенствования учета библиотечных фондов требует объединения усилий библиотек, архивов, музеев, других организаций, для которых учет является не только важнейшей частью сохранения документов, но и ведущей функцией контроля за движением духовных и материальных ценностей.

Таким образом, мы склоняемся к мнению, что учет библиотечного фонда:

–       является частью системы управления экономическими процессами, происходящими в современной библиотеке. Его совершенствование существенно влияет на расширение прав библиотеки и устранение жесткой регламентации;

–       позволяет идентифицировать регистрационную запись, сравнив ее с оригиналом и данными о нем при проверке фонда или при расчете с читателями в случае невозврата взятых в библиотеке документов;

–       обеспечивает регистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов пополнения, темпы обновления, местонахождение документов.

–       служит основой государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

На наш взгляд, учет фондов должен являться важнейшим направлением деятельности каждой библиотеки в отдельности и системы библиотек в целом. Совершенствование учета библиотечных фондов проблема многоаспектная. Учет библиотечных фондов является не только частью системы управления экономическими процессами, но и объектами непроизводственной сферы. Поэтому его реформирование следует осуществлять в общем контексте преобразования учетной политики, проводимой в стране. Кроме того, учет библиотечных фондов - важнейший элемент их сохранности. Это стартовый этап, с которого начинается вся дальнейшая работа с фондом в библиотеке, как в плане сохранности, так и безопасности использования.

2.3 Анализ организации учета в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области

Современные муниципальные библиотеки работают в условиях муниципальных объединений и автономно (незначительное число), однако функциональная организация документных фондов у них одна.

Основное назначение муниципальных библиотек - быть центрами всестороннего развития читателей, разумного досуга, восстановление сил после трудового дня. Такой круг задач требует подбора в фонд муниципальной библиотеки разнообразных документов, способных удовлетворить запросы абонентов.

Фонд муниципальной библиотеки формируется как универсальный и более чем на 50% состоит из художественной литературы. Основная часть фонда - это справочники, энциклопедии, собрания сочинений, научно - популярные издания, учебники, учебные пособия, издания по радио, фото, автоделу, садоводству и другие издания. Тематика фонда муниципальной библиотеки разнообразна, но назначение библиотеки и её цели такие, что не позволяют включать в фонд литературу, призывающую к разбою, войне, национальной вражде, порнографические и некоторые другие материалы [35].

Фонд муниципальной библиотеки содержит документы в виде книг, брошюр, журналов, кино - диафильмов, магнитофонных записей, видеокассет и электронные ресурсы.

Муниципальные фонды - это фонды библиотек, находящиеся в ведении органов государственной власти местного самоуправления.

Документный фонд муниципальных библиотек является основой для выполнения их функций по обслуживания читателей и потребителей информации, и качество фондов в значительной мере зависит от регулярности и правильности их комплектования.

Библиотечные фонды муниципальных библиотек

Кировской области:

1.      Библиотечные фонды муниципальных библиотек являются частью информационных ресурсов Кировской области, историческим, культурным и научным достоянием Кировской области.

2.      Муниципальные библиотеки самостоятельно определяют источники комплектования своих фондов.

3.      Библиотечные фонды муниципальных библиотек, содержащие книжные памятники, могут объявляться памятниками истории и культуры, находятся на особом режиме охраны, хранения и использования в соответствии с действующим законодательством.

4.      Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды муниципальных библиотек, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации, хранятся и используются в соответствии с действующим законодательством.

5.      В целях сохранности и долговременного использования библиотечных фондов в муниципальных библиотеках создаются страховые библиотечные фонды на различных носителях информации, в состав которых входят ценные и редкие издания, относящиеся к памятникам истории и культуры, в том числе краеведческого характера.

6.      Финансирование комплектования и обеспечения сохранности библиотечных фондов муниципальных библиотек осуществляется за счет средств областного бюджета [36].

В Кировской области 755 муниципальных библиотек Министерства культуры РФ. Центральными библиотеками на областном уровне являются -

–       областная универсальная научная библиотека им. А. И Герцена - центральная государственная библиотека Кировской области;

–       областная детская библиотека им. А, С Герцена - центральная библиотека по обслуживанию детей;

–       областная юношеская библиотека - центральная библиотека по обслуживанию юношества;

–       областная специальная библиотека для слепых - центральная библиотека по обслуживанию инвалидов по зрению.

Статус центральной районной библиотеки носит 41 библиотека области.

Совокупный объем библиотечного фонда муниципальных библиотек Кировской области по окончанию 2009 г. составляет 10453577 экз. из них печатных изданий - 10394991 экз., электронных - 35282 экз., аудиовизуальных - 235304 экз. Все документы обработаны и поставлены на учет [24].

Каждая муниципальная библиотека области осуществляет комплекс мероприятий по учету и контролю фондов. Ведет суммарный и индивидуальный учет фонда, созданы топографические учетные каталоги, инвентарные книги, с помощью которых осуществляется проверка фондов. Эти мероприятия обеспечивают фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранность.

