реферат, рефераты скачать
 

Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)


В последнее время применяются для этих целей не только штрих-кодовая технология, но также и технология радиочастотной идентификации (RFID).

При инвентаризации (проверке) проводится сверка титульного листа документа с инвентарной книгой либо, после написания контрольного талона, - с индикаторным каталогом. Данные о документах, выданных читателям, берутся из учетных форм (формуляров, читательских требований, специальных журналов, протоколов электронной выдачи пользователям в компьютерной библиотечной программе). При совпадении данных на документе делается принятая отметка об инвентаризации. В случае отсутствия документа на инвентарной книге или контрольном талоне ставится отметка «нет на месте», а затем проводится повторная проверка.

2. Проверка фонда с помощью контрольных талонов. На каждую книгу выписывают контрольный талон. В нем указывают инвентарный номер, фамилию автора или первое слово заглавия. Если запланирована дальнейшая сверка с систематическим каталогом, указывают еще и шифр. Каждый талон вкладывают в книгу. Члены комиссии проверяют правильность записи на книги, выданные читателям или на кафедры библиотеки, филиалы, передвижки. Талоны составляют по книжным формулярам и записям. На книгах и читательских формулярах, в тетрадях книг передвижной библиотеки ставят отметку о проверке. Контрольные талоны расставляют в порядке инвентарных номеров, сверяют с инвентарными книгами, против записи ставят отметку о проверке. По инвентарный книге составляют список недостающих книг.

Данный способ удобен тем, что талоны можно не только быстрее написать, но и сделать это на подготовительном этапе. В написании талонов могут принять участие несколько человек. Кроме того, непосредственную проверку фонда можно проводить, не закрывая библиотеку. Читателям не выдают только те книги, которые стоят на проверяемом стеллаже. При этом большое значение имеет тщательный учет работы проверяющих: обязательно следует записывать в специальной тетради номера проверяемых стеллажей и полок. Книги, принятые от читателей, ставят на отдельный стеллаж и с них начинают текущую проверку. После простановки штемпеля и «галочки» книги возвращают в фонд на свое место.

Использованные контрольные талоны сохраняют в том порядке, в каком они сверялись с учетными документами. Их тщательно упаковывают, пишут на каждой пачке инвентарные номера или буквы собранных в ней талонов (от - до). При следующей очередной проверке фонда дописывают контрольные талоны на книги, поступившие до начала проверки. По «Книге регистрации карточек учетного каталога» выясняют, с какого номера стали учитываться такие книги. Старые талоны сверяют с учетным документом, чтобы проконтролировать полноту картотеки и изъять талоны на списанные книги.

3. Иногда крупные библиотеки заменяют учетный каталог и картотеку контрольных талонов топографическим каталогом, где указывается, за каким структурным подразделением библиотеки числится каждая учетная единица.

Топографический каталог - это сумма карточек с библиографическими описаниями единиц хранения, расположенных в той же последовательности, что и документы в фонде [73, c. 163].

Благодаря тому, что карточки в топографическом каталоге расставлены в систематически - алфавитном порядке, проверять фонд можно по частям с одновременным выявлением недостающих изданий.

В случае если необходимо произвести экстренную внеплановую проверку, применяют экспресс-метод. Книги на полках просто пересчитывают, приплюсовывают сумму выданных, и если итог сходится с данными книги суммарного учета, то проверка считается законченной.

Проверка фонда состоит из нескольких процессов:

–       проверяется правильность расстановки книг, списываются ветхие экземпляры и передаются дублетные;

–       редактируется алфавитный каталог, выборочно проверяется, изъяты ли из него карточки на выбывание книг;

–       просматривается читательский абонемент, документы о выдаче книг в отделы библиотеки, кафедральные, факультетские библиотечки, ликвидируется задолженность, приводится в порядок учет книг, полученных по МБА и книгообмену;

–       сверяются учетные документы с записями в книге движения, инвентарной книге.

Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу [61, c. 17].

При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 "Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках"[11], в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Подсчитываются суммарные трудозатраты. Время на выполнение намеченного объема работ устанавливается, путем деления суммарных трудозатрат на общее количество рабочих часов участников проверки (эффективный фонд рабочего времени за день, месяц).

Расчет лучше всего составлять по основным этапам работы, что значительно облегчит его дальнейшее использование в организации и планировании труда. Составление расчета комиссия может поручить одному из своих членов или методисту.

