Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)

В 1986 г. А. В. Маркина в своей статье отразила генезис проблемы управления БФ и обобщила взгляды ученых - библиотековедов на содержание понятия «управление библиотечным фондом». Детально и подробно рассмотрела процессы, входящие в управление БФ и выразила свою точку зрения. По ее мнению, управление БФ является сложной системой, которая состоит из управляемой подсистемы (библиотечный фонд) и управляющей подсистемы (библиотекарь). Каждая из подсистем сама в свою очередь является системой: библиотечный фонд - это и фонд отдельной, автономно существующей библиотеки, и единый библиотечный фонд НТБ, и совокупный общественный фонд страны; еще более сложна управляющая подсистема - это и библиотекарь, непосредственно воздействующий на фонд, и заведующий отделом (комплектования, книгохранения), и директор библиотеки, директор предприятия (НИИ, ректор учебного заведения), и местные органы управления, отраслевые министерства, и министерства СССР [25, 45].

В. В. Комов проанализировав и синтезировав теоретические разработки в части управления библиотечным фондом, считал, что основное направление теории управления БФ заключается в:

-       разработке понятийного аппарата теории управления фонда;

-       определение места управления в структуре формирования фонда библиотек;

-       выявление содержания и сущности управления фондом [41, c. 10].

Этот известный библиотековед настаивал на том, что управление фондом не является частью его формирования, а представляет собой самостоятельный вид деятельности. Он развел понятия «управление фондом» и «управление формированием фонда».

В современный период вопросами управления библиотечным фондом рассматриваются известными библиотековедами Ю. Н. Столяровым и В. И. Терешин.

Ю. Н. Столяров выделил две подсистемы управления:

1. социальное управление - управление сотрудниками, занятыми формированием фонда;

2. технологическое управление - управление формированием библиотечного фонда [18 с. 143].

Объект управления Ю. Н. Столяров определяет как поток документов, циркулирующий в процессах создания, развития и использования фонда, а субъектом управления выступает лицо, которому поручено управлять либо подчиненными ему людьми, либо непосредственно самим формированием фонда[65].

Нам представляется, что между этими подсистемами должно существовать тесное диалектическое взаимодействие, осуществляемое благодаря наличию прямых и обратных связей. Роль этих связей очень важна. Они представляют собой каналы, по которым циркулирует информация, используемая в управление БФ. Однако до настоящего времени вопросам методологии информационного обеспечения процессов управления БФ практически не уделялось внимания.

Подсистема управления библиотечным фондом определяет состав, структуру, характер его функционирования. Очевидно, что она должна быть неразрывно связана с управляемым ею фондом, «воплощать» в себя его упорядоченность. Чем выше степень соответствия подсистемы управления самому библиотечному фонду, тем эффективнее будет осуществляться управление им [75, c. 16].

Сложность функционирования, на наш взгляд, состоит в том, что функционирование каждой подсистемы во всем ее многообразие тем меньше подвержено анализу и контролю, чем выше тот или иной субъект управления фондом стоит на ступеньке лестницы управления. Особенности функционирования подсистем управления библиотечным фондом могут быть учтены лишь на определенном уровне в системе управления библиотечным фондом, располагающим непрерывно поступающей информации.

Управление БФ, как единство двух подсистем - управляемой и управляющей, может быть детализировано по следующему ряду принципов:

1.      По предметному принципу - раскрывает содержание детализируемого элемента с точки зрения входящих в его состав компонентов, т.е. например, детализировать управление БФ на управление видами и типами литературы, которые составляют этот фонд;

2.      По принципу, характеризующему структуру фондов - выделяет управление БФ, как систему фондов отдельной библиотеки, т.е. управление фондами читальных залов, фондами основного хранения и т.п;

3.      По системному принципу - корректирует социальное управление как способ воздействия на сотрудников библиотеки, обеспечивающих формирование фондов и управление технологическими процессами;

4.      По принципу «жизненного цикла» библиотечного фонда - управление первичным отбором, организацией фонда, вторичным отбором[20, c. 18].