Учет фонда в муниципальных библиотеках раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, темпы обновления, местонахождение отдельного документа. Он отражает поступление в фонд, выбытие из него, величину всего библиотечного фонда, его подразделений.

В помощь библиотекам сотрудники КОУНБ им. А. И. Герцена разработали областные целевые программы «Безопасность и сохранение библиотечных фондов Кировской области на 2009-2010 гг.», «Формирование, использование фондов библиотек Кировской области на 2010-2012 гг.»[24].

Ежегодно для сотрудников библиотек проводятся практические занятия и семинары по реставрации и сохранности книжных фондов, разрабатываются методические материалы, устанавливается пожарная сигнализация. В районах продолжается работа по целевым программам, посвященных сохранности БФ. Проводятся плановые проверки, по итогам осуществляются списание ветхих изданий, замена утерянных. Все библиотеки ведут систематическую работу с должниками: звонки, открытки, подворные обходы, дни, недели и месяцы возвращенной книги и т.п.

В рамках написания данной дипломной работы в феврале-марте 2010 года нами было разработано социологическое исследование. Целью данного исследования послужило обобщение опыта по учету фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировской области в современных условиях, определение уровня организации учета библиотечных фондов и изучение проблем, возникающих в процессе организации учета. Исследование осуществлялось Нагорской районной центральной библиотекой с помощью анкетирования работников муниципальных библиотек Кировской области.

Задачи исследования, заключались в :

–       Изучение теоретической разработанности темы.

–       Выявление уровня организации учета фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировской области.

–       Осуществление анализа современного состояния организации учета фондов муниципальных библиотек.

–       Подведение итогов деятельности библиотек по организации учета библиотечных фондов.

–       Выработка рекомендации по дальнейшей организации учета фондов муниципальных библиотек Кировской области.

Основными факторами выбора метода анкетирования стали: возможность сбора первичной информации, содержащей суждения пользователей по изучаемым проблемам, их субъективные оценки, мнения, предпочтения и склонности; возможность охвата большого круга пользователей.

При составлении анкеты были использованы различные типы вопросов: закрытые (предполагавшие выбор конкретного ответа), полузакрытые (где респонденты наряду с указанными вариантами могли написать свой ответ), открытые, позволяющие самостоятельно формулировать свое мнение, высказать тем самым свою точку зрения.

Нами было опрошено 30 сотрудников (респондентов) из 15 муниципальных библиотек Кировской области. Перечень вопросов анкеты представлен в Приложении 4. Результаты анкетирования работников муниципальных библиотек в числовом эквиваленте представлены в таблице № 1 «Результаты» в Приложении 5. Среди респондентов - 13 человек (43%) - сотрудники отдела комплектования и обработки литературы(ОК и ОЛ), 6 человек (20 %) - работники отдела использования фонда и МБА , 8 человек (27%) работают в отделе формирования и использовании фонда, 2 сотрудника (7 %) - являются работниками отдела комплектования, обработки и хранения литературы, 1 человек (3 %) - осуществляет свою профессиональную деятельность в секторе использования фонда и МБА.

В соответствии с занимаемой должностью: заведующий сектором - 1человек (3 %), заведующий отделом - 7 человек (23 %); библиотекарь (отдела, сектора) - 20 человек (67 %), редактор ОК и ОЛ - 2 человека (7 %).

С учетом возраста респонденты распределились следующим образом: от 20 до 30 лет - 2 чел. (7 %); 31 - 40 лет - 3 чел. (13 %); 41 - 50 лет - 5 чел. (17 %); свыше 50 лет - 20 чел. (63 %).

По образованию: со средним профессиональным - 24 чел. (63 %); с высшим (не библиотечным) - 3 чел. (13 %); с высшим библиотечным - 4 чел. (24 %).

Стаж работы респондентов: от 1 до 5 лет - 10 %; от 6 до 15 лет - 10 %; от 16 до 35 лет - 50 %; свыше 35 лет - 30 %.

В ходе исследования удалось установить, что на 2010 г. средний возраст сотрудника отдела (сектора) по работе с фондами муниципальной библиотеки составляет 51 год, со стажем около 25 лет.

Исследование осуществлялось в три этапа. На первом этапе собиралась, изучалась и анализировалась вторичная информация по проблеме исследования, разрабатывалась программа исследования и формы анкеты для проведения опроса. На втором этапе проводился сбор информации, осуществлялась ее первичная обработка. На третьем этапе проводился анализ и интерпретация результатов исследования, формировались основные выводы и рекомендации.

В анкете был представлен блок вопросов, посвященный технологии учета библиотечного фонда. Мы хотели выяснить, каким образом в муниципальных библиотеках области, на практике, осуществляется организация библиотечного учета. Удовлетворяет ли работников библиотек состояние нормативно - правовой, инструктивно-методической базы документов, регламентирующей процесс организации учета. С какими трудностями и проблемами приходиться сталкиваться респондентам в профессиональной деятельности. И какие пути решения они находят из создавшегося положения.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8