Проверку фонда уместно сочетать с его изучением (мониторингом). Своевременное выявление, изъятие непрофильных, дублетных, устаревших, ветхих, дефектных изданий и их оперативное исключение из фонда, стабилизация, консервация содействуют улучшению состава фондов и обязательны для выполнения всеми фондодержателями библиотеки.

Изучением фонда занимаются хранители совместно с комплектаторами и сотрудниками отделов обслуживания. Документы, с которыми предстоит дальнейшая библиотечная работа, с полок раньше времени снимать нельзя. Сначала нужно лишь пометить их условными значками, например, закладками разного цвета, придав каждому цвету тот или иной смысл: документ непрофильный, ветхий, устаревший и т. д. Немедленному снятию с полок и перестановке подлежат только документы заставленные, то есть ошибочно находящиеся в неположенном месте. Немедленно изымаются также документы, пораженные микроорганизмами. После изъятия их сразу же упаковывают в плотную бумагу и только тогда переносят в место лечения

С остальными помеченными документами работают после утверждения результатов проверки и с согласия руководителей на их перемещение реставрацию или списание.

Вся работа по проверке библиотечного фонда осуществляется в несколько этапов. Важнейшими из них являются: подготовительный этап, непосредственная работа по проверке фонда, подведение итогов и оформление результатов проверки.

В подготовительный этап создается комиссия, которая составляет календарный план проверки фонда, осуществляет подготовительную работу. Заготавливаются специальные штемпели для отметок с обозначением года проверки размером 1,5 см х 1 см (с указанием двух последних цифр года), штемпельные подушки, бланки для учета работы, карточки для контрольных , ящики или коробки для них, номерные разделители, цветные карандаши, фломастеры и т. д. Особое внимание члены комиссии уделяют проверке правильности оформления учебных документов (инвентарных книг, ведомостей учета библиотечного фонда, книг суммарного учета фонда, накладных, актов предыдущих проверок со списками недостающих документов).

Чтобы исключить возможные недоразумения, все книги, находящиеся в библиотеке к моменту проверки, расставляются на стеллажи (правильность расстановки проверяется ежедневно). Для облегчения организации и отчетности целесообразно на время проверки пронумеровать все стеллажи и полки. Проверяется также наличие полочных разделителей.

С целью своевременного возврата книг в библиотеку принимаются необходимые меры по ликвидации задолженности читателей.

В комиссию входят ответственные за проверяющую часть сотрудники отдела-фондодержателя, обязательно отдела хранения (поскольку этот отдел отвечает за сохранение всех имеющихся в библиотеке фондов, в каком бы структурном подразделении они ни находились), бухгалтеры. Председателем назначают библиотекаря (заведующего отделом хранения), если проверяют фонд не этого отдела; заместителя директора по общим вопросам, по научной работе.

Таким образом, на этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов, в том числе оформление выбытия (отметки в учетных документах) всех изданий, которые были предназначены к списанию по результатам предыдущих проверок.

Подготовительный этап заканчивается инструктированием членов комиссии - участников проверки и определением круга их обязанностей.

Основной этап - проверка фонда. Выбор способа проверки зависит от особенностей ведения учета и сложившейся практики.

Проверка общего фонда библиотеки, фондов отдельных подразделений и отдельных видов изданий может быть сплошной или выборочной. При сплошной проверке библиотека, как правило, читателей не обслуживает. Литература, находящаяся у читателей, должна быть по возможности возвращена в фонд. Фонды объемом до 100 тыс. экземпляров, а также фонды, имеющие инвентарную систему расстановки, рекомендуется проверять путем непосредственного сличения изданий с инвентарными книгами. На каждом издании проставляется дата проверки. Одновременно делается отметка о проверке в инвентарной книге.

Фонд филиала проверяют по описи инвентарных номеров, которая ведется центральной библиотекой. В описи перечислены инвентарные номера документов каждой партии, переданной в филиал, имеется место для отметок о проверке, перемещении или списании документов. Технология проверки та же, что и при использовании инвентарной книги.

Проверку проводят два работника: первый снимает с полок одну книгу за другой (или берет формуляры выданных книг и называет их инвентарные номера). Второй по этим номерам находит записи книг в инвентарной книге. Проводят сверку книг и записей на книги и ставят штемпель проверки, а в инвентарной книге в графе «Отметка о проверке библиотеки» проставляют условный значок («галочку»). Отсутствие условного знака свидетельствует о том, что отдельные книги не обнаружены в фонде или среди выданных читателям.