В. И. Терешин в качестве объекта управления рассматривает систему «документный фонд». По-прежнему разделяя управление фондом и управление процессами его производства и использования, он оговаривает, что по существу, управление документным фондом сводится к руководству всей работой информационной службы по его формированию и использованию[72, c. 139].

Таким образом, становиться ясно, что объектом управления должна стать сложная социально-техническая система, целью которой является создание и обеспечение бесперебойного функционирования библиотечного фонда. Но реально, а не теоретически система может быть объектом управления лишь тогда, когда включена в организационную структуру библиотеки, т.е. выделена в отдельное структурное подразделение. К сожалению, в организационной структуре российских библиотек имеются только структурные подразделения, отвечающие за отдельные участки формирования библиотечного фонда (комплектование, обработку, хранение и т.д.). В этом кроется причина того, что общее управление фондом в целом повсеместно отсутствует, неизбежно сказываясь на качестве информационных продуктах библиотеки.

Исходя из всего вышесказанного, можно утверждать, что все библиотековеды, исследовавшие проблемы управления библиотечным фондом, единодушны в определении цели управления - приведение параметров библиотечного фонда в соответствие с задачами библиотеки и запросами пользователей. Однако остается открытым вопрос о том, чем же, в конце концов, следует управлять - составом, величиной, структурой фонда, потоком документов внутри библиотеки, технологией формирования фонда или сотрудниками. Несомненно, что все названные объекты нуждаются в управлении, как не вызывает сомнений и их тесная взаимосвязь и взаимозависимость.

Таким образом, процесс разработки теории управления библиотечными фондами был сложным, кропотливым и творческим. В XXI веке мы проходим очередной этап развития библиотечных фондов, осуществляемый под активным воздействием того, что страна пережила «перестройку» в 90-е годы, произошли изменения в социально - экономической и культурной жизни. Возникновение в библиотеках новых структурных подразделений, комплектование БФ новыми видами документов, вхождение библиотек в современное информационно-цифровое пространство оказывало и оказывает огромное воздействие на организацию управления библиотечными фондами и способствует возникновению новых функции управления БФ.

1.2 Функции управление библиотечным фондом

Система управления БФ может быть в двух состояниях: статическом - если рассматривать ее с точки зрения структуры, динамичном - если изучать ее функционирование.

Функции БФ - это система задач, определяемая его возможностями как информационного массива [65, c. 141]. В связи с тем, что фонды библиотек различных типов имеют разное целевое назначение и специфически проявляют общие фондовые свойства, они имеют как общие, так и типологические, более того - индивидуальные функции.

Современные функции БФ разбиты на две группы: социальные и технологические (организационные). Первые, как правило, определяют место БФ в системе духовного и материального развития общества, вторые - структуру деятельности библиотеки, ее основные рабочие процессы по производству фондов, их последовательность, взаимосвязь, способы реализации.

 Система технологического управления библиотечными фондами осуществляет ряд функции: прогнозирование, планирование, организация, учет, регулирование, контроль, анализ.

   Одна из наиболее важных функций управления библиотечным фондом - функция прогнозирования, но она пока не получила распространения в библиотеках страны. Определенный опыт в разработке методологии и методики прогнозирования, а также математического моделирования прогноза использования книг накоплен лишь в РГБ. Правда, в РНБ и некоторых других центральных библиотеках созданы специальные отделы и подразделения по изучению библиотечного фонда.

Функция прогнозирования определяет социальное назначение библиотеки, регулирует отношения с внешней средой, определяет принципы хозяйственного и технического построения библиотеки, выражается в документах, в концепции развития библиотеки [55, c. 11].

Осуществляя функцию прогнозирования, библиотеки проводят всевозможные исследования: изучение состава пользователей библиотеки, их информационных потребностей и запросов; учет и анализ отказов читателям. Изучение соответствия состава и организации фонда запросам пользователей: анализ библиотечной статистики, библиографические, социологические методы. Критерии качества фонда и эффективности его формирования, хранения, использования.