Не следует забывать и том, что весь процесс проверки фонда следует нормировать по времени. Например, на выполнение такого процесса проверки как «выявление изданий, не прошедших проверку, по формам индивидуального учета» межотраслевые нормы 1997 г. предусматривают не более 3 минут. На «Розыск изданий в фонде библиотеки» отводится около 4 минут на один экземпляр.

За один час работы, в паре можно проверить, в зависимости от системы расстановки, от 80 до 100 документов, а в целом на проверку 1 тысячи экземпляров одним человеком тратиться 24-26 часов[87, c. 14].

Чтобы исключить путаницу, при любых способах проверки библиотечного фонда ведут учет проделанной работы. Каждый участник проверки в конце дня отмечает в специальном бланке или тетради учета номера проверяемых (или проверенных) стеллажей и полок, указывает число написанных контрольных талонов или проверенных книг (количество отложенных книг для дальнейшего выяснения). При проверке могут возникнуть вопросы, требующие выяснения: например, под данным номером в документах записано другое издание; книга, указанная в талоне, отмечена как выбывшая; на книге не обнаружено инвентарного номера. Такие контрольные талоны вместе с книгами надо отложить для последующей ликвидации недоработок и ошибок.

Завершающий этап проверки - подведение итогов и оформление соответствующей документации - акта с объяснительной запиской и списком недостающих книг и других видов документов. На данном этапе следует внимательно просмотреть учетные документы и выявить книги, не отмеченные «галочкой» определенного цвета. Должны быть приняты меры к разысканию всех книг, не обнаруженных во время проверки.

Данные о таких книгах (инвентарный номер, автор заглавие, год издания, цена) выписывают на карточку или вносят в предварительный список. Из карточек составляют картотеку, расставленную по номерам (данные из инвентарной книги или «Описи...») или по алфавиту (из учетного каталога). Можно использовать имеющиеся контрольные талоны на эти книги, дополнив их нужными сведениями.

С картотекой должны быть сверены все книги, отложенные на стеллажи (с перепутанными номерами, без номеров, списанные по акту и т. д.). Удобнее сверять с картотекой книги, расставленные по алфавиту. При устранении ошибок и нахождении книг в учетных документах ставят отметку о проверке, на книге - штемпель, карточка из картотеки (но не талон) вынимается и уничтожается (из списка вычеркивается). После того, как все возможные варианты разыскания недостающих изданий исчерпаны, составляют список книг, пропавших по неизвестным причинам, который должен быть приложен к акту о проверке.

Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта с выводами комиссии и списком отсутствующих изданий (Приложение 6). Акт подписывается всеми членами комиссии и председателем. Один экземпляр акта хранится в библиотеке, второй передается под расписку в бухгалтерию.

Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. На основании решения Акт о списании передается на утверждение. Акт проверки фонда утверждает исключительно руководитель библиотеки, а не учредитель или какая-либо другая вышестоящая инстанция. Это закреплено законом «О библиотечном деле» и должно быть отражено в Положении о библиотеке.

После утверждения акта недостающие книги списываются, а сведения о них исключаются из справочно-поискового аппарата

По итогам проверки руководитель отдает приказ, в котором дает оценку действиям комиссии и фондохранителей, разрешает списание, принимает в случае необходимости административные меры, включая поощрения, наказания, перестановку кадров и т. п., намечает меры по повышению уровня сохранности библиотечного фонда, назначает ответственных за исполнение, устанавливает сроки и порядок контроля за исполнителями [18, c. 5].

Таковы основные правила проведения ответственной работы по проверке библиотечного фонда. Работа это трудная кропотливая, требующая серьезного, внимательного отношения с самого начала до конца.

Следует отметить, что проверка всегда способствует выявлению и ликвидации разного рода недочетов и ошибок, допущенных в текущей работе. Каждая совершенная в ходе проверки небрежность и неточность ухудшает качество работы по проверке, ставит под сомнение точность полученных результатов и вызывает необходимость проведения дополнительной работы по выявлению ошибок. При этом библиотека имеет возможность выявить конкретных виновников этих ошибок. Отсюда большое воспитательное и стимулирующее значение работы по проверке для всего коллектива работников библиотеки.


3.2 Анализ организации контроля в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области


В рамках написания данной дипломной работы в феврале-марте 2010 года нами было организовано социологическое исследование. Целью данного исследования послужило обобщение опыта работы по организации контроля фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировской области в современных условиях, определение уровня организации контроля БФ и выявление проблем, возникающих в процессе организации контроля. Исследование осуществлялось Нагорской районной центральной библиотекой с помощью анкетирования работников муниципальных библиотек Кировской области.

Задачи исследования:

–       Изучить теоретическую разработанность темы.

–       Выявить сущность и значимость организации контроля фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировской области.

–       Проанализировать современное состояние организации контроля фондов муниципальных библиотек.

–       Подвести итоги деятельности библиотек по организации контроля библиотечных фондов.

–       Выработать рекомендации по дальнейшей организации контроля фондов муниципальных библиотек Кировской области.

Основными факторами выбора метода анкетирования стали: возможность сбора первичной информации, содержащей суждения пользователей по изучаемым проблемам, их субъективные оценки, мнения, предпочтения и склонности; возможность охвата большого круга пользователей.

При составлении анкеты были использованы различные типы вопросов: закрытые (предполагавшие выбор конкретного ответа), полузакрытые (где респонденты наряду с указанными вариантами могли написать свой ответ), открытые, позволяющие самостоятельно формулировать свое мнение, высказать тем самым свою точку зрения.

Нами было опрошено 30 сотрудника (респондентов) из 15 муниципальных библиотек Кировской области. Перечень вопросов анкеты представлен в Приложении 4, результаты анкетирования работников муниципальных библиотек в числовом эквиваленте представлены в таблице 1 «Результаты» в Приложении 5. Среди респондентов - 13 человек (43%) - сотрудники отдела комплектования и обработки литературы (ОК и ОЛ), 6 человек (20 %) - работники отдела использования фонда и МБА , 8 человек (27%) работают в отделе формирования и использовании фонда, 2 сотрудника (7 %) - являются работниками отдела комплектования, обработки и хранения литературы, 1 человек (3 %) - осуществляет свою профессиональную деятельность в секторе использования фонда и МБА.

В соответствии с занимаемой должностью: заведующий сектором - 1человек (3 %), заведующий отделом - 7 человек (23 %), библиотекарь (отдела, сектора) - 20 человек (67 %), редактор ОК и ОЛ - 2 человека (7 %).

С учетом возраста респонденты распределились следующим образом: от 20 до 30 лет - 2 чел. (7 %) ; 31 - 40 лет - 3 чел. (13 %); 41 - 50 лет - 5 чел. (17 %); свыше 50 лет - 20 чел. (63 %).

По образованию: со средним профессиональным - 24 чел. (63 %); с высшим (не библиотечным) - 3 чел. (13 %); с высшим библиотечным - 4 чел. (24 %).

Стаж работы респондентов: от 1 до 5 лет - 10 %; от 6 до 15 лет - 10 %; от 16 до 35 лет - 50 %; свыше 35 лет - 30 %.

В ходе исследования удалось установить, что на 2010 г. средний возраст сотрудника отдела (сектора) по работе с фондами составляет 51 год, со стажем около 25 лет.

Исследование осуществлялось в три этапа. На первом этапе собиралась, изучалась и анализировалась вторичная информация по проблеме исследования, разрабатывалась программа исследования и формы анкеты для проведения опроса. На втором этапе проводился сбор информации, осуществлялась ее первичная обработка. На третьем этапе проводился анализ и интерпретация результатов исследования, формировались основные выводы и рекомендации.

В анкете был представлен блок вопросов, посвященный технологии проверки библиотечного фонда. Нас интересовало, каким образом в муниципальных библиотеках области, на практике, осуществляется организация проверки библиотечного фонда. С какими трудностями и проблемами приходиться сталкиваться респондентами в профессиональной деятельности. И какие пути решения они находят из создавшегося положения.

Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Проверка библиотечных фондов является наиболее важным и сложным процессом организации фондов библиотек и рассматривается как составная часть нормальной постановки библиотечных технологических процессов. В связи с этим первый вопрос анкеты, касательно организации проверки БФ, заключался в определение, на взгляд респондентов, основных задач проверки.