Организация такого рода исследований осуществляется как в рамках проведения опроса по всей системе, так и по отдельным библиотекам. При необходимости проводится анкетирование не только посетителей муниципальных библиотек, но и той части населения, которые предпочитают пользоваться другими информационными учреждениями. Это позволяет прогнозировать дальнейшую деятельность библиотек и всей библиотечной системы в целом.

Целевая направленность данных исследований и их результатов связана с повышением качества комплектования и совершенствованием видовой, содержательной и тематической структуры фондов библиотек, с приведением ее в соответствие с реальными и потенциальными запросами, интересами и потребностями читателей. Следует сказать и о том, что обширность и быстрое изменение объема, состава и структуры фондов, их распределение на громадной территории страны, исключительное разнообразие читательского спроса создают серьезные трудности в создание прогнозов. Прогноз, по существу, основывается на эрудиции и интуиции экспертов, а это сложная, довольно трудоемкая и дорогостоящая работа. Ее не могут достаточно квалифицированно и в нужном объеме выполнить библиотечные работники, занятые основной работой по библиотечно-библиографическому обслуживанию читателей и не достаточно владеющие методологией и методикой научных исследований.

Точность прогнозов, как правило, убывает в зависимости от длительности сроков, на которые они составляются. В настоящее время известно свыше ста методов прогнозирования, которые разбиваются на группы в соответствии с масштабами прогнозов. Однако в силу недостаточной подготовки библиотекарей пока применяют лишь некоторые из них:

1.      При дальнесрочном (более чем на 50 лет) прогнозировании используют преимущественно методы научной интуиции. Дальнесрочные прогнозы обычно имеют отношение не собственно к библиотечному фонду, а либо к библиотеке в целом, либо к составляющим БФ элементам - материалу носителя и способу фиксирования информации, средствам ее передачи, приоритетным способам пользования ею [37].

2. Долгосрочные (на 15-20 лет вперед) прогнозы выстраиваются на основе не просто интуиции или озарения, но некоторых, хотя бы чисто логических или умозрительных аргументов[37]. Такие прогнозы, сделанные ранее по отношению к объекту управления, правильны лишь отчасти. При долгосрочных прогнозах оправдывает себя группа экспертных методов. В нашей стране начало долгосрочному прогнозированию было положено ГПБ им. М. Е. Салтыкова-Щедрина, ГПНТБ СССР и ГБЛ, которые вначале 70-х гг. составили прогноз своего развития, в том числе и фондов, на период до 1990 г. Эти прогнозы в основном оказались правильными .

3. Среднесрочные (на 10-15 лет) прогнозы могут охватывать всю страну, крупный регион, отдельную сеть библиотек или библиотечную систему, крупнейшую библиотеку. Среднесрочные прогнозы развития БФ начали составляться со второй половины 1960-х гг. [37].

4. Для краткосрочных (на 5-10 лет) и среднесрочных прогнозов чаще всего используют метод экстраполяции, соотнося величину того или иного показателя в настоящем и прошлом, можно вычислить динамику его изменения и с достаточной степенью вероятности предсказать величину в будущем. Ошибочность основанного на этом методе прогноза резко снижается, если дальность прогноза меньше, чем третья шесть базового периода. Для предопределения данных, например, на пятилетний срок, надо изучать динамику развития фонда не менее чем за пятнадцать предшествующих лет[65, c. 112].

Краткосрочно прогнозируют развитие БФ в целом и его составных частей. Занимается этим высший эшелон УБФ - исследователи и методисты.

Прогнозы периодически уточняют с учетом свершившихся фактов и появлением новых тенденций. Работе по прогнозированию управлению БФ пока еще недостает планомерности, полноты охвата существенных факторов, широты спектра применяемых методов.

   На основе прогнозов и программ составляют планы, которые в отличие от прогнозов имеют директивный характер и обязательны для исполнения.

Планирование (работы, деятельности) - составная часть управления библиотекой, его сердцевина, направленная на определение перспективных и текущих целей и задач библиотеки [75, c. 251]. Основной целью планирования является оптимальное по времени и качеству выполнение задач библиотеки, максимальная мобилизация для этого всех необходимых ресурсов. Оно заключается в определении:

- целей и задач работы библиотеки, основных направлений ее деятельности;

- тематики, содержания, форм и методов работы;

- объема работы, выражающегося в системе плановых показателей;

- трудовых, материально-технических и финансовых затрат на выполнение плановых заданий[21 c. 104].

В последние годы в практику библиотек входит стратегическое планирование - метод перспективного планирования, заключающийся в установлении целей библиотеки, определении необходимых для их достижения ресурсов и выбора наиболее рациональных путей использования этих ресурсов. Задача стратегического планирования в целенаправленном инновационном развитие библиотеки[64].

Текущее планирование - это конкретизация задач и целей, определение сроков их выполнения в течение года, система расчетов по текущему регулированию хода производства в целях обеспечения равномерной и ритмичной работы организации[64, c. 109]. Каждый текущий план - ступенька к выполнению плана стратегического.

Оперативное планирование - это разработка на основе месячных планов плановых заданий для отдельных сотрудников на короткие отрезки времени (чаще всего на день). Оперативное планирование применяется обычно в тех отделах крупных библиотек, где работа состоит из многократно повторяющихся операций и строится по нормам.

Целевое планирование - процесс, состоящий из четырех независимых этапов:

1.  выработка сжатой ясной формулировки целей;

2.      разработка реальных планов их достижений;

3.      систематический контроль и измерение качества работы и результатов;

4.      принятие корректирующих мер для достижения планируемых результатов[44].

План работы библиотеки - это система взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность выполнения работ, а также проведения мероприятий в библиотеке[75, c. 251].

Для объекта управления - библиотечного фонда силу плана имеет модель фонда - математическая, тематико-типологическая или структурная, описательная и библиографическая.

Вид модели выбирают в зависимости от решаемых задач.

Описательная модель является основой для последующих моделей и управления фондом в целом. Она является своеобразным паспортом библиотеки, в ней в словесной форме определяются задачи библиотеки и ее миссия. Указывается специализация фондов библиотеки, характеризуются структурные подразделения библиотеки, определяются виды и типы изданий и экземплярность приобретаемых документов.

Математическая модель фонда дает представление об общих количественных параметрах фонда. Фонд каждой библиотеки должен иметь рациональную величину и структуру. Еще недавно считалось, что фонд библиотеки укомплектован оптимально по составу и величине, если им удовлетворяют около 70% общего числа требований по профилю фонда данной библиотеки.

Библиографическая модель фонда представляет собой желательный состав по содержанию и включает перечень необходимых документов. Реализуется эта модель в типовых рекомендательных каталогах. Такие каталоги выпускались раньше и были ориентированы на фонд массовой библиотеки. Поскольку перечень документов в таких каталогах быстро устаревал, вместо них стали выпускать списки самой стабильной и ценной части фонда - ядра библиотечного фонда.

Структурная модель. Этот вид модели воспроизводит в упрощенном виде структуру по типам и видам документов и их экземплярность в рамках определенной темы. Структурная модель состоит из двух разделов.

Первый из них - пояснительная записка. В ней приводится паспорт фонда, фиксируются сведения о библиотеке, ее задачах, составе абонентов, структуре и особенностях формирования фонда.

Второй раздел отражает параметры моделируемого фонда - тематику, типы и виды документов, экземплярность, языковый состав, принадлежность к структурным подразделениям библиотеки и т. п.

Структурная модель может иметь приложения: перечень периодических и продолжающихся изданий, намеченных для приобретения, основные библиографические издания по которым проводится отбор литературы и др. Перечень тем выстраивают в систематическом порядке. Структурная модель может быть в форме табличной, карточной, электронной, любой другой удобной для библиотекаря.