В результате анализа ответов на первый вопрос анкеты мы выяснили, что, по мнению респондентов, главной задачей организации проверки библиотечного фонда является «осуществление контроля над хранением и использование БФ». К такой точке зрения склонилось 70% (21 чел.) опрошенных. 18 человек (60 %) считают, что главное, к чему должны стремиться библиотекари при проведении контрольных мероприятий, связанных с функционированием библиотечного фонда, это «охрана материальных ценностей». Такой вариант ответа как «определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и др. документов в БФ» собрал около 53 % (16 чел.) голосов опрошенных. 40 % (12 чел.) анкетированных остановили свой выбор на варианте ответа « выявление и исключение устаревшей по содержанию, ветхой, дуплетной и непрофильной литературы». Всего 8 (27%) человек склонились к мнению, что при организации проверки фонда библиотеки «предоставление более полной информации о состояние учета БФ» является ее основной задачей. 1 (3%) респондент выразил свою точку зрения, который заключалась в «сохранности фонда, обеспечения целостности БФ и подержание фонда библиотеки в хорошем физическом состоянии». Мы считаем, что главной задачей, которая ставиться при организации проверки БФ является осуществление контроля над хранением и использованием БФ, т.к. цель, которую мы преследуем при проведении контрольно-учетных мероприятий в библиотеке, заключается в охране материальных ценностей. Это накладывает на библиотекарей огромную ответственность перед будущими поколениями за сохранение бесценного книжного богатства, которое накоплено в рукописях, книгах, журналах и многих других документах. Варианты ответов 8.2 и 8.4 являются технологическими процессами функции контроля, они лишь служат средством достижения поставленных целей и задач.

Следующий вопрос анкетирования позволил нам выяснить, какими нормативными документами регламентируется периодичность проверок БФ в библиотеках.

Из ответов респондентов можно сделать вывод, что абсолютное большинство опрошенных 29 (97%), выбирая вариант ответа 12.1 (Инструкция об учете библиотечного фонда) подтверждают этим свой высокий уровень профессионализма. Хорошо изученная нормативно - инструктивная документация вносит в ежедневную работу отдела (сектора) порядок и помогает сотрудникам отдела осуществлять свою деятельность в соответствии с государственными стандартами. 63% (19 чел.) респондентов отметили, что кроме Инструкции (1998 г), периодичность проверок библиотечного фонда нормирует Письмо Министерства финансов «Об инвентаризации библиотечных фондов(1998)». Это тоже верный ответ, т.к. когда Инструкция только разрабатывалась, то основой для ее создания послужили: законодательство Российской Федерации о библиотеках и библиотечном деле, бюджетное законодательство, государственные стандарты, иные законы и нормативно - правовые акты (НПА), в число которых и вошло Письмо Минтруда РФ. 17 (57 %) человек посчитали правильным установить периодичность проверок в соответствии с таким НПА как федеральный закон « О библиотечном деле». Мы склоняемся к мнению, что «главный библиотечный закон» страны хорошо знает ограниченное число библиотекарей, и это не ввиду того, что его трудно найти, а скорее всего из-за отсутствия собственного интереса работников библиотек. Настоящий федеральный закон является правовой базой сохранения и развития библиотечного дела в Российской Федерации. Он устанавливает принципы деятельности библиотек, гарантирующие права человека, общественных объединений, народов и этнических общностей на свободный доступ к информации, регулирует общие вопросы организации библиотечного дела, взаимоотношений между государством, гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями в области библиотечного дела в соответствии с принципами и нормами международного права. Но ни о каком регламенте проведения проверок библиотечного фонда здесь не идет и речи. По 40 % (12 чел.) респондентов посчитали, что периодичность проверок БФ в библиотеке следует устанавливать в соответствии с приказом Министерства культуры «О формирование государственной политики в области сохранения библиотечных фондов как части культурного наследия и информационного ресурса страны(1998 г.)» и постановлением Министерства труда «Об утверждение межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках (1997 г.) ». Такой выбор ответа еще раз подтверждает, что мнение, которое сложилось у нас относительно ФЗ «О библиотечном деле» было верным и также распространяется на выше названные нормативные документы. Постановление Министерства труда нормирует такие технологические процессы организации проверки фонда, как поиск учетных данных сверяемой книги в контрольно - учетной документации (инвентарная книга, опись, топографический каталог и т, п.), отметка в контрольном талоне (карточке) о проведение проверки, розыск изданий в фонде библиотеки и т.п. О сроках проведения проверок библиотечного фонда здесь ничего не говорится. 4 человека (13%) имели затруднения при ответе на данный вопрос.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8


ИНТЕРЕСНОЕ



© 2009 Все права защищены.