Различают модели двух основных классов:

1)      реальная или модель-копия - данная модель воспроизводит параметры реально существующего фонда. Примером такой модели служит систематический каталог, используемый не только для ориентации в составе фонда, но и для его изучения.

2)      идеальная или модель-проспект - такая модель прогнозирует будущее состояние фонда, в ней отражаются желаемые качественные и количественные параметры.

Ориентиром для расчета плановых показателей БФ служат нормативы, т.е. совокупность библиотечных услуг в расчете на каждого абонента[87]. Нормативами предусматриваются оптимальные численные значения в абсолютных данных, процентах или коэффициентах формирования и использования БФ. В период разработки нормативов в библиотеке, были утверждены нормы различных библиотечных технологических процессов:

–       типовые нормы времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов (1990);

–       межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991);

–       межотраслевые нормы времени на научные работы, выполняемые работниками библиотек (1994) и т.п.

В 1997 г. было выпущено издание « Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках» [11]. Нормативы были утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ и рекомендованы для применения в библиотеках независимо от их форм собственности и организационно-правовых форм.

В основу разработки норм времени на работы, выполняемых в библиотеках, были положены данные изучения и анализа законодательных и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность библиотек, нормативные документы библиотек и информационных учреждений Российской Федерации, Положение о порядке разработки нормативных материалов для нормирования труда, статистические данные, результаты фотохронометражных и моментных наблюдений, экспертные оценки. В издании прописаны все операции, выполняемые в библиотеках независимо от масштабов и ведомственной принадлежности.

Выпуск такого пособия говорит о том, что успешное управление БФ немыслимо без научно обоснованных норм на основные процессы и операции. Нормы помогают наладить учет и отчетность, выполнение и перевыполнение планов, укреплять трудовую дисциплину, рассчитать возможности и мощности отделов, время, необходимое для выполнения тех или иных технологических операций.

Субъект управления - отдельные сотрудники, секторы, отделы - обычно составляют планы.

План строится исходя из поставленных перед библиотекой задач, и отражает основные направления, тематику, содержание, формы и методы деятельности. План включает систему показателей, определяющих в совокупности объем работы, а также затраты рабочего времени. По всем показателям плана определяются его исполнители и сроки выполнения. Показатели плана работы библиотеки - контрольные цифры, определяющие объем работы библиотеки в планируемый период, которые выражаются как в абсолютных величинах (количество читателей, объем библиотечного фонда, число посещений, выдач, массовых мероприятий и др.), так и относительных (читаемость, обращаемость, книгообеспеченность и др.)

Видовая классификация планов:

1) По срокам выполнения планы делятся на:

–       перспективные (стратегические)

–       текущие (годовые, квартальные, месячные, оперативные)

2) По объему планируемой работы:

–       на план библиотеки, структурного подразделения, индивидуальный план сотрудника библиотеки[75, c. 274].

План может быть универсальным, охватывающим работу библиотеки в целом, и тематическим, отражающим только одно из направлений ее деятельности.

Перспективный план работы сотрудника и его сектора рассчитан на ряд лет (как правило, на 5 лет) и намечает общую стратегию деятельности. В нем отражаются главные, решающие задания длительного значения; определяется уровень, которого надо достичь к концу планируемого срока.

К сожалению, в отечественном библиотековедении не уделяется должного внимания научной разработке проблем перспективного планирования работы библиотек, отсутствуют методические рекомендации по составлению перспективного плана, а многие библиотеки его вообще не имеют. В силу сложившихся традиций главным плановым документом библиотеки считается годовой план, а между тем, очевидно, что совершенствование деятельности библиотеки требует не только учета текущих задач, но и определения перспектив развития.

Годовой план работы сотрудника определяет основные задачи и содержание деятельности на текущий календарный год и в нем определяются все показатели, которых должен достичь библиотекарь к концу года[44]. Объем работы планируется с учетом годового фонда рабочего времени сотрудника библиотеки и норм на библиотечную работу.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8